Page Web archivée - GD-99.3 : Guide des exigences relatives à l'information et à la divulgation publiques

Préface

La mise en œuvre d’un programme d’information et de divulgation publiques fait partie des exigences réglementaires que doivent respecter les titulaires et les demandeurs de permis d’installations nucléaires de catégorie I ou II, et de mines et d’usines de concentration d’uranium, pour toutes les étapes du cycle de vie. Le document d’orientation GD-99.3, Guide des exigences relatives à l’information et à la divulgation publiques accompagne le document de réglementation RD-99.3, Exigences relatives à l’information et à la divulgation publiques, qui définit les exigences touchant le programme d’information et de divulgation publiques.

Le document GD-99.3 renferme des conseils, des renseignements explicatifs et des principes visant à aider les utilisateurs à répondre aux exigences du document RD-99.3, comme le degré de détail exigé pour chaque élément du programme d’information et de divulgation publiques ainsi que les types d’information ou de rapports à rendre public. L’objectif est que le public doit être informé de manière opportune et appropriée. Le document fournit également des conseils sur le type d’information que les demandeurs et les titulaires de permis doivent divulguer au public et aux auditoires cibles.

Le document GD-99.3 a pour but d’aider les demandeurs et les titulaires de permis de la Commission canadienne de sûreté nucléaire (CCSN) à documenter et à mettre en œuvre leur programme d’information et de divulgation publiques d’une manière qui respectera les règlements applicables de la CCSN.

Le présent document d’orientation et le document de réglementation RD-99.3 ont également pour objectif d’aider le personnel de la CCSN à évaluer la documentation soumise dans le cadre d’une demande pour un nouveau permis de la CCSN, un renouvellement de permis et une vérification de la conformité.

Le présent document fait partie d’une série de documents de réglementation qui précisent les exigences relatives à l’information et à la divulgation publiques, à la surveillance de la conformité et au signalement des événements pour les installations nucléaires. Chaque document de réglementation est accompagné d’un document d’orientation complémentaire.

Ensemble, les documents RD-99.3 et GD-99.3 remplacent le guide d’application de la réglementation G-217, Les programmes d’information publique des titulaires de permis.

Table des matières

1. Introduction

1.1 Objet

Le présent document fournit des indications sur les exigences relatives à l’élaboration et à la mise en œuvre d’un programme d’information et de divulgation publiques précisées dans le document RD-99.3, Exigences relatives à l’information et à la divulgation publiques. Il a pour objectif d’aider les demandeurs et les titulaires de permis de la Commission canadienne de sûreté nucléaire (CCSN) à documenter et à mettre en œuvre leur programme d’information et de divulgation publiques d’une manière qui satisfera aux exigences des règlements applicables. Il fournit également des détails sur les types d’information que les demandeurs et les titulaires de permis d’installation nucléaire doivent divulguer au public.

Le présent document a également pour but d’aider le personnel de la CCSN à évaluer le programme d’information et de divulgation publiques établi pour un nouveau permis de la CCSN, un renouvellement de permis ou une vérification de la conformité.

1.2 Portée

Le présent document s’applique aux installations nucléaires de catégories I et II et aux mines et usines de concentration d’uranium. Il explique comment les demandeurs et les titulaires de permis peuvent satisfaire aux exigences réglementaires précisées dans le document RD-99.3, Exigences relatives à l’information et à la divulgation publiques, en fournissant des renseignements explicatifs, de l’information sur le processus et les procédures ainsi que des exemples de bonne pratique actuellement en vigueur dans le secteur nucléaire.

1.3 Législation pertinente

Un programme d’information et de divulgation publiques constitue une exigence réglementaire que doivent respecter les demandeurs de permis et les exploitants autorisés d’installations nucléaires de catégorie I ou II et de mines et d’usines de concentration d’uranium. Les exigences d’un programme d’information et de divulgation publiques sont précisées dans les règlements suivants :

• Alinéa 3j) du Règlement sur les installations nucléaires de catégorie I : « …le programme destiné à informer les personnes qui résident à proximité de l’emplacement de la nature et des caractéristiques générales des effets prévus de l’activité visée sur l’environnement ainsi que sur la santé et la sécurité des personnes ».
• Alinéa 3r) du Règlement sur les installations nucléaires et l’équipement réglementé de catégorie II : « …le programme destiné à informer les personnes qui résident à proximité de l’emplacement de la nature et des caractéristiques générales des effets prévus de l’installation nucléaire sur l’environnement ainsi que sur la santé et la sécurité des personnes ».
• Sous-alinéa 3c)(i) et alinéa 8a) du Règlement sur les mines et les usines de concentration d’uranium : « …le programme destiné à informer les personnes qui résident à proximité de la mine ou de l’usine de concentration de la nature et des caractéristiques générales des effets prévus de l’activité visée par la demande sur l’environnement ainsi que sur la santé et la sécurité des personnes » et « ...le programme destiné à informer les personnes qui résident à proximité de l’emplacement de la mine ou de l’usine de concentration de la nature et des caractéristiques générales des effets prévus de l’abandon sur l’environnement ainsi que sur la santé et la sécurité des personnes ».

2.0 Programme d’information publique

2.1 Vue d’ensemble

Le programme d’information et de divulgation publiques est élaboré en tenant compte des éléments suivants :

• le type d’installation ou d’activités réglementé;
• les risques que posent l’installation ou l’activité pour la santé et la sécurité du public et pour l’environnement;
• le niveau d’intérêt ou de préoccupation du public.

Le programme devrait comprendre suffisamment de détail pour s’assurer que les auditoires cibles touchés et intéressés par les installations et les activités autorisées sont informés de manière opportune au sujet des opérations, des activités et des effets anticipés sur l’environnement ainsi que sur la santé et la sécurité des personnes.

Les demandeurs et les titulaires de permis dont les installations et les activités représentent un faible risque n’auront probablement pas besoin d’un programme d’information et de divulgation publiques complexe et détaillé pour informer les collectivités avoisinantes de leurs activités. Par exemple, certains titulaires de permis de catégorie II, comme les installations de médecine nucléaire dans les hôpitaux et les centres de traitement du cancer, de par la taille et la nature des matières nucléaires et des activités qu’ils réalisent, n’ont pas nécessairement besoin d’un programme d’information et de divulgation publiques officiel.

Le programme d’information et de divulgation publiques devrait être géré afin de s’assurer qu’il continue d’atteindre ses objectifs juridiques, sociaux, de politique et d’entreprise. Lorsque le titulaire de permis a en place un système de gestion, alors le programme devrait être géré dans le cadre de ce système.

2.2 Éléments du programme

L’information qui suit a pour but d’aider les demandeurs et les titulaires de permis à satisfaire aux exigences du programme précisées dans le document RD-99.3, Exigences relatives à l’information et à la divulgation publiques.

Un résumé du programme d’information et de divulgation publiques à soumettre à la CCSN se trouve à l’annexe A.

2.2.1 Objectifs

Les demandeurs et les titulaires de permis devraient établir en termes généraux les objectifs de leur programme d’information et de divulgation publiques. Les objectifs devraient être mesures et sont souvent mieux expliqués dans le contexte d’un objectif corporatif général. Par exemple, une vision, un mandat ou un énoncé de mission de l’entreprise ou encore une politique de communication spécifique pourrait aider à décrire les objectifs du programme d’information et de divulgation publiques.

2.2.2 Auditoire(s) cible(s)

Les demandeurs et les titulaires de permis devraient clairement définir les auditoires cibles du programme d’information et de divulgation publiques. Les auditoires cibles incluent la population générale de la collectivité locale et d’autres collectivités touchées par l’installation nucléaire du titulaire de permis et ses activités connexes. Ces auditoires devraient comprendre les dirigeants politiques et leaders d’opinion clés, les groupes communautaires et de médias, les parties intéressées et tout groupe autochtone identifié (et possiblement touché). La taille et la diversité de ces auditoires dépendent du type d’installation et d’activités et de leur emplacement ainsi que de la proximité géographique de la population.

Bien que les personnes vivant à proximité d’une installation nucléaire constituent habituellement l’auditoire cible principal, la CCSN encourage les demandeurs et les titulaires de permis à utiliser une interprétation générale et inclusive des « personnes vivant à proximité » afin de s’assurer que l’information atteint toutes les parties intéressées. Par exemple, même s’ils ne sont pas des résidents permanents de la collectivité, les membres et les étudiants de faculté qui vivent et travaillent sur un campus où se trouve un réacteur de recherche constitueraient un auditoire potentiel à qui il serait bon de fournir de l’information sur les effets anticipés d’une activité autorisée.

2.2.3 Opinion du public et des médias

Les demandeurs et les titulaires de permis devraient également clairement déterminer et décrire les points de vue, les opinions et les préoccupations des collectivités et du public. Cette information peut être obtenue au moyen de sondages d’opinion publique ou d’analyses de la couverture médiatique. De plus, les lettres du public ou des parties intéressées que reçoivent directement les demandeurs et les titulaires de permis pourraient servir à établir les perceptions et les opinions de la collectivité et des parties intéressées.

Les médias peuvent refléter et influencer l’opinion publique. Par conséquent, l’analyse des médias devrait décrire l’importance et la nature de la couverture médiatique en lien avec l’installation ou l’activité ainsi que les médias concernés (p. ex., télévision, médias imprimés, blogues et autres médias sociaux). De plus, cette section devrait décrire le soutien ou les préoccupations exprimés en lien avec la demande de permis, l’installation ou l’activité autorisée.

Les opinions du public et des médias à l’égard de l’installation et des activités connexes peuvent influencer les outils de communication et l’information utilisés par les titulaires de permis pour exécuter un programme d’information et de divulgation publiques efficace.

Les efforts déployés par les demandeurs et les titulaires de permis pour connaître l’opinion du public et des médias devraient correspondre à la complexité des travaux de conception, de construction et d’exploitation de l’installation nucléaire à autoriser et des activités nucléaires associées, aux risques pour la santé et la sécurité des personnes et pour l’environnement associés à l’installation et aux activités ainsi qu’au niveau d’intérêt public qu’elles génèrent.

2.2.4 Stratégie et produits d’information publique

Le programme d’information et de divulgation publiques devrait fournir au public des moyens et un accès ouverts et transparents lui permettant d’obtenir de l’information sur les opérations, l’environnement et la sécurité en lien avec l’installation ou les activités autorisées.

La stratégie d’information publique et les produits qui s’y rattachent devraient inclure ce qui suit :

• les produits d’information qui seront élaborés;
• des échantillons de produits d’information (s’il y en a);
• les méthodes utilisées pour diffuser l’information
• comment cette information abordera les effets anticipés de l’activité autorisée sur la santé, la sécurité et l’environnement;
• comment les auditoires cibles seront atteints;
• comment les demandeurs et les titulaires de permis répondront aux commentaires, aux questions ou aux préoccupations des auditoires cibles et les enregistreront;
• les délais de diffusion de l’information, conformément au protocole de divulgation publique.
  

Au moment d’élaborer les stratégies et les produits de communication du programme, les demandeurs et les titulaires de permis pourraient envisager d’utiliser les méthodes suivantes pour s’assurer que le message reçu par le public est conforme à son intention :

• communiquer l’information à l’aide de moyens électroniques modernes, comme Internet ou des médias sociaux, dans la mesure du possible, mais également à l’aide de documents imprimés, au besoin et s’il y a lieu.
• s’assurer que l’information est présentée d’une manière que le public comprend, préférablement en utilisant un langage simple et non technique (p. ex., l’exposition aux rayonnements en lien avec les niveaux de rayonnement naturel ou une exposition unique lors d’une radiographie pulmonaire).
• fournir aux membres du public un accès facile aux personnes-ressources du demandeur ou du titulaire de permis afin qu’ils puissent communiquer avec eux de vive voix, par écrit ou par voie électronique pour obtenir des renseignements supplémentaires.

L’information en lien avec le programme d’information et de divulgation publiques du demandeur ou du titulaire de permis devrait être facilement accessible au public. On encourage les demandeurs et les titulaires de permis à utiliser divers moyens de communication pour améliorer la compréhension publique de l’information (p. ex., site Web, réseaux sociaux, communiqués internes/intranet, affiches ou autres documents imprimés). Dans la mesure du possible, l’option privilégiée consiste à afficher l’information sur le site Web du demandeur ou du titulaire de permis.

2.2.5 Protocole de divulgation publique

Le protocole de divulgation publique décrit l’information à divulguer et le moyen de divulgation de l’information et des rapports d’intérêt public portant sur des situations normales et anormales, des événements et des activités.

Des explications au sujet des exigences de rapport dans le cadre du protocole de divulgation publique sont données à la section 2.3.

2.2.6 Processus d’évaluation et d’amélioration du programme

Il faut décrire la méthode proposée et les délais fixés pour :

• évaluer la réussite du programme d’information et de divulgation publiques dans l’atteinte des objectifs établis;
• les mesures prises en vue d’améliorer l’efficacité du programme.

La méthode d’évaluation peut inclure, entre autres choses, des sondages auprès des collectivités avoisinantes pour mesurer les changements dans l’intérêt et les perceptions du public au sujet de l’installation ou des activités, notamment l’établissement de tendances du trafic sur le site Web, la fréquence des requêtes sur le site Web, l’analyse comparative par rapport à des demandeurs ou des titulaires de permis similaires et l’établissement de tendances concernant le volume d’appels, de courriels et de lettres.

Il faudrait fournir des échantillons du matériel d’information produit et diffusé, avec une description détaillée des activités d’information et de divulgation publiques entreprises, au moment de présenter des rapports sur les activités d’information et de divulgation publiques. Ces échantillons forment un aspect essentiel de l’examen du programme, de la planification des améliorations et de la vérification de la conformité.

2.2.7 Personnes-ressources

Veuillez fournir les coordonnées de la ou des personnes responsables du programme d’information et de divulgation publiques.

2.2.8 Rapports à la CCSN

Les renseignements contenus dans les rapports et autres documents soumis à la CCSN sont accessibles au public, en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, à l’exception des renseignements exempts de la divulgation publique, comme l’information commerciale confidentielle, les renseignements prescrits ou les renseignements personnels. La pratique de la CCSN consiste à rendre cette information disponible sur demande, après consultation avec les demandeurs et les titulaires de permis.

Les demandeurs et les titulaires de permis devraient fournir des copies des rapports énumérés à la section 2.3 sur demande et dans un délai raisonnable. En ce qui concerne les rapports courts et peu complexes qui ne contiennent pas de renseignement sensibles, un délai de 30 jours serait raisonnable pour fournir des copies de ces rapports. Pour les gros rapports plus complexe, y compris ceux qui renferment des renseignements sensibles, un délai plus long pourrait être nécessaire. Cependant, cette information doit être fournie dans un délai maximal de 60 jours suivant la réception de la demande.

Un résumé du programme d’information et de divulgation publiques à soumettre à la CCSN se trouve à l’annexe A.

2.3 Exigences relatives au protocole de divulgation publique

2.3.1 Exigences d’un protocole de divulgation publique

Les demandeurs et les titulaires de permis devraient faire preuve d’ouverture et de transparence dans leurs relations avec les représentants des collectivités, les auditoires cibles et le public. Ils devraient s’efforcer de bien comprendre le type d’information que le public souhaite obtenir.

Au moment d’élaborer le protocole, les demandeurs et les titulaires de permis devraient adhérer aux stratégies et aux produits de communication documentés dans le programme d’information et de divulgation publiques.

Le protocole de divulgation publique devrait être facilement accessible au public et, dans la mesure du possible, il devrait être affiché sur le site Web du demandeur ou du titulaire de permis.

Le protocole de divulgation publique devrait expliquer l’information qui sera diffusée, la façon dont elle sera diffusée et le délai fixé pour sa diffusion.

En fonction du type d’installation et d’activité et des intérêts de l’auditoire cible, l’information à divulguer peut comprendre (sans toutefois s’y limiter) :

• les développements d’entreprise importants, comme les conflits de travail, les projets d’expansion ou des modifications à la conception de l’installation;
• les arrêts prolongés de l’installation et les raisons de ces arrêts;
• les rapports trimestriels sur le rendement;
• les incidents imprévus, comme le dépassement d’une limite réglementaire;
• les situations d’urgence;
• les événements qui ont des effets hors site ou qui pourraient soulever un intérêt ou des préoccupations du public ou une attention médiatique;
• les incendies;
• l’impact d’événements naturels, comme les séismes, les inondations, les éclairs, etc.;
• les accidents de travail ou de véhicule graves;
• les interruptions importantes prévues et imprévues des activités de l’installation, comme les interruptions dans la production d’électricité pour les centrales nucléaires et dans la production d’isotope pour les installations de production de radio-isotopes.

2.3.2 Avis de divulgation publique

Les demandeurs et les titulaires de permis doivent tenir la CCSN informée des divulgations publiques faites en vertu de leur protocole. Cependant, il ne s’agit pas d’une exigence de rapport supplémentaire aux termes du document RD-99.1 , Rapports à soumettre par les exploitants de centrales nucléaires : Événements.

Les copies de l’information publique divulguée qui sont envoyées à la CCSN devraient être adressées au point de contact approprié avec le titre de sujet suivant : DIVULGATION PUBLIQUE – [nom de l’installation, date de la divulgation et tout suivi prévu, s’il y a lieu].

2.4 Documents et dossiers

Les documents et les dossiers fournissent à une organisation les moyens nécessaires pour gérer ses objectifs et ses exigences d’entreprise, d’affaires, sociaux, juridiques, réglementaires et autres et de les respecter.

Les documents et les dossiers décrivant le programme d’information et de divulgation publiques sont conservés aux fins de contrôles continus de la gestion, d’examen indépendant, de soumission avec une demande de permis et de vérification subséquente de la conformité.

Les documents et les dossiers sur les activités d’information et de divulgation publiques devraient être facilement accessibles sur demande. La présentation de rapports à la CCSN sur ces activités devrait s’aligner sur les conditions de permis qui concernent les exigences de rapports à soumettre par le titulaire de permis.

Annexe A : Résumé du programme d’information et de divulgation publiques à soumettre

Le résumé suivant a pour but d’aider les demandeurs de permis à documenter leur programme d’information et de divulgation publiques à soumettre à la CCSN. Afin que la CCSN puisse procéder à une évaluation complète, la documentation devrait inclure les éléments suivants du programme :

• objectifs
• auditoire(s) cible(s)
• opinion du public et des médias
• stratégie et produits d’information publique
1. les produits d’information qui seront élaborés et leur état d’avancement;
2. des échantillons des produits d’information;
3. les méthodes employées pour diffuser l’information;
4. comment l’information abordera les effets anticipés de l’activité autorisée sur l’environnement;
5. comment l’information abordera les effets anticipés de l’activité autorisée sur la santé et la sécurité des personnes;
6. comment les auditoires cibles seront atteints;
7. comment le demandeur répondra aux commentaires, aux questions ou aux préoccupations exprimés par les auditoires cibles;
• protocole de divulgation publique
• processus d’évaluation et d’amélioration du programme
• personnes-ressources
• rapports à la CCSN

Renseignements supplémentaires

Les lois et règlements suivants s’appliquent à ce document d’orientation :

• Loi sur la sûreté et la réglementation nucléaires, L.C., 1997, ch.9
• Règlement sur les installations nucléaires de catégorie I, DORS/2000-204
• Loi sur la protection des renseignements personnels, 1980-81-82-83, ch. 111
• Loi sur l’accès à l’information, L.R., 1985, ch. A-1

Le document suivant contient des renseignements supplémentaires qui pourraient intéresser les personnes participant au programme d’information et de divulgation publiques :

• RD-99.3, Exigences relatives à l’information et à la divulgation publiques, 2011