Groupe consultatif sur le recouvrement des coûts – réunion 2021

Le 25 mars 2021
Réunion virtuelle
14 h à 15 h 30

Ordre du jour

• Présentations et remarques préliminaires
• Examen du procès-verbal et des mesures de suivi
• Bilan de la dernière année
• Gestion opérationnelle
  • Le point sur les plans des activités de réglementation
  • Discussion
• Gestion financière
  • Aperçu de la situation financière
  • Plans des activités de réglementation
  • Droits calculés à l’aide de formules
  • Droits fixes
  • Prévisions pour les années à venir
  • Mécanisme de règlement des différends
  • Discussion
• Autres questions
• Mot de la fin et prochaine réunion

Minutes de la réunion

Titulaires de permis participants

Membre	Secteur représenté	Organisation du travail
Steve Coupland	Association nucléaire canadienne	Association nucléaire canadienne
Jack Vecchiarelli (Connie Leclair et Michelle Barboza à titre d’observatrices)	Réacteurs nucléaires	Ontario Power Generation
Maury Burton	Réacteurs nucléaires	Bruce Power
Shaun Cotnam	Établissements de recherche et d’essais nucléaires	Laboratoires Nucléaires Canadiens
Kevin Nagy	Installations de traitement de l’uranium et mines d’uranium	Cameco
Richard Wassenaar	Installations de traitement des substances nucléaires	Nordion
Stephen J. Walker	Conseil canadien des laboratoires indépendants
Alan Brady	Substances nucléaires et équipement réglementé (Non-destructive Testing Management Association et gammagraphie industrielle)	Team Industrial Services Inc.
Arliss McNaley	Substances nucléaires et équipement réglementé (exploration pétrolière et gazière)	Schlumberger Canada Ltd.
Doug Otto	Substances nucléaires et équipement réglementé (jauges portatives)	TBT Engineering
Patricia MacNeil	Substances nucléaires et équipement réglementé (gammagraphie industrielle)	A-Tech N.D.T.

Participants de la Commission canadienne de sûreté nucléaire

Nom	Poste
Liane Sauer	Directrice générale, Direction de la planification stratégique (présidente du GCRC)
Benoit St-Jean	Directeur général, Direction des finances et de l’administration (DFA)
Caroline Ducros	Directrice générale, Direction de l’amélioration de la réglementation et de la gestion des projets majeurs (DARGPM)
Karen Owen-Whitred	Directrice générale, Direction de la réglementation des substances nucléaires
Isabelle Ricard	Directrice, Division de la gestion financière et des contrôles internes, DFA
Sarah Eaton	Directrice, Division de la coordination de la réglementation des opérations (DCRO), DARGPM
Tetyana Panichevska	Agente principale de projet, Division de la coordination de la réglementation des opérations, DARGPM
Lee Brunarski	Agent principal en politiques, Division des politiques et des affaires autochtones et internationales (secrétaire du GCRC)

14 h – Début de la réunion.

Présentations et remarques préliminaires

Liane Sauer, présidente du Groupe consultatif sur le recouvrement des coûts (GCRC), ouvre la séance et souhaite la bienvenue aux participants.

Elle mentionne que des changements ont été apportés à la composition du GCRC depuis la dernière réunion :

1. Patricia MacNeil, A-Tech N.D.T., est devenue la représentante de la gammagraphie industrielle pour les petits radiographes industriels dans le secteur Substances nucléaires et équipement réglementé.
2. Doug Otto, TBT Engineering, a été désigné représentant des jauges portatives pour le secteur Substances nucléaires et équipement réglementé.

Tous les participants se présentent ensuite à tour de rôle.

Examen du procès-verbal et des mesures de suivi

Liane fait remarquer que le procès-verbal de la dernière réunion a déjà été distribué à tous les membres du GCRC et que, lorsque la version finale sera prête, elle sera disponible sur le site Web de la Commission canadienne de sûreté nucléaire (CCSN). Liane ajoute que 2 mesures découlent de la réunion précédente, soit l’ajout de Stephen Walker à la liste des participants à la réunion de mars 2019, ce qui est terminé, et la tenue d’une réunion en personne avec Ontario Power Generation (OPG) au sujet des droits, ce qui est terminé. Jack Vecchiarelli convient que la mesure liée à OPG pourrait être considérée comme étant close parce qu’il la présentera plus en détail sous le point « Autres affaires » de la réunion en cours. Aucun autre commentaire n’est formulé et les membres s’entendent pour considérer le procès‑verbal comme étant définitif.

L’ordre du jour est adopté tel quel.

Bilan de la dernière année

Liane évoque certains des principaux développements à la CCSN depuis la dernière réunion :

• les réponses courantes de la CCSN et du secteur à la pandémie de COVID-19, notamment une surveillance solide et novatrice et des opérations sécuritaires en tout temps, de même qu’un généreux soutien aux communautés et aux premiers répondants
• les efforts infatigables de la présidente Velshi à l’égard de la collaboration à la réglementation internationale, de l’harmonisation des technologies nucléaires novatrices, y compris les petits réacteurs modulaires, et de l’état de préparation à la venue de ces technologies
• la nomination de 2 nouveaux commissaires (Mme Maharaj et M. Kahgee), ce qui donne lieu à la première liste complète de membres depuis 2013
• les séances virtuelles de la Commission, notamment une audience publique et 5 réunions
• les mises à jour du Règlement sur la radioprotection, la publication de 13 REGDOC et la consultation sur 7 autres
• la présentation du septième Rapport national du Canada pour la Convention commune sur la sûreté de la gestion du combustible usé et sur la sûreté de la gestion des déchets radioactifs
• la poursuite de la collaboration avec les titulaires de permis pour assurer la sûreté du secteur nucléaire canadien

Liane souligne qu’une réunion extraordinaire a eu lieu en décembre 2020 avec tous les titulaires de permis ayant un plan des activités de réglementation qui paient des droits pour discuter des retours imminents découlant des économies en cours d’exercice de la CCSN.

Gestion opérationnelle

Le point sur les plans des activités de réglementation

Tetyana Panichevska fait le point sur les plans des activités de réglementation (PAR). Ces plans s’appliquent aux installations nucléaires de catégorie I, aux mines et usines de concentration d’uranium, de même qu’aux activités liées aux déchets de substances nucléaires. On détermine le niveau d’effort estimé des activités de réglementation planifiées en fonction de plusieurs facteurs, soit les demandes de permis prévues, les données de base sur la conformité, le rendement antérieur des titulaires de permis, les données de l’analyse de l’environnement, l’élaboration ou l’amélioration du cadre et des processus de réglementation de la CCSN, les projets de recherche et de soutien prévus, ainsi que les services de soutien interne. Les activités de réglementation prioritaires sont déterminées en fonction des risques, consignées par écrit dans les plans de travail de la CCSN, chiffrées dans le but d’estimer les droits relatifs au PAR et résumées dans les trousses du PAR. Ces trousses comprennent une lettre d’accompagnement, un PAR et un avis concernant les droits. Les PAR comprennent l’estimation de l’effort lié aux activités de réglementation techniques et aux services de soutien interne, l’estimation totale des efforts et des droits, ainsi que la liste des principales activités. Les estimations des droits et les PAR de 2020‑2021 ont été transmis en format électronique le 1er avril 2020.

En juillet 2020, la CCSN a diffusé des rapports aux titulaires de permis qui paient des droits pour les installations nucléaires de catégorie I et les mines et usines de concentration d’uranium sur le nombre d’activités d’autorisation et de conformité réalisées par la CCSN pendant l’exercice 2019‑2020. Selon l’installation visée, les rapports comprennent le nombre de décisions sur la délivrance de nouveaux permis, les renouvellements de permis et les modifications de permis; le nombre d’inspections de type I et de type II réalisées; et le nombre d’ordres délivrés.

Les membres du GCRC sont avisés que les estimations des droits et les PAR de 2021‑2022 seront transmis en format électronique vers la fin de mars 2021. Le format et les détails seront les mêmes que pour les PAR de 2020‑2021 qui depuis 2019‑2020 comprennent plus d’informations sur les activités de réglementation techniques et les services de soutien interne, ainsi qu’une description des activités collectives de la CCSN. La lettre d’accompagnement du PAR de 2021‑2022 sera représentative des répercussions de la pandémie de COVID-19, elle indiquera que les droits peuvent être ajustés pendant l’exercice et que les estimations des prochaines années ne seront pas données en raison de l’incertitude causée par la pandémie. Le rapport sur le nombre d’activités d’autorisation et de conformité réalisées par la CCSN en 2020‑2021 sera transmis avec les factures finales. Les titulaires de permis ayant un PAR sont encouragés à communiquer avec leur directeur du programme de réglementation de la CCSN pour obtenir des détails sur les activités d’autorisation et de conformité à venir et avec les agents financiers de la CCSN pour les questions liées aux droits.

Discussion

Un membre du GCRC demande quand les titulaires de permis ayant un PAR et donc, payant des droits, peuvent s’attendre à être avisés du rajustement des droits en cours d’exercice pour l’exercice 2021‑2022. Benoit St‑Jean répond que la CCSN aura probablement les renseignements liés à tout rajustement des droits vers la fin de septembre, après un examen des données du deuxième trimestre pour les titulaires de permis ayant un PAR. Si un rajustement en cours d’exercice est nécessaire, la décision finale sera diffusée vers la fin de décembre.

Les membres du GCRC demandent quand les projections des années futures seront incluses dans les lettres d’accompagnement des PAR. Benoit répond que les projections des années futures y seront intégrées dès qu’il y aura suffisamment de certitude après la pandémie pour commencer à le faire à nouveau.

Gestion financière

Aperçu de la situation financière

Isabelle Ricard présente un aperçu de la situation financière. Elle souligne les mesures que la CCSN a prises ces dernières années pour faire connaître et valider la méthodologie d’établissement des coûts. Une réunion extraordinaire a eu lieu en juillet 2019 avec tous les titulaires de permis ayant un PAR afin de leur expliquer la méthodologie employée pour établir les droits relatifs aux PAR. Les services d’une entreprise de consultation indépendante ont été retenus à l’automne 2019 afin d’examiner la méthodologie d’établissement des coûts de la CCSN et les processus connexes. Lors de cet examen, on a constaté que les processus étaient minutieusement documentés et efficaces, conformes aux guides et règlements fédéraux et que les coûts étaient répartis de manière équitable aux titulaires de permis ayant un PAR. Par ailleurs, lors de l’examen, on a constaté un manque évident de compréhension et de perception d’équité, au sein de la CCSN et à l’extérieur, en ce qui concerne les principes et le fondement du modèle.

Les dépenses de la CCSN pour 2020‑2021 devraient totaliser environ 164,2 millions de dollars, soit une diminution de plus de 3,3 millions de dollars par rapport à 2019‑2020. Entre 2015‑2016 et 2020‑2021, l’augmentation annuelle moyenne des dépenses de la CCSN a été de 1,2 %, pour un total de 9,2 millions de dollars, ce qui est inférieur à l’augmentation moyenne sur 5 ans de 1,59 % de l’inflation et de l’indice des prix à la consommation (IPC). Les dépenses se sont accrues surtout en raison des hausses salariales du personnel de la CCSN, qui suivent généralement l’IPC. Les dépenses non salariales ont diminué de 1,2 % par année au cours de la même période grâce à des gains d’efficacité à l’interne, tandis que les droits exigés par d’autres ministères ont augmenté de 3 % par année. En général, les activités de réglementation visées par des droits représentaient 85 % des dépenses de la CCSN, tandis que celles qui ne pas visées par des droits, comme celles liées aux accords internationaux dans le domaine nucléaire, représentaient 15 % des dépenses. La CCSN a continué de gérer les augmentations des droits avec prudence, tout en investissant simultanément dans des activités de renouvellement organisationnel liées à la dotation, à la technologie et aux mesures d’adaptation en milieu de travail.

Plans des activités de réglementation

Entre 2015‑2016 et 2020‑2021, les droits définitifs relatifs aux PAR ont connu une hausse de 4,6 millions de dollars (4,7 %), soit une augmentation annuelle moyenne de 920 000 $ (0,9 %). Les droits initiaux relatifs aux PAR ont augmenté de 11 millions de dollars (10,7 %), ce qui représente une augmentation annuelle moyenne de 1,8 million de dollars (1,8 %). Durant cette période, les remboursements en fin d’exercice aux titulaires de permis ayant un PAR ont varié entre 0,6 et 8,5 %. La hausse des droits initiaux relatifs aux PAR en 2021‑2022 par rapport à 2020-2021 s’est chiffrée à 220 000 $ (112 930 000 $ contre 113 150 000 $). Les titulaires de permis ayant un PAR ont été avisés que les droits initiaux relatifs aux PAR pour 2021‑2022 ont été établis en supposant que les voyages intérieurs et internationaux ne reprendraient pas avant le troisième trimestre. Les changements apportés à cette hypothèse et à d’autres pourraient nécessiter des révisions en cours d’exercice, comme en 2020‑2021, ce qui pourrait donner une remise aux titulaires de permis ayant un PAR.

Droits calculés à l’aide de formules

Entre 2015‑2016 et 2020‑2021, les droits calculés à l’aide de formules ont augmenté de 3,7 millions de dollars (61,8 %), passant de 6 055 000 $ à 9 800 000 $, ce qui représente une augmentation annuelle moyenne de 749 000 $ (12,4 %). Étant donné les effets économiques continus de la COVID-19 sur le secteur nucléaire, aucun changement aux droits calculés à l’aide de formules ne s’appliquera en 2021‑2022, à l’exception des Services de dosimétrie, qui nécessitent une correction administrative. Depuis 2014‑2015, la CCSN instaure progressivement une augmentation annuelle des droits calculés à l’aide de formules afin de mettre un terme à la subvention de longue date versée à même les crédits accordés à la CCSN par le Parlement pour couvrir les coûts de ses activités liées aux titulaires de permis qui paient de tels droits.

Droits fixes

Les droits fixes de la CCSN augmenteront de 4,04 % en 2021‑2022. Cette hausse est nécessaire en raison du nouveau cadre qui régit la manière dont les ministères gèrent les droits, qui a été élaboré à la suite de l’adoption de la Loi sur les frais de service (LFS) en juin 2017. Seuls les droits prévus à la partie 4, Droits fixes, du Règlement sur les droits pour le recouvrement des coûts de la Commission canadienne de sûreté nucléaire sont assujettis à la LFS et doivent augmenter chaque année d’un montant prédéterminé en fonction de l’IPC. L’augmentation de 4,04 % représente les hausses rétroactives et cumulatives de l’IPC pour 2019‑2020, 2020‑2021 et 2021‑2022.

Prévisions pour les années à venir

La CCSN révise les budgets et les coûts chaque année et elle s’est dotée d’un processus de planification rigoureux. Le processus budgétaire de la CCSN comporte plusieurs niveaux de contrôle, notamment l’examen, l’analyse, la discussion et la remise en question par l’équipe de la haute direction de la CCSN, ainsi que l’examen et l’audit des états financiers de la CCSN et une discussion et une analyse de la gestion par le Bureau du vérificateur général. La CCSN doit également obtenir chaque année l’approbation de ses crédits par le Conseil du Trésor et le Parlement. La CCSN surveillera et adaptera ses dépenses pendant l’exercice 2021‑2022 en réponse à la COVID-19, ce qui pourrait avoir des répercussions sur les PAR et les droits connexes. Les prévisions pour les années à venir ne seront pas incluses dans les trousses du PAR pour 2021‑2022, mais elles en feront partie pour les prochaines années, dès que l’on comprendra mieux les effets à long terme de la COVID-19.

Mécanisme de règlement des différends

On rappelle aux membres du GCRC où ils peuvent trouver des renseignements sur le site Web de la CCSN au sujet des mécanismes de règlement des différends portant sur l’affectation des activités de réglementation et l’administration des droits (sous l’onglet « Lois et règlements », choisir « Programme de recouvrement des coûts ») et avec qui communiquer au sujet des différends.

Discussion

Quelques membres du GCRC demandent des éclaircissements concernant les coûts et les pourcentages associés aux services de soutien interne de la CCSN. Benoit répond que les coûts des services de soutien interne de la CCSN sont d’environ 30 %, ce qui est conforme à d’autres ministères. Il ajoute que la CCSN a des obligations en matière de production de rapports qui ne sont pas communes dans le secteur privé. Quelques membres du GCRC demandent qu’un aperçu des coûts des services de soutien interne de la CCSN soit préparé et partagé avec tous les membres. Liane est d’accord et demande que cette question soit consignée comme une mesure à prendre.

Stephen Walker et Patricia MacNeil demandent quand les augmentations des droits calculés à l’aide de formules devraient prendre fin, en soulignant qu’il y a eu une hausse de 63 % au cours des dernières années. Benoit répond que la CCSN n’a toujours pas recouvré la totalité des coûts de ses activités de réglementation liées aux titulaires de permis qui paient des droits calculés à l’aide de formules, ce qui exige le versement d’une subvention à même les crédits accordés à la CCSN par le Parlement, et que les augmentations sont conçues pour combler cette lacune. Liane demande qu’on prenne note de cette question comme une mesure à prendre pour faire une mise à jour sur l’état de la mise en œuvre des augmentations.

Patricia mentionne qu’on devrait s’attendre à ce que la CCSN, à titre d’entité du secteur public, trouve des gains d’efficacité tout comme le secteur privé le fait. Elle demande s’il y a des chiffres budgétaires de la CCSN que le GCRC examine, en particulier pour le recouvrement des coûts, et qui précisent les coûts prévus, les coûts réels et les droits recouvrés. Liane demande que cette question soit ajoutée comme une mesure à prendre et que le secrétaire du GCRC transmette à Patricia les liens menant aux renseignements pertinents dans les rapports sur les droits et les rapports sur les résultats ministériels de la CCSN.

Richard Wassenaar demande la confirmation que les droits fixes augmenteront de 4,04 % en 2021‑2022, mais que les droits calculés à l’aide de formules n’augmenteront pas, à l’exception des Services de dosimétrie. Benoit confirme que Richard a raison.

Richard demande ensuite à quoi le retour sur les lieux de travail de la CCSN pourrait ressembler après la COVID-19. Liane répond que la CCSN a une initiative sur la manière de réinventer le milieu de travail pour se préparer à un avenir après la COVID-19 et espère avoir plus de précisions à l’été ou à l’automne 2021. Benoit ajoute qu’un plan d’aménagement déjà approuvé réduira l’espace occupé par les locaux à bureau de la CCSN sur 5 ans, ce qui fera diminuer les coûts de loyer de la CCSN et représentera un autre gain d’efficacité.

Steve Coupland pose une question sur l’augmentation annuelle de 3 % des coûts d’autres ministères entre 2015‑2016 et 2020‑2021. Benoit répond que ces coûts sont liés aux services de renseignements, de technologie et de paie qui sont fournis par d’autres ministères et imposés à la CCSN.

Steve demande s’il est possible d’obtenir une ventilation des coûts pour savoir ce que couvrent les crédits et ce qui est absorbé par le recouvrement des coûts. Liane demande d’inscrire cette question comme une mesure à prendre et que le secrétaire du GCRC transmette les renseignements demandés.

Steve et Jack Vecchiarelli demandent quelles sont les répercussions sur les coûts recouvrés par la CCSN, tout particulièrement les services de soutien interne, quand une grande installation, comme la centrale nucléaire de Pickering, cesse ses activités. Tous deux s’attendent à ce que la CCSN doive régler directement les problèmes connexes et qu’elle ne répartisse pas les coûts entre les titulaires de permis qui restent. Liane répond que la CCSN est très consciente de ce problème et qu’un examen stratégique a été entrepris afin de tenir compte de cette question et de nombreuses autres dans l’environnement opérationnel de la CCSN. L’examen stratégique aidera à positionner la CCSN afin qu’elle devienne un organisme de réglementation moderne pour l’avenir. Benoit ajoute que la CCSN examine la manière de gérer la transition et la diminution connexe des revenus.

Autres questions

Il n’y a pas d’autre question.

Mot de la fin et prochaine réunion

Liane mentionne que la prochaine réunion du GCRC devrait avoir lieu en mars 2022, à moins que d’autres questions nécessitant une discussion ne soient soulevées d’ici là.

Liane remercie les membres du GCRC de leur participation et lève la séance à 15 h 30.

Mesures

1. Présenter un aperçu des coûts des services de soutien interne de la CCSN.
2. Faire le point sur la mise en œuvre de l’augmentation des droits calculés à l’aide de formules.
3. Fournir à Patricia les liens vers les rapports sur les droits et des rapports sur les résultats ministériels de la CCSN.
4. Transmettre à Steve des renseignements sur les activités visées par les crédits et le recouvrement des coûts.