Groupe consultatif sur le recouvrement des coûts - réunion 2022

Le 31 mars 2022
Réunion virtuelle
14h30 à 16h

Ordre du jour

• Introductions et remarques préliminaires
• Approbation de l’ordre du jour et examen du procès-verbal de l’année dernière
• Bilan de l’année dernière (tour de table)
• Gestion opérationnelle
  • Le point sur les plans des activités de réglementation (PAR)
• Gestion financière
  • Aperçu des finances
  • Mécanisme de résolution des conflits
• Autres questions
• Mot de la fin et prochaine réunion

Minutes de la réunion

Titulaires de permis participants

Membre	Secteur représenté	Organisation du travail
Steve Coupland	Association nucléaire canadienne	Association nucléaire canadienne
Sara Irvine	Réacteurs nucléaires	Ontario Power Generation
Maury Burton	Réacteurs nucléaires	Bruce Power
Jason Nouwens	Réacteurs nucléaires	Énergie NB
Shaun Cotnam	Établissements de recherches et d’essais nucléaires	Laboratoires Nucléaires Canadiens
Kevin Nagy	Installations de traitement de l’uranium et mines d’uranium	Cameco
Richard Wassenaar	Installations de traitement des substances nucléaires	Nordion
Stephen J. Walker	Conseil canadien des laboratoires indépendants
Sean Hunt	Substances nucléaires et équipement réglementé (entretien, etc. radio‑isotopes / étalonnage)	Stuart Hunt & Associates
Arliss McNalley	Substances nucléaires et équipement réglementé (exploration pétrolière et gazière)	Schlumberger Canada Ltd.
Patricia MacNeil	Substances nucléaires et équipement réglementé (gammagraphie industrielle)	A‑Tech N.D.T.
Alan Brady	Substances nucléaires et équipement réglementé (Non‑destructive Testing Management Association et gammagraphie industrielle)	Team Industrial Services Inc.

Participants de la Commission canadienne de sûreté nucléaire

Keith Dewar	Directeur général, Direction de la planification stratégique (président du GCRC)
Stéphane Cyr	Vice‑président, Direction générale des services de gestion et dirigeant principal des finances
Caroline Ducros	Directrice générale, Direction des technologies de réacteurs avancés (DTRA)
Karen Owen‑Whitred	Directrice générale, Direction de la réglementation des substances nucléaires
Isabelle Ricard	Directrice, Division de la gestion financière et des contrôles internes (DGFCI), Direction des finances et de l’administration (DFA)
Andrew Mathai	Directeur, Division de la coordination de la réglementation des opérations (DCRO), Direction générale de la réglementation des opérations
Tetyana Panichevska	Agente principale de projet, DCRO
Rachelle Millaire	Conseillère financière principale, DGFCI, DFA
Lee Brunarski	Agent principal en politiques, Division des politiques et des affaires autochtones et internationales (secrétaire du GCRC)

14 h 30 – Début de la réunion

Présentations et remarques préliminaires

Keith Dewar, président du Groupe consultatif sur le recouvrement des coûts (GCRC), ouvre la séance et souhaite la bienvenue aux participants, qui se présentent ensuite à tour de rôle.

Examen du procès‑verbal et des mesures de suivi

Keith fait remarquer que le procès‑verbal de la dernière réunion a déjà été distribué à tous les membres du GCRC et qu’une fois finalisé, il sera disponible sur le site Web de la Commission canadienne de sûreté nucléaire (CCSN), ajoutant qu’il y avait quatre mesures de suivi découlant de la réunion précédente et qu’elles ont toutes été mises en œuvre, à savoir :

• Présenter un aperçu des coûts des services de soutien interne de la CCSN
• Faire le point sur la mise en œuvre de l’augmentation des droits fondés sur une formule
• Fournir à Patricia MacNeil les liens vers les rapports sur les résultats ministériels et sur les droits de la CCSN
• Transmettre à Steve Coupland des renseignements sur les activités visées par les crédits et le recouvrement des coûts

Aucun autre commentaire n’est formulé, et les membres s’entendent pour considérer le procès‑verbal comme définitif. L’ordre du jour est adopté.

Bilan de la dernière année

Keith évoque certains des principaux développements à la CCSN depuis la dernière réunion, notamment :

• la célébration de ses 75 ans en tant qu’organisme de réglementation nucléaire du Canada
• la poursuite de l’adaptation à un environnement opérationnel et de travail marqué par la COVID‑19
• la tenue de pratiquement 10 audiences publiques de la Commission, de 15 audiences par écrit de la Commission et de 12 réunions publiques de la Commission
• un accent plus important mis sur la gestion des déchets radioactifs, avec notamment un audit du vérificateur général, une étude en comité parlementaire et une mise à jour de la politique fédérale

Stéphane ajoute que la CCSN passe à un modèle de travail hybride qui réduira l’empreinte des bureaux de la CCSN de 34 % et entraînera des économies à partir de 2024, précisant également que Microsoft 365 a été déployé l’année précédente, conjointement avec des outils de collaboration numérique, ce qui permettra une plus grande efficacité du personnel de la CCSN. Il indique en conclusion que la CCSN termine un examen stratégique pluriannuel de la façon dont l’organisation mène ses activités et qu’il sera en mesure de faire le point lors de la prochaine réunion du GCRC sur ce que cela signifie pour la CCSN.

Gestion opérationnelle

Le point sur les plans des activités de réglementation

Caroline fait le point sur les plans des activités de réglementation (PAR), notant que même s’il y a eu quelques changements dans la façon dont la CCSN a fait les choses pendant la pandémie, le processus des PAR est resté inchangé. Les PAR ne s’appliquent pas à tous les titulaires de permis de la CCSN, mais uniquement aux installations nucléaires de catégorie I, aux mines et usines de concentration d’uranium et aux activités liées aux déchets de substances nucléaires. Les estimations du niveau d’effort pour les activités de réglementation prévues dans les PAR sont dictées par un processus de planification complet qui tient compte de plusieurs facteurs, notamment les demandes de permis prévues, les données de base sur la conformité, le rendement antérieur des titulaires de permis, les données de l’analyse de l’environnement, l’élaboration ou l’amélioration du cadre et des processus de réglementation de la CCSN, les projets de recherche et de soutien prévus, ainsi que les services de soutien interne. La CCSN demande chaque année aux titulaires de permis ayant un PAR de l’informer de toute nouvelle activité prévue, favorisant ainsi le processus de planification de la CCSN et l’estimation du niveau d’effort. Les activités de réglementation prioritaires sont déterminées en fonction des risques, consignées par écrit dans les plans de travail de la CCSN, chiffrées dans le but d’estimer les droits relatifs aux PAR et résumées dans les trousses du PAR. Ces trousses comprennent une lettre d’accompagnement, un PAR et un avis indiquant le total estimé des droits et les paiements trimestriels pour les titulaires de permis payant des droits. Les PAR comprennent l’estimation de l’effort lié aux activités de réglementation technique et aux services de soutien interne, l’estimation totale des efforts et des droits, ainsi que la liste des principales activités. Caroline explique que l’effort estimé pour les activités de réglementation techniques correspond aux activités d’autorisation ou d’homologation et de conformité, ainsi qu’aux autres activités de réglementation propres à une installation, et comprend une part proportionnelle de l’effort pour les activités de réglementation techniques communes au type d’installation, par exemple l’élaboration de documents d’application de la réglementation et la recherche. Les services de soutien internes comprennent les efforts estimés pour les ressources humaines, les finances, les services juridiques et les communications.

Les PAR 2021‑2022 et les estimations des droits ont été publiés par voie électronique avant le 1er avril 2021. En juillet 2021, la CCSN a diffusé des rapports aux titulaires de permis payant des droits, pour les installations nucléaires de catégorie I et les mines et usines de concentration d’uranium, concernant le nombre d’activités d’autorisation et de conformité réalisées par la CCSN pendant l’exercice 2020‑2021. Pour chaque installation, les rapports comprenaient, selon le cas, le nombre de décisions d’autorisation pour de nouveaux permis, pour des renouvellements de permis et pour des modifications de permis; le nombre d’inspections effectuées; et le nombre d’ordres émis.

Les membres du GCRC ont été informés que les PAR de 2022‑2023 et les estimations des droits seront publiés par voie électronique le même jour de la présente réunion, soit le 31 mars 2022. Le format et les détails seront les mêmes que pour les PAR de 2021‑2022 qui, depuis 2019‑2020, comprennent des renseignements supplémentaires sur les activités de réglementation techniques et les services de soutien interne, ainsi qu’une description des activités collectives de la CCSN. Caroline ajoute que la lettre d’accompagnement des PAR de 2022‑2023 expliquera les répercussions potentielles sur les droits de l’évolution du secteur nucléaire vers de nouvelles technologies, telles que les petits réacteurs modulaires (PRM), et de la pandémie de COVID‑19. En raison des incertitudes persistantes liées à la pandémie, les estimations pour les années à venir ne seront pas fournies et les droits pourraient être ajustés si l’étendue des travaux ou les coûts changeaient. Le rapport sur le nombre d’activités d’autorisation et de conformité réalisées par la CCSN en 2021‑2022 sera transmis avec les factures finales, habituellement en juillet. Les titulaires de permis ayant un PAR sont encouragés à communiquer avec leur directeur du programme de réglementation de la CCSN pour obtenir des détails sur les activités d’autorisation et de conformité à venir et avec les agents financiers de la CCSN pour les questions liées aux droits.

Discussion

Stéphane répond aux questions sur le fait que la CCSN ne fournira pas d’estimations pour les années à venir : il explique que cela est lié à la volonté de clarifier les choses, en dépit des difficultés, à un moment où la CCSN envisage des changements à ses processus opérationnels, où l’inflation s’installe dans l’économie et où la pandémie se poursuit. Caroline ajoute que la CCSN continuera d’effectuer des estimations annuelles aussi précises que possible.

Keith répond à une question sur les projets de recherche et les investissements dans les nouvelles technologies qui profitent aux titulaires de permis ayant un PAR en acceptant une mesure de suivi qui consiste à fournir des renseignements sur les priorités de recherche actuelles et futures de la CCSN et les investissements dans les nouvelles technologies.

Gestion financière

Aperçu de la situation financière

Isabelle présente un aperçu de la situation financière. De 2017‑2018 à 2020‑2021, la CCSN a réduit ses dépenses globales de 1,3 million de dollars (0,8 %) par année. En excluant les années touchées par la pandémie, les dépenses de la CCSN auraient augmenté de 4,4 millions de dollars (2,7 %) sur 3 ans. La diminution des dépenses pendant la pandémie était principalement liée à la réduction des frais de déplacement et à la diminution des mesures de dotation. Les dépenses de la CCSN comprennent les salaires (environ 70 %), les dépenses non salariales, comme les déplacements, les programmes de recherche et de soutien et les services professionnels (environ 20 %) et les dépenses liées à d’autres ministères gouvernementaux non contrôlés par la CCSN, comme Services partagés Canada, ainsi que les loyers (environ 10 %). Les augmentations des dépenses de la CCSN au cours des 6 dernières années correspondent à une inflation de 1,90 % (augmentation de l’Indice des prix à la consommation [IPC]) au cours de la même période. Les salaires ont représenté une augmentation de 2,8 % par année en raison des rajustements des négociations collectives, tandis que les dépenses non salariales ont diminué de 3,0 % par année en raison des répercussions de la pandémie. En règle générale, 70 % des dépenses de la CCSN sont recouvrées auprès des titulaires de permis ayant un PAR et payant des droits, ainsi que par le biais des droits fixes et calculés à l’aide de formules. Le gouvernement du Canada prend en charge 30 % des dépenses de la CCSN pour les activités non recouvrables, c’est‑à‑dire celles qui ne procurent pas d’avantages directs aux bénéficiaires identifiables, autres que ceux reçus par le grand public. Ces activités comprennent les obligations et la coopération internationales et gouvernementales ainsi que l’élaboration et la tenue à jour de lois et de règlements. La CCSN s’est engagée à gérer prudemment les augmentations de droits, tout en tenant compte des changements organisationnels et réglementaires découlant de la pandémie et des initiatives d’amélioration organisationnelle.

Plans des activités de réglementation

En 2017‑2018 et 2018‑2019, les dépenses initiales et finales étaient proches et ont donné lieu à des remboursements modérés aux titulaires de permis ayant un PAR et payant des droits, à la fin de l’année (0,6 à 1,1 %). Les écarts sont devenus plus importants pendant la pandémie, entraînant des remboursements importants en 2019‑2020 (6,2 %) et 2020‑2021 (11,8 %). Les chiffres du troisième trimestre de 2021‑2022 laissent entrevoir un remboursement d’environ 6,8 %, qui sera confirmé avec la version définitive des états financiers, en juillet 2022. Les droits initiaux relatifs aux PAR pour 2022‑2023, de 114 millions de dollars, comprennent des hypothèses sur un retour à un semblant de normalité sur le plan opérationnel, sur des prévisions d’efforts et d’activités réglementaires liées aux projets de PRM et sur des travaux prévus dans le cadre de projets spéciaux avec les titulaires de permis et les demandeurs de permis potentiels concernant le déploiement de PRM et la préparation à leur réglementation. Des plans de dotation solides et ambitieux sont nécessaires pour réaliser les plans de travail connexes qui, s’ils ne sont pas réalisés comme prévu, pourront nécessiter des révisions en cours d’année. Des écarts importants de dépenses pourraient entraîner des remboursements précoces sur les droits estimés, comme cela a été fait en 2020‑2021 lorsque la dernière facture de l’année a fait l’objet d’une remise.

Droits calculés à l’aide de formules

Entre 2017‑2018 et 2022‑2023, les revenus ont augmenté de près de 2 millions de dollars, ce qui correspond à une augmentation annuelle moyenne de 4,9 %. Cette augmentation est le résultat de l’approche progressive que la CCSN a mise en place en 2014‑2015 pour réduire la subvention versée aux titulaires de permis payant des droits calculés à l’aide de formules à partir des crédits accordés à la CCSN par le Parlement. Compte tenu des effets économiques persistants de la COVID‑19 sur le secteur nucléaire, aucun changement des droits calculés à l’aide de formules n’a été appliqué en 2021‑2002 ni ne s’appliquera en 2022‑2023, à l’exception des Services de dosimétrie, qui nécessitent une correction administrative. Le taux horaire demeure inchangé en 2022‑2023 à 270 $. Un examen des heures de base et variables pour chaque type d’utilisation dans le barème des droits aura lieu en 2022‑2023 pour refléter les changements aux heures de travail réglementaires, le cas échéant.

Droits fixes

Les droits fixes de la CCSN augmenteront de 3,4 % en 2022‑2023. Cette hausse est nécessaire en raison du nouveau cadre régissant la manière dont les ministères gèrent les droits, qui a été élaboré à la suite de l’adoption de la Loi sur les frais de service (LFS) en juin 2017. Seuls les droits prévus à la partie 4, Droits fixes, du Règlement sur les droits pour le recouvrement des coûts de la Commission canadienne de sûreté nucléaire sont assujettis à la LFS et doivent augmenter chaque année d’un montant prédéterminé en fonction de l’Indice des prix à la consommation.

Prévisions pour les années à venir

La CCSN revoit les budgets et les coûts chaque année et s’est dotée d’un processus rigoureux de planification. Le processus budgétaire de la CCSN comporte plusieurs échelons de contrôle, notamment l’examen et la remise en question par l’équipe de la haute direction de la CCSN, l’examen et la vérification des états financiers de la CCSN par le Bureau du vérificateur général, ainsi qu’une discussion et une analyse avec les gestionnaires. La CCSN doit également obtenir l’approbation annuelle de ses crédits par le Conseil du Trésor et le Parlement. Isabelle répète que les estimations pour les années à venir ne seront pas fournies en raison des incertitudes et des répercussions de la pandémie qui subsistent ainsi que des changements futurs dans le secteur, par exemple l’arrivée des PRM, combinés à l’examen stratégique en cours de la CCSN. La CCSN surveillera de près la situation financière et apportera des ajustements au besoin.

Mécanisme de règlement des différends

On rappelle aux membres du GCRC l’endroit sur le site Web de la CCSN où ils peuvent trouver des renseignements au sujet des mécanismes de règlement des différends portant sur l’attribution des activités de réglementation et l’administration des droits (sous l’onglet « Lois et règlements », choisir « Programme de recouvrement des coûts ») et avec qui communiquer au sujet des différends.

Discussion

Stephen demande quand les augmentations progressives des droits calculés à l’aide de formules visant à mettre fin à la subvention à même les crédits parlementaires de la CCSN seront terminées, et si les économies de coûts connexes au cours des dernières années seront répercutées sur ces droits. Isabelle répond qu’étant donné une augmentation du taux de recouvrement des coûts de la CCSN de 70 %, en 2014‑2015, à 77 %, à la fin de 2021, une discussion plus approfondie est nécessaire pour déterminer si les augmentations reprendront. Stéphane ajoute que les économies de coûts des dernières années seront appliquées aux PAR et aux droits calculés à l’aide de formules, faisant remarquer que des gains en matière d’efficacité commerciale pourraient également contribuer à réduire le nombre d’heures nécessaires pour effectuer les activités et les coûts y afférents.

Patricia demande si l’on passera à une répartition des droits calculés à l’aide de formules par type d’utilisation, lorsque les économies annuelles découlant de la réduction des surfaces de bureaux de la CCSN commenceront, et pourquoi les dépenses salariales de la CCSN ont augmenté de 14 % sur 5 ans? Stéphane affirme que la CCSN a des coûts et des prévisions par type d’utilisation, que les économies annuelles découlant de la réduction des surfaces de bureaux commenceront en 2024 et que l’augmentation des dépenses liées aux salaires était liée aux augmentations salariales rétroactives du personnel et des cadres depuis 2017 ainsi qu’à une augmentation des effectifs dans des domaines clés.

Sean demande quel est le poids de la conformité dans les droits calculés à l’aide de formules, faisant remarquer qu’à l’origine, un coefficient de conformité avait été proposé sans avoir jamais été introduit, et si des sanctions administratives pécuniaires (SAP) peuvent être utilisées pour augmenter les droits pour les titulaires de permis ayant un faible rendement ou si un tel coefficient pourrait être introduit. Karen répond que les SAP sont un outil pour faire respecter la conformité, entre autres, et non un supplément aux droits. Le coefficient de conformité est utilisé dans un nombre relativement restreint de cas, pour deux à trois titulaires de permis pour lesquels la CCSN consacre beaucoup de temps à faire respecter la conformité et a un effet minime sur le recouvrement des coûts. Stéphane ajoute que les titulaires de permis ayant le meilleur rendement en tirent déjà un avantage grâce à l’application d’un moindre nombre d’heures d’activités d’autorisation, ce qui se traduit par une facturation plus faible, tandis que ceux présentant un faible rendement se voient imposer des SAP.

Patricia demande si les titulaires de permis exemptés de droits sont examinés pour voir s’il existe un mécanisme permettant de leur facturer des droits. Stéphane répond que le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) a effectué un examen complet des titulaires de permis de la CCSN exemptés de droits en 2012, car c’est lui qui prend en charge les coûts connexes, afin de s’assurer qu’ils apportent une contribution positive au bien public. Stéphane ajoute qu’un titulaire de permis, le Saskatchewan Research Council, qui était exempté de droits auparavant paie maintenant des droits.

Shaun demande si la répartition des coûts indirects entre une part de 70 % et une de 30 % est identique à celle prévalant entre le recouvrement des coûts et les crédits parlementaires de la CCSN. Stéphane et Isabelle confirment que la répartition est la même, à savoir 70 % et 30 %.

Autres questions

Steve s’informe sur la fermeture éventuelle de la centrale nucléaire de Pickering, notamment sur la façon dont les frais généraux seront gérés et sur les attentes des titulaires de permis payant des droits quant au fait qu’il n’y aura pas de répartition sur la base restante. Stéphane répond que ce sujet est en cours de discussion et d’examen au sein de la CCSN, notamment dans le cadre du projet Athéna, ainsi qu’avec Ontario Power Generation. La CCSN examine les secteurs d’activité ou les activités qui pourraient augmenter ou, au contraire, être abandonnés, pour obtenir des gains d’efficacité, ainsi que la nécessité de l’expertise de la CCSN à l’interne par rapport à la possibilité de sous‑traitance. En fin de compte, on suppose que près de 75 % des revenus de la CCSN provenant de Pickering seront réduits et que les coûts restants seront répartis entre les autres titulaires de permis payant des droits.

Jason souligne l’importance de la stabilité et de la prévisibilité, notant que bien que les remboursements soient positifs, ils représentent des fonds qui auraient pu être utilisés au cours de l’année pour des améliorations. Plus les activités peuvent être prédites avec précision sur deux à trois ans, mieux c’est.

Alan demande des éclaircissements sur les attentes des membres du GCRC concernant la communication avec les titulaires de permis au sujet de l’information provenant des réunions du GCRC. Stephen ajoute que les membres du Conseil canadien des laboratoires indépendants détiennent plus de la moitié des jauges portables au Canada et que les renseignements du GCRC leur sont transmis, mais qu’il existe un important groupe d’entrepreneurs qui n’ont pas accès au même canal d’information. Karen fait remarquer qu’il existe des forums de communication, notamment les réunions du Groupe de travail sur la gammagraphie industrielle, le résumé mensuel de la Direction de la réglementation des substances nucléaires à l’intention des titulaires de permis et le site Web de la CCSN. Karen poursuit en disant que les procès‑verbaux des réunions du GCRC pourraient probablement être mieux diffusés et ajoute qu’une discussion sur la meilleure façon de communiquer serait la bienvenue. Caroline suggère de revoir le mandat du GCRC, qui prévoit que les membres du GCRC communiquent avec les titulaires de permis, pour voir si cela a toujours du sens. Keith demande qu’une mesure de suivi soit ajoutée, à savoir l’examen du cadre de référence du GCRC pour voir si le mécanisme de communication existant est efficace et, si ce n’est pas le cas, ce qui peut être fait à ce sujet.

Patricia demande qu’une mesure de suivi soit ajoutée, à savoir l’inclusion des chiffres du budget pour le type d’utilisation 812 dans le rapport de gestion financière de la CCSN.

Mot de la fin et prochaine réunion

Keith remercie les membres du GCRC pour leur participation et indique mars 2023 comme date provisoire pour la prochaine réunion. Keith lève la séance à 15 h 53.

MESURES DE SUIVI

• Fournir des renseignements sur les priorités de recherche actuelles et futures de la CCSN et sur les investissements dans les nouvelles technologies.
• Revoir le cadre de référence du GCRC pour voir si le mécanisme de communication existant est efficace et, si ce n’est pas le cas, ce qui peut être fait à ce sujet.
• Inclure les chiffres du budget pour le type d’utilisation 812 dans le rapport de gestion financière de la CCSN.