Groupe consultatif sur le recouvrement des coûts - réunion 2023

Le 29 mars 2023
Réunion virtuelle
14h00 à 15 :30 h

Ordre du jour

• Introductions et remarques préliminaires
• Approbation de l’ordre du jour et examen du procès-verbal de l’année dernière
• Bilan de l’année dernière (tour de table)
• Gestion opérationnelle
  • Le point sur les plans des activités de réglementation (PAR)
• Gestion financière
  • Aperçu des finances
  • Mécanisme de résolution des conflits
• Autres questions
• Mot de la fin et prochaine réunion

Minutes de la réunion

Titulaires de permis participants

Membre	Secteur représenté	Organisation du travail
Steve Coupland (accompagné par Sorouche Mirmiran)	Association nucléaire canadienne	Association nucléaire canadienne
Sara Irvine	Réacteurs nucléaires	Ontario Power Generation
Colin Elwood (pour Maury Burton)	Réacteurs nucléaires	Bruce Power
Nick Reicker (pour Jason Nouwens)	Réacteurs nucléaires	Énergie NB
Sarah Brewer (pour un poste vacant aux LNC)	Établissements de recherches et d’essais nucléaires	Laboratoires Nucléaires Canadiens
Kevin Nagy	Installations de traitement de l’uranium et mines d’uranium	Cameco
Tim Mahilrajan (pour Richard Wassenaar, Nordion)	Installations de traitement des substances nucléaires	BWXT Medical Ltd.
Valerie Phelan	Accélérateurs	Isologic
Stephen J. Walker	Conseil canadien des laboratoires indépendants
Sean Hunt	Substances nucléaires et équipement réglementé (entretien, etc. radio‑isotopes / étalonnage)	Stuart Hunt & Associates
Ryan Lacharite	Substances nucléaires et équipement réglementé (petits radiographes industriels)	MISTRAS Group
Doug Otto	Substances nucléaires et équipement réglementé (jauges portatives)	TBT Engineering
Alan Brady	Substances nucléaires et équipement réglementé (Nondestructive Testing Management Association et gammagraphie industrielle)	Team Industrial Services Inc.
Mirela Kirr	Dosimétrie	Landauer Inc.

Participants de la Commission canadienne de sûreté nucléaire

Keith Dewar	Directeur général, Direction de la planification stratégique (président du GCRC)
Benoit St‑Jean	Directeur général, Direction des finances et de l’administration
Karen Owen‑Whitred	Directrice générale, Direction de la réglementation des substances nucléaires
Kavita Murthy	Directrice générale, Direction de la réglementation du cycle et des installations nucléaires
Denys Bousquet	Directeur, Division de la gestion financière et des contrôles internes
John Thelen	Directeur, Division de la coordination de la réglementation des opérations et Division de la gestion interne de la qualité
Sylvain Faille	Directeur, Division des permis de substances nucléaires et d’appareils à rayonnement
Josée Turcotte	Agente de projet, Division de la coordination de la réglementation des opérations
Lee Brunarski	Agent principal en politiques, Division des politiques et des affaires autochtones et internationales (secrétaire du GCRC)
Sabrina Hyde	Agente des politiques, Division des affaires internationales et gouvernementales

14 h 00 – Début de la réunion

Présentations et remarques préliminaires

Keith Dewar, président du Groupe consultatif sur le recouvrement des coûts (GCRC), ouvre la séance et souhaite la bienvenue aux participants. Keith souligne que deux nouveaux membres ont rejoint le GCRC depuis la réunion de mars 2022. Ryan Lacharite, MISTRAS Group, représente désormais les petits radiographes industriels dans le secteur des substances nucléaires et de l’équipement réglementé. Mirela Kirr, Landauer Inc., représente désormais le secteur de la dosimétrie. Steve Coupland annonce qu’il s’agissait de sa dernière réunion du GCRC et que Sorouche Mirmiran va lui succéder. Tous les participants se présentent ensuite à tour de rôle.

Examen du procès‑verbal et des mesures de suivi

Keith fait remarquer que le procès‑verbal de la dernière réunion a déjà été distribué à tous les membres du GCRC et qu’une fois terminé, il sera disponible sur le site Web de la Commission canadienne de sûreté nucléaire (CCSN), ajoutant que trois mesures de suivi avaient découlé de la réunion précédente et que la CCSN y avait répondu ou avait fait le point à cet égard, à savoir :

1. Fournir des renseignements sur les priorités de recherche actuelles et futures de la CCSN et sur les investissements dans les nouvelles technologies.
2. Revoir le cadre de référence du GCRC pour voir si le mécanisme de communication existant est efficace et, si ce n’est pas le cas, ce qui peut être fait à ce sujet.
3. Inclure les chiffres du budget pour le type d’utilisation 812 dans le rapport de gestion financière de la CCSN.

Aucun autre commentaire n’est formulé, et les membres s’entendent pour considérer le procès‑verbal comme définitif. L’ordre du jour est adopté tel quel.

Bilan de la dernière année
Keith évoque certains des principaux développements à la CCSN depuis la dernière réunion, notamment :

• En 2022, le gouvernement du Canada a grandement contribué aux efforts de la CCSN au chapitre de l’établissement de relations et de l’état de préparation en vue de réglementer les petits réacteurs modulaires (PRM).
• Dans son budget de 2022, le gouvernement fédéral a investi 50,7 millions de dollars sur cinq ans pour que la CCSN soit prête à réglementer les projets de PRM. Ce financement servira à :
  • assurer la prévisibilité de la réglementation
  • améliorer sa capacité et ses ressources pour examiner les projets, y compris dans le cadre d’une recherche indépendante
  • renforcer la coordination avec les homologues gouvernementaux
  • promouvoir la collaboration internationale.
• L’Énoncé économique de l’automne 2022 prévoit une somme de près de 36 millions de dollars sur six ans pour :
  • établir un Fonds de soutien aux capacités des parties intéressées et des Autochtones
  • renforcer le Programme de financement des participants
  • soutenir la mobilisation et la collaboration continues.
• L’étroite collaboration avec l’organisme de réglementation nucléaire (NRC) des États‑Unis s’est intensifiée, notamment en ce qui a trait à la conception du réacteur BWRX‑300 proposée pour le projet de nouvelle centrale nucléaire de Darlington d’OPG.
  • Nous avons récemment publié notre quatrième rapport d’évaluation conjoint.
  • Nous avons rejoint un groupe de surveillance à cinq parties avec le NRC des États‑Unis, OPG, la Tennessee Valley Authority et GE‑Hitachi sur les activités préalables à l’autorisation.
• La CCSN a créé un Bureau de gestion de la transformation chargé de superviser l’élaboration, le suivi et la mise en œuvre de ses principales initiatives de transformation au cours des trois prochaines années.
• Plusieurs documents d’application de la réglementation (REGDOC), nouveaux documents ou versions mises à jour, ont été publiés, et des consultations ont eu lieu sur divers autres REGDOC, des documents de travail et un règlement, portant sur des questions comme la construction d’installations dotées de réacteurs, les analyses de sûreté pour les installations dotées de réacteurs de catégorie 1B, l’accréditation des opérateurs d’appareils d’exposition, la sûreté du combustible nucléaire, la sécurité nucléaire, les installations nucléaires de catégorie II et l’équipement réglementé.
• La CCSN continue d’exercer ses activités selon un modèle de travail hybride, où le personnel travaille au bureau ou à distance, et dans le cadre duquel nous travaillons très bien à l’exécution de notre mandat.
• Nos locaux dans la région de la capitale nationale (RCN) sont actuellement convertis selon les normes de conception du gouvernement, et les travaux devraient être terminés à environ 75 % d’ici la fin du mois d’août 2023.
• La Commission a tenu sept audiences, cinq audiences par écrit et quatre réunions, en offrant la possibilité d’y participer virtuellement ou en personne. 
• La Cour fédérale a conclu en juin 2022 que la décision prise par la Commission en décembre 2020 concernant le renouvellement du permis de BWXT, qui autorisait l’exploitation commerciale de pastilles de combustible, était légale et raisonnable.

Keith mentionne également que la présidente Velshi ne sollicitera pas un nouveau mandat en tant que présidente et première dirigeante et que le recrutement d’un nouveau président et premier dirigeant suit son cours.

Discussion

On demande à Keith si le financement et le soutien fournis à la CCSN et au secteur nucléaire dans les budgets fédéraux de 2022 et 2023 auront une incidence sur le recouvrement des coûts, les économies étant transférées aux titulaires de permis. Il répond que cela n’aura aucune incidence directe sur le recouvrement des coûts, mais que la CCSN devrait ainsi pouvoir effectuer des examens en temps voulu, surtout s’il n’y a pas à attendre le financement d’un projet spécial.

Benoit répond à une question sur le modèle de travail hybride de la CCSN et sur la façon dont cette approche a influencé les dépenses. Il souligne que la CCSN a réduit de 40 % la superficie de ses bureaux et que, d’ici le prochain exercice financier, les avantages de la réduction des coûts de location seront réalisés. Les frais de déplacement ont aussi diminué d’environ 25 %, mais le coût des déplacements lui‑même a augmenté d’environ 17 %, de sorte que les économies sont minimes. Pour soutenir le modèle de travail hybride, on a dû augmenter les dépenses en soutien et en systèmes de technologie de l’information (TI).

Benoit parle également de l’élaboration d’un modèle d’indicateurs de rendement permettant de disposer de données claires pour prendre des décisions sur les activités futures de la CCSN (c.‑à‑d. le modèle hybride). Un membre du GCRC encourage la CCSN à faire preuve de transparence relativement aux résultats attendus et aux normes de service, ce qui contribuera à démontrer que le modèle hybride est efficace et qu’il fonctionne.

Gestion opérationnelle

Le point sur les plans des activités de réglementation

John présente un résumé des activités qui ont eu lieu au cours de l’exercice 2022‑2023.

• Le 31 mars 2022, la CCSN a publié les plans des activités de réglementation (PAR) et les estimations des droits pour l’exercice 2022‑2023.
• En juillet 2022, la CCSN a diffusé des rapports aux titulaires de permis payant des droits pour les installations nucléaires de catégorie I et les mines et usines de concentration d’uranium, concernant le nombre des principales activités d’autorisation et de conformité réalisées pendant l’exercice 2021-2022. Ces rapports comprenaient :
  • le nombre de décisions d’autorisation pour de nouveaux permis, pour des renouvellements de permis et pour des modifications de permis
  • le nombre d’inspections effectuées
  • le nombre d’ordres émis.

John indique que les PAR et les estimations des droits seront publiés au plus tard le vendredi 31 mars.

• Le format et les détails des PAR resteront les mêmes et les estimations des droits seront diffusés par voie électronique uniquement.
• La lettre d’accompagnement des PAR a été mise à jour :
  • suppression de l’explication sur les répercussions potentielles de la pandémie de COVID‑19
  • depuis que les documents du GCRC ont été communiqués aux membres, le directeur de la Division de la gestion financière et des contrôles internes signera dorénavant les lettres des PAR. Cette modification a été apportée pour que le directeur du programme de réglementation signe également la lettre.

Comme les années précédentes, le rapport sur le nombre des principales activités d’autorisation et de conformité réalisées par la CCSN au cours du dernier exercice sera fourni à peu près au moment où les factures finales pour 2022‑2023 sont émises, c’est‑à‑dire normalement en juillet.

Discussion

Il n’y a pas de questions ou de commentaires à ce sujet. 

Gestion financière

Aperçu de la situation financière

Denys mentionne que les dépenses de l’exercice en cours ont augmenté en raison de dépenses supplémentaires pour le personnel, de l’augmentation économique des salaires, des voyages, du financement des participants et des programmes de soutien à la recherche, ainsi que de l’inflation. Au troisième trimestre, les dépenses totales pour 2022‑2023 étaient estimées à 176 millions de dollars. Les dépenses prévues au troisième trimestre de 2022‑2023 correspondent mieux à celles des années pré‑pandémiques et représentent une augmentation annuelle de 1,6 % depuis 2017‑2018. Le taux d’augmentation avant la pandémie était de 2,7 % par année.

En 2021‑2022, la CCSN a également reçu des fonds pour l’état de préparation en vue de la réglementation des PRM et pour un Fonds de soutien aux capacités des parties intéressées et des Autochtones, pour un total de 6,9 millions de dollars. Les dépenses liées à ces initiatives précises sont incluses dans les 176 millions de dollars, mais ne sont pas imputées aux titulaires de permis.

Plans des activités de réglementation

Denys souligne que cette année, la CCSN a lancé un processus de planification détaillé afin d’élaborer son plan annuel des activités de réglementation pour chaque titulaire de permis de catégorie I. Les droits sont fixés selon une répartition proportionnelle des coûts, en fonction du niveau estimé d’effort direct pour chaque activité de réglementation prévue et pour chaque titulaire de permis. Une fois que l’effort direct par titulaire de permis est établi, la CCSN applique son modèle de prévision des coûts qui calcule la répartition des coûts communs directs, indirects et des services internes à l’aide d’un algorithme défini. Cet exercice donne lieu à l’établissement de droits individuels pour les titulaires de permis ayant un PAR. Les plans et les renseignements sur les coûts sont examinés et validés par rapport aux années précédentes pour en garantir la cohérence et, chaque trimestre, on surveille les progrès des plans de travail et on y apporte des modifications au besoin.

Les plans initiaux des activités de réglementation de 2023‑2024 sont estimés à 121 millions de dollars (ou + 5,9 % par rapport aux plans initiaux de 2022‑2023). L’augmentation annuelle moyenne, calculée entre 2018‑2019 et 2022‑2023, représente 1,5 % ou 2,7 % si l’on considère les plans initiaux pour 2023‑2024. On fait observer qu’au cours du troisième trimestre, la CCSN a reçu une demande en cours d’année pour tenir compte d’un changement apporté aux activités qui a été approuvé au cours du quatrième trimestre, ce qui aura une incidence d’environ 1 % sur le rendement des titulaires de permis ayant un PAR.

Droits calculés à l’aide de formules

Denys explique que les droits sont calculés à l’aide des formules définies dans le Règlement sur les droits pour le recouvrement des coûts (RDRC), partie 3 de l’annexe 1. Ces formules tiennent compte des heures de base, des heures variables, d’un coefficient de conformité et d’un taux horaire. Le taux horaire est revu et calculé chaque année à l’aide des directives de l’article 14 de la partie 3 du RDRC. Pour 2023‑2024, le taux horaire passera de 270 $ à 275 $. Benoit fait remarquer que le taux horaire n’a pas changé au cours des quatre dernières années. La légère augmentation du taux horaire devrait se traduire par une augmentation de 200 000 $ des revenus provenant des droits calculés à l’aide de formules. Depuis 2018‑2019, cela représente une augmentation annuelle de 3,8 % des revenus.

Selon les états financiers vérifiés, les crédits accordés à la CCSN par le Parlement continuent de subventionner les droits calculés à partir de formules sur une base annuelle, car les coûts de réglementation des titulaires de permis ayant des droits calculés à partir de formules sont plus élevés que les recettes perçues. À l’avenir, la CCSN prévoit de revoir les heures de base et les heures variables pour chaque type d’utilisation dans le barème des droits afin de tenir compte des changements apportés aux heures de travail réglementaires (le cas échéant). Cette activité pourrait entraîner la mise à jour des formules pour chaque type d’utilisation. Des renseignements supplémentaires sur les revenus et les coûts se trouvent dans le Rapport sur les frais de 2021‑2022 de la CCSN et dans les États financiers de 2021‑2022 de la CCSN, publiés sur le site Web de la CCSN.

Droits fixes

On rappelle que depuis juin 2017, la Loi sur les frais de service (LFS), qui définit la manière dont les ministères gèrent les frais, se fonde sur les trois exigences suivantes :

• des normes de service doivent être établies
• les frais fixes doivent être rajustés chaque année en fonction de l’indice des prix à la consommation
• en cas de non‑respect des normes de service, la CCSN a l’obligation de remettre la partie représentant les services qui n’ont pas été rendus.

Ces exigences n’ont d’incidence que sur les droits fixes prévus à la partie 4 du RDRC de la CCSN. Pour 2023‑2024, ces droits augmenteront de 6,8 %.

Mécanisme de règlement des différends

En cas de différends entre les parties, celles‑ci trouveront sur le site Web de la CCSN le mécanisme à suivre.

Discussion

Valerie demande si le coût des activités déclaré pour les inspections concerne tous les titulaires de permis ou seulement ceux qui paient des droits. Benoit et Denys précisent que le coût est calculé pour tous les coûts liés aux inspections, mais que ceux qui font l’objet d’une inspection ne paient pas tous les mêmes droits (p. ex. les hôpitaux ne paient pas de droits d’inspection).

Steve demande des précisions sur les dépenses des autres ministères qui ne sont pas couvertes par la CCSN. Benoit précise que les coûts sont principalement liés aux services fournis à la CCSN pour soutenir les activités de la CCSN, par exemple Services partagés Canada fournit d’importants services de TI à la CCSN.

Stephen demande s’il y a un changement aux heures de la formule en plus du changement du taux horaire qui passe de 270 $ à 275 $. Benoit et Karen précisent que des travaux sont en cours pour évaluer le nombre d’heures incluses dans la formule et ajoutent qu’au cours de l’année, les données sur la comptabilisation du temps seront aussi évaluées. Aucun changement n’a été apporté à cette partie de la formule pour le moment.

Sean s’interroge sur le processus de la CCSN pour les droits calculés à partir de formules, dans le cadre duquel un examen initial par un spécialiste de l’autorisation fait ensuite l’objet d'un examen par les pairs, et il demande si toutes les heures de ce processus sont prises en compte dans les coûts de la CCSN. Karen et Sylvain répondent que le processus d’examen par les pairs est utilisé depuis de nombreuses années.

Autres questions

Afin de fournir les procès‑verbaux des réunions le plus rapidement possible, la CCSN :

• n’attendra pas l’approbation dans le cadre la prochaine réunion du GCRC
• les rédigera dès que possible après la réunion, les fera réviser à l’interne puis les distribuera aux membres du GCRC aux fins d’examen, idéalement dans le mois qui suit la réunion
• donnera aux membres du GCRC deux semaines pour les examiner et répondre aux commentaires ou aux questions
• acheminera le texte à la traduction et le publiera sur le Web dès que possible, idéalement dans un délai de deux à trois mois.

Mot de la fin et prochaine réunion

Keith remercie les membres du GCRC pour leur participation et indique mars 2024 comme date provisoire pour la prochaine réunion. Keith lève la séance.

Mesures de suivi

1. Les procès‑verbaux des réunions seront envoyés aux membres du GCRC pour examen dès que possible après la réunion, idéalement dans un délai d’un mois, et la CCSN s’efforcera de les mettre en ligne au plus tard dans les trois mois suivants.