RD/GD-99.3 : L'information et la divulgation publiques

Préface

En vertu de l’alinéa 9b) de la Loi sur la sûreté et la réglementation nucléaires (LSRN), la Commission a le mandat d’informer objectivement le public sur les plans scientifique ou technique, ou en ce qui concerne la réglementation du domaine de l’énergie nucléaire.

Dans le but d’améliorer le niveau de compréhension du public au sujet de l’information sur les installations ou les activités nucléaires proposées ou autorisées, les titulaires et les demandeurs de permis doivent élaborer et mettre en œuvre un programme d’information publique qui inclut un protocole de divulgation. Au moyen d’un programme d’information publique efficace, le demandeur ou le titulaire de permis établit un climat d’ouverture, de transparence et de confiance. On encourage les demandeurs et les titulaires de permis à adopter les moyens de communication les plus appropriés et les plus efficaces. Chaque programme d’information publique et son protocole de divulgation devraient être conçus de manière à répondre aux besoins d’information de son auditoire cible. Le présent document précise les exigences relatives à l’information publique, lesquelles renforcent la composante de divulgation publique.

Le document RD/GD-99.3 a également pour objectif d’aider le personnel de la CCSN à évaluer la documentation soumise dans le cadre d’une demande pour l’obtention d’un nouveau permis de la CCSN, le renouvellement d’un permis existant ou la vérification de la conformité.

Le document RD/GD-99.3 remplace le guide d’application de la réglementation G-217, Les programmes d’information publique des titulaires de permis, publié en 2004.

1.0 Introduction

1.1 Objet

Le présent document d'application de la réglementation a pour objectif de préciser aux demandeurs et aux titulaires de permis les exigences de la Commission canadienne de sûreté nucléaire (CCSN) relativement à l'information et à la divulgation publiques. Un programme d'information publique comprend un protocole de divulgation publique concernant les événements et les développements qui touchent leurs installations et/ou leurs activités. Ce document fournit aussi une orientation quant à l'élaboration et à la mise en œuvre des exigences de la CCSN qui s'appliquent aux programmes d'information publique et aux protocoles de divulgation publique.

Le présent document a également pour but d'aider le personnel de la CCSN à évaluer le programme d'information publique et son protocole de divulgation pour l'obtention d'un nouveau permis de la CCSN, le renouvellement d'un permis existant ou la vérification de la conformité.

1.2 Portée

Le présent document s'applique aux installations nucléaires de catégorie I, à certaines installations nucléaires de catégorie II, et aux mines et usines de concentration d'uranium. Les titulaires de permis de catégorie II, comme les hôpitaux et les centres de cancérologie, sont exemptés des exigences de ce document. D'autres installations de catégorie II pourraient devoir élaborer et mettre en œuvre un programme d'information et de divulgation publiques, en fonction de la taille et de la nature des matières et des activités nucléaires qui les concernent. Ce document définit les exigences de la CCSN pour les programmes d'information publique, les protocoles de divulgation et la documentation connexe en lien avec les activités autorisées.

Il explique comment les demandeurs et les titulaires de permis peuvent satisfaire les exigences réglementaires, en fournissant des renseignements explicatifs, de l'information sur le processus et les procédures, ainsi que des exemples de bonnes pratiques actuellement en vigueur dans le secteur nucléaire.

Dans le présent document, le terme « doit » indique une exigence, c'est-à-dire une prescription que le titulaire ou le demandeur de permis doit respecter pour assurer la conformité à ce document d'application de la réglementation; « devrait » indique une recommandation ou ce qu'il est conseillé mais non obligatoire de faire; et « peut », une possibilité, une aptitude ou capacité, un conseil ou ce qui est permis dans les limites de ce document d'application de la réglementation.

1.3 Lois et règlements pertinents

Un programme d'information publique qui inclut un protocole de divulgation constitue une exigence réglementaire que doivent respecter les demandeurs de permis et les exploitants autorisés d'installations nucléaires de catégorie I ou II et de mines et d'usines de concentration d'uranium. Les exigences d'un programme d'information et d'un protocole de divulgation publiques sont dérivées des objectifs de la Commission énoncés dans la Loi sur la sûreté et la réglementation nucléaires (LSRN). Les dispositions pertinentes de la Loi sont les suivantes :

• Alinéa 9b) de la LSRN : « La Commission a pour mission a) ... et b) d'informer objectivement le public - sur les plans scientifique ou technique ou en ce qui concerne la réglementation du domaine de l'énergie nucléaire - sur les activités et sur les conséquences, pour la santé et la sécurité des personnes et pour l'environnement, des activités mentionnées à l'alinéa a) ».
• Alinéa 3j) du Règlement sur les installations nucléaires de catégorie I : « …le programme destiné à informer les personnes qui résident à proximité de l'emplacement de la nature et des caractéristiques générales des effets prévus de l'activité visée sur l'environnement ainsi que sur la santé et la sécurité des personnes ».
• Alinéa 3r) du Règlement sur les installations nucléaires et l'équipement réglementé de catégorie II : « …le programme destiné à informer les personnes qui résident à proximité de l'emplacement de la nature et des caractéristiques générales des effets prévus de l'installation nucléaire sur l'environnement ainsi que sur la santé et la sécurité des personnes ».
• Sous-alinéa 3c)(i) et alinéa 8a) du Règlement sur les mines et les usines de concentration d'uranium : « …le programme destiné à informer les personnes qui résident à proximité de la mine ou de l'usine de concentration de la nature et des caractéristiques générales des effets prévus de l'activité visée par la demande sur l'environnement ainsi que sur la santé et la sécurité des personnes » et « ...le programme destiné à informer les personnes qui résident à proximité de l'emplacement de la mine ou de l'usine de concentration de la nature et des caractéristiques générales des effets prévus de l'abandon sur l'environnement ainsi que sur la santé et la sécurité des personnes ».

2.0 Programme d'information publique

2.1 Vue d'ensemble

Les demandeurs et les titulaires de permis de mines et d'usines de concentration d'uranium, d'installations nucléaires de catégorie I et d'installations nucléaires de catégorie II pertinentes doivent élaborer et mettre en œuvre un programme d'information publique qui inclut un protocole de divulgation.

L'objectif principal du programme d'information publique, en lien avec les activités autorisées, consiste à s'assurer que l'information liée à la santé et à la sécurité des personnes, à l'environnement et à d'autres sujets associés au cycle de vie des installations nucléaires est efficacement communiquée au public. De plus, si le public fait part de son intérêt d'être informé, le programme doit inclure un engagement et des protocoles pour la communication continue et opportune de renseignements en lien avec l'installation autorisée pendant la période d'autorisation.

Dans le cas des renouvellements de permis, les demandeurs et les titulaires de permis doivent décrire comment le programme d'information publique et le protocole de divulgation s'appuient sur les activités passées, et comment ils seront mis à jour en vue de répondre aux besoins de communication des auditoires cibles pendant les périodes d'autorisation à venir.

Le programme d'information publique et le protocole de divulgation doivent correspondre à la perception de risque du public et au niveau d'intérêt du public pour les activités autorisées, qui pourraient être influencés par la complexité du cycle de vie et des activités de l'installation nucléaire, et par les risques pour la santé et la sécurité publiques et pour l'environnement, associés à l'installation et aux activités.

Le programme d'information publique et son protocole de divulgation doivent être gérés de manière à s'assurer qu'ils continuent de satisfaire leurs objectifs.

Le programme d'information publique et le protocole de divulgation sont élaborés en tenant compte des éléments suivants :

• le type d'installation et d'activités réglementées;
• les risques que posent l'installation ou l'activité pour la sûreté, la santé et la sécurité du public et pour l'environnement;
• le niveau d'intérêt ou de préoccupation du public.

Le programme devrait comprendre suffisamment de détail pour s'assurer que les auditoires cibles touchés et intéressés par les installations et les activités autorisées sont informés de manière opportune sur les opérations, les activités et les effets prévus sur l'environnement, ainsi que sur la santé et la sécurité des personnes.

Dans les cas où le demandeur ou le titulaire de permis a établi que l'auditoire cible ne souhaite pas recevoir d'information au sujet des activités autorisées par la CCSN, le programme d'information publique et son protocole de divulgation pourraient se limiter à un énoncé de ces faits.

La CCSN encourage les organisations autorisées qui ont déjà en place un programme d'information publique qui aborde d'autres besoins d'entreprise à utiliser cette infrastructure pour satisfaire les exigences du présent document.

Le programme d'information publique et le protocole de divulgation devraient être gérés afin de s'assurer qu'ils continuent de satisfaire leurs objectifs juridiques, sociaux, de politique et d'entreprise. Lorsque le titulaire de permis a en place un système de gestion, alors le programme devrait être géré dans le cadre de ce système.

2.2 Éléments du programme

Le programme proposé d'information publique et le protocole de divulgation qui s'y rattache doivent inclure les éléments suivants.

2.2.1 Objectifs

Le programme d'information publique doit définir des objectifs mesurables qui sont expliqués dans le contexte des objectifs corporatifs généraux.

Les demandeurs et les titulaires de permis devraient établir en termes généraux les objectifs de leur programme d'information publique et de leur protocole de divulgation. Les objectifs devraient être mesurables et sont souvent mieux expliqués dans le contexte d'un objectif corporatif général. Par exemple, une vision, un mandat ou un énoncé de mission de l'entreprise, ou encore une politique de communication particulière pourrait aider à décrire les objectifs du programme d'information publique et du protocole de divulgation.

2.2.2 Auditoire(s) cible(s)

Le programme d'information publique doit définir les auditoires cibles et la raison d'être de leur inclusion. Le programme doit également documenter la raison de l'exclusion de secteurs publics qui ont explicitement exprimé leur intérêt à faire partie de l'auditoire cible.

Les demandeurs et les titulaires de permis devraient clairement définir les auditoires cibles du programme d'information publique. Les auditoires cibles incluent la population générale de la collectivité locale et d'autres collectivités touchées par l'installation nucléaire du titulaire de permis et ses activités connexes. Ces auditoires devraient comprendre les principaux dirigeants politiques et leaders d'opinion, les groupes communautaires et médiatiques, les intervenants et les groupes autochtones. La taille et la diversité de ces auditoires dépendent du type d'installation et d'activités et de leur emplacement, ainsi que de la proximité géographique de la population.

Bien que les personnes vivant à proximité d'une installation nucléaire constituent habituellement l'auditoire cible principal, la CCSN encourage les demandeurs et les titulaires de permis à utiliser une interprétation générale et inclusive des « personnes vivant à proximité » afin de s'assurer que l'information atteint toutes les parties intéressées. Par exemple, même s'ils ne sont pas des résidents permanents de la collectivité, les membres du corps enseignant et les étudiants qui vivent et travaillent sur un campus où se trouve un réacteur de recherche constitueraient un auditoire potentiel à qui il serait bon de fournir de l'information sur les effets prévus d'une activité autorisée.

2.2.3 Opinion du public et des médias

Le programme d'information publique doit déterminer et décrire les points de vue, les opinions et les préoccupations des collectivités et du public en lien avec les activités autorisées ainsi que les moyens utilisés pour obtenir cette information.

Les demandeurs et titulaires de permis peuvent obtenir cette information au moyen de sondages d'opinion publique ou d'analyses de la couverture médiatique. De plus, les lettres du public ou des parties intéressées que reçoivent directement les demandeurs et les titulaires de permis pourraient servir à établir les perceptions et les opinions de la collectivité et des parties intéressées.

Les médias peuvent refléter et influencer l'opinion publique. Par conséquent, l'analyse des médias devrait décrire l'importance et la nature de la couverture médiatique en lien avec l'installation ou l'activité ainsi que les médias concernés (p. ex., télévision, médias imprimés, blogues et autres médias sociaux). De plus, cette partie devrait décrire le soutien ou les préoccupations exprimés en lien avec la demande de permis, l'installation ou l'activité autorisée.

Une fois que les préoccupations ont été cernées, seulement celles concernant les activités autorisées par la CCSN devraient être prises en compte. Par exemple, les licenciements de personnel de bureau et les problèmes de stationnement peuvent très bien intéresser l'auditoire cible, mais ne sont pas liés aux activités autorisées par la CCSN. Donc, ces préoccupations ne feraient pas partie du programme d'information publique et du protocole de divulgation.

Les efforts déployés par les demandeurs et les titulaires de permis pour connaître l'opinion du public et des médias devraient correspondre à la complexité de ce qui suit :

• le niveau d'intérêt public généré;
• les travaux de conception, de construction et d'exploitation de l'installation nucléaire à autoriser et des activités nucléaires connexes;
• les risques pour la santé et la sécurité des personnes et pour l'environnement, associés à l'installation et aux activités.

Les opinions du public et des médias à l'égard de l'installation et des activités connexes peuvent influencer les outils de communication et l'information utilisés par les titulaires de permis pour exécuter un programme d'information publique et un protocole de divulgation efficaces.

2.2.4 Stratégie et produits d'information publique

Le programme d'information publique doit fournir au public des moyens et un accès ouverts et transparents lui permettant d'obtenir de l'information sur les opérations, l'environnement et la sécurité en lien avec l'installation ou les activités autorisées.

La stratégie d'information publique et les produits qui s'y rattachent devraient inclure ce qui suit :

• les produits d'information qui seront élaborés;
• des échantillons de produits d'information (s'il y en a);
• les méthodes utilisées pour diffuser l'information;
• la façon dont cette information abordera les risques perçus de l'activité autorisée sur la santé, la sécurité et l'environnement;
• la façon dont les auditoires cibles seront atteints;
• la façon dont les demandeurs et les titulaires de permis répondront aux commentaires, aux questions ou aux préoccupations des auditoires cibles et les consigneront;
• les délais de diffusion de l'information, conformément au protocole de divulgation publique.

L'information en lien avec le programme d'information publique et le protocole de divulgation du demandeur ou du titulaire de permis devrait être facilement accessible aux auditoires cibles. Au moment d'élaborer les stratégies et les produits de communication du programme, les demandeurs et les titulaires de permis pourraient envisager d'utiliser les méthodes suivantes pour s'assurer que le message reçu par le public est conforme à son intention :

• Communiquer l'information à l'aide de moyens électroniques modernes, comme Internet ou des médias sociaux, dans la mesure du possible, mais également à l'aide de documents imprimés, au besoin et s'il y a lieu.
• Utiliser de multiples moyens de communication pour améliorer la compréhension de l'information par le public, comme un site Web, un réseau social, des communiqués de presse, des bulletins internes/l'intranet, des affiches ou d'autre matériel imprimé (s'il y a lieu, la méthode privilégiée consiste à afficher l'information sur le site Web du demandeur ou du titulaire de permis).
• S'assurer que l'information est présentée d'une manière que le public comprend, préférablement en utilisant un langage simple et non technique (p. ex., l'exposition aux rayonnements en lien avec les niveaux de rayonnement naturel ou une exposition unique lors d'une radiographie pulmonaire).
• Fournir aux membres du public un accès facile aux personnes-ressources du demandeur ou du titulaire de permis afin qu'ils puissent communiquer avec elles de vive voix, par écrit ou par voie électronique pour obtenir des renseignements supplémentaires.

2.2.5 Protocole de divulgation publique

Le programme d'information publique doit inclure un protocole de divulgation publique qui décrit l'information à divulguer et le moyen de divulgation de l'information et des rapports d'intérêt public. L'information et les rapports d'intérêt public peuvent porter sur des situations normales et anormales, des événements et des activités.

Des explications supplémentaires sur les exigences de rapport dans le cadre du protocole de divulgation publique sont données dans la partie 2.3 du présent document.

2.2.6 Processus d'évaluation et d'amélioration du programme

Le programme d'information publique doit inclure une méthode pour évaluer son rendement et pour élaborer et mettre en œuvre des mesures visant à en améliorer l'efficacité.

Le processus d'évaluation et d'amélioration du programme devrait décrire la méthode proposée et les délais fixés pour :

• évaluer le rendement du programme d'information publique et du protocole de divulgation dans l'atteinte des objectifs établis;
• les mesures prises ou prévues pour améliorer l'efficacité du programme et du protocole.

La méthode d'évaluation peut inclure, entre autres, des sondages auprès des collectivités avoisinantes pour mesurer les changements dans l'intérêt et les perceptions du public au sujet de l'installation ou des activités, ou encore la satisfaction du public par rapport à l'information fournie. Cela peut inclure l'établissement de tendances du trafic sur le site Web, la fréquence des requêtes sur le site Web, l'analyse comparative par rapport à des demandeurs ou des titulaires de permis similaires et l'établissement de tendances concernant le volume d'appels, de courriels et de lettres reçus.

Il faudrait fournir à la CCSN des échantillons du matériel d'information produit et diffusé, avec une description détaillée des activités d'information et de divulgation publiques entreprises, au moment de présenter des rapports sur ces activités. Ces échantillons forment un aspect essentiel de l'examen du programme, de la planification des améliorations et de la vérification de la conformité.

2.2.7 Coordonnées

Le programme d'information publique doit fournir les coordonnées de la ou des personnes responsables du programme d'information publique et du protocole de divulgation.

2.3 Protocole de divulgation publique

Le protocole de divulgation publique, dont il est question dans la partie 2.2.5 du présent document, est un élément important d'un programme d'information publique.

2.3.1 Exigences d'un protocole de divulgation publique

Les demandeurs et les titulaires de permis doivent avoir un protocole établi de divulgation publique visant à répondre aux intérêts d'information des auditoires cibles en lien avec les activités autorisées.

Le protocole de divulgation publique fait partie intégrante de l'information publique. Les demandeurs et les titulaires de permis doivent décrire :

• le type d'information ou de rapports à rendre public;
• les critères pour déterminer à quel moment publier cette information et ces rapports;
• le moyen de divulgation de cette information et de ces rapports.

Les demandeurs et les titulaires de permis doivent consulter les parties intéressées du public et les groupes d'intérêts, en mettant l'accent sur les collectivités locales, dans le but de déterminer les types d'information qui seraient d'intérêt public. Des exemples types de ce genre d'information sont présentés dans la partie 2.3.2 du présent document.

Dans le cas où le titulaire ou le demandeur de permis a déterminé que l'auditoire cible ne souhaite pas recevoir d'information sur les activités autorisées par la CCSN, le programme d'information publique et son protocole de divulgation pourraient se limiter à un simple énoncé de ces faits.

Le protocole de divulgation publique doit être mis à la disponibilité du public et, si cela est possible, il doit préférablement être affiché sur le site Web du demandeur et du titulaire de permis.

Les demandeurs et les titulaires de permis doivent envoyer à la CCSN les révisions apportées au protocole de divulgation publique et indiquer la rétroaction reçue des membres du public, les modifications apportées au protocole et les raisons de ces modifications.

Au minimum, le protocole doit contenir des instructions, des critères et des exigences à l'égard de la divulgation opportune de l'information qui intéresse l'auditoire cible.

2.3.2 Orientation relative à un protocole de divulgation publique

Les demandeurs et les titulaires de permis devraient faire preuve d'ouverture et de transparence dans leurs relations avec les représentants des collectivités, les auditoires cibles et le public. Ils devraient s'efforcer de bien comprendre le type d'information que le public souhaite obtenir.

Au moment d'élaborer le protocole, les demandeurs et les titulaires de permis devraient adhérer aux stratégies et aux produits de communication documentés dans leur programme d'information publique.

Selon le type d'installation et d'activité et les intérêts de l'auditoire cible, l'information à divulguer peut comprendre ce qui suit (sans toutefois s'y limiter) :

• les développements d'entreprise importants, comme les conflits de travail, les projets d'expansion ou les modifications à la conception ou à l'exploitation de l'installation;
• les événements qui ont des effets hors site ou qui pourraient soulever un intérêt ou des préoccupations du public ou une attention médiatique;
• les incendies;
• l'impact d'événements naturels, comme les séismes, les inondations, les éclairs;
• les accidents de travail ou de véhicule graves;
• les interruptions importantes prévues et imprévues des activités de l'installation, comme les interruptions dans la production d'isotopes;
• les rejets normaux ou anormaux de matières radiologiques ou dangereuses dans l'environnement;
• les événements imprévus, y compris ceux qui dépassent les limites réglementaires;
• les rapports de surveillance environnementale.

Les titulaires de permis devraient s'assurer que leur protocole de divulgation publique ne prévoit pas la diffusion de renseignements sensibles, comme des renseignements portant sur la sécurité, des secrets commerciaux ou des renseignements scientifiques, techniques, commerciaux, financiers ou touchant aux relations de travail.

L'information diffusée à l'auditoire cible devrait être liée à la perception de risque du public en ce qui concerne la sûreté nucléaire et le mandat de la CCSN qui consiste à « préserver la santé, la sûreté et la sécurité des Canadiens, de protéger l'environnement et de respecter les engagements internationaux du Canada à l'égard de l'utilisation pacifique de l'énergie nucléaire ».

2.3.3 Avis de divulgation publique

La CCSN a pour politique de promouvoir l'ouverture et la transparence dans les relations publiques entre les demandeurs ou titulaires de permis et leurs auditoires cibles et d'aider à la diffusion générale de l'information au grand public, le cas échéant.

Les demandeurs et les titulaires de permis doivent tenir la CCSN informée des divulgations publiques faites en vertu de leur protocole décrit dans la partie 2.3.1 du présent document, et ce, avant ou au moment de faire de telles divulgations.

Les copies de l'information publique divulguée qui sont envoyées à la CCSN devraient être adressées au point de contact approprié avec la mention objet suivante : DIVULGATION PUBLIQUE - [nom de l'installation, date de la divulgation].

2.4 Documents et dossiers

Les documents et les dossiers fournissent à une organisation les moyens nécessaires pour gérer ses objectifs et ses exigences d'entreprise, d'affaires, sociaux, juridiques, réglementaires et autres et de les respecter.

Les demandeurs et les titulaires de permis doivent conserver les documents et les dossiers du programme d'information publique et du protocole de divulgation. Ces documents et dossiers doivent démontrer que la mise en œuvre du programme est adéquate.

Les documents et les dossiers décrivant le programme d'information publique et son protocole de divulgation devraient être conservés aux fins de contrôles continus de la gestion, d'examen indépendant, de soumission avec une demande de permis et de vérification subséquente de la conformité par la CCSN.

Les documents et les dossiers sur les activités d'information et de divulgation publiques devraient être facilement accessibles sur demande.

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Glossaire

activité autorisée

Activité visée à l'un ou l'autre des alinéas 26a) à f) de la Loi sur la sûreté et la réglementation nucléaires que le titulaire de permis est autorisé à exercer. (licensed activity)

cycle de vie des installations nucléaires

Les diverses étapes du cycle de vie d'une installation nucléaire, notamment la sélection de l'emplacement, la construction, l'exploitation, le déclassement et l'abandon. (lifecycle of nuclear facilities)

divulgation publique

L'acte de rendre disponible de l'information afin que les membres du public y aient facilement accès. (public disclosure)

événement

Tout incident imprévu par le titulaire de permis, y compris les erreurs de fonctionnement, les défaillances de l'équipement et les autres accidents, ainsi que les actes délibérés de la part de tiers, dont les conséquences réelles ou potentielles ne sont pas négligeables sur le plan de la protection ou de la sûreté. (event)

permis

Un permis délivré en vertu de l'article 24 de la Loi sur la sûreté et la réglementation nucléaires. (licence)

situation

Conditions, circonstances ou configurations qui surviennent, sont découvertes, ou sont susceptibles de mener à un événement. (situation)

système de gestion

Ensemble d'éléments interdépendants ou interactifs (système) qui permet d'établir des politiques et des objectifs et de réaliser ces objectifs de façon efficace et efficiente. Le système de gestion intègre tous les éléments d'une organisation en un système cohérent qui permet d'atteindre tous les objectifs de l'organisation. Ces éléments comprennent les structures, les ressources et les processus. Le personnel, l'équipement et la culture organisationnelle ainsi que les politiques et les processus documentés font partie du système de gestion. Les processus de l'organisation doivent aborder la totalité des exigences relatives à l'organisation telles qu'elles sont établies, par exemple, dans les normes de sûreté de l'AIEA ou d'autres normes et codes internationaux. (management system)

titulaire de permis

Personne autorisée à exercer une activité décrite dans l'un ou l'autre des alinéas 26a), c) ou e) de la Loi sur la sûreté et la réglementation nucléaires, en lien avec une installation nucléaire ou un équipement réglementé de catégorie II. (licensee)