Guide de demande de financement aux termes du Fonds de soutien aux capacités des parties intéressées et des Autochtones de la Commission canadienne de sûreté nucléaire

Table des matières

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1.0 Introduction

1.1 Objet du Guide de demande de financement

Ce Guide à l’intention des demandeurs :

présente le Fonds de soutien aux capacités des parties intéressées et des Autochtones (FSCPIA) de la Commission canadienne de sûreté nucléaire (CCSN)
énonce les critères d’admissibilité au FSCPIA
fournit, étape par étape, des instructions permettant de remplir le formulaire de demande de financement aux termes du FSCPIA (demande de contribution ou de subvention)
décrit les obligations des bénéficiaires d’un financement aux termes du FSCPIA
fournit la liste des ressources et des modèles relatifs au FSCPIA

1.2 Qui sont les utilisateurs du présent Guide?

Ce Guide est conçu pour les Nations et communautés autochtones (y compris les regroupements de communautés) ainsi que pour les organisations non gouvernementales, les membres du public et d’autres organisations ayant un intérêt direct à l’égard des projets, installations et activités nucléaires au Canada. Il vise à favoriser le renforcement des capacités, l’acquisition de connaissances et l’établissement de relations afin d’assurer une participation plus efficace aux processus, programmes, politiques et initiatives de réglementation de la CCSN tout au long du cycle de vie des installations et activités nucléaires au Canada.

1.3 À qui puis-je m’adresser au sujet du Fonds de soutien aux capacités des parties intéressées et des Autochtones?

Si vous avez des questions au sujet du FSCPIA, veuillez communiquer avec la personne suivante :

Administrateur du Fonds de soutien aux capacités des parties intéressées et des Autochtones

Commission canadienne de sûreté nucléaire
280, rue Slater
C.P. 1046, succursale B
Ottawa, (Ontario) K1P 5S9
Canada

Téléphone : 613-947-6382 or 1-800-668-5284 (au Canada seulement)

Courriel : iscf-fscpia@cnsc-ccsn.gc.ca

Site Web : suretenucleaire.gc.ca

2.0 Fonds de soutien aux capacités des parties intéressées et des Autochtones

2.1 But et objectifs

En 2023, la CCSN a établi le FSCPIA dans le but de :

renforcer et soutenir la capacité organisationnelle des Nations et communautés autochtones et des parties intéressées du public, réduisant ainsi les obstacles et les contraintes liées à la capacité de participer plus efficacement aux processus, programmes, politiques et initiatives de réglementation de la CCSN
favoriser l’établissement de relations avec les Nations et communautés autochtones et avec les principales parties intéressées du public, grâce à la mobilisation des Nations et communautés autochtones et des principales parties intéressées ainsi qu’à la collaboration avec celles-ci afin de mener à bien le mandat de la CCSN de manière efficace

Le FSCPIA est composé de trois volets de financement :

Volet 1 : Soutien des capacités autochtones
Volet 2 : Dialogue sur la politique de réglementation
Volet 3 : Mobilisation et collaboration

Volet 1 : Soutien des capacités autochtones

Ce volet vise à réduire les obstacles à la participation des Nations et communautés autochtones aux processus, programmes, politiques et initiatives de réglementation de la CCSN. Le financement accordé dans le cadre de ce volet visera à renforcer et à soutenir la capacité organisationnelle des Nations et communautés autochtones, y compris les regroupements de Nations et communautés autochtones ayant un intérêt direct à l’égard des projets, installations et activités nucléaires au Canada. Le financement sera octroyé aux bénéficiaires par l’intermédiaire d’accords de contribution dans le cadre de ce volet.

Volet 2 : Dialogue sur la politique de réglementation

Ce volet vise à permettre aux Nations et communautés autochtones ainsi qu’aux principales parties intéressées du public de participer à l’examen des documents d’application de la réglementation, des règlements et des politiques de la CCSN afin de s’assurer que les points de vue des Nations et communautés autochtones ainsi que des principales parties intéressées du public sont pris en compte dans les processus, les règlements et les politiques de la CCSN. Le financement sera octroyé aux bénéficiaires par l’intermédiaire d’accords de contribution dans le cadre de ce volet.

Volet 3 : Mobilisation et collaboration

Ce volet vise à soutenir les activités de mobilisation et de collaboration entre la CCSN ainsi que les Nations et communautés autochtones et les principales parties intéressées du public. Le financement sera octroyé aux bénéficiaires par l’intermédiaire d’accords de subvention et de contribution dans le cadre de ce volet.

2.2 Détails de la disponibilité du financement

2.2.1 Montant du financement disponible

La CCSN détermine le montant total du financement qu’elle mettra à disposition pour chaque possibilité de financement en fonction d’un certain nombre de facteurs, notamment :

le montant total des ressources financières du FSCPIA actuellement disponibles
l’intérêt potentiel des Nations et communautés autochtones et des parties intéressées du public, ainsi que le nombre de bénéficiaires du financement qui peut être attendu (s’il y a lieu)
la complexité de l’activité ou du domaine et les besoins en ressources qui en découlent
toute allocation maximale de fonds établie au préalable relative à la possibilité de financement ou l’activité en question
les priorités de la CCSN en matière de mobilisation, d’établissement de relations et de renforcement des capacités

Chaque avis de possibilité de financement sera publié sur le site Web de la CCSN. L’avis indiquera le montant total du financement disponible et/ou le montant maximal du financement à verser à un bénéficiaire admissible.

2.2.2 Avis de possibilité de financement

La fréquence à laquelle les possibilités de financement seront annoncées variera en fonction du volet de financement, selon les modalités suivantes.

Pour le volet 1 : Soutien des capacités autochtones, les possibilités de financement seront annoncées chaque année. Ce volet permettra de financer des études sur le savoir autochtone, l’utilisation des terres et d’autres études connexes, ainsi que des ressources internes pour permettre aux Nations et communautés autochtones de mobiliser la CCSN et de collaborer avec elle. Les ressources internes recrutées au sein de la Nation ou de la communauté seront financées en priorité.

Pour le volet 2 : Dialogue sur la politique de réglementation, les possibilités de financement seront annoncées au cas par cas. Ce volet offrira un financement aux Nations et communautés autochtones ainsi qu’aux principales parties intéressées du public pour examiner des documents d’application de la réglementation, des règlements et des politiques de la CCSN, ou d’autres documents publiés aux fins d’examen et de commentaires par le public, et pour formuler des commentaires à leur sujet.

Pour le volet 3 : Mobilisation et collaboration, les possibilités de financement seront établies par les spécialistes de la CCSN dans le cadre d’activités courantes de mobilisation et de collaboration menées avec les Nations et communautés autochtones ainsi qu’avec les parties intéressées du public. Ce volet offrira un financement au cas par cas pour un éventail d’activités, notamment des activités de sensibilisation et de formation, des ateliers, des activités de collaboration et des réunions avec le personnel de la CCSN, des cérémonies traditionnelles, la participation aux activités et aux programmes de surveillance de la CCSN et de l’équipement de TI. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les demandes relatives à ces possibilités de financement, veuillez consulter les critères d’admissibilité ou communiquer avec l’administrateur du FSCPIA.

2.2.3 Limites

Les demandeurs doivent démontrer que leurs propositions sont pertinentes par rapport à la description de la possibilité de financement et qu’elles répondent aux exigences relatives à l’admissibilité des bénéficiaires, des activités et des dépenses (coûts) pour être prises en considération aux fins de financement aux termes de la FSCPIA. Consultez la section 3.3 du présent Guide pour obtenir de plus amples renseignements sur les exigences relatives à l’admissibilité.

Il est possible qu’un demandeur ne reçoive pas le montant total demandé à l’origine. La CCSN n’accordera que des montants raisonnables et correspondants à la portée de la proposition du demandeur, jusqu’à concurrence du montant maximal précisé dans l’avis de possibilité de financement.

La CCSN remboursera uniquement les dépenses admissibles liées à l’embauche de professionnels, aux déplacements et à l’administration, de même que les « autres frais » définis et approuvés par la CCSN.

La CCSN tiendra compte de plusieurs facteurs pour prendre sa décision lors de l’évaluation des demandes de financement :

les priorités de la CCSN en matière de mobilisation et d’établissement de relations avec les Nations et communautés autochtones et les parties intéressées du public
les priorités, besoins et intérêts en matière de renforcement des capacités déterminés par la CCSN par l’intermédiaire de la mobilisation directe des Nations et communautés autochtones et des parties intéressées du public ainsi que des communications avec elles
la pertinence de la demande par rapport au mandat de la CCSN, aux buts et aux objectifs du FSCPIA et à la possibilité de financement visée
la complexité de l’activité ou du domaine et les besoins en ressources qui en découlent
toute allocation maximale de fonds établie au préalable relative à la possibilité de financement ou l’activité en question
l’expérience préalable du demandeur en matière d’accords de subvention ou de contribution avec la CCSN, le cas échéant
l’intérêt potentiel des Nations et communautés autochtones et des parties intéressées du public, ainsi que le nombre de bénéficiaires du financement qui peut être attendu (s’il y a lieu)
le montant total des ressources financières du FSCPIA disponibles

Pour en savoir davantage au sujet du processus d’octroi de financement de la CCSN, veuillez consulter la section 5.0 du présent Guide.

2.3 Processus de demande

Le processus de demande de financement aux termes du FSCPIA de la CCSN pour chaque volet comporte trois phases, décrites au tableau 1 ci-dessous.

Tableau 1 : Résumé des phases du processus de demande de financement aux termes du FSCPIA
Phase	Étape	Référence au Guide
Phase 1 : Processus préalable à la demande	Détermination des possibilités de financement aux termes du FSCPIA	Section 3.1
Phase 1 : Processus préalable à la demande	Vérification du respect des consignes	Section 3.2
Phase 1 : Processus préalable à la demande	Détermination de l’admissibilité	Section 3.3
Phase 2 : Demande	Préparation du formulaire de demande de financement aux termes du FSCPIA	Section 4.0
Phase 2 : Demande	Soumission du formulaire de demande de financement aux termes du FSCPIA	Section 4.10
Phase 2 : Demande	Examen et approbation par la CCSN	Section 5.1
Phase 3 : Octroi du financement	Avis d’octroi de financement et accord de financement	Section 5.2
Phase 3 : Octroi du financement	Responsabilités du bénéficiaire	Section 6.0
Phase 3 : Octroi du financement	Réponse au sondage auprès des bénéficiaires	Section 6.3
Phase 3 : Octroi du financement	Financement/paiements	Section 7.0

Phase 1 : Processus préalable à la demande

La CCSN accorde du financement aux termes du FSCPIA aux demandeurs admissibles uniquement. Les demandeurs intéressés sont invités à suivre les étapes définies dans le cadre de la phase du processus préalable à la demande afin de déterminer les possibilités pertinentes en matière de financement aux termes du FSCPIA, ainsi que leur admissibilité au financement. Cette phase, qui commence par le téléchargement d’un formulaire de demande de financement, est décrite de façon approfondie à la section 4.0 du présent Guide.

Phase 2 : Demande

Si un demandeur intéressé établit que sa proposition répondra aux critères d’admissibilité du FSCPIA de la CCSN (énoncés à la section 3.3 du présent Guide), on l’invite à présenter une demande en suivant les étapes de la phase de présentation d’une demande de financement aux termes du FSCPIA. De l’orientation approfondie sur la manière de remplir un formulaire de demande de financement aux termes du FSCPIA est fournie à la section 4.0 du présent Guide.

Phase 3 : Octroi du financement

Si un financement est accordé, le bénéficiaire doit signer un accord de subvention ou de contribution et accepter les modalités énoncées dans l’accord, ce qui comprend le Guide de demande de financement. Les modalités de l’accord de financement ne sont pas négociables. Une fois l’accord signé par le bénéficiaire et la CCSN, le bénéficiaire doit exécuter une série d’étapes (p. ex., soumettre un rapport d’étape ou un rapport financier) pour satisfaire aux exigences en matière de production de rapports précisées dans l’accord de financement. L’accord de financement consiste en un accord de subvention ou de contribution qui stipule les conditions d’octroi du financement à un bénéficiaire. Ces étapes font partie de la phase d’octroi du financement, qui est décrite à la section 5.0 du Guide.

2.4 Protection des renseignements personnels

La CCSN a l’autorisation de recueillir des renseignements personnels pour administrer le FSCPIA, conformément aux alinéas 21(1)a) et b) de la Loi sur la sûreté et la réglementation nucléaires. Les renseignements personnels recueillis sont nécessaires pour communiquer avec les demandeurs de financement et pour déterminer leur admissibilité au FSCPIA. Tous les renseignements personnels recueillis dans le cadre du FSCPIA sont protégés et gérés conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les renseignements personnels recueillis dans le cadre de ce processus sont énoncés dans le fichier de renseignements personnels CCSN PPU 030.

Il est obligatoire de fournir les renseignements personnels demandés dans le formulaire de demande de financement. Tout défaut de s’y conformer se soldera par un rejet de la demande.

Dans un souci de transparence et de reddition de comptes, la CCSN peut divulguer publiquement sur la page du FSCPIA du site Web de la CCSN le nom du demandeur, le montant accordé et le type d’activité financé si la demande est acceptée. Les décisions en matière de financement seront communiquées aux termes de la divulgation proactive du gouvernement du Canada dans le cas des subventions et des contributions dont le montant est supérieur à 25 000 $.

Si votre demande est acceptée, votre nom, vos coordonnées ainsi que les renseignements relatifs à votre institution financière seront communiquées à Services publics et Approvisionnement Canada (TPSGC PCU 712 – Paiements du receveur général) afin de faciliter le paiement.

En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, vous avez le droit d’obtenir l’accès à ces renseignements et d’en demander la protection et la correction. Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès du commissaire à la protection de la vie privée du Canada au sujet de la façon dont vos renseignements personnels sont gérés.

Si vous avez des questions relatives à la confidentialité de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec l’administrateur du FSCPIA de la CCSN.

3.0 Avant de présenter une demande : Phase préalable à la demande

3.1 Repérer les possibilités de financement aux termes du FSCPIA

Pour les volets 1 et 2, la CCSN annonce les possibilités de financement sur la page de son site Web visant le FSCPIA. Si vous souhaitez présenter une demande de financement aux termes du FSCPIA, consultez le site Web pour prendre connaissance des possibilités offertes dans le cadre de chaque volet de financement.

Une fois que vous avez déterminé la possibilité de financement qui vous intéresse, cliquez sur le nom de cette dernière pour accéder à l’avis pertinent relatif au FSCPIA. L’avis vous fournira des renseignements et des liens vers les documents dont vous aurez besoin, notamment :

la description de la possibilité de financement aux termes du FSCPIA et le montant total du financement disponible
un formulaire de demande de financement aux termes du FSCPIA (demande de contribution)
la date limite pour présenter une demande
le processus d’examen
les coordonnées

La CCSN envoie également des avis de possibilités de financement aux abonnées par courriel. Pour recevoir des avis par courriel de la CCSN, ainsi que des mises à jour et des nouvelles au sujet du FSCPIA, abonnez-vous sur le site Web de la CCSN.

La CCSN fait également la promotion des possibilités de financement sur Facebook, Twitter et LinkedIn de même qu’au moyen d’une publicité imprimée, numérique ou en ligne et à la radio, le cas échéant.

3.2 Vérification du respect des consignes

La CCSN accepte uniquement les formulaires de demande de financement aux termes du FSCPIA soumis au plus tard à la date limite précisée dans l’avis de possibilité de financement. La CCSN n’acceptera pas les demandes incomplètes. Pour vous assurer que votre demande est complète et soumise à temps, nous vous recommandons de prendre connaissance des éléments suivants :

les critères d’admissibilité du FSCPIA (énoncés à la section 3.3)
les ressources et les modèles en lien avec le FSCPIA sur le site Web de la CCSN
un exemple du formulaire de demande de financement aux termes du FSCPIA
un exemple d’accord de financement

Il est à noter que la CCSN peut vous joindre par courriel ou par téléphone pour obtenir des précisions ou si vous devez fournir d’autres documents avant le début du processus d’examen officiel.

3.3 Détermination de l’admissibilité

Pour déterminer si vous êtes admissible au financement, veuillez passer en revue les critères d’admissibilité de la CCSN à l’égard des demandeurs, des dépenses et des activités définis dans les sections ci-dessous.

3.3.1 Demandeurs admissibles

Pour pouvoir bénéficier d’un financement aux termes du FSCPIA, le demandeur doit appartenir à l’une des catégories suivantes :

une personne, une Nation, une communauté ou une organisation autochtone ayant un intérêt direct à l’égard des projets, installations et activités nucléaires au Canada
une organisation non gouvernementale ayant un intérêt direct à l’égard des projets, installations et activités nucléaires au Canada
un membre du public ayant un intérêt direct à l’égard des projets, installations et activités nucléaires au Canada
une autre organisation ayant un intérêt direct à l’égard des projets, installations et activités nucléaires au Canada

Les demandeurs devront décrire brièvement en quoi ils répondent aux critères d’admissibilité énumérés ci-dessus, ainsi que leur intérêt à l’égard des projets, installations et activités nucléaires au Canada, y compris tout avis, préoccupation, problème ou intérêt pertinent.

Si le demandeur fait partie d’une Nation, d’une communauté, d’une organisation ou d’une association, le particulier qui signe le formulaire de demande de subvention ou de contribution doit certifier qu’il est autorisé à soumettre le formulaire de demande de financement au nom de la Nation, la communauté, l’organisation ou l’association.

3.3.2 Demandeurs non admissibles

Les particuliers et les organisations qui suivent ne sont pas admissibles à recevoir un financement aux termes du FSCPIA :

les organismes à but lucratif
ceux qui ont un intérêt commercial direct à l’égard des projets, installations et activités nucléaires au Canada
ceux qui travaillent pour la CCSN ou pour un titulaire de permis actuel ou potentiel de la CCSN

3.3.3 Dépenses admissibles

La CCSN accorde un financement aux termes du FSCPIA uniquement pour les dépenses jugées admissibles, raisonnables et nécessaires à la réalisation de l’activité. L’importance et les limites du financement sont décrites ci-dessous.
Les dépenses suivantes sont admissibles aux termes du FSCPIA de la CCSN :

les coûts administratifs
les honoraires professionnels, dont les salaires du personnel
les frais de déplacement, y compris les repas, l’hébergement et les frais accessoires
les honoraires et les offrandes cérémonielles
l’achat de matériel informatique

Voir la section 4.6 pour en apprendre davantage sur les dépenses admissibles.

Les dépenses liées aux éléments suivants ne sont pas visées par le FSCPIA de la CCSN :

les dépenses en capital
les coûts de construction
la perte de revenus
les rénovations d’immeuble

La CCSN ne financera pas les activités qui reproduisent des services, des études ou des documents écrits que d’autres sources publiques ou privées financent déjà, y compris d’autres sources de financement de la CCSN.

3.3.4 Activités admissibles

Les activités considérées comme admissibles au financement aux termes du FSCPIA peuvent varier en fonction du volet de financement, de la nature de la possibilité de financement et de l’activité proposée par le demandeur.

Voici des exemples d’activités admissibles :

études sur le savoir autochtone, sur l’utilisation des terres et autres études connexes (non liées à un projet nucléaire en particulier)
soutien aux ressources internes pour les Nations et communautés autochtones afin de coordonner la mobilisation de la CCSN et la collaboration avec elle
examen des documents d’application de la réglementation, des règlements et des politiques de la CCSN, ou d’autres documents publiés par la CCSN à des fins d’examen et de commentaires par le public, et formulation d’observations à leur sujet
activités de sensibilisation et de formation liées à la sûreté et aux technologies nucléaires
ateliers liés à la sûreté nucléaire, aux technologies nucléaires et aux projets et activités nucléaires potentiels
activités de mobilisation du personnel de la CCSN et de collaboration avec lui
réunions avec le personnel de la CCSN
cérémonies traditionnelles
visites d’installations
équipement de TI

4.0 Phase de présentation de la demande

Cette section a pour but de vous orienter tout au long des neuf étapes nécessaires pour remplir le formulaire de demande de financement aux termes du FSCPIA (demande de contribution ou de subvention). Assurez-vous d’accéder au formulaire de demande de financement à partir du site Web de la CCSN. Si vous avez du mal à accéder au formulaire, adressez-vous à l’administrateur du FSCPIA. Veuillez noter que, bien que les sections des formulaires soient les mêmes, il existe deux formulaires de demande de financement, l’un pour les accords de financement par subvention et l’autre pour les accords de financement par contribution.
Bien que cette section fournisse des consignes générales en ce qui concerne la manière de remplir chaque section du formulaire, de même que des renseignements généraux pertinents, le formulaire proprement dit comporte des instructions approfondies que vous devez suivre pour que celui-ci soit accepté aux fins d’examen. Les éléments suivants constituent des facteurs importants :

Longueur : Assurez-vous de respecter le nombre de mots précisé dans les sections pour lesquelles vous devez fournir une justification ou une explication écrite.
Documents supplémentaires : Si vous devez fournir des documents supplémentaires (p. ex. curriculum vitae, expérience de travail de professionnels, proposition détaillée), assurez-vous de les joindre au formulaire rempli.
Renseignements supplémentaires : Si vous avez besoin de plus d’espace pour remplir des sections du formulaire, veuillez utiliser un autre formulaire de demande de financement aux termes du FSCPIA, en précisant clairement que le second formulaire fait partie de votre dossier de demande et qu’il ne s’agit pas d’une demande distincte.
Signature : Assurez-vous de signer et de dater votre formulaire avant de le soumettre par courriel à iscf-fscpia@cnsc-ccsn.gc.ca.
Dates de présentation : Veuillez soumettre votre demande de financement dûment remplie avant la date limite indiquée dans l’avis de possibilité de financement. Pour toute question sur le formulaire de demande ou la manière de le remplir, adressez‑vous à l’administrateur du FSCPIA à l’adresse suivante : iscf-fscpia@cnsc-ccsn.gc.ca.

Pour toute question, veuillez communiquer avec l’administrateur du FSCPIA de la CCSN.

4.1 Demandeur de financement

Veuillez fournir votre nom et vos coordonnées. Il convient de noter que les demandes provenant de Nations, de communautés, d’organisations ou d’associations autochtones ne seront acceptées que si une personne soumettant la demande au nom de l’organisme certifie qu’elle est autorisée à soumettre le formulaire de demande de financement et à signer l’accord de financement (en cas d’approbation du financement) au nom de l’organisme. La Nation, la communauté, l’organisation ou l’association assume la responsabilité juridique de l’exécution de toutes les modalités de l’accord.

Si vous représentez une Nation, une communauté, une organisation ou une association, ou si vous faites une demande au nom de celle-ci, vous devez fournir des précisions à l’égard du mandat et des objectifs de l’organisme. Il est possible que vous soyez invité à fournir des documents justificatifs et une approbation du président ou de la personne-ressource principale au nom de l’organisme. Ces renseignements peuvent être joints au formulaire de demande au moment de sa présentation à l’administrateur du FSCPIA.

4.2 Admissibilité du bénéficiaire

Cochez la case d’admissibilité qui s’applique à vous-même ou à votre organisme. Il est possible de cocher plus d’une case.

Veuillez expliquer en quoi vous ou votre Nation, communauté, organisation ou association répondez aux critères d’admissibilité sélectionnés. Vous devrez également décrire votre intérêt à l’égard des projets, installations et activités nucléaires au Canada, y compris vos avis, préoccupations ou problèmes pertinents.

4.3 Conflits d’intérêts

Indiquez tout conflit d’intérêts que vous pourriez susciter en soumettant un formulaire de demande et en concluant un accord avec la CCSN. Expliquez brièvement les circonstances du conflit.

Le fait de signaler un conflit d’intérêts ne signifie pas nécessairement que votre demande ne sera pas prise en considération. Toutefois, le fait de ne pas révéler un conflit entraînera le rejet de votre demande et pourrait compromettre la prise en considération de tout financement ultérieur aux termes du FSCPIA pour vous-même ou pour votre Nation, communauté, organisation ou association. Si vous avez des doutes au sujet d’un conflit éventuel, veuillez communiquer avec l’administrateur du FSCPIA.

4.4 Autres sources de financement

Précisez si vous recevez, si vous avez déjà reçu ou si vous envisagez de recevoir une aide financière provenant d’autres sources pour appuyer votre proposition en vue d’un financement, y compris de la CCSN. Vous devez indiquer le montant du financement reçu et décrire les activités qui sont ou qui seront visées par le financement.

La réception d’une aide financière provenant d’autres sources ne signifie pas nécessairement que votre demande ne sera pas prise en considération. Cependant, le fait de ne pas révéler les autres sources de financement pourrait compromettre votre demande de financement et la prise en considération de tout financement ultérieur aux termes du FSCPIA pour vous-même ou pour votre Nation, communauté, organisation ou association.

4.5 Proposition du demandeur

Précisez en quoi votre proposition en matière de financement est pertinente par rapport à la présente possibilité de financement (le cas échéant) en répondant aux questions présentées dans cette section. Les activités proposées doivent répondre aux critères d’admissibilité. On vous demandera d’expliquer en quoi votre proposition est liée au mandat de la CCSN et aux buts et objectifs du FSCPIA et de démontrer que les activités proposées s’inscrivent dans le cadre de la possibilité de financement.

4.6 Dépenses

Dans le cadre du FSCPIA, un financement sera accordé uniquement pour les dépenses admissibles, raisonnables et nécessaires à la réalisation de l’activité proposée. Le tableau 2 présente une liste des dépenses admissibles et des renseignements requis à l’appui de ces dépenses.

Table 2: Descriptions and examples of eligible expenses under the ISCF
Phase	Description
Honoraires professionnels	Les honoraires professionnels se rapportent aux frais d’embauche d’une ressource interne (c’est-à-dire les salaires du personnel) ou d’un professionnel (p. ex. ingénieur, spécialiste, biologiste ou traducteur) pour obtenir un avis d’expert ou une aide utile à la réalisation de l’activité.
Frais de déplacement	Les frais de déplacement comprennent les dépenses engagées pour assister à une réunion, un atelier ou un événement qui a lieu à l’extérieur de votre communauté. Les frais de déplacement peuvent inclure les transports, l’hébergement, les repas et les frais accessoires.
Honoraires et offrandes cérémonielles	Honoraires des aînés et offrandes cérémonielles peuvent couvrir les coûts engagés pour transmettre des connaissances autochtones ou des connaissances communautaires pertinentes dans le cadre des activités. L’aîné ne peut recevoir de salaire ou d’autre revenu direct relatif à l’activité pour laquelle il demande des honoraires.
Autres coûts	D’autres coûts peuvent inclure des frais administratifs et de production de rapports, la location de salle de réunion, les fournitures de bureau, la collecte et la diffusion locales de l’information, la publicité dans les médias, la promotion, l’équipement de TI et d’autres dépenses, pour autant qu’ils soient raisonnables et adéquatement justifiés. Il est important de préciser dans votre formulaire de demande en quoi ces coûts sont nécessaires pour mener à bien les activités proposées.

Pour chacune des catégories, veuillez fournir des précisions quant à la manière dont vous utiliserez le financement (p. ex. nom d’un spécialiste, barème tarifaire ou taux horaire) et une justification écrite de la raison pour laquelle ces coûts sont nécessaires pour mener à bien l’activité.

Le formulaire électronique calculera automatiquement les sommes partielles pour chaque catégorie et le montant total de votre demande de financement aux termes du FSCPIA à partir de toutes les catégories applicables.

Toutes les dépenses doivent respecter la Directive sur les voyages du Conseil national mixte relative aux indemnités de déplacement. Vous devrez préciser clairement les frais dans un rapport financier (décrit de façon approfondie à la section 6.2).

4.7 Résultats

La CCSN avisera tous les demandeurs du résultat de leur demande par courriel. Veuillez indiquer la langue de correspondance de votre choix (c.-à-d., anglais ou français). Si votre demande est retenue, vous recevrez également un accord de financement (accord de financement par contribution ou par subvention) que vous devrez examiner, signer et renvoyer à la CCSN. Les modalités de l’accord de financement ne sont pas négociables. Voir un exemple d’accord de financement. Si votre demande de financement n’est pas retenue, l’administrateur du FSCPIA vous en fournira les raisons.

4.8 Déclarations

Pour que votre demande de financement soit prise en compte, vous devez certifier et accepter les déclarations figurant dans le formulaire de demande en cochant la case « Je suis d’accord ». Il s’agit notamment de :

déclarer que le signataire du formulaire de demande est autorisé à le soumettre au nom de la Nation, la communauté, l’organisation ou l’association
certifier que les renseignements fournis dans le formulaire de demande sont véridiques, exacts et complets
reconnaître que vous avez lu, compris et que vous acceptez toutes les modalités énoncées dans le modèle d’accord de financement et dans le Guide de demande de financement, lesquelles ne sont pas négociables
déclarer que vous avez obtenu l’autorisation requise des tiers dont les renseignements personnels figurent dans votre formulaire de demande et dans les documents justificatifs, pour communiquer leurs renseignements personnels à la CCSN aux fins de la demande et de l’obtention d’un financement aux termes du FSCPIA
accepter qu’aucun financement ne soit versé si vous ne signez pas et n’acceptez pas toutes les modalités de l’accord de financement de la CCSN, y compris le Guide de demande de financement

Veuillez signer et dater cette section afin de confirmer que vous adhérez aux déclarations.

En remplissant cette section du formulaire, les demandeurs acceptent d’assumer la responsabilité juridique liée au dépôt du formulaire et, si leur demande est retenue, de compléter les livrables énoncés dans l’accord de financement.

4.9 Soumission du formulaire de demande de financement aux termes du FSCPIA

Tous les formulaires de demande doivent être présentés à l’administrateur du FSCPIA de la CCSN. Avant de le soumettre, veuillez l’examiner pour vous assurer qu’il est complet, véridique et exact. Nous vous recommandons également d’en conserver une copie pour vos dossiers.

Une fois le formulaire dûment rempli, signez-le par voie électronique. Envoyez par courriel le fichier qui en résulte, ainsi que tout document justificatif, à l’administrateur du FSCPIA à l’adresse iscf-fscpia@cnsc-ccsn.gc.ca.
Vous pouvez également imprimer la version PDF du formulaire complété, signer et numériser la copie papier, puis joindre le fichier ainsi obtenu à un courrier. Envoyez le courriel à l’administrateur du FSCPIA à l’adresse iscf-fscpia@cnsc-ccsn.gc.ca.

Chaque avis de possibilité de financement indiquera une date limite de présentation des demandes de financement. Les formulaires soumis après la date limite ne seront pas pris en considération par la CCSN. Si vous avez de la difficulté à soumettre votre formulaire ou si vous avez des questions, veuillez communiquer avec l’administrateur du FSCPIA avant la date limite de présentation d’une demande.

Normes de service

Vous recevrez un avis de l’administrateur du FSCPIA dans un délai d’un jour ouvrable suivant la réception de votre demande.
Vous serez tenu informé de la décision de financement dans les 45 jours ouvrables suivant la date limite de présentation des demandes ou, s’il n’y a pas de date limite, suivant la réception de votre demande.

5.0 Processus d’octroi de financement

Lorsque la CCSN recevra votre formulaire de demande de financement aux termes du FSCPIA, l’administrateur du FSCPIA lancera le processus d’examen et d’approbation décrit à la section 5.1. À la fin de ce processus, vous recevrez un avis précisant si votre demande a été acceptée. Si la demande est retenue, la CCSN mettra en œuvre le processus d’octroi de financement décrit à la section 5.2.

5.1 Examen et évaluation

Le processus d’examen et d’évaluation du financement aux termes du FSCPIA commence lorsque l’administrateur du FSCPIA effectue un examen préliminaire de votre formulaire de demande de financement aux termes du FSCPIA afin de vérifier s’il est complet et de déterminer si des renseignements supplémentaires sont nécessaires (par exemple, les curriculum vitae des spécialistes nommés). La CCSN peut communiquer avec vous par courriel ou par téléphone pour obtenir des précisions ou si vous devez fournir d’autres documents avant le début du processus d’examen officiel.

L’administrateur du FSCPIA examinera chaque formulaire de demande de financement et déterminera si le demandeur et la proposition répondent aux exigences relatives au bénéficiaire, à l’activité et aux dépenses admissibles, tels qu’elles sont décrites à la section 3.3.

L’administrateur du FSCPIA transmettra tous les formulaires de demande dûment remplis qui répondent aux exigences d’admissibilité et qui s’inscrivent dans le cadre de la possibilité de financement, ainsi que les documents justificatifs, au comité d’examen de l’aide financière (CEAF). Le CEAF effectuera une évaluation des demandes à l’aide des critères d’évaluation décrits ci-dessous et formulera des recommandations de financement à l’intention de la direction de la CCSN. Le CEAF élaborera une série de recommandations à l’intention de la CCSN en ce qui concerne les demandes de financement qui devraient être approuvées, le montant de ce financement et les activités à réaliser.

Pour déterminer le montant du financement recommandé en vue de son octroi, le CEAF prendra en compte les critères d’évaluation suivants :

les priorités de la CCSN en matière de mobilisation des Nations et communautés autochtones et des parties intéressées du public et d’établissement de relations avec elles
les priorités, les besoins et les intérêts en matière de renforcement des capacités déterminés par la CCSN par l’intermédiaire de la mobilisation directe des Nations et communautés autochtones et des parties intéressées du public ainsi que des communications avec elles
la pertinence de la demande par rapport au mandat de la CCSN, aux buts et aux objectifs du FSCPIA et à la possibilité de financement visée
la complexité de l’activité ou du domaine et les besoins en ressources qui en découlent
toute allocation maximale de fonds établie au préalable relative à la possibilité de financement ou l’activité en question
l’expérience préalable du demandeur en matière d’accords de subvention ou de contribution avec la CCSN, le cas échéant
l’intérêt potentiel des Nations et communautés autochtones et des parties intéressées du public, ainsi que le nombre de bénéficiaires du financement qui peut être attendu (s’il y a lieu)
le montant total des ressources financières du FSCPIA disponibles

Un bénéficiaire peut ne pas obtenir l’autorisation d’entreprendre toutes les activités qu’il a proposées et/ou ne pas recevoir la totalité du financement qu’il a demandé. La décision définitive de financement relève de la direction de la CCSN. L’accord de financement énoncera les modalités selon lesquelles la CCSN fournira le financement et est conditionnel à la signature de l’accord de financement par les deux parties.

L’administrateur du FSCPIA avise tous les demandeurs de la décision de la CCSN, par courriel, que les demandes soient approuvées ou non. Si votre demande de financement aux termes du FSCPIA n’est pas retenue, on vous fournira des explications à cet égard.

5.2 Avis d’octroi de financement et accord de financement

Si la CCSN approuve votre demande de financement aux termes du FSCPIA, vous recevrez un accord de financement sous forme de subvention ou de contribution en même temps que votre avis par courriel. Les modalités de l’accord de financement ne sont pas négociables. En signant l’accord, vous entamerez le processus d’octroi de financement.

La première étape consiste à examiner et à signer l’accord de financement. Une fois que vous avez soigneusement pris connaissance de l’accord, signez-le et renvoyez-le à la CCSN aux fins de signature. L’accord n’entre pas en vigueur tant que les deux parties ne l’ont pas signé. Une fois l’accord conclu, vous devez mener à bien l’activité décrite dans celui-ci. Il se peut que vous deviez soumettre un rapport d’étape ou de rendement pour faire le point sur l’activité. Ces renseignements sont précisés dans votre accord de financement. La dernière étape du processus consiste à percevoir le paiement du financement. Si votre demande de financement est approuvée dans le cadre d’un accord de contribution, vous devrez soumettre un rapport financier ainsi que tous les reçus requis pour obtenir le remboursement des dépenses admissibles. Une fois l’activité terminée, la CCSN vous enverra un questionnaire sur la satisfaction à remplir par le bénéficiaire. Vous trouverez ci-dessous des renseignements sur ce processus.

5.2.1 Accord de financement

L’accord de financement comprendra, entre autres, les éléments d’information suivants :

la date d’entrée en vigueur et la durée de l’accord de financement
le montant maximal du financement octroyé
l’objet de l’accord (c’est-à-dire l’activité à réaliser)
tous les livrables requis et un calendrier indiquant leurs délais (c’est-à-dire les rapports d’étape ou les rapports annuels, le cas échéant)
les dates d’échéance pour la remise du rapport financier et des reçus (à fournir aux bénéficiaires une fois que l’activité décrite dans l’accord a été menée à bien, ou dans le cadre d’un rapport d’étape pour les accords de financement pluriannuels)
la date limite de retour de l’accord de financement signé par la CCSN

5.2.2 Budget

Dans l’avis envoyé par courrier, la CCSN fournira aux demandeurs un budget proposé. Le budget proposé est fondé sur les recommandations du CEAF à l’égard de la meilleure manière dont les bénéficiaires peuvent affecter les fonds qui leur sont attribués pour mener à bien l’activité décrite dans leurs accords. Ce budget est réparti selon les catégories de dépenses admissibles aux termes du FSCPIA, comme l’illustre l’exemple de budget présenté au tableau 4.

Tableau 4 : Exemple de budget proposé relatif au FSCPIA
Catégorie de dépenses	Description des dépenses	Affectation proposée du financement
Honoraires professionnels	Deux conseillers à 2 500 $ chacun	5 000 $
Frais de déplacement	Un billet de train aller-retour Montréal-Ottawa	200 $
Autres coûts	Photocopies, administration	100 $
Montant total du financement aux termes du FSCPIA		5 300 $

La CCSN vous fournira un budget comme celui du tableau 4 pour illustrer les montants recommandés par le CEAF et approuvés par la direction de la CCSN, aux fins de dépenses, qui pourraient être différents de ceux prévus dans votre budget initial. Comme indiqué à la section 5.1, le CEAF formule des recommandations fondées sur plusieurs critères d’évaluation. Si vous souhaitez discuter de la répartition du financement alloué selon votre formulaire de demande de financement aux termes du FSCPIA, n’hésitez pas à communiquer dès que possible avec l’administrateur du FSCPIA (voir la section 1.3 du présent Guide).

5.2.3 Examen et signature

Veuillez passer en revue l’intégralité de l’accord de financement que vous recevrez afin de vous assurer que vous comprenez et acceptez toutes les modalités, y compris l’objectif, les livrables requis, le montant total du financement qui vous est alloué et le budget proposé.

5.2.4 Demande de modification

Si vous souhaitez modifier ou abandonner un des livrables ou une des exigences figurant dans votre accord, vous devrez en aviser la CCSN par courrier avant de signer votre accord. Il faudra notamment modifier la répartition du financement entre les catégories de dépenses admissibles dans le cadre du budget proposé.

5.2.5 Agreement submission

Une fois que vous avez examiné et approuvé l’accord, veuillez le signer et le renvoyer à l’administrateur du FSCPIA par courrier à l’adresse iscf-fscpia@cnsc-ccsn.gc.ca.

Si vous signez l’accord au nom d’une Nation, d’une communauté, d’une organisation ou d’une association, vous devez démontrer que vous êtes autorisé à représenter cette organisation (comme précisé à la section 4.1).

Lorsque la CCSN aura reçu votre accord signé, elle le signera et vous enverra la version définitive par courriel pour vos dossiers.

6.0 Responsabilités des bénéficiaires

6.1 Atteinte des résultats prévus par l’accord de financement

6.1.1 Accords de contribution

La CCSN verse les fonds uniquement lorsque le bénéficiaire a atteint les résultats attendus de l’accord (c.-à-d. qu’il a réalisé l’activité) et qu’il a présenté un rapport financier. Toutefois, vous pouvez entreprendre des activités admissibles liées à votre accord une fois que vous et la CCSN avez signé l’accord. Il peut s’agir, par exemple, d’embaucher un professionnel pour mener à bien l’activité précisée dans l’accord. Si vous n’êtes pas en mesure de mener à bien l’activité sans recevoir de financement à l’avance, vous pouvez demander un paiement anticipé auprès de l’administrateur du FSCPIA. Voir la section 7.2 pour obtenir de plus amples renseignements.

Les exigences de votre accord de financement peuvent inclure la présentation à la CCSN d’un rapport d’étape ou d’un rapport de rendement sur les activités particulières entreprises pour mener à bien l’activité décrite dans votre accord. Dans le cas d’accords pluriannuels, un rapport annuel pour tenir la CCSN au courant de l’état d’avancement de l’activité peut être exigé.

Lisez attentivement votre accord pour vous assurer que vous en comprenez les exigences avant de le signer et de le renvoyer à la CCSN.

6.1.2 Accords de subvention

La CCSN versera les fonds une fois que l’accord de subvention aura été signé par les deux parties. Dans certains cas, la subvention sera fournie en plusieurs versements. Selon la nature de l’activité, il se peut que vous deviez fournir à la CCSN un rapport d’étape ou un rapport de rendement sur les activités particulières qui ont été financées par le FSCPIA avant de recevoir le prochain versement.

Lisez attentivement votre accord pour vous assurer que vous en comprenez les exigences avant de le signer et de le renvoyer à la CCSN.

6.2 Rapport financier

6.2.1 Accords de contribution

Une fois que vous avez complété vos livrables, pour que la CCSN débloque les fonds du FSCPIA, vous devez rédiger et présenter un rapport financier précisant toutes les dépenses admissibles que vous avez engagées dans le cadre de l’activité décrite dans l’accord, y compris les reçus et les factures. Ces dépenses doivent correspondre au budget proposé et aux catégories de dépenses de l’accord de financement. Dans le cas d’accords pluriannuels, il se peut que vous deviez soumettre plusieurs rapports financiers pour recevoir le paiement intégral. Un calendrier sera joint à votre accord de financement. Un modèle de rapport financier est disponible sur le site Web de la CCSN.

Il convient de noter que la CCSN vous remboursera uniquement les dépenses admissibles jusqu’à concurrence du montant maximal qui vous a été octroyé aux termes du FSCPIA. La CCSN évaluera chaque situation individuellement et déterminera le montant du financement que vous pourrez demander selon le travail que vous aurez effectué. Si vous n’êtes pas en mesure de démontrer que vous avez réalisé les livrables convenus énoncés dans l’accord, ou si vous n’avez pas présenté de demande de modification à l’avance, la CCSN ne débloquera pas la totalité du financement aux termes du FSCPIA.

6.2.2 Accords de subvention

La CCSN versera les fonds une fois que l’accord de subvention aura été signé par les deux parties. Les bénéficiaires ne sont pas tenus de fournir des reçus à la CCSN pour recevoir leur subvention. Dans certains cas, la subvention sera fournie en plusieurs versements. Si votre subvention est fournie en plusieurs versements, le calendrier des paiements et les exigences en matière de production de rapports (le cas échéant) seront précisés dans votre accord.

6.3 Sondage auprès des bénéficiaires

La CCSN valorise les commentaires et reconnaît l’importance de l’amélioration continue. L’administrateur du FSCPIA remettra à tous les bénéficiaires d’un financement aux termes du FSCPIA un bref sondage à la suite de l’achèvement des livrables de l’accord de financement. Les bénéficiaires du FSCPIA sont tenus de remplir ce sondage et de le renvoyer à la CCSN. Il suffit de quelques minutes pour répondre au sondage comportant six questions et visant à recueillir les commentaires des bénéficiaires quant à la manière dont la CCSN pourrait accroître l’efficacité et l’efficience du FSCPIA ainsi que des activités de mobilisation de la CCSN.

Veuillez faire parvenir votre sondage dûment rempli par courriel à l’adresse iscf-fscpia@cnsc‑ccsn.gc.ca.

Vos commentaires nous tiennent à cœur.

7.0 Versements du financement

7.1 Financement/paiements

La CCSN verse les paiements liés au FSCPIA par dépôt direct. Vous recevrez un formulaire de dépôt direct, que vous devrez remplir et renvoyer au service des finances de la CCSN (finance@cnsc-ccsn.gc.ca) aux fins de traitement.

Si le dépôt direct ne vous convient pas, veuillez présenter une demande écrite à l’administrateur du FSCPIA par courriel. La CCSN étudiera votre demande et, si elle est approuvée, elle vous enverra un chèque, ou un chèque à l’ordre de votre organisme, par le courrier ordinaire.

À la réception du rapport financier final, le paiement sera traité et émis dans un délai d’environ 30 jours (ou plus dans le cas de chèques envoyés par le courrier ordinaire).

7.2 Paiements anticipés du financement

La CCSN peut émettre des avances de fonds à l’intention des bénéficiaires après la signature de l’accord de financement. Si vous n’êtes pas en mesure de réaliser les livrables convenus énoncés dans votre accord sans avance de fonds, vous pouvez présenter une demande écrite à l’administrateur du FSCPIA en exposant votre cas. Veuillez noter que l’avance de fonds ne dépassera pas 75 % du montant total qui vous sera accordé selon votre accord. Le reste du financement, ou l’écart exigible approprié, sera versé lorsque vous aurez réalisé tous les livrables prévus dans l’accord et que vous aurez présenté le rapport financier final dans les délais prescrits par l’accord.

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Date de modification :: 2023-07-04