Orientation pour la réalisation de vérifications par les pairs et d'auto-vérifications : Installations nucléaires et équipement réglementé de catégorie II
Préface
Lors d’inspections, le personnel de la Commission canadienne de sûreté nucléaire (CCSN) a observé une tendance commune aux diverses installations de catégorie II, à savoir la non-conformité envers certains règlements et conditions de permis. Ces cas de non-conformité sont principalement dus au fait que les titulaires de permis ne suivent pas ou omettent d’actualiser les politiques et procédures mentionnées dans leur permis. Une simple vérification du programme du titulaire de permis effectuée à l’interne ou par un pair pourrait aider à corriger ces non-conformités avant qu’elles n’aient une incidence négative sur l’exploitation sûre de l’installation. De plus, si la vérification par les pairs ou l’auto vérification était effectuée fréquemment et efficacement, les cas de non-conformité constatés pourraient être corrigés et n’auraient pas à être signalés lors des inspections de la CCSN. Des vérifications fréquentes indiqueraient également si le programme fonctionne efficacement et faciliteraient l’amélioration continue du rendement. De plus, les résultats de la vérification seraient un outil utile pour communiquer le rendement de l’installation au comité de radioprotection et au responsable de la demande.
Il est important de noter que ce programme ne sera efficace que si le responsable de la demande, le responsable de la radioprotection et la haute direction y participent et appuient pleinement sa mise en œuvre.
Table des matières
1. Introduction
1.1 Objet
La Commission canadienne de sûreté nucléaire (CCSN) reconnaît les nombreux avantages des vérifications par les pairs et des auto-vérifications et a donc rédigé le présent guide pour aider les titulaires de permis à établir leurs propres programmes de vérification par les pairs et d’auto-vérification.
1.2 Portée
Le présent document d’orientation définit les vérifications par les pairs et les auto-vérifications et décrit les étapes à suivre pour effectuer de telles vérifications dans les installations des titulaires de permis.
1.3 Définitions
Une vérification par les pairs est une vérification effectuée par des membres de l’équipe de vérification interfonctionnelle qui proviennent d’une ou plusieurs autres installations et qui n’ont aucune responsabilité directe dans le travail ou le processus faisant l’objet de la vérification, garantissant ainsi son objectivité. La vérification par les pairs est une évaluation plus formelle qui consiste généralement à déterminer le degré de conformité d’un processus ou d’un service par rapport aux procédures ou aux normes de l’organisation ou aux exigences réglementaires. Les membres de l’équipe de vérification par les pairs peuvent également recommander des améliorations en fonction de leur expérience, mais l’objectif principal est de déterminer la conformité aux exigences réglementaires qui doivent être respectées, plutôt que la conformité aux objectifs de rendement auto-établis.
Une auto-vérification est une vérification effectuée par des membres de l’équipe multidisciplinaire interne afin de déterminer dans quelle mesure les politiques et procédures de l’organisation ou les exigences réglementaires sont respectées. Bien qu’une auto-vérification puisse également recommander des améliorations, l’objectif principal est de déterminer la conformité aux exigences réglementaires qui doivent être respectées.
2. Procédure
Un programme de vérification par les pairs ou d’auto-vérification comprend quatre étapes cycliques :
2.1 Planification
La première étape consiste à établir la fréquence et la portée des vérifications. La fréquence et la portée devraient dépendre de la complexité, du risque et de l’étendue des activités autorisées. Comme une grande installation peut nécessiter plus d’une vérification pour que l’on puisse examiner pleinement son programme, il pourrait être nécessaire de diviser en segments gérables la portée des activités autorisées couvertes par chaque vérification.
Ensuite, il serait avantageux d’établir un plan de base pour les vérifications en fonction de la fréquence et de la portée qui auront été définies. Un plan optimal comporterait des vérifications effectuées avant les examens des documents internes des politiques et des procédures, et avant les inspections de la CCSN.
Par exemple, un titulaire de permis qui exploite cinq accélérateurs linéaires médicaux (linacs) et un cyclotron pourrait planifier les vérifications afin qu’elles soient faites au début de chaque année pour les linacs et au milieu de l’année pour le cyclotron.
Il est essentiel que le plan soit souple et modifiable eu égard au rendement des activités autorisées. Par exemple, en cas d’augmentation inattendue des doses de rayonnement reçues par les travailleurs, la fréquence des vérifications devrait être augmentée et le plan mis à jour en conséquence, jusqu’à ce que les doses reviennent au niveau le plus bas qu’il soit raisonnablement possible d’atteindre.
2.2 Préparation
2.2.1 Planification de la logistique
À l’approche de la vérification, déterminez les dates exactes de la vérification et les ressources nécessaires.
Si vous planifiez une vérification par les pairs, prenez des dispositions avec un pair d’un autre service ou d’une autre installation pour cette vérification. Indiquez au pair l’étendue de la vérification et fournissez-lui toute l’information pertinente sur l’exploitation de l’installation.
2.2.2 Formation d'une équipe
Lorsque vous choisissez une équipe, envisagez de former une équipe multidisciplinaire composée de membres ayant différents niveaux d’expérience et différents rôles au sein du programme. Une équipe multidisciplinaire garantira que tous les aspects des activités autorisées soient examinés sous de multiples angles, ce qui mènera à des améliorations réalisables, efficaces et durables. La taille de l’équipe doit être proportionnelle à la portée de la vérification. La CCSN recommande la composition suivante de l’équipe, par secteur :
| Secteur | Membres de l’équipe |
|---|---|
| Médical | Responsable de la radioprotection |
| Physicien médical | |
| Technologue en radiation médicale | |
| Technicien d’entretien | |
| Industriel | Responsable de la radioprotection |
| Opérateur | |
| Technicien d’entretien | |
| Commercial | Responsable de la radioprotection |
| Technicien d’entretien | |
| Technicien en radiopharmaceutique | |
| Universitaire et recherche | Responsable de la radioprotection |
| Opérateur |
Dans le cas d’une vérification par les pairs, l’équipe devrait être composée de membres qui mènent des activités autorisées semblables à celles du titulaire de permis visé par la vérification, ou qui comprennent ces activités autorisées.
2.2.3 Définition des critères
L’équipe de vérification devrait dresser une liste des exigences, d’après la règlementation applicables et le permis de l’installation, accompagnée des attentes détaillées sur la façon dont chaque exigence est satisfaite à l’installation.
Le tableau à la fin du présent document donne un exemple des critères utilisés par la CCSN pour effectuer les inspections.
La portée de la vérification ne doit pas nécessairement se limiter aux exigences de la CCSN, mais peut aussi inclure d’autres activités importantes pour l’installation (p. ex., les activités d’assurance de la qualité pour préserver la sûreté des patients).
2.2.4 Examen
Pour l’équipe de vérification, la dernière étape, avant l’exécution de la vérification, consiste à se familiariser avec tous les aspects pertinents des activités autorisées et à examiner les résultats de toute vérification antérieure. Cela lui permettra d’identifier facilement toute non-conformité qui pourrait avoir été constatée lors des vérifications antérieures.
2.3 Exécution
Les étapes principales d’une vérification consistent à recueillir les preuves, à les analyser pour établir des constatations, puis à formuler des mesures correctives ou des recommandations pour donner suite à ces constatations.
2.3.1 Collecte des preuves
Les preuves sont recueillies par l’examen des documents et l’observation des activités autorisées.
2.3.1.1 Examen des documents
Il s’agit d’examiner un échantillon représentatif de tous les documents applicables depuis la dernière vérification. Voici des exemples de documents à examiner :
- désignations des travailleurs du secteur nucléaire
- dossiers de service
- tests des systèmes de sûreté
- registres de formation
- résultats de dosimétrie
- dossiers d’étalonnage des radiamètres
- résultats des tests d’étanchéité (le cas échéant)
- incidents ou événements
Lors de l’examen des documents, les vérificateurs s’assurent que chaque document est complet et contient les données requises, conformément aux politiques et aux procédures indiquées dans le permis. Ils doivent documenter les écarts ou les possibilités d’amélioration que l’examen des documents aura relevés.
2.3.2 Observation des activités autorisées
Observez les activités autorisées en cours. Ceci devrait comprendre :
-
une visite de l’installation afin de vérifier la bonne installation des éléments
suivants :
- systèmes de sûreté
- systèmes de sécurité
- signalisation et affichage appropriés
- vérifications de l’inventaire des sources scellées (le cas échéant)
- observation des essais des systèmes de sûreté
- observation des autres procédures applicables mentionnées dans le permis (p. ex., contrôle de la contamination)
2.3.3 Formulation des constatations et des mesures correctives
Analysez tous les éléments probants (faits) recueillis au cours de la vérification. Si plusieurs faits prouvent que les critères d’une même exigence réglementaire ou d’un même élément de programme n’ont pas été respectés, cette preuve peut être considérée comme une constatation. S’il y a au moins deux constatations de nature similaire, une mesure corrective ou une recommandation devrait être formulée pour y donner suite.
Figure 2 – Version textuelle
Il s'agit d'un exemple de la façon dont une mesure corrective ou une recommandation est élaborée. Trois faits différents constituent une première constatation. Deux autres faits différents constituent une deuxième constatation. Ces deux constatations forment la base d'une mesure corrective ou d'une recommandation.
La mesure corrective ou la recommandation doit tenir compte du principe SMART (spécifique, mesurable, atteignable, réaliste et temporelle). Les livrables devraient être clairs et assortis de critères de clôture précis. Cela peut être facile pour les exigences normatives (comme l’affichage d’un panneau), mais plus difficile pour les attentes fondées sur le rendement. Voici un exemple d’une mesure corrective fondée sur le rendement :
Le [nom de l’institution] doit mettre en œuvre des mesures pour s’assurer que tout le personnel reçoit une formation appropriée en matière de sécurité d’ici le 1er janvier 2019. Cela doit comprendre :
- l’élaboration d’une formation de sensibilisation à la sécurité à l’intention du personnel de sécurité et de tenue des locaux
- la révision du matériel de formation existant pour tenir compte des changements dans l’exploitation des installations
- l’achèvement de la formation pour le personnel de sécurité et de l’entretien ménager, et la tenue d’un cours d’actualisation des connaissances à l’intention de tout le personnel
Dans le cas d’une vérification par les pairs, les pairs devraient remettre au titulaire de permis leurs constatations et les mesures correctives suggérées. Il incombe au titulaire de permis de clore la vérification.
2.4 Clôture
2.4.1 Discussion des résultats
Le responsable de la radioprotection (RRP) devrait discuter des résultats de la vérification avec tout le personnel et la direction prenant part aux activités autorisées qui ont été vérifiées. Les résultats devraient également être discutés par le comité de radioprotection. Au cours des discussions, le RRP devrait s’assurer que l’on établit des mesures correctives et il devrait mettre en évidence les points forts et les points à améliorer dans les opérations. Les leçons tirées du processus de vérification devraient également être diffusées.
Cette discussion avec le personnel améliorera la culture de sûreté de l’installation en valorisant la contribution des travailleurs et en renforçant la valeur et la priorité de la sûreté. De plus, la discussion permettra d’accroître la visibilité du RRP dans l’installation, ce qui rendra les travailleurs plus à l’aise pour soulever les questions de sûreté.
En outre, le RRP devrait discuter avec le responsable de la demande et s’assurer que celui ci est d’accord avec la clôture des mesures correctives. C’est un point important, car c’est au responsable de la demande qu’il incombe en dernier ressort de veiller à ce que le titulaire de permis exerce ses activités de manière sûre.
2.4.2 Documentation des résultats de la vérification
Finaliser les mesures correctives et les recommandations en fonction des commentaires du personnel et de la direction, et les consigner dans un rapport accompagné d’une description des preuves, des constatations et des points forts relevés au cours de la vérification.
2.4.3 Mise en œuvre des mesures correctives
Élaborer un plan d’action pour la mise en œuvre des mesures correctives ou des recommandations. S’assurer que les éléments suivants sont définis dans le plan pour chaque mesure : les critères détaillés de clôture, la personne responsable de la mise en œuvre de la mesure et la date d’échéance.
Voici un exemple de critères de clôture pour l’exemple de mesure corrective ci dessus : la documentation révisée du programme de formation et les dossiers de formation démontrent que toute la formation requise a été effectuée.
Le RRP devrait faire le suivi de toutes les mesures jusqu’à leur achèvement et en vérifier l’efficacité.
3. Conclusion
La mise en œuvre d’un programme de vérification par les pairs ou d’auto-vérification peut permettre d’améliorer considérablement le rendement de l’installation en matière de sûreté ainsi que la sécurité et la culture de sûreté et d’obtenir un meilleur dossier de conformité avec la CCSN. Si les titulaires de permis ont besoin d’aide pour les vérifications par les pairs ou les auto-vérifications, ils ne devraient pas hésiter à communiquer avec leur agent de projet respectif à la CCSN.
Annexe
Tableau 1 : Exemple de critères pour une inspection de type II réalisée par la CCSN
| Domaine de sûreté et de réglementation : Aptitude fonctionnelle | ||||
|---|---|---|---|---|
| Règlement ou condition de permis | Point | Attentes | Preuve | Évaluation |
| CII 15(13), 21(2)(c) | Entretien des systèmes de sûreté |
Vérifier que :
|
Observations : |
Conforme? ☐ Oui ☐ Non |
| Documents : | ||||
| Domaine de sûreté et de réglementation : Gestion de la performance humaine | ||||
| Règlement ou condition de permis | Point | Attentes | Preuve | Évaluation |
| RG 12(1)a), 12(1)b); CII 3q), 4s), 21(2)b); RTMD 6.6, 6.7 | Responsabilités, qualifications et formation des travailleurs | Vérifier si des dossiers de formation existent et, le cas échéant, s’ils indiquent la date de la formation, le nom du participant et le sujet étudié. | Observations : |
Conforme? ☐ Oui ☐ Non |
| Documents : | ||||
| Domaine de sûreté et de réglementation : Conception matérielle | ||||
| Règlement ou condition de permis | Point | Attentes | Preuve | Évaluation |
| CII 15(2) | Dispositif de verrouillage des portes, bouton de délai |
Vérifier que :
|
Observations : |
Conforme? ☐ Oui ☐ Non |
| Documents : | ||||
RG –
Règlement général sur la sûreté et la réglementation
nucléaires
CII –
Règlement sur les installations nucléaires et l’équipement
réglementé de catégorie II
RTMD –
Règlement sur le transport des marchandises dangereuses
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