Forum entre la Commission canadienne de sûreté nucléaire et les organisations non gouvernementales de l'environnement au Canada

Cadre de référence

Lisez le cadre de référence pour le forum entre la Commission canadienne de sûreté nucléaire et les organisations non gouvernementales de l’environnement (ONGE) au Canada.

1. Introduction

• 1.1. Attendu que ce forum est censé s’appuyer sur les travaux d’un premier forum auquel ont participé des organisations non gouvernementales de l’environnement (ONGE) et des représentants de la Commission canadienne de sûreté nucléaire (CCSN), lequel a été créé en 2006 et s’est réuni trois (3) fois entre 2006 et 2008, et d’un autre forum entre des ONGE et la CCSN qui a été établi et qui s’est réuni une fois en 2020 pour examiner des questions de procédure et de fond liées à la réglementation nucléaire canadienne;
• 1.2. Attendu que la CCSN et les ONGE accueillent favorablement la possibilité d’interagir de façon régulière, en dehors des activités de réglementation, des réunions et des périodes de commentaires officielles, afin d’échanger des renseignements et des idées, et de faire avancer les questions d’intérêt et sujets de préoccupation ou de les résoudre, et qu’elles visent à s’assurer que ces réunions du forum ONGE-CCSN sont comparables à celles que la CCSN organise avec d’autres parties intéressées et groupes d’intérêt;
• 1.3. Attendu que la CCSN souhaite améliorer la fonctionnalité, la responsabilité et l’efficacité des efforts de son personnel, et s’engage à établir et à renforcer la confiance des ONGE envers la CCSN en tant qu’organisme de réglementation nucléaire du Canada;
• 1.4. Attendu que la participation des ONGE à ce forum ne constitue pas une approbation de la CCSN, de ses processus ou de son rôle dans la délivrance de permis et les évaluations environnementales, ni de son indépendance et de sa fiabilité en tant qu’organisme de réglementation.

2. But et objectifs du forum

• 2.1. Faciliter l’échange de renseignements et d’idées, examiner les questions d’intérêt ou sujets de préoccupation, y compris les questions de fond et de procédure, en particulier les aspects structurels liés aux questions de réglementation nucléaire canadienne.
• 2.2. Maintenir une ligne d’engagement distincte des possibilités plus restreintes propres à un projet ou à une politique dont peuvent se prévaloir les ONGE pour intervenir devant la Commission sur certains permis pour des projets, rapports de surveillance réglementaire ou examens d’ébauches de documents d’application de la réglementation ou de règlements.
• 2.3. S’assurer que la CCSN et les ONGE font valoir les points de vue de leurs organisations respectives, et qu’elles leur transmettent les renseignements.
• 2.4. Promouvoir un dialogue, une discussion et un débat constructifs dans un cadre respectueux, ouvert et transparent.

3. Gouvernance

• 3.1. Les réunions du forum seront coprésidées par le vice-président de la Direction générale des affaires réglementaires et chef des communications de la CCSN, et un membre d’une ONGE nommé par les membres des ONGE. La nomination de la coprésidente ou du coprésident des ONGE doit faire l’objet d’un consensus parmi tous les ONGE membres du forum.
• 3.2. La présidente et première dirigeante de la CCSN est déterminée à faire participer les ONGE au forum CCSN-ONGE et s’engage à assister à au moins une (1) séance virtuelle ou en personne (ou à une partie de celle-ci) tous les ans.
• 3.3. La coprésidente ou le coprésident des ONGE occupera ce poste pendant une année financière complète et, après la deuxième ou la dernière réunion de l’année financière, les membres des ONGE décideront par consensus si la coprésidente ou le coprésident des ONGE devrait continuer d’assumer ce rôle ou si un autre membre des ONGE devrait avoir la possibilité de coprésider.
• 3.4. Si la coprésidente ou le coprésident de la CCSN est dans l’impossibilité de participer à une réunion, elle ou il déléguera le pouvoir de coprésider la réunion à une autre vice‑présidente ou à un autre vice‑président de la CCSN.
  • 3.4.1. La coprésidente ou le coprésident de la CCSN informera le plus rapidement possible la coprésidente ou le coprésident des ONGE de son incapacité de participer à la réunion et de la délégation de la responsabilité de coprésidence de la CCSN à une autre vice‑présidente ou à un autre vice‑président.
• 3.5. Si la coprésidente ou le coprésident des ONGE est dans l’impossibilité de participer à une réunion, elle ou il déléguera la responsabilité de la coprésidence à un autre membre des ONGE.
  • 3.5.1. La coprésidente ou le coprésident des ONGE informera le plus rapidement possible sa contrepartie de la CCSN de son incapacité de participer à la réunion et de la délégation du pouvoir de coprésidence à un autre membre des ONGE.

4. Ordres du jour, procès-verbaux et documents connexes

• 4.1. Le personnel de la CCSN fournira les services de secrétariat pour les réunions du forum.
  • 4.1.1. Un résumé de la réunion du forum, sous forme d’ébauche, sera remis aux participants au forum pour qu’ils l’examinent dans les trente (30) jours ouvrables suivant la réunion.
  • 4.1.2. Les participants au forum devront terminer l’examen de l’ébauche du résumé de la réunion et faire part de leurs commentaires ou suggérer des corrections, le cas échéant, dans les trente (30) jours ouvrables suivant la réception de l’ébauche du résumé.
  • 4.1.3. Au début de la réunion suivante du forum, on demandera aux participants leur approbation afin d’établir la version définitive du résumé de la réunion; la version sera considérée comme finale lorsque les participants seront d’accord avec le résumé.
    • 4.1.3.1. Si on ne réussit pas à s’entendre à l’unanimité pour approuver un résumé de réunion, une note de désaccord ou de dissension à l’égard d’une partie ou de la totalité du résumé peut être annexée au résumé si un membre des ONGE ou la coprésidente ou le coprésident de la CCSN le désire.
• 4.2. L’ordre du jour et la liste des participants de chaque réunion du forum avec les ONGE seront affichés sur le site Web public de la CCSN et pourront être transférés au portail de données ouvertes du gouvernement du Canada au fil du temps.
• 4.3. Les sujets de réunion seront déterminés par les membres des ONGE et communiqués à la coprésidente ou au coprésident de la CCSN et au personnel concerné de la CCSN au moins deux (2) mois civils avant les réunions du forum. La description des sujets n’a pas besoin d’être exhaustive, mais doit être suffisante pour permettre d’identifier les membres du personnel de la CCSN concernés et de leur demander de participer à la réunion du forum pour présenter des exposés ou répondre aux questions des membres des ONGE.
• 4.4. Les ordres du jour provisoires des réunions seront élaborés conjointement par les coprésidents, en tenant compte des points de discussion ou des mesures découlant des réunions précédentes.
  • 4.4.1. Les ordres du jour provisoires des réunions seront transmis aux membres des ONGE aux fins d’examen au moins trente (30) jours ouvrables avant une réunion.
  • 4.4.2. Les membres des ONGE disposeront de cinq (5) jours ouvrables pour formuler des commentaires ou des suggestions sur un ordre du jour provisoire afin de laisser au personnel de la CCSN le temps qu’il faut pour fournir les documents nécessaires à la réunion, s’il y a lieu.
  • 4.4.3. La version définitive de l’ordre du jour sera transmise aux membres des ONGE et au personnel participant de la CCSN au moins dix (10) jours ouvrables avant une réunion.
  • 4.4.4. Toute documentation requise relativement à un point inscrit à l’ordre du jour, qu’elle soit préparée par les membres des ONGE, le personnel de la CCSN ou préparée conjointement, sera fournie aux membres des ONGE et au personnel participant de la CCSN au moins dix (10) jours ouvrables avant une réunion.
    • 4.4.4.1. Dans le cas où la documentation requise relativement à un point inscrit à l’ordre du jour, qu’elle soit préparée par les membres des ONGE, le personnel de la CCSN ou préparée conjointement, n’est pas fournie aux membres des ONGE et au personnel participant de la CCSN au moins dix (10) jours ouvrables avant la réunion, cette dernière sera reportée.
    • 4.4.4.2. La transmission de la documentation peut être limitée ou restreinte en raison des exigences ou des restrictions de la Loi sur l’accès à l’information, de la Loi sur les langues officielles ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Lorsqu’un membre ou un représentant du forum souhaite s’appuyer sur ces lois pour ne pas divulguer des renseignements, il doit fournir une explication de l’application de la ou des lois au cas particulier et justifier sa décision de ne pas divulguer les renseignements.
• 4.5. Les coprésidents collaboreront à l’établissement de rapports sur les activités du forum avec les ONGE à la Commission, conformément à l’accord de financement.
• 4.6. Le présent cadre de référence sera rendu public sur le site Web de la CCSN.
• 4.7. Un système de suivi des engagements sera utilisé pour consigner et faciliter le travail de suivi effectué par la CCSN et les ONGE entre les réunions. Il s’agira du mécanisme principal permettant de répondre aux questions et aux préoccupations persistantes ou en suspens soulevées lors des réunions du forum, et d’assurer la responsabilisation quant au suivi des progrès réalisés par rapport aux livrables promis.

5. Fréquence et lieu

• 5.1. Les réunions du forum dureront 3,5 heures et se tiendront tous les trois (3) mois. Il y aura possibilité d’organiser des réunions supplémentaires sous réserve de l’accord des coprésidents et des membres des ONGE.
• 5.2. Pour des raisons d’équité sur le plan géographique ainsi que pour moins dépenser l’argent des contribuables et réduire l’empreinte carbone, la majorité des réunions du forum se tiendront à distance à l’aide de services de vidéoconférence généralement accessibles pour lesquels la CCSN détient un compte ou une licence et auxquels les membres des ONGE peuvent facilement accéder (p. ex. Zoom).
  • 5.2.1. Selon les mesures d’éloignement physique qui perdurent de manière temporaire ou permanente à la suite de la pandémie mondiale de COVID‑19, les réunions du forum pourront occasionnellement avoir lieu en personne dans les bureaux de la CCSN au 280, rue Slater, à Ottawa (Ontario), si les membres du forum sont d’accord.

6. Composition

• 6.1. Les membres du personnel de la CCSN seront la coprésidente ou le coprésident de la CCSN, des membres de la direction chargée des relations avec les parties intéressées de la CCSN et du personnel de soutien. La participation d’autres membres du personnel de la CCSN aux réunions du forum dépendra des points de l’ordre du jour convenus pour chaque réunion.
• 6.2. Les membres des ONGE seront des représentants des ONGE nationales et des ONGE des provinces, des territoires ou des régions du Canada ayant des installations ou des activités nucléaires actuelles ou passées.
• 6.3. D’autres membres permanents d’ONGE peuvent être invités à se joindre au groupe si les coprésidents en conviennent, en consultation avec les membres des ONGE. La décision sur les ONGE qui seront invitées à participer au forum sera prise par consensus.
• 6.4. L’adhésion est volontaire et il n’y a pas de limite à la durée du mandat.
  • 6.4.1. En cas d’absence à deux (2) réunions consécutives du forum sans préavis ni justification, la coprésidente ou le coprésident de la CCSN avertira le membre de l’ONGE qu’il risque d’être retiré du forum après une autre absence consécutive.
  • 6.4.2. En cas d’absence à trois (3) réunions consécutives du forum sans préavis ni justification, le membre de l’ONGE sera retiré de la liste des membres du forum.
  • 6.4.3. Un (1) seul membre par ONGE sera reconnu en tant que membre officiel et pourra faire rembourser ses dépenses admissibles par la CCSN pour chaque réunion du forum.
    • 6.4.3.1. Plusieurs représentants des ONGE peuvent participer à une réunion du forum, mais tout participant autre que le membre officiel de l’ONGE devra assumer les dépenses associées à sa participation.
• 6.5. Les représentants intéressés d’organisations de la société civile qui ne sont pas membres du forum ou les membres de la communauté ayant un intérêt manifeste pour les questions nucléaires peuvent assister aux réunions du forum en tant qu’observateurs si les coprésidents y consentent. Ces derniers feront tous les efforts raisonnables pour s’assurer que les représentants intéressés d’organisations de la société civile ou les membres de la communauté ayant un intérêt manifeste pour les questions nucléaires soient autorisés à observer les réunions. Leur présence peut être coordonnée avec les membres des ONGE. L’avis concernant la présence d’observateurs devrait être transmis à la coprésidente ou au coprésident de la CCSN au moins deux (2) semaines avant toute réunion du forum. Avant ou pendant toute réunion du forum, les observateurs peuvent transmettre des questions ou des commentaires aux membres des ONGE pour qu’ils soient abordés durant la réunion.

7. Soutien des membres des ONGE

• 7.1. Pour chaque réunion, un (1) membre officiellement désigné de chaque organisation obtiendra le remboursement de ses frais de déplacement et d’hébergement admissibles, pour lesquels des reçus seront exigés.
• 7.2. La CCSN fournira un soutien financier à un (1) membre officiellement désigné de chaque organisation et à la coprésidente ou au coprésident des ONGE pour le travail effectué en vue de préparer chaque réunion tenue au cours d’un exercice financier, ou pour le travail effectué sur des questions d’intérêt convenues entre les réunions.
  • 7.2.1. La coprésidente ou le coprésident des ONGE recevra une rémunération plus élevée en raison des responsabilités supplémentaires qu’elle ou il assume, et bénéficiera notamment de journées supplémentaires pour faciliter la préparation des réunions.

8. Examen et modification

• 8.1. Le présent cadre de référence sera revu chaque année par la coprésidente ou le coprésident de la CCSN et les membres des ONGE afin de déterminer si des modifications sont nécessaires ou appropriées.
• 8.2. Le présent cadre de référence peut être modifié avec l’accord des coprésidents, en consultation avec les membres des ONGE.