Vérification du processus de la Commission canadienne de sûreté nucléaire pour l’accréditation des personnes travaillant aux centrales nucléaires

Sommaire

Contexte

La Vérification du processus de la Commission canadienne de sûreté nucléaire pour l’accréditation des personnes travaillant aux centrales nucléaires faisait partie du Plan de vérification fondé sur le risque du Bureau de la vérification et de l’éthique (BVE) qui a été approuvé pour l’exercice 2012-2013.

Objectif, portée et méthodologie de la vérification

Cette vérification visait à déterminer le bien-fondé des processus que la Commission canadienne de sûreté nucléaire (CCSN) a établis en vue de surveiller si les titulaires de permis de centrales nucléaires respectent les règles d’accréditation du personnel.

La vérification a porté sur :

• les mesures de contrôle mises en place en vue de l’examen des demandes d’accréditation soumises par les titulaires de permis afin de s’assurer que le personnel des centrales nucléaires possède les connaissances nécessaires pour  les exploiter efficacement
• les processus de planification, d’exécution et de production de rapports relatifs aux inspections de conformité et au processus d’accréditation du personnel, ainsi que le suivi des éléments nécessitant des mesures correctives et des recommandations connexes

La portée de la vérification englobait les activités de surveillance de l’accréditation du personnel travaillant aux centrales nucléaires pour les exercices 2010-2011 et 2011-2012. Les processus de surveillance de l’accréditation des opérateurs d’appareils d’exposition et des opérateurs affectés à la radioprotection dans les installations de catégorie II n’ont pas été inclus dans la vérification.

Le travail de vérification sur le terrain a été mené de décembre 2012 à mars 2013. Il comprenait des entrevues auprès de membres de la direction et du personnel, l’étude de documents pertinents de la CCSN, ainsi qu’un contrôle détaillé de dossiers types, y compris des dossiers concernant les demandes d’accréditation ou les activités de vérification de la conformité menées par la Division de l’accréditation du personnel (DAP).

Résumé des observations

• La CCSN exerce une gouvernance adéquate des processus de surveillance de la conformité des titulaires de permis aux règles d’accréditation du personnel, et la DAP dispose d’un mandat clair relativement à l’accréditation du personnel des centrales nucléaires. Au sein de la DAP toutefois, il y aurait lieu d’approfondir la compréhension du nouveau rôle et des nouvelles responsabilités des agents d’examens et d’accréditation (AEA) afin d’appuyer l’inspection, par la CCSN, des examens d’accréditation administrés par les titulaires de permis.
• La CCSN a publié des documents d’application de la réglementation et a établi des processus, des procédures et des outils organisationnels qui permettent de surveiller adéquatement la conformité des titulaires de permis de centrales nucléaires aux exigences en matière de formation et d’examens d’accréditation du personnel. Cependant, les procédures et les outils en place ne permettent pas d’évaluer efficacement et au moment opportun les demandes d’accréditation des travailleurs de centrales nucléaires présentées par les titulaires de permis.
• La CCSN devrait donc consolider les processus, les procédures et les outils servant à saisir, à documenter, à suivre et à surveiller :
  • les demandes d’accréditation
  • les décisions d’accréditation prises par le fonctionnaire désigné (FD)
  • les résultats d’inspection et les mesures correctives qui ont trait aux activités de formation et aux examens administrés par les titulaires de permis
• De même, la DAP devrait renforcer ses processus, ses procédures et ses documents d’orientation de manière à ce qu’ils incluent, à l’intention des AEA, des conseils précis et à jour sur :
  • les normes de la DAP relatives à l’évaluation des demandes d’accréditation
  • les normes relatives aux dossiers d’accréditation et d’inspection
  • l’obtention, au moment opportun, de renseignements sur les résultats des inspections des programmes de formation et des examens d’accréditation des titulaires de permis effectuées par la CCSN
• La CCSN a réalisé des progrès relativement à sa récente décision de recourir à des processus qui s’appliquent à l’ensemble de l’organisation pour planifier et réaliser les inspections des examens d’accréditation administrés par les titulaires de permis et présenter des rapports à ce sujet, bien que les outils et les processus internes de la DAP ne permettent pas encore de garantir la prestation d’un niveau uniforme de soutien à ces inspections, ni d’intégrer les renseignements relatifs aux accréditations dans la planification annuelle des inspections fondée sur le risque.

Conclusion générale

Les processus actuels de gouvernance, de contrôle et de gestion des risques appuient adéquatement la surveillance, par la CCSN, de la conformité des titulaires de permis de centrales nucléaires aux exigences réglementaires en matière de formation et d’accréditation du personnel. Il y aurait toutefois lieu d’améliorer la conception et l’application des processus de gouvernance et de contrôle et de renforcer le soutien qu’ils offrent aux activités de surveillance réglementaire des centrales nucléaires qu’exerce la CCSN.

Les constatations et les recommandations ont été transmises à la direction de la Direction générale des services techniques, qui les a acceptées. Il est prévu que les plans d’action de la direction seront mis en œuvre au plus tard pendant le quatrième trimestre de l’exercice 2014-2015.

1. Introduction

1.1. Contexte

La Commission canadienne de sûreté nucléaire (CCSN) réglemente l’utilisation de l’énergie et des matières nucléaires afin de préserver la santé, la sûreté et la sécurité des Canadiens, de protéger l’environnement, de respecter les engagements internationaux du Canada à l’égard de l’utilisation pacifique de l’énergie nucléaire, et d’informer objectivement le public sur les plans scientifique ou technique ou en ce qui concerne la réglementation du domaine de l’énergie nucléaire. Dans le cadre de son mandat de surveillance réglementaire, la CCSN doit veiller à ce que tous les postes clés liés à la sûreté dans une centrale nucléaire (ou toute autre installation nucléaire de catégorie I) soient dotés par des personnes parfaitement compétentes.

La Loi sur la sûreté et la réglementation nucléaires (LSRN) autorise la CCSN à prendre des règlements concernant la qualification, la formation, l’examen, l’accréditation et le retrait de l’accréditation des travailleurs du secteur nucléaire et d’autres personnes embauchées dans des installations où l’on produit, utilise, possède, emballe, transporte, stocke ou évacue des substances nucléaires et de l’équipement réglementé. La LSRN permet également à la Commission ou à un fonctionnaire désigné d’accréditer les personnes qualifiées pour exécuter leurs fonctions en vertu de la Loi ou les tâches de leur poste, et de retirer cette accréditation.

Le Règlement général sur la sûreté et la réglementation nucléaires oblige les titulaires de permis à former un nombre suffisant de travailleurs qualifiés pour exercer l’activité autorisée en toute sécurité et à assurer la présence d’un nombre suffisant de tels travailleurs. De même, le Règlement sur les installations nucléaires de catégorie I prévoit que la Commission, ou son fonctionnaire désigné, peut accréditer une personne travaillant dans une centrale nucléaire après avoir reçu du titulaire de permis une demande affirmant que cette personne : a) satisfait aux exigences de qualification prévues dans le permis; b) a réussi le programme de formation et l’examen applicables prévus dans le permis et c) est capable, de l’avis du titulaire de permis, d’exécuter les fonctions du poste.

Qui plus est, la réglementation précise que le fonctionnaire désigné peut renouveler une accréditation après avoir reçu, d’un titulaire de permis, une demande précisant que la personne accréditée : a) a exercé de façon compétente et en toute sécurité les fonctions du poste pour lequel l’accréditation a été accordée; b) continue de recevoir la formation applicable prévue dans le permis; c) a réussi les épreuves de requalification prévues dans le permis et d) est capable, de l’avis du titulaire de permis, d’exécuter les fonctions du poste.

Surveillance réglementaire de la CCSN

En plus de veiller à ce que les programmes de formation des titulaires de permis soient appropriés aux postes nécessitant une accréditation, le personnel de la CCSN impose des exigences supplémentaires relativement à ces postes, y compris des exigences de scolarité et d’expérience, de réussite d’examens indépendants axés sur les connaissances et le rendement, d’exécution des tâches sous surveillance et de réussite d’une entrevue avec la direction. Le régime de surveillance réglementaire de la CCSN permet de s’assurer que ces exigences supplémentaires répondent aux attentes de la CCSN.

En février 2008, la Commission a publié le document d’application de la réglementation RD-204, intitulé Accréditation des personnes qui travaillent dans des centrales nucléaires, qui précise que « ce sont d’abord et avant tout les titulaires de permis qui sont responsables de la sûreté de leurs centrales respectives ». Jusqu’en 2008, c’est le personnel de la CCSN qui faisait passer les examens d’accréditation des travailleurs aux centrales nucléaires qui souhaitaient occuper un des postes mentionnés dans les permis d’exploitation d’installations. (Pour les centrales nucléaires, les permis d’exploitation exigent que les personnes nommées aux postes de responsable technique de la radioprotection, de chef de quart de centrale, de chef de quart de la salle de commande, d’opérateur de réacteur et d’opérateur de la salle de commande de la tranche zéro soient accréditées par la CCSN.)

Après la publication du RD-204, les titulaires de permis de centrales nucléaires sont devenus responsables de former leurs travailleurs et de les soumettre à des examens afin de s’assurer qu’ils sont pleinement qualifiés pour exercer les fonctions de leur poste, conformément aux exigences réglementaires pertinentes. La surveillance réglementaire par la CCSN du personnel des titulaires de permis prévoit maintenant la surveillance, la vérification et l’application de la conformité des titulaires de permis aux exigences réglementaires pour toutes les phases du processus d’accréditation de leurs employés (c.-à-d., formation, examens et requalification). Bien que le RD-204 vise tous les postes exigeant une accréditation, le personnel de la Division de l’accréditation du personnel (DAP) continue de faire passer les examens d’accréditation des candidats au poste de responsable technique de la radioprotection.

Bien que le RD-204 énonce les principales exigences réglementaires que les titulaires de permis doivent respecter pour l’accréditation des travailleurs de centrales nucléaires, des documents d’orientation supplémentaires ont été élaborés, qui énoncent les exigences que les titulaires de permis de centrales nucléaires doivent respecter au moment de planifier, d’élaborer, de faire passer et de corriger les examens d’accréditation écrits et oraux :

• Exigences et directives concernant les examens d’accréditation écrits et oraux du personnel de quart des centrales nucléaires (EG1) (publié en juillet 2005)
• Exigences et directives concernant les examens d’accréditation sur simulateur du personnel de quart des centrales nucléaires (EG2) (publié en juin 2004)
• Exigences relatives aux tests de requalification pour le personnel de quart accrédité des centrales nucléaires canadiennes (« document sur les exigences de requalification ») (publié en mai 2009)

Le personnel de la CCSN s’affaire actuellement à remplacer les documents EG1 et EG2 par le REGDOC-2.2.3, qui est à l’étape de la préparation en vue d’une consultation publique.

Contexte organisationnel de la CCSN

La Direction de la gestion de la sûreté (DGS) s’occupe de la gestion des responsabilités de la Commission en matière de surveillance de la formation et de l’accréditation. Au sein de la DGS, la DAP gère les activités de surveillance du processus d’accréditation, tandis que la Division de l’évaluation des programmes de formation (DEPF) appuie la surveillance des processus d’autorisation et de conformité des centrales nucléaires en ce qui a trait aux programmes de formation des titulaires de permis de centrales nucléaires.

Conformément à son mandat de gestion des activités d’accréditation de la Commission^{Note de bas de page 1}, la DAP est chargée d’évaluer les demandes d’accréditation relatives aux postes d’exploitation clés aux centrales nucléaires et de soutenir la surveillance des activités d’autorisation et de conformité des centrales nucléaires en ce qui a trait aux programmes d’accréditation et aux examens des titulaires de permis.

Le tableau 1 présente les postes qui requièrent une accréditation, ainsi que le nombre de demandes d’accréditation reçues et analysées au cours des exercices visés par cette vérification.

Tableau 1 : Postes nécessitant une accréditation et nombre de demandes d’accréditation reçues et analysées*

Poste	Nombre de demandes 2010-2011	Nombre de demandes 2011-2012
Opérateur de réacteur	50	27
Opérateur de la salle de commande de la tranche zéro	8	7
Chef de quart de la salle de commande	15	5
Chef de quart de centrale	21	6
Responsable technique de la radioprotection	7	3
TOTAL	101	48

*Le nombre de transactions d’accréditation se fonde exclusivement sur le nombre de demandes reçues des centrales nucléaires et échappe donc au contrôle de la CCSN.

1.2. Autorité

Le document Vérification du processus de la Commission canadienne de sûreté nucléaire pour l’accréditation des personnes travaillant aux centrales nucléaires faisait partie du Plan de vérification fondé sur le risque du Bureau de la vérification et de l’éthique (BVE) qui a été approuvé pour l’exercice 2012-2013.

1.3. Objectifs et portée

Cette vérification visait à déterminer le bien-fondé des processus d’accréditation des personnes travaillant dans des centrales nucléaires et à vérifier si les titulaires de permis respectent les règles d’accréditation du personnel.

La portée de la vérification englobait l’accréditation du personnel des centrales nucléaires, ainsi que les activités de surveillance connexes pour les exercices 2010-2011 et 2011-2012. Les processus d’accréditation des opérateurs d’appareils d’exposition et des opérateurs affectés à la radioprotection dans les installations de catégorie II n’en font pas partie.

1.4. Évaluation des risques

Au cours de la phase de planification de la vérification, une analyse des risques a été réalisée dans le but de déterminer les risques potentiels encourus par l’entité faisant l’objet de la vérification, d’évaluer ces risques et d’en établir l’ordre de priorité par rapport à l’objectif de la vérification.

Fondée sur un examen documentaire et des entrevues préliminaires avec des représentants de la CCSN, l’analyse des risques a dégagé des secteurs de risque potentiel devant être examinés au cours de la vérification :

• le bien-fondé du processus de gouvernance de la CCSN pour l’accréditation du personnel aux centrales nucléaires et la surveillance de la conformité des titulaires de permis de centrales nucléaires aux règles d’accréditation du personnel
• le bien-fondé des mécanismes de contrôle de la CCSN (c.-à-d., processus, procédures, orientation, formation et outils) pour l’accréditation du personnel aux centrales nucléaires et la surveillance de la conformité des titulaires de permis de centrales nucléaires aux règles d’accréditation du personnel
• le bien-fondé des processus de la CCSN établis à l’appui de l’évaluation des demandes d’accréditation et des inspections de la conformité des titulaires de permis de centrales nucléaires aux règles d’accréditation du personnel

1.5. Critères de vérification

Établis de façon à évaluer le bien-fondé des mécanismes de contrôle en place pour atténuer les risques potentiels cernés, les critères de vérification se fondent sur les Critères de vérification liés au Cadre de responsabilisation de gestion du Bureau du contrôleur général, ainsi que sur d’autres critères reconnus, tels que des documents d’application de la réglementation et d’orientation (RD-204, EG1, EG2 et document sur les exigences de requalification). Les critères de vérification sont énoncés à l’annexe A de ce rapport.

1.6. Approche et méthodologie

Le travail de vérification sur le terrain a été mené de décembre 2012 à mars 2013. Il comprenait des entrevues auprès de membres de la direction et du personnel, l’étude de documents pertinents de la CCSN, ainsi qu’un contrôle détaillé de dossiers types, y compris des dossiers concernant les demandes d’accréditation et les activités de vérification de la conformité menées par la DAP.

Les constatations de la vérification ont été communiquées à la direction de l’entité vérifiée et aux autres parties intéressées internes de la CCSN et ont fait l’objet de discussions avec celles-ci, le cas échéant.

1.7. Énoncé de conformité

De l’avis des vérificateurs, des procédures de vérification suffisantes et adéquates ont été appliquées pour appuyer l’exactitude des observations et des conclusions de ce rapport. Les constatations et les conclusions se fondent sur une comparaison des conditions qui prévalaient au moment de la vérification et des critères de vérification établis acceptés par la direction.

La vérification est conforme aux Normes de vérification interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité du BVE.

2. Observations et recommandations découlant de la vérification

2.1. Bien-fondé des processus de gouvernance de la CCSN pour l’accréditation du personnel des centrales nucléaires et la surveillance de la conformité des titulaires de permis de centrales nucléaires aux règles d’accréditation du personnel

La vérification s’est penchée sur la structure de gouvernance mise en place pour les activités d’accréditation du personnel des centrales nucléaires et de surveillance de la conformité, y compris les mandats, les rôles et les responsabilités des groupes organisationnelles de la CCSN qui prennent part à ces activités.

2.1.1. Structure de gouvernance

La CCSN a mis au point des processus appropriés de gouvernance pour l’accréditation du personnel des centrales nucléaires et la surveillance de la conformité aux règles d’accréditation.

La structure de gouvernance générale de la CCSN inclut autant la Commission que le personnel scientifique, technique et professionnel de la CCSN. Le personnel de la CCSN étudie les demandes de permis en fonction des exigences réglementaires, présente des recommandations à la Commission et fait respecter la Loi sur la sûreté et la réglementation nucléaires, les règlements d’application, ainsi que toute condition de permis imposée par la Commission.

Sous l’égide du vice-président de la Direction générale du soutien technique, le directeur général (DG) de la Direction de la gestion de la sûreté (DGS) a la responsabilité de fournir à la CCSN l’expertise technique nécessaire pour définir et établir des critères et des exigences réglementaires uniformes en ce qui a trait à la formation, aux examens et à la qualification des employés accrédités aux installations nucléaires.

La Commission a nommé des fonctionnaires désignés qui sont responsables de l’accréditation et du retrait de l’accréditation des personnes travaillant aux centrales nucléaires. À l’heure actuelle, le directeur de la Division de l’accréditation du personnel (DAP) de la DGS agit à titre de fonctionnaire désigné pour les décisions relatives à l’accréditation des responsables techniques de la radioprotection, et le directeur général de la DGS est le fonctionnaire désigné qui prend les décisions relatives à l’accréditation du personnel autorisé de la salle de commande. Le personnel de la DAP aide ces fonctionnaires désignés en leur fournissant de l’information, des analyses et des évaluations concernant toutes les demandes d’accréditation présentées par des titulaires de permis, ainsi que des recommandations relatives à l’approbation ou au refus des accréditations demandées.

Relevant du premier vice-président de la Direction générale de la réglementation des opérations (DGRO) et chef de la réglementation, le directeur général de la Direction de la réglementation des centrales nucléaires (DRCN) est responsable de toutes les autres recommandations et décisions réglementaires relatives à l’accréditation et à la formation aux centrales nucléaires. À cette fin, il bénéficie de l’apport et des recommandations des spécialistes de la formation et de l’accréditation de la DGS.

La vérification a révélé que la structure de gouvernance en place relativement à l’accréditation du personnel aux centrales nucléaires et à la surveillance de la conformité des titulaires de permis aux règles d’accréditation du personnel est adéquate et gérée conformément au cadre général de gouvernance de la CCSN.

2.1.2. Mandats, rôles et responsabilités

Les responsabilités et rôles relatifs à la surveillance des règles d’accréditation du personnel aux centrales nucléaires sont clairement définis et bien compris. On constate toutefois des variations quant au degré d’acceptation et de compréhension du nouveau rôle de la DAP en matière de conformité (c.-à-d., soutenir les inspections plutôt que d’administrer les examens).

La vérification a révélé que le mandat, le rôle et la responsabilité de la DRCN en ce qui a trait à la direction des activités d’autorisation et de conformité des centrales nucléaires pour la CCSN - avec la contribution et le soutien des spécialistes techniques de la Direction générale du soutien technique - sont clairs et bien documentés. Les entrevues menées ont indiqué que toutes les personnes interrogées ont la même compréhension de ce rôle.

Le site intranet de la CCSN présente les descriptions de travail génériques qui expliquent, de manière générale, les tâches et responsabilités respectives des membres du personnel de la CCSN qui prennent part à la surveillance de la conformité aux règles d’accréditation du personnel des centrales nucléaires.

Les vérificateurs ont constaté la clarté et la documentation adéquate du rôle prévu au mandat de la DEPF de la DGS, lequel consiste à aider la DRCN à analyser les programmes de formation proposés par les titulaires de permis de centrales nucléaires pendant la phase d’autorisation et à effectuer des inspections de leurs activités de formation. Les entrevues ont également révélé que toutes les personnes interrogées ont la même compréhension de ce rôle.

Au sein de la DAP, les agents d’examens et d’accréditation (AEA) jouent un rôle clairement défini qui consiste à aider la DRCN à évaluer les programmes d’examens d’accréditation des titulaires de permis pour s’assurer qu’ils respectent les normes de la CCSN, ainsi qu’à inspecter les activités relatives aux examens d’accréditation de ces titulaires de permis.

Les vérificateurs ont appris que la CCSN a graduellement mis en œuvre les changements au processus d’examen d’accréditation prévus dans le document RD-204. La DAP a ainsi commencé à offrir aux titulaires de permis de centrales nucléaires de la formation sur le processus d’administration des examens avant l’entrée en vigueur des changements réglementaires en 2009. En février 2009, la Commission a ensuite confié aux titulaires de permis la responsabilité de concevoir, d’élaborer, de faire passer et de corriger les examens d’accréditation, et la DAP a mis de l’avant un projet pilote relatif à ses nouvelles activités de vérification de la conformité en faisant passer les examens d’accréditation en collaboration avec les titulaires de permis.

Le projet pilote a pris fin en 2011, avec le transfert aux titulaires de permis de centrales nucléaires de la totalité des responsabilités relatives à l’administration des examens et la création d’une stratégie de vérification de la conformité relative à l’accréditation du personnel. Dans le cadre de cette stratégie, les AEA de la DAP assistent aux examens sur simulateur de titulaires de permis sélectionnés, leur rôle consistant à soutenir les inspections indépendantes par la CCSN des examens administrés par ces titulaires de permis.

En dépit de la compréhension commune du rôle actuel de la DAP - qui consiste à aider la DRCN à procéder à l’analyse des examens administrés par les titulaires de permis aux candidats aux centrales nucléaires -, les entrevues ont révélé que ce nouveau rôle est plus ou moins bien accepté et que les AEA ne comprennent pas tous de la même façon comment ils doivent s’acquitter de leurs nouvelles responsabilités. Les vérificateurs ont d’ailleurs noté que la DAP n’a établi aucune attente de rendement détaillée et écrite relativement à ce nouveau rôle.

En ce qui a trait aux fonctionnaires désignés de la DAP, la vérification a indiqué que leur rôle et leurs responsabilités générales sont correctement documentés et bien compris du directeur de la DAP et du directeur général de la DGS, bien que les entrevues aient révélé qu’aucun d’entre eux n’a reçu de formation avant d’assumer ce rôle de FD. Les vérificateurs ont par ailleurs appris que la CCSN a mis de l’avant une initiative relevant du Plan harmonisé et visant à examiner les processus de sélection et d’attribution des rôles et des responsabilités des fonctionnaires désignés de la CCSN.

Recommandation 1

La DAP devrait s’assurer que les attentes en matière de rendement communiquées aux AEA incluent des renseignements clairs sur : (a) leurs responsabilités relatives à l’accréditation; et (b) leurs responsabilités relatives au soutien des inspections de conformité effectuées par la DRCN.

Réponse de la direction et plan d’action

La direction accepte cette recommandation.

La Stratégie de vérification de la conformité relative à l’accréditation du personnel sera révisée de manière à clarifier les attentes en matière de rendement imposées aux AEA relativement à leurs responsabilités quant aux activités d’accréditation et au soutien des inspections de conformité effectuées par la DRCN. Ces engagements seront réalisés d’ici le 30 juin 2014.

2.2. Bien-fondé des mécanismes de contrôle de la CCSN pour l’accréditation du personnel des centrales nucléaires et la surveillance de la conformité des titulaires de permis de centrales nucléaires aux règles d’accréditation du personnel

La vérification s’est penchée sur les mécanismes de contrôle en place, y compris les processus, les procédures, l’orientation, la formation, les outils et les ressources disponibles à l’appui de l’examen des demandes d’accréditation soumises par les titulaires de permis de centrales nucléaires et de la surveillance de la conformité de ces titulaires de permis aux règles d’accréditation du personnel.

2.2.1. Processus, procédures et documents d’orientation

Les processus, les procédures et l’orientation en place soutiennent adéquatement les activités de surveillance de l’accréditation du personnel des centrales nucléaires par la CCSN.

Outre le document RD-204, la DAP a élaboré les documents suivants, qui fournissent des renseignements sur les exigences et les directives aux titulaires de permis et guident les AEA qui participent aux inspections que réalise la DRCN pour les examens d’accréditation administrés par les titulaires de permis :

• Exigences et directives concernant les examens d’accréditation écrits et oraux du personnel de quart des centrales nucléaires (EG1) (publié en juillet 2005)
• Exigences et directives concernant les examens d’accréditation sur simulateur du personnel de quart des centrales nucléaires (EG2) (publié en juin 2004)
• Exigences relatives aux tests de requalification pour le personnel de quart accrédité des centrales nucléaires canadiennes (publié en mai 2009)

Tel que mentionné précédemment, le rôle de la CCSN quant à l’accréditation du personnel aux centrales nucléaires a changé avec la publication, en 2008, du RD-204, passant d’une fonction d’administration des examens d’accréditation à une fonction de surveillance des processus d’examen administrés par les titulaires de permis. Les vérificateurs ont constaté que bien que les documents EG1 et EG2, et le document sur les exigences de requalification aient été élaborés en 2005, en 2004 et en 2009 respectivement, les changements réglementaires visant le RD-204 étaient déjà en cours d’élaboration. Par conséquent, ces documents d’orientation reflètent adéquatement les processus d’examen décrits dans la version finale du RD-204 qui a été publiée en 2008.

Outre les procédures et les processus normalisés pour les inspections de type I de la DRCN, la DAP et la DRCN ont élaboré un autre document d’orientation intitulé Procédures de la DAP pour les inspections de type II des examens d’accréditation (initiaux sur simulateur) aux centrales nucléaires, qui a été approuvé en septembre 2010. Ce document encadre le personnel de la CCSN dans l’exécution des tâches nécessaires pour procéder aux inspections des processus d’administration des examens d’accréditation des centrales nucléaires.

Depuis la mise en œuvre du RD-204, la DAP a également élaboré une procédure opérationnelle (PCD-ST11, Accréditation et renouvellement de l’accréditation pour le personnel aux installations nucléaires de catégorie IA), de même qu’un certain nombre de fiches de travail qui définissent, à l’intention des AEA, une démarche systématique d’évaluation des demandes d’accréditation initiale et de prolongation de la période de validité des examens d’accréditation des centrales nucléaires.

Enfin, les vérificateurs ont constaté qu’au chapitre de la surveillance des programmes de formation des titulaires de permis, le personnel de la DEPF soutient les activités d’autorisation et de conformité de la DRCN en se fondant sur les procédures d’inspections de types I et II de la CCSN, sur un document de procédure interne intitulé TPED-01 - Objectifs et critères de la CCSN pour l’évaluation réglementaire des programmes de formation aux installations nucléaires ainsi que sur des guides d’inspection, des banques de questions et divers autres outils liés aux inspections. Les vérificateurs ont également appris qu’un nouveau document d’application de la réglementation, le REGDOC-2.2.2, Formation du personnel, en était à l’étape de la consultation au moment de la vérification.

2.2.2. Formation, outils et ressources

Les AEA disposent d’outils, de ressources et de renseignements adéquats pour s’acquitter de leurs responsabilités en matière d’accréditation et d’inspection. Toutefois, la formation et le perfectionnement des AEA nouveaux et subalternes se font de façon non officielle et les outils électroniques mis à leur disposition sont constitués de programmes internes qui ne sont pas entièrement pris en charge par la Direction générale des services de gestion.

Tel que mentionné à la section 2.1.2, il existe des descriptions de travail qui fournissent aux AEA une synthèse de leurs tâches et responsabilités, mais les vérificateurs ont remarqué que ce sont des documents génériques qui ne définissent aucun cadre officiel de compétences et d’habiletés pour les postes d’AEA.

Les vérificateurs ont constaté que, bien que la DAP compte des AEA chevronnés, la Division ne dispose d’aucune stratégie d’apprentissage et de formation, ni d’aucun autre programme officiel de formation et de perfectionnement des employés nouveaux ou subalternes. La DAP recourt plutôt à la formation en cours d’emploi et au mentorat exercé par les membres chevronnés de son personnel pour former ses AEA. En outre, les vérificateurs ont appris que la DAP n’a pas établi de démarche systématique de saisie et de transfert des connaissances en vue du perfectionnement continu de son personnel.

Enfin, les vérificateurs ont constaté que la DAP conçoit et tient à jour des systèmes internes d’information qui permettent d’assurer le suivi de la correspondance relative aux accréditations, de surveiller les calendriers d’examens des centrales nucléaires et de documenter les dossiers d’accréditation des candidats. Bien que le logiciel servant à ces bases de données soit soutenu et tenu à jour par la Direction de la gestion et de la technologie de l’information (DGTI) de la CCSN, c’est le personnel de la DAP qui est chargé de la conception et de la mise à jour des bases de données et des tâches de soutien connexes (c.-à-d., élaboration de rapports personnalisés, détermination des utilisateurs, contrôle de l’accès aux bases de données et sauvegardes périodiques).

L’équipe de vérification sait que les bases de données « maison » comme celles-ci risquent d’être incompatibles avec les changements que la DGTI prévoit apporter aux logiciels installés sur les ordinateurs de bureau de la CCSN. L’équipe a d’ailleurs informé la direction de la DAP de ce risque. La DAP a donc consulté la DGTI; il a été déterminé que la DAP continuera d’avoir accès au logiciel utilisé pour exécuter la base de données d’établissement des calendriers d’examens et que la DGTI continuera de prendre en charge ce logiciel. En outre, la DAP collaborera avec la DGTI pour déterminer si le système de gestion de cas de la CCSN (qui est en cours d’élaboration) répondra aux besoins à long terme de la DAP en matière de GI-TI en lien avec l’accréditation.

Recommandation 2

La DAP devrait consolider ses pratiques de gestion des ressources humaines et de planification de la relève : a) en examinant, révisant et officialisant ses stratégies de transfert des connaissances et b) en veillant à ce que les plans d’apprentissage des employés et les possibilités de formation et de perfectionnement qui leur sont offertes répondent aux besoins opérationnels actuels et futurs de la Division.

Réponse de la direction et plan d’action

La direction accepte cette recommandation.

Les stratégies de transfert des connaissances de la DAP seront soumises à un examen pour renforcer les pratiques de gestion des ressources humaines et de planification de la relève. Les plans d’apprentissage des employés, y compris les possibilités de formation et de perfectionnement qui leur sont offertes, seront mis à jour pour correspondre aux besoins opérationnels de la Division et à y répondre. On prévoit terminer l’examen d’ici le 30 octobre 2014 et la mise à jour des plans de formation d’ici juin 2014.

2.3. Bien-fondé des processus d’accréditation de la CCSN établis à l’appui de l’évaluation des demandes d’accréditation des centrales nucléaires et des inspections de la conformité des titulaires de permis de centrales nucléaires aux règles d’accréditation du personnel

Tel que mentionné précédemment (voir la section 2.1.2), la DGRO dirige la planification et l’exécution des inspections de conformité de la CCSN, ainsi que la présentation de rapports connexes. Bien que les processus organisationnels de conformité de la DGRO servent à planifier, à surveiller et à exécuter les inspections des programmes de formation et des examens d’accréditation et des centrales nucléaires et à préparer les rapports afférents, ils ne sont pas visés par la portée de cette vérification et n’ont donc pas été examinés.

La vérification a néanmoins porté sur le processus d’évaluation des demandes d’accréditation de la DAP, ainsi que sur la participation de cette dernière et de la DEPF aux inspections des programmes de formation et des examens d’accréditation des centrales nucléaires.

2.3.1. Évaluation des demandes d’accréditation du personnel des centrales nucléaires

Les demandes d’accréditation du personnel sont examinées et approuvées conformément aux exigences réglementaires, mais la documentation relative à l’évaluation de ces demandes n’est pas uniforme.

Les vérificateurs ont constaté que les listes de vérification servant aux évaluations et les guides d’inspection de la DAP pour les demandes d’accréditation du personnel des centrales nucléaires sont conformes aux exigences énoncées dans les documents EG1 et EG2, ainsi que dans le document sur les exigences de requalification. Les vérificateurs ont également constaté que la DAP a établi des processus documentés pour évaluer les demandes d’accréditation présentées par les centrales nucléaires relativement à leurs responsables techniques de la radioprotection et à leurs opérateurs de réacteur autorisés.

Les documents d’orientation de la DAP relatifs aux évaluations des demandes d’accréditation comprennent des organigrammes, des listes de vérification et des fiches d’acheminement pour l’approbation des décisions provisoires d’accréditation. La vérification a révélé que le processus d’évaluation de la DAP prévoit l’examen par les pairs ou par un superviseur du dossier d’accréditation (liste de vérification, évaluation et décision provisoire du fonctionnaire désigné) avant la présentation du dossier au fonctionnaire désigné pour décision finale. La DAP consigne ensuite la décision d’accréditation dans le dossier, puis collabore avec la DRCN afin d’envoyer une lettre à la centrale, accompagnée du certificat d’accréditation de l’employé.

Les entrevues ont confirmé qu’une structure d’approbation est en place afin de garantir l’examen uniforme des demandes d’accréditation. Elles ont toutefois révélé qu’il n’existe aucune exigence officielle, ni directive écrite destinée aux AEA qui précise quels documents d’évaluation doivent être versés aux dossiers imprimés ou électroniques de la DAP qui ont trait aux décisions d’accréditation.

De même, les vérificateurs ont appris que certains AEA sollicitent la DEPF afin d’obtenir de l’information concernant les résultats des récentes inspections de la formation de manière à éclairer leurs évaluations des demandes d’accréditation. Les vérificateurs constatent que cette pratique ne constitue pas une exigence de la DAP et qu’aucune norme n’encadre la documentation des résultats de ces discussions avec la DEPF.

Un échantillon constitué d’une quinzaine de dossiers d’accréditation approuvés par la DAP - et représentant 10 % du total des 149 dossiers étudiés au cours des exercices financiers 2010-2011 et 2011-2012 - a été sélectionné de façon discrétionnaire afin de déterminer si le processus d’approbation des demandes d’accréditation de la DAP est appliqué de façon uniforme et si la Division documente adéquatement ses évaluations et ses approbations des demandes d’accréditation.

Des 15 dossiers examinés, trois (20 %) ne contenaient pas d’exemplaire de la liste de vérification ni du formulaire d’approbation. Au cours du suivi effectué relativement à ces trois dossiers, le directeur de la DAP a informé les vérificateurs que : (a) en dépit du manque de directives écrites, la pratique normale de la DAP consiste à tenir des dossiers papier complets sur toutes les demandes d’accréditation; et (b) les dossiers officiels des décisions d’accréditation de la CCSN sont les dossiers électroniques conservés dans le système Accès en ligne.

Toutes les personnes interrogées au cours des entrevues ont affirmé que les listes de vérification ont été remplies, puis versées à chacun des dossiers d’accréditation soumis au fonctionnaire désigné aux fins d’examen. L’équipe de vérification a constaté qu’au 7 juin 2013, la DAP a vérifié que les décisions finales du fonctionnaire désigné avaient été intégrées aux dossiers organisationnels des trois demandes d’accréditation mentionnées précédemment. La DAP n’a toutefois pas été en mesure de repérer ni la version électronique, ni la version papier, de ces trois listes. Cette situation pourrait poser problème à la CCSN, dans l’éventualité où celle-ci devrait justifier publiquement les décisions prises par le fonctionnaire désigné dans ces trois cas.

Enfin, les vérificateurs comprennent que, selon la pratique actuelle de la CCSN, les décisions finales du fonctionnaire désigné ont besoin d’être conservées uniquement dans le système d’information interne. Les vérificateurs sont également au fait qu’une initiative de gestion de l’information (GI) mise de l’avant par la Direction générale des services de gestion prévoit que chaque division examine ses activités opérationnelles afin de déterminer quels documents ayant une valeur opérationnelle (DVO) devraient faire l’objet d’une stratégie officielle
de gestion de l’information.

Recommandation 3

La direction de la DAP devrait : (a) veiller à ce que la documentation complète relative à toutes les demandes et décisions d’accréditation soit conservée dans les dossiers papier de la Division ou dans le système de dossiers électroniques de la CCSN; et (b) collaborer de façon proactive avec la Direction générale des services de gestion pour s’assurer que les pratiques de tenue de dossiers de la Division s’harmonisent avec l’initiative organisationnelle de gestion de l’information visant les documents ayant une valeur opérationnelle.

Réponse de la direction et plan d’action

La direction accepte cette recommandation.

En collaboration avec les fonctionnaires désignés, la DAP procédera à un examen visant à déterminer quels documents sont nécessaires pour étayer les décisions d’accréditation et quels documents connexes ayant une valeur opérationnelle devraient être conservés. La DAP sollicitera ensuite les conseils de la Direction générale des services de gestion à propos de la meilleure façon de mettre cette recommandation en œuvre. On prévoit que la mise en place de ces mesures sera terminée d’ici le 30 novembre 2014.

Recommandation 4

La DEPF et la DAP devraient documenter et diffuser un protocole commun qui offrirait à leurs organisations respectives des orientations sur les exigences de la DAP en vue d’obtenir les commentaires de la DEPF sur les résultats des inspections des programmes de formation des centrales nucléaires au moment d’évaluer les demandes d’accréditation des employés de ces centrales.

Réponse de la direction et plan d’action

La direction accepte cette recommandation.

Les directeurs de la DAP et de la DEPF prépareront un protocole commun qui offrira à leurs organisations respectives des orientations sur les exigences de la DAP en vue d’obtenir les commentaires de la DEPF sur l’état des programmes de formation des centrales nucléaires au moment d’évaluer les demandes d’accréditation des employés de ces centrales. On prévoit que la mise en œuvre de cette mesure sera terminée d’ici le 30 juin 2014.

2.3.2. Planification des activités de vérification de la conformité relatives à l’accréditation

La planification des inspections visant les examens d’accréditation et les activités de formation des centrales nucléaires tient compte des risques. Cependant, l’apport de la DAP au processus de planification ne permet toutefois pas de s’assurer que la portée de ces inspections répond adéquatement aux exigences en matière d’information relative aux accréditations.

La vérification a révélé que la DAP et la DEPF participent toutes deux au processus annuel de planification des inspections de la DGRO. La DRCN tient chaque année des réunions de collaboration pour la planification des inspections (appelées « réunions portes tournantes ») auxquelles prennent part la DAP et la DEPF. Chaque centrale nucléaire fait l’objet d’un plan d’inspection à long terme (couvrant une période de cinq ans) qui tient compte du risque, qui présente les inspections planifiées chaque trimestre et qui se fonde sur l’expertise et les ressources de la DAP et de la DEPF.

Les entrevues ont permis d’apprendre que la DEPF se prépare aux réunions annuelles de planification de la DRCN en déterminant sur quelles « familles de postes » et sur quels sujets il conviendrait de se concentrer au cours de l’exercice à venir, tant dans le cas des postes accrédités que des postes non accrédités aux centrales nucléaires. Cette préparation suppose la prise en compte des besoins en matière d’inspection de la DAP, bien qu’il n’y ait aucune intégration, ni coordination officielle de leurs activités de collecte de renseignements sur les risques en prévision du processus annuel de planification des inspections de la DRCN.

En ce qui a trait aux exercices de planification de la DRCN, le personnel de la DAP effectue le suivi des examens planifiés à chaque centrale nucléaire, puis utilise l’information ainsi recueillie pour aider la DRCN à établir le calendrier des inspections du prochain exercice financier.

Immédiatement après les changements apportés en 2009 au processus des examens d’accréditation, la DAP a procédé à l’inspection de chacun des examens d’accréditation sur simulateur des opérateurs de salle de commande administrés par des titulaires de permis. En 2011, la DAP a commencé à élaborer, puis à mettre en œuvre la Stratégie de vérification de la conformité relative à l’accréditation du personnel, une démarche d’inspection fondée sur le risque qui a été élaborée conjointement par le personnel de la DAP et de la DRCN.

Les vérificateurs ont constaté qu’en vertu de cette stratégie, une inspection est effectuée une fois l’an à chaque centrale nucléaire, peu importe le nombre d’examens sur simulateur donnés par le titulaire de permis dans l’année. Les entrevues ont révélé que la direction de la DAP est d’avis qu’au terme d’une période de plusieurs années, l’extrapolation des résultats de chaque inspection de la conformité des titulaires de permis fournira suffisamment de renseignements pour éclairer le processus d’évaluation des demandes d’accréditation. Les vérificateurs ont appris que, bien que la mise en œuvre complète de la stratégie de vérification en soit à sa deuxième année, la DAP a dû composer avec des délais attribuables à ses ressources limitées, ce qui signifie que la mise en œuvre complète de la stratégie prendra davantage de temps que prévu.

Les entrevues ont révélé que le personnel de la DAP n’est pas au courant que la stratégie de vérification est censée être adaptée au besoin, ni que le plan annuel des inspections se fonde sur l’information relative aux aspects des examens d’accréditation qui posent des risques plus élevés. Le personnel a mentionné que les résultats des inspections de la DEPF, la réduction naturelle du nombre d’examinateurs aux centrales nucléaires et le rapport entre le nombre de demandes d’accréditation initiale et de renouvellement d’accréditation représentent des facteurs de risque qui pourraient servir à éclairer le plan d’inspections de référence.

En somme, bien que la DAP et la DEPF participent de façon appropriée à la planification des inspections de la DRCN et que le processus se fonde sur une démarche axée sur le risque, la direction de la DAP n’a pas informé correctement les employés qui procèdent aux évaluations que la stratégie de vérification devrait, une fois qu’elle aura été entièrement mise en œuvre, appuyer l’évaluation faite par le fonctionnaire désigné des demandes d’accréditation présentées par les centrales nucléaires.

Recommandation 5

Au moment de mettre en œuvre la Stratégie de vérification de la conformité relative à l’accréditation du personnel de la CCSN, la direction de la DAP devrait s’assurer que : (a) le personnel connaît la démarche axée sur le risque sur laquelle se fonde la planification annuelle des inspections; et (b) les renseignements qui, de l’avis des AEA, faciliteraient la détermination de la fréquence et du calendrier des inspections d’accréditation sont mis à la disposition du directeur.

Réponse de la direction et plan d’action

La direction accepte cette recommandation.

Devant être publiée d’ici le 30 juin 2014, la version révisée de la Stratégie de vérification de la conformité relative à l’accréditation du personnel inclura de l’information sur la démarche qui tient compte du risque appliquée à la planification annuelle des inspections et expliquera comment les AEA peuvent fournir au directeur des renseignements qui, de leur avis, faciliteraient la détermination de la fréquence et du calendrier des inspections d’accréditation.

2.3.3. Surveillance des activités de vérification de la conformité prévues

Les inspections réalisées conformément au plan font l’objet d’une surveillance non officielle.

Le Plan des activités de réglementation de la CCSN et le plan annuel des inspections de la DRCN décrivent la participation prévue de la DAP aux inspections d’accréditation des centrales nucléaires.

Les vérificateurs ont remarqué que la DRCN examine périodiquement et systématiquement les progrès réalisés par rapport aux inspections prévues. Cet examen fait l’objet d’une surveillance centralisée avant d’être communiqué à la DAP et à la DEPF. Les documents connexes comprennent les inspections annulées ou reportées, les taux globaux d’exécution et d’annulation des inspections, ainsi que les inspections réalisées sur le site et les inspections pendant lesquelles des spécialistes ont apporté leur appui.

Les vérificateurs ont également constaté que, dans le cadre des processus de surveillance des plans d’inspection de la DRCN, l’inspecteur principal de la DRCN avise l’AEA de la DAP affecté à la révision d’un examen d’accréditation particulier de toute modification apportée à l’inspection prévue. Qui plus est, certains agents des permis de la DAP ont tissé une relation de travail non officielle dans chaque centrale nucléaire de façon à être au fait de ces modifications avant même d’en être informés par la DRCN. Les vérificateurs ont constaté que la DAP n’a établi aucun processus officiel pour la surveillance des inspections d’examens ni pour la présentation de rapports sur l’état d’avancement des plans d’inspections à la direction de la DAP.

Les vérificateurs ont appris que la direction de la DAP envisage d’accroître la portée de ce mécanisme informel pour surveiller les inspections prévues d’examens sur simulateur de manière à s’assurer que les modifications apportées au plan d’inspections ne nuisent pas à l’exécution de ses responsabilités de base en matière d’évaluation des demandes d’accréditation. Les vérificateurs appuient la démarche proactive que la DAP a adoptée quant à la surveillance des modifications apportées en cours d’exercice au plan d’inspections et proposent que la DAP se serve de ce mécanisme informel pour documenter les risques que ces modifications posent pour les futures demandes d’accréditation. La section 2.3.2 présente une recommandation globale concernant les procédures de la DAP pour la collecte de renseignements sur les risques.

2.3.4. Procédures et documents d’orientation pertinents

Les directives et les procédures en place soutiennent adéquatement l’inspection uniforme des activités d’accréditation du personnel aux centrales nucléaires. Toutefois, l’échange d’information sur les inspections entre la DAP et la DEPF se fait de façon non officielle et non documentée. De plus, la DAP ne dispose d’aucune norme interne concernant la documentation, l’examen et l’approbation du travail relatif aux inspections des AEA.

La DRCN a élaboré des lignes directrices relatives à la tenue des inspections de types I et II qui s’appliquent à toutes les activités d’inspection de la CCSN, y compris les inspections visant les programmes de formation et les examens d’accréditation.

La DEPF se sert de procédures et de processus normalisés de la DRCN dans le cadre des inspections de types I et II. Les vérificateurs ont constaté que la DEPF a élaboré des procédures opérationnelles plus détaillées en ce qui a trait à son domaine de compétence particulier, mais celles-ci n’ont pas été mises à jour depuis quelques années et ne précisent pas que la DAP doit être avisée de tout résultat d’inspection qui pourrait se répercuter sur les évaluations des demandes d’accréditation auxquelles elle procède.

La vérification a révélé qu’au sein de la DAP, les inspections constituent un effort concerté dans le cadre duquel les AEA tiennent lieu d’experts en la matière pour ce qui est des inspections des examens administrés par les titulaires de permis qui sont réalisées sous l’égide de l’inspecteur principal de la DRCN. La DAP suit les processus d’inspections de types I et II de la DRCN dans le cadre de ses travaux relatifs aux inspections. Les vérificateurs ont en outre constaté que les documents EG1 et EG2 sont des documents d’orientation destinés aux titulaires de permis, en plus de constituer les principaux outils utilisés par la DAP dans le cadre des analyses des examens.

Les vérificateurs ont également remarqué que la Stratégie de vérification de la conformité relative à l’accréditation du personnel ne comprend aucune directive ou orientation axée sur les tâches qui aiderait les AEA à se préparer et à participer aux analyses des examens. De même, la DAP n’a pas encore établi de procédures au sein de la Division concernant la vérification et l’approbation des résultats d’inspections des AEA avant de les soumettre à la DRCN, ou de normes relatives à la documentation des activités d’inspection de la DAP.

L’examen de l’échantillon de dossiers effectué dans le cadre de la vérification a confirmé l’existence de ces pratiques ponctuelles, et les vérificateurs ont constaté le manque d’uniformité du contenu et du format de la documentation relative aux inspections de la DAP.

Les vérificateurs sont conscients que la CCSN est en voie d’adopter une pratique applicable à l’ensemble de l’organisation qui consiste à ne conserver que les rapports d’inspection finaux dans le système d’information organisationnel et que les rapports d’inspection de la conformité conservés dans Accès en ligne et approuvés par l’inspecteur principal de la DRCN représentent les documents officiels des inspections de la DAP et de la DEPF.

Si la DAP n’établit pas de procédures documentées concernant les activités antérieures et postérieures aux inspections, elle risque de fournir un soutien non uniforme aux analyses des examens d’accréditation. De même, sans exigences claires en matière de conservation des documents, de consignation des connaissances et de soutien à la prise de décisions, il y a un risque que les documents qui étayent l’apport de la DAP aux rapports d’inspection finaux ne répondent pas aux besoins de la DAP en matière d’accréditation, ni aux normes de documentation habituelles de la CCSN.

Recommandation 6

La DAP devrait élaborer, puis diffuser des procédures et des documents d’orientation internes qui ont trait à ses activités d’inspection, y compris des directives relatives à la nature et à l’ampleur de ses activités préalables aux inspections (p. ex., analyse des scénarios d’examen, grille de correction des examens, résultats des inspections précédentes et mesures non réglées) ainsi que des normes portent sur la documentation et le maintien d’un soutien adéquat et suffisant relativement à sa contribution aux résultats finaux des inspections.

Réponse de la direction et plan d’action

La direction accepte cette recommandation.

Les inspections de la conformité n’ont été greffées que récemment au rôle des AEA, en même temps que les profonds changements apportés à la démarche générale de la CCSN en matière d’inspections de la conformité. La DAP s’appuiera sur l’expérience acquise depuis 2011 pour élaborer les procédures et les directives internes recommandées. La synthèse de ces renseignements nécessitera une autre année de collecte de données et devrait être terminée d’ici la fin de l’exercice financier 2014-2015.

Un AEA va s’occuper de cette initiative et sera chargé d’élaborer un plan d’ici le 30 juin 2014. Les directives révisées seront disponibles au plus tard le 31 mars 2015 et s’appliqueront aux inspections réalisées au cours de l’exercice 2015-2016 et des exercices suivants.

2.3.5. Information nécessaire à la prise de décisions et à la préparation de rapports à la direction

Les rapports portant sur le niveau de conformité aux exigences législatives et réglementaires sont adéquats, mais la façon dont les résultats des inspections sont documentés ne fournit pas suffisamment d’information pour faciliter la prise de décisions relatives aux accréditations.

Le personnel de la CCSN rend compte du rendement des titulaires de permis en matière de prestation de formation et d’administration des examens d’accréditation par le truchement du Rapport du personnel de la CCSN sur l’évaluation intégrée de la sûreté des centrales nucléaires canadiennes, qui est présenté chaque année dans le cadre d’une réunion publique de la Commission. Bien que les vérificateurs aient constaté le manque de clarté des exigences relatives à la présentation, à la Commission, de rapports sur les accréditations accordées par le fonctionnaire désigné, ils ont appris que l’initiative mise de l’avant dans le cadre du Plan harmonisé prévoit un examen des exigences actuelles de la CCSN concernant les rapports du fonctionnaire désigné.

La Banque d’information réglementaire (BIR) sert à consigner les constatations négatives relevées dans les inspections de la conformité et qui donnent lieu à la remise d’une « directive », d’un « avis d’action » ou d’une « recommandation » à un titulaire de permis, ainsi que les réponses des titulaires de permis aux mesures imposées par la CCSN. Tel que mentionné précédemment (aux sections 2.2.2 et 2.3.4), les vérificateurs ont constaté que, outre les constatations d’inspections consignées dans la BIR, la DAP n’a établi aucune exigence officielle pour la conservation des résultats de ses propres inspections des examens d’accréditation ou pour l’obtention des résultats des inspections des programmes de formation effectuées par la DEPF afin de prendre des décisions sur les demandes d’accréditation.

Recommandation 7

Lors de l’établissement de normes relatives à la documentation des accréditations et des inspections, la DAP devrait déterminer, puis documenter quels renseignements relatifs aux inspections sont nécessaires à la prise de décisions d’accréditation, à quel endroit ces renseignements sont actuellement conservés, ainsi que la façon dont les AEA devraient avoir accès à ces renseignements et à quel moment.

Réponse de la direction et plan d’action

La direction accepte cette recommandation.

Les mesures spécifiées dans les recommandations 3, 4 et 6 s’appliquent également à cette recommandation.

2.3.6. Mesure du rendement

Des normes de rendement ont été établies pour la DAP, mais il n’existe aucun mécanisme permettant de déterminer si la DAP répond à ces normes.

La DAP a élaboré des normes de service informelles concernant ses activités d’accréditation, qui prévoient un délai de cinq à sept jours pour l’évaluation d’une demande d’accréditation. De même, la DRCN dispose de normes générales de service pour ses activités d’inspection ­ à la fin d’une inspection, la DAP a un maximum de 60 jours pour verser l’avis de son spécialiste dans le rapport d’inspection de la conformité de la DRCN.

Bien qu’il existe des normes générales de service relatives aux accréditations et aux inspections, les vérificateurs ont constaté que la DAP ne dispose actuellement d’aucune mesure du rendement relativement à ces activités. Les vérificateurs sont conscients que la DAP ne dispose que d’un délai fixe pour exécuter le processus d’accréditation dans les cas où les renseignements ne sont pas divulgués de façon complète au moment opportun entre la centrale nucléaire, la DRCN et la DAP. En l’absence de mesures de rendement et de renseignements clairs, la planification et l’attribution des ressources de la DAP, ainsi que ses activités de gestion du risque, pourraient ne pas être gérées de manière efficace.

Recommandation 8

Le directeur de la DAP devrait élaborer, puis mettre en œuvre un régime de mesure du rendement qui s’applique aux activités d’accréditation du personnel et d’analyse des examens et qui prévoit des mesures de rendement, des stratégies de mesure et des mécanismes de présentation de rapports.

Réponse de la direction et plan d’action

La direction accepte cette recommandation.

La DAP a élaboré des normes de service externes qui s’appliquent aux examens des demandes d’accréditation. Dans les cas où des renseignements supplémentaires sont nécessaires, le titulaire de permis en est avisé dans les dix jours ouvrables suivant la réception de sa demande par la CCSN. Une fois que la CCSN l’a reçue, elle prend une décision relative à l’accréditation dans les 60 jours civils. Pour respecter ces normes de service externes, le personnel de la DAP doit présenter ses recommandations au fonctionnaire désigné dans les 30 jours ouvrables après la réception de la demande complète. Il n’existe toutefois aucun processus officiel de surveillance du rendement.

D’ici le 30 juin 2014, la direction de la DAP sollicitera la participation du personnel en vue de déterminer le caractère formel et les processus de soutien nécessaires au régime de mesure du rendement, y compris les activités d’inspection. Après cette consultation, la DAP dressera un plan pour élaborer ces processus d’ici le 30 septembre 2014.

2.3.7. Surveillance et suivi des résultats des inspections

La surveillance et le suivi des éléments nécessitant des mesures correctives sont adéquats, mais les outils électroniques ne sont pas suffisamment adaptés aux activités d’accréditation de la DAP.

Dans le cadre du processus d’inspection des centrales nucléaires, la DRCN est chargée de la surveillance et du suivi des éléments nécessitant des mesures correctives. La DRCN utilise la BIR pour consigner et suivre les mesures imposées à la suite des inspections des examens d’accréditation et des programmes de formation.

Les vérificateurs avaient déjà constaté que la DAP n’a pas encore adopté de méthode normalisée pour aider les AEA à se préparer aux inspections, bien que les vérificateurs aient appris qu’aux termes du processus d’inspection de type II de la DRCN, les AEA consultent la BIR pour planifier leurs inspections.

Les vérificateurs ont indiqué que, bien que la DRCN soit chargée d’assurer le suivi des éléments nécessitant des mesures correctives et de mettre à jour la BIR, et bien que le formulaire d’évaluation des demandes d’accréditation de la DAP exige que les AEA consultent la BIR pour ce qui est des mesures en cours, les entrevues ont permis d’apprendre que certains AEA tentent également d’obtenir de l’information supplémentaire sur ces mesures en communiquant directement avec les centrales nucléaires afin de connaître leur état d’avancement.

Les vérificateurs ont en outre constaté que ni la DAP, ni la DEPF n’ont établi de méthode documentée ou systématique leur permettant de déterminer si les résultats des mesures visant les examens ou les formations problématiques relevés au cours des inspections risquent de se répercuter sur l’évaluation des demandes d’accréditation de la DAP dans le cas des candidats qui n’ont pas été directement touchés par les problèmes cernés.

La section 2.3.4 présente une recommandation globale concernant l’élaboration, par la DAP, de procédures d’évaluation des demandes d’accréditation au sein de la Division.

Conclusion générale

Les processus actuels de gouvernance, de contrôle et de gestion des risques appuient adéquatement la surveillance, par la CCSN, de la conformité des titulaires de permis de centrales nucléaires aux exigences réglementaires en matière de formation et d’accréditation du personnel. Il y aurait toutefois lieu d’améliorer la conception et l’efficacité de ces processus de la façon suivante :

• La CCSN exerce une gouvernance adéquate des processus de surveillance de la conformité des titulaires de permis aux règles d’accréditation du personnel, et la DAP dispose d’un mandat clair relativement à l’accréditation du personnel aux centrales nucléaires. Au sein de la DAP toutefois, il y aurait lieu d’approfondir la compréhension du nouveau rôle et des nouvelles responsabilités des agents d’examens et d’accréditation (AEA) qui s’occupent de l’inspection, par la CCSN, des examens d’accréditation administrés par les titulaires de permis.
• La CCSN a publié des documents d’orientation et établi des processus, des procédures et des outils organisationnels qui permettent de surveiller adéquatement la conformité des titulaires de permis de centrales nucléaires aux exigences en matière de formation et d’examens d’accréditation du personnel. Cependant, les procédures et les outils en place ne permettent pas d’évaluer efficacement et rapidement les demandes d’accréditation des travailleurs aux centrales nucléaires qui sont présentées par les titulaires de permis.
• La CCSN devrait donc consolider les processus, les procédures et les outils servant à saisir, à documenter et à suivre :
  • les demandes d’accréditation
  • les décisions d’accréditation prises par le fonctionnaire désigné
  • les résultats d’inspection et les mesures correctives qui ont trait aux activités de formation et aux examens administrés par les titulaires de permis
• De même, la Division de l’accréditation du personnel (DAP) devrait consolider ses processus, procédures et documents d’orientation de manière à ce qu’ils incluent, à l’intention des AEA, des directives précises et à jour sur :
  • les normes de la DAP relatives à l’évaluation des demandes d’accréditation
  • les normes relatives à la documentation des dossiers d’accréditation et d’inspection
  • l’obtention, au moment opportun, de renseignements sur les résultats des inspections des programmes de formation et des examens d’accréditation des titulaires de permis effectuées par la CCSN
• La CCSN a réalisé des progrès relativement à sa récente décision de recourir à des processus qui s’appliquent à l’ensemble de l’organisation pour planifier et réaliser les analyses des examens d’accréditation administrés par les titulaires de permis et présenter des rapports à ce sujet, bien que les outils et les processus internes de la DAP ne permettent pas encore de garantir le caractère uniforme de ces inspections, ni d’intégrer les renseignements relatifs aux accréditations dans la planification annuelle des inspections fondée sur le risque.

Les vérificateurs remercient les membres de la direction et le personnel pour leur appui et leur collaboration tout au long de cette vérification.

Annexe A : Critères de vérification

Les critères de vérification détaillés ci-dessous ont été utilisés pour chacun des secteurs d’intérêt visés par la vérification.

Secteur d’intérêt 1 : Bien-fondé du processus de gouvernance de la CCSN pour l’accréditation du personnel aux centrales nucléaires et la surveillance de la conformité des titulaires de permis de centrales nucléaires aux règles d’accréditation du personnel.

1.1 La CCSN a mis en place une structure de gouvernance en vue de la surveillance des activités relatives à l’accréditation et à la conformité des centrales nucléaires.

1.2 Le mandat de la CCSN en ce qui a trait aux activités relatives à l’accréditation et à la conformité, ainsi que le cadre d’information connexe, ont été clairement communiqués.

Secteur d’intérêt 2 : Bien-fondé des mécanismes de contrôle de la CCSN (c.-à-d., processus, procédures, orientation, formation et outils) pour l’accréditation du personnel aux centrales nucléaires et la surveillance de la conformité des titulaires de permis de centrales nucléaires aux règles d’accréditation du personnel.

1.3 Des processus, des procédures et de l’orientation facilitent l’examen de façon uniforme et appropriée des activités relatives à l’accréditation du personnel et à la conformité des centrales nucléaires.

1.4 Les agents d’accréditation et les inspecteurs disposent de la formation, des outils, des ressources et des renseignements nécessaires pour s’acquitter de leurs responsabilités.

Secteur d’intérêt 3 : Bien-fondé des processus de la CCSN établis à l’appui de l’évaluation des demandes d’accréditation du personnel aux centrales nucléaires et des inspections de la conformité des titulaires de permis de centrales nucléaires aux règles d’accréditation du personnel.

Planification

2.1 Les demandes d’accréditation du personnel aux centrales nucléaires sont examinées et approuvées conformément à la réglementation et aux procédures établies.

2.2 Le processus qui permet de déterminer quelles activités d’accréditation du personnel aux centrales nucléaires doivent être soumises à une inspection est systématique et fondé sur le risque.

2.3 La direction fait le suivi des inspections dans les centrales nucléaires conformément à son plan.

Exécution

2.4 Des directives et des procédures à jour sont en place afin d’appuyer l’exécution uniforme des inspections de la conformité des activités relatives à l’accréditation du personnel aux centrales nucléaires.

Rapports

2.5 La direction reçoit en temps voulu de l’information suffisante et exacte issue des inspections menées en vue d’éclairer la prise de décisions.

2.6 La direction a défini des mesures de rendement appropriées pour faire rapport du degré de conformité aux exigences législatives et réglementaires.

2.7 Un processus est établi pour faire le suivi des éléments nécessitant des mesures correctives.

Les critères de vérification se fondent sur les documents suivants :

• Bureau du contrôleur général - Critères de vérification liés au Cadre de responsabilisation de gestion
• RD-204, Accréditation des personnes qui travaillent dans des centrales nucléaires
• Exigences et directives concernant les examens d’accréditation écrits et oraux du personnel de quart des centrales nucléaires (EG1)
• Exigences et directives concernant les examens d’accréditation sur simulateur du personnel de quart des centrales nucléaires (EG2)
• Exigences relatives aux tests de requalification pour le personnel de quart accrédité des centrales nucléaires canadiennes

Annexe B : Recommandations des vérificateurs et Plan d’action de la direction

Le tableau suivant résume les recommandations ainsi que la réponse et le Plan d’action de la direction énoncés à la section Observations et recommandations de ce rapport de vérification.

Recommandation 1 : La DAP devrait s’assurer que les attentes en matière de rendement communiquées aux AEA incluent des renseignements clairs sur : (a) leurs responsabilités relatives à l’accréditation; et (b) leurs responsabilités relatives au soutien des inspections de la conformité effectuées par la DRCN.

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Directeur, DAP	La direction accepte cette recommandation. La Stratégie de vérification de la conformité relative à l’accréditation du personnel sera révisée de manière à clarifier les attentes en matière de rendement visant les AEA relativement à leurs responsabilités quant aux activités d’accréditation et au soutien des inspections de la conformité effectuées par la DRCN.	30 juin 2014

Recommandation 2 : La DAP devrait consolider ses pratiques de gestion des ressources humaines et de planification de la relève : a) en examinant, révisant et officialisant ses stratégies de transfert des connaissances; et b) en veillant à ce que les plans d’apprentissage des employés et les possibilités de formation et de perfectionnement qui leur sont offertes répondent aux besoins opérationnels actuels et futurs de la Division.

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Directeur, DAP	La direction accepte cette recommandation. Les stratégies de transfert des connaissances de la DAP seront soumises à un examen dans le but de renforcer les pratiques de gestion des ressources humaines et de planification de la relève. Les plans d’apprentissage des employés, y compris les possibilités de formation et de perfectionnement qui leur sont offertes, seront mis à jour de manière à correspondre aux besoins opérationnels de la Division et à y répondre d’ici juin 2014.	Examen d’ici le 30 octobre 2014 Plans de formation d’ici juin 2014

Recommandation 3 : La direction de la DAP devrait : (a) veiller à ce que la documentation relative à toutes les demandes et décisions d’accréditation soit conservée dans les dossiers papier de la Division ou dans le système de dossiers électroniques de l’organisation; et (b) collaborer de façon proactive avec la Direction générale des services de gestion pour s’assurer que les pratiques de tenue de dossiers de la Division s’harmonisent avec l’initiative organisationnelle de gestion de l’information visant les documents ayant une valeur opérationnelle.

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Directeur, DAP	La direction accepte cette recommandation. En collaboration avec les fonctionnaires désignés, la DAP procédera à un examen visant à déterminer quels documents internes sont nécessaires pour étayer les décisions d’accréditation et quels documents connexes ayant une valeur opérationnelle devraient être conservés. La DAP sollicitera ensuite les conseils de la Direction générale des services de gestion à propos de la meilleure façon de mettre cette recommandation en œuvre.	30 novembre 2014

Recommandation 4 : La DEPF et la DAP devraient documenter et diffuser un protocole commun qui offrirait à leurs organisations respectives des orientations sur les exigences de la DAP afin d’obtenir les commentaires de la DEPF sur les résultats des inspections des programmes de formation des centrales nucléaires au moment d’évaluer les demandes d’accréditation des employés de ces centrales.

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Directeur général, DGS	La direction accepte cette recommandation. Les directeurs de la DAP et de la DEPF prépareront un protocole commun qui offrira à leurs organisations respectives des orientations sur les exigences de la DAP afin d’obtenir les commentaires de la DEPF sur l’état des programmes de formation des centrales nucléaires au moment d’évaluer les demandes d’accréditation des employés de ces centrales.	30 juin 2014

Recommandation 5 : Au moment de mettre en œuvre la Stratégie de vérification de la conformité relative à l’accréditation du personnel, la direction de la DAP devrait s’assurer que : (a) le personnel de la CCSN connaît la démarche axée sur le risque sur laquelle se fonde la planification annuelle des inspections; et (b) les renseignements qui, de l’avis des AEA, faciliteraient la détermination de la fréquence et du calendrier des inspections d’accréditation sont mis à la disposition du directeur.

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Directeur, DAP	La direction accepte cette recommandation. Devant être publiée d’ici le 31 mars 2014, la version révisée de la Stratégie de vérification de la conformité relative à l’accréditation du personnel présentera de l’information sur la démarche tenant compte du risque appliquée à la planification annuelle des inspections et déterminera comment les AEA peuvent fournir au directeur des renseignements qui, de leur avis, faciliteraient la détermination de la fréquence et du calendrier des inspections d’accréditation.	30 juin 2014

Recommandation 6 : La DAP devrait élaborer, puis diffuser des procédures et des documents d’orientation internes qui ont trait à ses activités d’inspection, y compris des directives relatives à la nature et à l’ampleur de ses activités préalables aux inspections (p. ex., analyse des scénarios d’examen, grille de correction des examens, résultats des inspections précédentes et mesures non réglées) ainsi que des normes portant sur la documentation et le maintien d’un soutien adéquat et suffisant relativement à sa contribution aux résultats finaux des inspections.

Responsable (bureau de première responsabilité)	Réponse de la direction et plan d’action	Calendrier
Directeur, DAP	La direction accepte cette recommandation. Les inspections de conformité n’ont été greffées que récemment au rôle des AEA, en même temps que les profonds changements apportés à la démarche générale de la CCSN en matière d’inspections de la conformité. La DAP s’appuiera sur l’expérience acquise depuis 2011 pour élaborer les procédures et les directives internes recommandées. La synthèse de ces renseignements nécessitera une autre année de collecte de données et devrait être terminée d’ici la fin de l’exercice financier 2014-2015. Un AEA va s’occuper de cette initiative et sera chargé d’élaborer un plan d’ici le 31 mars 2014. Les directives révisées seront disponibles au plus tard le 31 mars 2015 et s’appliqueront aux inspections réalisées au cours de l’exercice 2015-2016 et des exercices suivants.	Un responsable a été nommé le 1er janvier 2014. Plan préparé d’ici le 30 juin 2014 Mise en œuvre du plan d’ici le 31 mars 2015

Recommandation 7 : Lors de l’établissement de normes relatives à la documentation des accréditations et des inspections, la DAP devrait déterminer, puis documenter quels renseignements relatifs aux inspections sont nécessaires à la prise de décisions d’accréditation, à quel endroit ces renseignements sont actuellement conservés, ainsi que la façon dont les AEA devraient avoir accès à ces renseignements et à quel moment.

Responsable (bureau de première responsabilité)	Réponse de la direction et plan d’action	Calendrier
Directeur, DAP	La direction accepte cette recommandation. Les mesures prescrites par les recommandations 3, 4 et 6 s’appliquent également à la présente recommandation.	31 mars 2015

Recommandation 8 : Le directeur de la DAP devrait élaborer, puis mettre en œuvre un régime de mesures du rendement qui s’applique aux activités d’accréditation du personnel et d’analyse des examens de la DAP et qui prévoit des mesures de rendement, des stratégies de mesure et des mécanismes de présentation de rapports.

Responsable (bureau de première responsabilité)	Réponse de la direction et plan d’action	Calendrier
Directeur, DAP	La direction accepte cette recommandation. La DAP a établi des normes de service externes qui s’appliquent aux examens des demandes d’accréditation. Dans les cas où des renseignements supplémentaires sont nécessaires, le titulaire de permis en est avisé dans les dix jours ouvrables suivant la réception de sa demande par la CCSN. Une fois que la CCSN a reçu la demande complète, elle prend une décision relative à l’accréditation dans les 60 jours civils. Pour respecter ces normes de service externes, le personnel de la DAP doit présenter ses recommandations au fonctionnaire désigné dans les 30 jours ouvrables après la réception de la demande complète. Il n’existe toutefois aucun processus officiel de surveillance du rendement. La direction de la DAP sollicitera la participation du personnel en vue de déterminer le caractère formel et les processus de soutien nécessaires au régime de mesures du rendement, y compris aux activités d’inspection. Le plan d’élaboration de ces processus sera établi d’ici le 30 juin 2014.	Processus requis à déterminer d’ici le 30 juin 2014 Création du plan d’élaboration des processus d’ici le 30 septembre 2014

Annexe C : Sigles

AEA

agent d’examens et d’accréditation (Examination and Certification Officer)

BIR

Banque d’information réglementaire (Regulatory Information Bank)

BVE

Bureau de la vérification et de l’éthique (Office of Audit and Ethics)

DAP

Division de l’accréditation du personnel (Personnel Certification Division)

DEPF

Division de l’évaluation des programmes de formation (Training Program Evaluation Division)

DG

directeur général (director general)

DGRO

Direction générale de la réglementation des opérations (Regulatory Operations Branch)

DGS

Direction de la gestion de la sûreté (Directorate of Safety Management)

DGTI

Direction de la gestion et de la technologie de l’information (Information Management and Technology Directorate)

DRCN

Direction de la réglementation des centrales nucléaires (Directorate of Power Reactor Regulation)

DVO

documents ayant une valeur opérationnelle (record of business value)

FD

fonctionnaire désigné (designated officer)

LSRN

Loi sur la sûreté et la réglementation nucléaires (Nuclear Safety and Control Act)

RD

document d’application de la réglementation (regulatory document)