Vérification des marchés et de l'approvisionnement 2017 - Bureau de la vérification et de l'éthique - le août 2018

Résumé

Contexte

La vérification des marchés et de l’approvisionnement faisait partie du Plan de vérification fondé sur les risques (PVFR) de la Commission canadienne de sûreté nucléaire (CCSN) approuvé pour les exercices 2016-2017 à 2018-2019.

Les activités de passation de marchés et d’approvisionnement aident la CCSN à atteindre ses objectifs et font l’objet d’un examen continu dans l’ensemble du gouvernement du Canada. Un des défis importants de la CCSN consiste à établir des politiques et des pratiques en matière de passation de marchés et d’approvisionnement dont la flexibilité permet de répondre aux besoins organisationnels tout en assurant l’équité, l’ouverture et la transparence des processus.

La Division de la comptabilité, des rapports financiers et des contrats (qui s’appelait « Division de la comptabilité et de la gestion des contrats » au cours de la période visée par la vérification) s’est vu attribuer la responsabilité de la passation de marchés et de l’approvisionnement, la responsabilité opérationnelle étant confiée à l’unité des Services de gestion des contrats (SGC) en tant qu’autorité contractante de la CCSN. Ces responsabilités comprennent la création de stratégies de passation de marchés; l’élaboration d’outils, comme des formations et des lignes directrices pour les gestionnaires de programmes; ainsi que la gestion et le traitement de tous les contrats et commandes d’achat de la CCSN.

Objectif, portée et méthodologie de la vérification

L’objectif de la vérification consistait à fournir une assurance raisonnable que les contrôles de gestion relatifs aux activités de passation de marchés et d’approvisionnement étaient en place et fonctionnaient comme prévu pour assurer la conformité aux politiques, aux lignes directrices, aux directives, aux activités et aux procédures approuvées en matière de passation de marchés et d’approvisionnement, ainsi qu’à toute autre loi, ligne directrice ou directive connexe. Lors de la réunion du Comité ministériel de vérification (CMV) du 21 novembre 2016, il a été décidé de limiter la portée de la vérification et de se pencher sur les activités de passation de marchés et d’approvisionnement qui ne sont pas régies par la Politique sur les marchés de la CCSN à une date ultérieure.

Aux fins de la présente vérification, la passation de marchés et l’approvisionnement étaient généralement définis comme le processus d’acquisition de biens et de services qui n’ont pas été acquis au moyen d’autres processus opérationnels, comme les cartes d’achat, les déplacements et l’hébergement, les ressources humaines et les subventions et contributions. La vérification portait sur les activités de passation de marchés et d’approvisionnement entre le 1er avril 2014 et le 31 mars 2016.

La méthodologie de la vérification comprenait ce qui suit :

• l’examen des processus, des politiques, des normes et des lignes directrices de la CCSN en matière de passation de marchés et d’approvisionnement au cours de la période de portée de la vérification
• des entrevues avec des personnes prédéterminés de la Direction générale des services de gestion (DGSG), principalement au sein de la Division de la comptabilité, des rapports financiers et des contrats et des SGC, et d’autres parties intéressées de la CCSN en leur qualité de chargé de projet et d’évaluateur de soumissions
• l’examen des dossiers contractuels sur la base d’un échantillon pour trouver des preuves à l’appui de la conformité en matière de passation de marchés et d’approvisionnement
• l’examen des documents à l’appui des activités de passation de marchés
• l’analyse des données sur les marchés et l’approvisionnement
• l’évaluation de l’efficacité et de l’adéquation des processus et des contrôles internes liés aux activités de passation de marchés et d’approvisionnement

Toutes les observations et constatations de la vérification ont trait aux activités de passation de marchés et d’approvisionnement qui font partie de la portée de la vérification entre le 1er avril 2014 et le 31 mars 2016.

Résumé des observations

1.1 – Gestion des contrats

La vérification a permis de constater que les processus de planification contractuelle, de documentation et de formation étaient conçus pour atténuer les risques contractuels. Les SGC avaient entrepris des activités de planification des contrats pour faciliter le traitement des contrats. Les dossiers contractuels étaient bien classés et complets. La CCSN disposait d’un régime adéquat de formation en matière de contrats et d’approvisionnement pour les responsables de projets et les autres responsables de l’approvisionnement.

La vérification a permis de constater qu’il existait des contrôles d’approvisionnement au niveau opérationnel, comme le Formulaire de demande de contrat (FDC), les listes de contrôle des contrats et le journal de passation de marchés, qui n’étaient pas utilisés de façon uniforme ou n’étaient pas destinés à servir de documentation pour les contrôles opérationnels officiels. Il y avait un risque que l’utilisation incohérente et la nature informelle de certains contrôles ne permettent pas à la direction d’atténuer adéquatement les risques liés à la passation de marchés.

1.2 Surveillance

La vérification a permis de constater que des processus de surveillance des contrats étaient en place. La CCSN a élaboré plusieurs approches fondées sur le risque pour surveiller les contrats afin d’assurer l’équité dans la sélection des fournisseurs, y compris un cadre de gestion des risques contractuels et un comité d’examen des contrats (CEC).

Toutefois, la vérification a permis de constater que les SGC n’ont pas saisi et n’ont pas été en mesure de fournir efficacement l’information relative aux contrats. La surveillance plus rapide et plus fréquente et les possibilités d’amélioration continue ont été limitées par la nature manuelle et inefficace de la compilation des rapports. Une analyse coûts-avantages officielle d’une application logicielle d’achat n’avait pas été entreprise.

La vérification a permis de constater que les types et la nature des risques liés à la passation de marchés et à l’approvisionnement n’étaient pas identifiés de façon uniforme.
La vérification a permis de constater que le CEC avait un mandat d’examiner les évaluations ou les rapports de vérification, les conclusions ou les recommandations associées à l’approvisionnement et à la passation de marché de la CCSN. Toutefois, le CEC n’a pas examiné les états financiers vérifiés pour déterminer si les rapports de vérification respectifs contenaient des observations, des constatations ou des recommandations liées à la passation de marchés, comme les articles 32, 33 et 34 de la LGFP, les passifs éventuels, etc.

La vérification a également révélé certaines lacunes dans la conception du processus d’examen par les pairs. De plus, la vérification a permis de constater que les SGC ne disposaient pas d’un processus documenté pour identifier et transmettre les différends contractuels potentiels et les cas de non-conformité à la haute direction ou pour obtenir des conseils du CEC. Il y avait un risque que l’environnement de contrôle et les principaux processus de passation de marchés ne fassent pas l’objet d’une surveillance adéquate, comme l’exige l’article 5.1.1 de la Politique sur les marchés du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT).

2.1 – Attribution des contrats

La vérification a permis de constater que des processus et des contrôles documentés étaient en place pour attribuer des contrats concurrentiels et non concurrentiels et qu’ils étaient conçus pour assurer la conformité à la politique et à la réglementation. Cela comprenait des conseils et des outils à l’intention des agents des SGC, des responsables de projets et des évaluateurs de soumissions pour le processus de soumission ainsi que la sélection de l’instrument de passation de marchés approprié. La vérification a permis de constater que la structure organisationnelle des SGC était propice à la prise en compte des risques et des éléments de preuve indiquant que les agents de l’administration des contrats avaient augmenté les achats à risque plus élevé.

Toutefois, la vérification a permis de constater que des améliorations s’imposaient aux contrôles qui fournissaient l’assurance de la conformité aux directives et aux politiques relatives aux entrevues pendant le processus d’appel d’offres. Il y avait un risque accru que le processus d’appel d’offres ne résiste pas à l’examen public aux termes de la communication équitable et transparente de toute l’information à tous les soumissionnaires, et il n’était pas conforme à la Politique sur les marchés du SCT ou aux directives de la CCSN en matière de passation de marchés.

La vérification a permis de constater qu’il y avait un volume élevé de marchés à fournisseur unique (avec une limite de 25 000 $). La vérification a permis de constater qu’au cours de la période visée par la vérification, 33 contrats de 24 800 $ à 25 200 $ ont été mis en place. Le recours aux marchés à fournisseur unique a accru le risque que le travail ne soit pas suffisamment financé ou planifié et qu’il ne résiste pas à l’examen minutieux du public, à savoir que le processus de passation de marchés était équitable et transparent.

La vérification a permis de constater, dans les dossiers contractuels examinés, qu’il n’y avait aucune preuve que les SGC avaient analysé le prix du contrat pour justifier le prix, comme l’exige l’article 10 de la Politique sur les marchés du SCT. La vérification a permis de noter deux contrats avec un fournisseur d’une valeur de 311 900 $ US, dont le taux quotidien était d’environ 13 000 $ US. Il y a un risque que les contrôles de la CCSN n’aient pas été efficaces pour s’assurer que le prix des contrats était conforme à la politique.

La vérification a permis de constater qu’il n’y avait pas de documentation indiquant quels contrats étaient jugés à risque plus élevé, les problèmes potentiels de passation de marchés, la voie pour remonter la hiérarchie et la base sur laquelle les problèmes, s’il y a lieu, ont été réglés. Il y a un risque que la direction n’ait pas cerné, géré, transmis aux échelons supérieurs et réglé efficacement les contrats à risque plus élevé.

2.2 – Administration des contrats

La vérification a permis de constater que des processus et des contrôles d’administration des contrats étaient en place pour assurer la conformité aux politiques et aux règlements. La CCSN avait des directives et des processus à l’intention des agents des contrats, des responsables de projets et des autres responsables de l’approvisionnement. Il y avait une assurance raisonnable que les contrôles relatifs à la justification et à l’approbation des contrats et des modifications étaient efficaces. La vérification a permis de constater que les SGC avaient des directives et des processus à l’intention des agents des SGC et des responsables de projets concernant les exigences en matière de sécurité et qu’il y avait une assurance raisonnable que les habilitations de sécurité étaient en place avant l’attribution des contrats.
Toutefois, la vérification a révélé que l’évaluation documentée de la relation employeur-employé n’était pas adéquate. L’absence d’une évaluation documentée des relations employeur-employé avec les entrepreneurs n’a pas fourni l’assurance que la CCSN se conformait aux politiques.

La vérification a permis de constater que la CCSN n’avait pas de processus pour définir et gérer les attentes et les échéanciers liés à l’évaluation et à la résolution des conflits d’intérêts potentiels. La vérification a permis de constater qu’il n’y avait aucune preuve indiquant que les SGC transmettaient toujours aux niveaux appropriés de la haute direction les contrats avec les fournisseurs qui présentaient des problèmes de conflit d’intérêts. La vérification a également permis de constater que les SGC ne disposaient pas d’un processus permettant d’identifier les titulaires de permis afin d’évaluer les conflits d’intérêts potentiels en matière de passation de marchés. De plus, la vérification a permis de trouver des possibilités d’améliorer le processus de consultation avec le Bureau de l’éthique de la CCSN et de constater que la CCSN avait tiré des conclusions incohérentes concernant les conflits d’intérêts à l’appui des décisions en matière de passation de marchés. Il y avait un risque que les processus et les contrôles de gestion des conflits d’intérêts en matière de passation de marchés n’assurent pas la conformité à la Politique sur les marchés de la CCSN, ainsi qu’à la Politique sur les marchés et au Règlement sur les contrats du gouvernement du SCT. Il y avait aussi un risque que l’évaluation des conflits d’intérêts en matière de passation de marchés ne résiste pas à l’examen public de l’équité dans les processus d’approvisionnement.

3.1 – Délégation de pouvoirs financiers

La délégation de pouvoirs en vertu de l’article 32 de la LGFP, lié à l’engagement de fonds, de l’article 33, lié au pouvoir de dépenser et de l’article 34, lié à l’attestation des produits livrables du contrat, a été documentée de façon appropriée et exercée de façon appropriée et en temps opportun. On a eu l’occasion d’apporter des clarifications à l’approbation des options contractuelles dans la délégation des pouvoirs de signer des documents financiers et dans les lignes directrices à l’intention des agents de l’administration des contrats, des responsables de projets et des autres responsables de l’approvisionnement.

Conclusion générale

La vérification a permis de constater que la CCSN a en place des processus et des contrôles de passation de marchés conçus pour assurer la conformité aux politiques, aux lignes directrices, aux directives et aux procédures approuvées en matière de passation de marchés et d’approvisionnement, ainsi qu’aux lois, aux lignes directrices et aux directives connexes.

La vérification a permis de identifier des possibilités d’amélioration dans les domaines de la gouvernance, particulièrement en ce qui a trait aux processus de gestion et de surveillance des contrats, ainsi que des améliorations dans les processus d’attribution et d’administration des contrats. Cela comprenait notamment d’améliorer l’environnement de contrôle en documentant les contrôles existants et en assurant leur application uniforme, d’évaluer les avantages d’une application logicielle propre à la passation de marchés et à l’approvisionnement, de clarifier et d’améliorer la conception de certains de ses processus existants en ce qui concerne le choix d’un mécanisme de passation de marchés, la gestion des risques et la transmission des contrats à risque élevé à un échelon supérieur ainsi que les fournisseurs qui présentent un conflit d’intérêts potentiel.

Les constatations de la vérification ont été communiquées à la direction de la Direction des finances et de l’administration (DFA) et, si on y donne suite, elles aideront à fournir une assurance raisonnable que les activités d’approvisionnement et de passation de marchés sont en place et fonctionnent comme prévu pour assurer la conformité aux politiques, aux lignes directrices, aux directives, aux activités et aux procédures en matière de passation de marchés et d’approvisionnement, ainsi qu’à toute autre loi, ligne directrice ou directive connexe. De plus amples renseignements figurent à l’annexe E.

L’équipe de la vérification tient à remercier la direction et le personnel de leur soutien durant la réalisation de la présente vérification.

Énoncé de conformité

La vérification visée par le présent rapport a été mené conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, comme en font foi les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité du Bureau de la vérification et de l’éthique.

Introduction

1.1. Contexte

Les activités de passation de marchés et d’approvisionnement aident la CCSN à atteindre ses objectifs et font l’objet d’un examen continu dans l’ensemble du gouvernement du Canada. La CCSN est désignée comme un établissement public aux fins de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP)^{Footnote 1}. Par conséquent, les activités d’approvisionnement et de passation de marchés de la CCSN doivent être menées conformément aux règlements gouvernementaux, aux politiques et aux directives des organismes centraux et aux accords commerciaux applicables. Un des défis importants du gouvernement fédéral consiste à établir des politiques et des pratiques en matière de contrats et d’approvisionnement dont la flexibilité permet de répondre aux besoins organisationnels tout en assurant l’équité, l’ouverture et la transparence des processus.

La Division de la comptabilité, des rapports financiers et des contrats s’est vu attribuer la responsabilité de la passation de marchés et de l’approvisionnement, la responsabilité opérationnelle étant confiée à l’unité des SGC en qualité d’autorité contractante de la CCSN. La Division de la comptabilité, des rapports financiers et des contrats relève fonctionnellement de la DGSG. Ces responsabilités comprennent la création de stratégies de passation de marchés, l’élaboration d’outils (comme des formations et des lignes directrices pour les gestionnaires de programmes) ainsi que la gestion et le traitement de tous les contrats et commandes d’achat de la CCSN.

La passation de marchés et l’approvisionnement sont un domaine très important et très visible au sein du gouvernement fédéral. La vérification de l’approvisionnement et de la passation de marchés de la CCSN fournit l’assurance au président, aux membres du CMV et à la haute direction que les contrôles de gestion fonctionnent efficacement et assurent une saine gestion ainsi que la conformité aux politiques, aux lignes directrices et aux procédures relatives à l’approvisionnement et à la passation de marchés.

La CCSN a mis en place une version actualisée de la Politique sur les marchés au 1er avril 2016 dans le cadre d’initiatives cycliques de renouvellement des politiques à l’échelle du gouvernement du Canada. En octobre 2016, six mois après la fin de la période de portée de la vérification du 31 mars 2016, la CCSN a également élaboré et publié un Manuel sur l’approvisionnement et la passation de marchés, afin d’informer les clients des risques et des facteurs à prendre en considération dans le cadre de la passation de marchés de biens et de services.

1.2. Autorité

La vérification des marchés et de l’approvisionnement faisait partie du PVFR approuvé par la CCSN pour les années 2016-2017 à 2018-2019.

1.3. Objectif, portée et méthodologie de la vérification

L’objectif de la vérification était de fournir une assurance raisonnable que des contrôles de gestion relatifs aux activités de passation de marchés et d’approvisionnement étaient en place et fonctionnaient comme prévu pour assurer la conformité aux politiques, aux lignes directrices, aux directives et aux procédures approuvées en matière de passation de marchés et d’approvisionnement, et à toute autre loi, ligne directrice ou directive connexe (p. ex. le Code de valeurs et d’éthique, la Politique sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat, etc.).

La vérification comprenait un examen des contrôles de gestion de la passation de marchés et de l’approvisionnement en place imposés à la fonction de passation de marchés et d’approvisionnement qui aident à assurer la conformité aux politiques, aux lignes directrices, aux directives, aux activités et aux procédures approuvées en matière de passation de marchés et d’approvisionnement. Lors de la réunion du CMV du 21 novembre 2016, on a décidé d’aborder ultérieurement les activités de passation de marchés et d’approvisionnement qui ne sont pas régies par la Politique sur les marchés de la CCSN. Les activités de passation de marchés et d’approvisionnement qui ne sont pas régies par la Politique sur les marchés de la CCSN comprennent l’acquisition de services juridiques, les protocoles d’entente, les ententes sur les niveaux de service et les ententes contractuelles avec les organismes de service et les organismes gouvernementaux.

Aux fins de la présente vérification, la passation de marchés et l’approvisionnement étaient généralement définis comme le processus suivi pour acquérir des biens et des services qui n’ont pas été acquis au moyen d’autres processus opérationnels, comme les cartes d’achat, les voyages et l’hébergement, les ressources humaines et les subventions et contributions.

La vérification a tenu compte des intrants de l’équipe de direction et des produits livrables en matière de passation de marchés et d’approvisionnement dans la mesure où ils ont éclairé les processus et les contrôles en matière de passation de marchés et d’approvisionnement. La déclaration financière et les aspects administratifs du processus d’affaires allant de l’approvisionnement aux paiements n’entraient pas dans la portée de la vérification.

La vérification a porté sur les activités de passation de marchés et d’approvisionnement réalisées entre le 1er avril 2014 et le 31 mars 2016. Au cours de cette période, la CCSN a émis environ 900 contrats d’une valeur estimative de 27,1 millions de dollars et environ 600 modifications d’une valeur cumulative estimative de 10,3 millions de dollars.

La méthodologie de la vérification comprenait ce qui suit :

• l’examen des processus, des politiques, des normes et des lignes directrices de la CCSN en matière de passation de marchés et d’approvisionnement au cours de la période de portée de la vérification
• des entrevues avec des personnes prédéterminés de la DGSG, principalement au sein de la Division de la comptabilité, des rapports financiers et des contrats et des SGC, et d’autres parties intéressées de la CCSN en leur qualité de chargé de projet et d’évaluateur de soumissions (voir la liste des personnes interviewées à l’annexe D)
• l’examen des dossiers contractuels sur la base d’un échantillon pour trouver des preuves à l’appui de la conformité en matière de passation de marchés et d’approvisionnement
• l’examen des documents à l’appui des activités de passation de marchés
• l’analyse des données sur les marchés et l’approvisionnement
• l’évaluation de l’efficacité et de l’adéquation des processus et des contrôles internes liés aux activités de passation de marchés et d’approvisionnement

1.4. Analyse des risques et de la fraude, des secteurs d’intérêt et des critères de vérification

Durant la phase de planification de la vérification, une analyse a été réalisée pour identifier les risques de fraude potentielle ou d’actions inappropriées dans le domaine de la passation de marchés et de l’approvisionnement, ainsi que pour évaluer et prioriser leur pertinence en fonction des objectifs de la vérification. Les risques ont été identifiés au moyen d’un examen de la documentation et des données d’approvisionnement pertinentes, et au moyen d’entrevues. Les secteurs d’intérêt à étudier ont été déterminés pendant la vérification. L’annexe A contient une liste des secteurs d’intérêt et des critères de vérification connexes retenus.

1.5. Méthodologie d’échantillonnage des dossiers

On s’attendait à ce que la direction prenne note des cas où les politiques, les lignes directrices, les directives, les activités et les procédures n’ont pas été suivies et qu’il y ait suffisamment de contexte, ainsi que les approbations appropriées. La direction a affirmé que les processus et les contrôles en matière de passation de marchés et d’approvisionnement ont été appliqués de façon uniforme tout au long de la période visée par la vérification. Sur la base de cette affirmation, l’équipe de vérification a examiné les dossiers contractuels à partir d’un échantillon. Une approche statistique fondée sur les risques a été utilisée pour sélectionner les dossiers à examiner de manière à ce que les observations de l’échantillon puissent être projetées sur l’ensemble des types de contrats à partir desquels l’échantillon a été tiré.

Les SGC ont fourni une feuille de calcul Excel (le journal de passation de marchés) comme source pour les contrats de la CCSN. Le journal de passation de marchés contenait 1 728 dossiers individuels de contrats et de modifications faisant partie de la portée de la vérification. Les données contractuelles ont été analysées afin d’établir un ensemble de dossiers pour chaque procédure de vérification pertinente. Par exemple, toutes les modifications ont été identifiées comme un ensemble unique à partir duquel un échantillon pourrait être prélevé et auquel les procédures de vérification associées aux modifications pourraient être appliquées. Cette analyse a donné lieu à huit ensembles de documents.

Une approche statistique fondée sur le risque a été utilisée pour définir un certain nombre d’échantillons pour chaque ensemble de documents. Cette approche a donné lieu à un échantillon de 244 documents liés à 166 dossiers contractuels. L’annexe B présente et explique le lien entre le nombre de documents sur la passation de marchés pendant la période de la vérification et le nombre de documents échantillonnés pour l’examen des dossiers.

1.6. Conformité aux normes professionnelles

La vérification visée par le présent rapport a été menée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, comme en font foi les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité du Bureau de la vérification et de l’éthique.

Observations et recommandations découlant de la vérification

Toutes les observations et constatations de la vérification ont trait aux activités de passation de marchés et d’approvisionnement qui font partie de la portée de la vérification visant la période entre le 1er avril 2014 et le 31 mars 2016.

Secteur d’intérêt 1 – La gouvernance

La surveillance de la passation de marchés et de l’approvisionnement fournit une assurance raisonnable du fonctionnement et du contrôle de la fonction de passation de marchés et d’approvisionnement.

Critère de vérification 1.1 – Gestion des contrats : La gestion de la fonction de passation de marchés et d’approvisionnement est conçue pour atténuer les risques liés à la passation de marchés.

La vérification a permis de constater que les SGC collaboraient avec la collectivité des marchés du gouvernement fédéral pour se tenir au courant des changements et de l’évolution des questions liées à la passation de marchés et à l’approvisionnement. L’unité des SGC partageait des locaux avec sept membres du personnel à temps plein, y compris un seul gestionnaire, et relevait directement du directeur de la Division de la comptabilité, des rapports financiers et des contrats de la DGSG. Il était évident que cela créait un environnement qui facilitait la collaboration sur des questions potentielles et réduisait au minimum les risques liés à l’approvisionnement.

Critère de vérification 1.1.1 – Renouvellement de la politique : La Politique sur les marchés de la CCSN est conforme à la Politique sur les marchés et au Règlement sur les contrats du gouvernement du SCT.

La CCSN a créé sa propre politique sur les marchés afin de clarifier les rôles et responsabilités de la CCSN en ce qui a trait à la Politique sur les marchés du SCT. Il était évident que le contenu de la Politique sur les marchés de la CCSN ne remplacerait la Politique sur les marchés du SCT ni ne créerait de conflit avec celle-ci.La CCSN a également documenté les directives en matière de passation de marchés et d’approvisionnement disponibles à l’intention des agents de l’administration des contrats, des responsables de projets et d’autres responsables de l’approvisionnement.

La structure, les pratiques et l’approche des SGC au sein de la DGSG ont permis de répondre aux changements de politique et d’orientation en temps opportun.

Les directives ponctuelles et les changements communiqués par le SCT ont généralement eu une incidence sur les procédures des SGC (opérations quotidiennes) plutôt que sur la Politique sur les marchés de la CCSN. En décembre 2016, soit huit mois après la fin de la période de portée de la présente vérification, la CCSN a mis en place le processus relatif aux instruments de politique de la DGSG. Ce processus visait à établir une approche uniforme pour documenter et surveiller les instruments de politique de la DGSG tout au long de leur cycle de vie, y compris la passation de marchés et l’approvisionnement.

Critère de vérification 1.1.2 – Planification contractuelle : Examiner les efforts de planification des SGC avec la direction et la mesure dans laquelle un processus géré atténue les risques liés à la passation de marchés et à l’approvisionnement.

La vérification a permis de constater que les SGC avaient entrepris des activités de planification des contrats afin de faciliter les choses relativement au volume, au type, au calendrier et au traitement des contrats et d’améliorer la communication avec les clients. Les SGC ont amorcé un processus de planification au cours du troisième trimestre de 2015, en tenant des réunions trimestrielles avec les directeurs, les conseillers financiers et les responsables de projets.

Critère de vérification 1.1.3 – Documentation des dossiers contractuels : La direction prend les mesures appropriées pour s’assurer que tous les documents contractuels sont adéquats, conformément aux exigences stratégiques.

La vérification a permis de constater que les processus et les contrôles de passation de marchés ont été conçus pour atténuer les risques liés à la passation de marchés. Les dossiers contractuels étaient bien organisés, complets et conformes aux exigences documentaires de la liste de contrôle de chaque dossier. Les processus et contrôles d’approvisionnement et de passation de marchés étaient de nature manuelle (utilisation de documents numérisés, copie papier, Microsoft Word et Excel, pdf, eDocs).

Les processus et les contrôles de passation de marchés des SGC étaient consignés dans les lignes directrices mises à la disposition des agents de l’administration des contrats, des responsables de projets et des autres responsables de l’approvisionnement. La CCSN a également élaboré et publié le Manuel sur l’approvisionnement et la passation de marchés en octobre 2016, six mois après la fin de la période de portée de la présente vérification. Ce manuel avait pour but d’informer les clients des risques et des facteurs à prendre en considération dans le cadre de la passation de marchés de biens et de services.

Les contrôles obligatoires documentés des SGC se limitaient à l’obtention de l’approbation de l’engagement de fonds en vertu de l’article 32 de la LGFP et à l’approbation des contrats en fonction de la délégation des pouvoirs. La vérification a permis de constater l’existence de contrôles d’approvisionnement au niveau opérationnel, par exemple :

• Formulaire d’examen des contrats (FEC) — Les FEC ont été utilisés pour documenter l’approbation des engagements en vertu de l’article 32 de la LGFP. Les FEC n’ont pas été utilisés de façon uniforme. La vérification a permis de constater que les FEC n’ont pas été utilisés pour 4 des 30 dossiers (13 %) échantillonnés; l’approbation de l’engagement en vertu de l’article 32 de la LGFP s’est faite par courriel. Deux d’entre eux avaient trait à un contrat d’une valeur supérieure à 25 000 $.
• Listes de contrôle des contrats – Des listes de contrôle ont été utilisées pour gérer le processus d’approvisionnement. Une liste de contrôle a été observée sur chaque dossier contractuel échantillonné, et chaque liste de contrôle observée a été adaptée au mécanisme contractuel utilisé pour le contrat. La vérification a permis de constater que la direction des SGC n’avait pas l’intention de se fier aux listes de contrôle à titre de documentation du contrôle opérationnel officiel.
• Journal de passation de marchés – Le journal de passation de marchés était un outil de gestion utilisé à l’appui de la production de rapports et de la surveillance internes. Le journal de passation de marchés a été généré à partir de l’information saisie dans le système financier officiel. Les SGC ont utilisé le journal de passation de marchés pour suivre l’attribution des dossiers contractuels et les dates de fin de contrat. La vérification a permis de constater que la direction des SGC n’avait pas l’intention de se fier au journal de passation de marchés à titre de documentation des contrôles opérationnels officiels. La vérification a conclu qu’il y avait une assurance raisonnable que le journal de passation de marchés était complet et exact aux fins de l’échantillonnage de la vérification (voir 1.5 Méthodologie d’échantillonnage des dossiers).

Il y avait possibilité d’accroître la capacité de la direction de surveiller la pertinence des contrôles, conformément aux exigences de surveillance de l’article 5.1.1 de la Politique sur les marchés du SCT, en clarifiant et en officialisant la documentation et les attentes à l’égard des contrôles opérationnels.

Critère de vérification 1.1.4 — Formation sur les contrats : La direction s’assure que la formation de chaque chargé de projet est adéquate.

La vérification a permis de constater que la CCSN disposait d’un régime adéquat de formation en matière de contrats et d’approvisionnement pour les responsables de projets et les autres responsables de l’approvisionnement. Du matériel de formation exhaustif a été fourni sur la passation de marchés et la délégation de pouvoirs. Le matériel était facilement accessible et fournissait des informations détaillées sur les attentes et les explications.

Un processus géré a été mis en place pour s’assurer que la formation obligatoire liée aux contrats a été achevée avec succès. Les SGC ont ciblé les responsables de projets qui devaient assumer un plus grand volume de contrats.

Les responsables de projets et les évaluateurs de soumissions étaient à l’aise avec les SGC en tant que ressource pour poser des questions et demander des éclaircissements sur les processus et les enjeux relatifs à la passation de marchés.

Résumé du critère de vérification 1.1

La vérification a permis de constater que les processus de planification contractuelle, de documentation et de formation étaient conçus pour atténuer les risques contractuels. Toutefois, il était possible d’améliorer l’environnement de contrôle en clarifiant et en officialisant la documentation et les attentes relatives aux contrôles opérationnels tels que le Formulaire de demande de contrat, les listes de contrôle des contrats et le journal de passation  de marchés.

Recommandation 1

Il est recommandé que le directeur général de la Direction des finances et de l’administration prenne les mesures appropriées pour s’assurer que des contrôles sont conçus pour atténuer les risques contractuels en examinant et en documentant les contrôles officiels au niveau opérationnel, y compris les attentes quant à la façon dont les contrôles doivent être effectués et la façon dont les preuves des contrôles doivent être documentées et appliquées de façon uniforme. Les contrôles devraient être conçus de manière à assurer la conformité à la politique et à l’orientation en matière de passation de marchés, en mettant l’accent sur les secteurs de passation de marchés que la direction considère comme présentant un risque plus élevé.

Réponse de la direction et plan d’action

Accepté – Pour s’assurer que les contrôles de la CCSN en matière de passation de marchés sont efficaces, le directeur général de la Direction des finances et de l’administration examinera la politique, l’orientation et les contrôles opérationnels relatifs à la passation de marchés afin de clarifier et d’officialiser les attentes en matière de documentation et d’exécution, en mettant l’accent sur les secteurs de passation de marchés que la direction juge à risque plus élevé. Date d’achèvement prévue : Février 2019

Critère de vérification 1.2 – Surveillance : La Division de la comptabilité, des rapports financiers et des contrats et le CEC ont mis en place des processus adéquats pour surveiller les principaux processus de passation de marchés.

La vérification a évalué les processus de surveillance de la direction et a permis de constater que le dépôt de données sur les marchés de la CCSN était une application logicielle financière qui n’était pas destinée à faciliter la surveillance de la fonction de passation de marchés et qui ne facilitait pas l’efficience ni l’efficacité de la surveillance de la fonction de passation de marchés. La CCSN n’avait pas d’application logicielle propre à la passation de marchés et à l’approvisionnement. Les SGC n’ont pas saisi et n’ont pas été en mesure de fournir efficacement l’information relative aux contrats, notamment une liste des contrats par mécanisme d’approvisionnement (p. ex. PAC), une liste de tous les contrats renvoyés au responsable de l’éthique du Bureau de l’éthique de la CCSN pour examen des conflits d’intérêts, ou un rapprochement des contrats avec les données de base afin d’en assurer l’intégralité.

La surveillance plus rapide et plus fréquente et les possibilités d’amélioration continue ont été limitées par la nature manuelle et l’inefficacité de la compilation des rapports. La direction a indiqué qu’il faudrait investir dans la technologie pour améliorer l’efficacité de la passation de marchés au-delà des capacités actuelles; toutefois, une analyse coûts-avantages officielle d’une application logicielle d’approvisionnement n’a pas été entreprise.

Il y avait possibilité d’accroître la capacité de la direction à surveiller la pertinence des contrôles, conformément aux exigences de surveillance de l’article 5.1.1 de la Politique sur les marchés du SCT, en évaluant l’avantage d’une application logicielle propre à la gestion, à la surveillance et à la production de rapports sur les besoins en matière de passation de marchés et d’approvisionnement.

Critère de vérification 1.2.1 – Équité dans la sélection des fournisseurs (contrats prescrits, favoritisme, répétition) : Les contrats attribués au fil du temps sont surveillés afin d’assurer l’équité du processus d’évaluation et d’atténuer le risque de contrats répétitifs avec le même fournisseur; le processus d’évaluation est réévalué périodiquement, au besoin.

La vérification a permis de constater que la CCSN avait plusieurs approches fondées sur le risque pour surveiller les contrats afin d’assurer l’équité, y compris un cadre de gestion des risques contractuels et un CEC.

Cadre de gestion des risques contractuels

Les SGC avaient un cadre documenté de gestion du risque contractuel axé sur les risques opérationnels. L’objectif du cadre de gestion du risque était de fournir l’assurance que la CCSN s’est conformée à la politique gouvernementale et qu’elle a géré les risques liés au processus d’approvisionnement et de passation de marchés. Le cadre de gestion des risques contractuels comprenait une évaluation du risque pour des activités d’approvisionnement, ainsi que des contrôles et des attentes en matière de recours hiérarchique pour chacune des sous-activités d’approvisionnement cernées dans le cadre de gestion des risques contractuels.

Toutefois, la vérification a permis de constater qu’il était possible d’améliorer l’environnement de contrôle en assurant l’uniformité du traitement des risques liés à la passation de marchés. Les types et la nature des risques identifiés dans le cadre de gestion des risques contractuels n’étaient pas conformes aux risques traités dans l’orientation sur la passation de marchés et ne correspondaient pas aux risques surveillés par l’équipe de direction de la Direction des finances et de l’administration, comme suit :

• Il était évident que les SGC surveillaient les contrats sur la base des informations demandées par le CEC. La vérification n’a pas trouvé d’éléments probants indiquant que les SGC surveillaient les contrats afin d’évaluer les risques figurant dans le cadre de gestion des risques contractuels.
• Les SGC ont fourni à la direction de l’orientation sur les « processus contractuels inacceptables » et d’autres conseils qui n’ont pas été évalués dans le cadre documenté de gestion du risque contractuel, y compris :
  • la passation de contrats avec les titulaires de permis
  • la confidentialité des renseignements
  • la protection des renseignements
  • l’embauchage obligatoire
    
• Le cadre de gestion des risques contractuels et l’orientation documentés des SGC n’ont pas réussi à traiter les risques associés aux états financiers vérifiés, comme les articles 32, 33 et 34 de la LGFP, les passifs éventuels, etc. Le directeur de la Division de la comptabilité, des rapports financiers et des contrats devait assurer la surveillance de la responsabilité des SGC à l’égard des états financiers vérifiés, y compris les rapports externes, et la surveillance de la Section des contrôles internes et des politiques, le groupe chargé de vérifier l’efficacité des contrôles internes liés aux états financiers vérifiés.

Comité d’examen des contrats

La vérification a permis de constater qu’un CEC était en place avec un mandat clair, y compris des rôles et des responsabilités. Le rôle du CEC était de fournir des conseils sur les contrats après leur mise en place. Le CEC a surveillé les tendances des contrats au cours de la période visée par la vérification et a examiné les questions soulevées par la direction des SGC. Les membres du CEC ont indiqué qu’ils étaient satisfaits de la transparence et de la réactivité des SGC. Le CEC a fait rapport au Comité de gestion sur les risques contractuels qui revêtent de l’importance pour le CEC.

La vérification a permis de constater que le CEC avait un mandat d’examiner les évaluations ou les rapports de vérification ainsi que les conclusions ou les recommandations associées à l’approvisionnement et à la passation de marchés de la CCSN. Toutefois, le CEC n’a pas examiné les états financiers vérifiés pour déterminer si les rapports de vérification respectifs contenaient des observations, des constatations ou des recommandations liées à la passation de marchés, comme les articles 32, 33 et 34 de la LGFP, les passifs éventuels, etc.

Le CEC n’a pas tenu compte des travaux de la Section des contrôles internes et des politiques, particulièrement en ce qui concerne les vérifications liées aux états financiers et plus particulièrement aux articles 32, 33 et 34 de la LGFP. Le mandat approuvé exigeait que le CEC examine « les évaluations ou les rapports de vérification, les constatations ou les recommandations relatives à l’approvisionnement et à la passation de marchés de la CCSN... ». La délégation des pouvoirs financiers n’a pas fait l’objet de discussions importantes dans les procès-verbaux des réunions du CEC, les listes des mesures de suivi et les rapports.

Processus d’examen par les pairs

Un processus officiel d’examen par les pairs a été amorcé après la période de la portée de la vérification. On a eu l’occasion de documenter l’orientation et les procédures pour le processus d’examen par les pairs afin d’atténuer les risques contractuels. Certaines lacunes ont été relevées dans la conception du processus d’examen par les pairs :

• La portée de l’examen par les pairs comprenait « tout achat jugé sensible et justifiant un examen plus approfondi des risques. » La définition des contrats sensibles et à haut risque n’était pas claire. Aucune directive n’a été fournie sur la façon dont une décision serait prise, ou par qui.
• Aucune directive n’a été fournie sur les procédures d’examen par les pairs ou sur la façon de documenter l’examen par les pairs.

Résumé du critère de vérification 1.2.1

La vérification a permis de constater que le CEC a cerné et géré les risques liés à la passation de marchés et à l’approvisionnement et que le CEC a fourni une surveillance et des conseils efficaces sur l’équité de la sélection des fournisseurs. Il y avait possibilité d’améliorer les processus et les activités de surveillance pour s’assurer qu’ils étaient conformes aux risques identifiés et signalés par la direction.

La vérification a révélé que le CEC avait le mandat d’examiner les évaluations ou les rapports de vérification ainsi que les constatations ou les recommandations liées à l’approvisionnement et à la passation de marchés de la CCSN; toutefois, le CEC n’a pas examiné les états financiers vérifiés pour déterminer si les rapports de vérification respectifs contenaient des observations, des constatations ou des recommandations liées à la passation de marchés, comme les articles 32, 33 et 34 de la LGFP, les passifs éventuels, etc.

Il y avait une possibilité de documenter l’orientation et les procédures pour le processus d’examen par les pairs afin d’atténuer les risques contractuels. Il y avait également la possibilité d’inclure les travaux du CEC en tant que contrôle au niveau de l’entité sur les SGC dans le cadre de contrôle financier de la CCSN.

Critère de vérification 1.2.2 – Normes de service : Le rendement est évalué par rapport aux normes, il y a un processus de suivi des contrats individuels et les normes sont réévaluées périodiquement.

Les normes de service pour les contrats ont été élaborées après la période de vérification et approuvées par le Comité de gestion.

Pour la période visée par la vérification, il n’y avait pas de processus pratique pour surveiller le rendement de façon continue. La surveillance du rendement était limitée par la nature manuelle et l’inefficacité de la compilation des rapports. Le Comité de gestion n’a pas exigé que les SGC fassent rapport sur le rendement des normes de service au cours de la période visée par la vérification. Après la période d’étendue de la vérification, les SGC devaient faire rapport au Comité de gestion sur une base annuelle.

Critère de vérification 1.2.3 – Différends contractuels et non-conformité : Il existe des preuves qu’un processus documenté est à la disposition du chargé de projet ou du fournisseur pour faire remonter, signaler et résoudre les différends contractuels et les cas de non-conformité interne et externe.

Les responsables de projets et les fournisseurs disposaient d’un processus documenté pour transmettre à un échelon supérieur, signaler et résoudre les différends contractuels et les cas de non-conformité.

Le cadre de gestion des risques contractuels a permis aux gestionnaires de la Direction des finances et de l’administration de transmettre les dossiers de passation de marchés au CEC pour examen ou contestation, bien qu’il n’y ait aucune exigence. Il était évident que le CEC demandait des renseignements supplémentaires aux SGC et recommandait des changements de processus en réponse à des problèmes potentiels. La vérification a permis de constater que la direction des SGC a informé le CEC de différends particuliers entre entrepreneurs, qui étaient minimes au cours de la période visée par la vérification.

La vérification a permis de constater que les SGC ne disposaient pas d’un processus documenté pour identifier et transmettre les différends contractuels potentiels et les cas de non-conformité à la haute direction ou pour obtenir des conseils du CEC. La vérification a permis de identifier des problèmes potentiels qui n’ont pas été soulevés auprès du CEC, y compris, mais sans s’y limiter :

• les conflits d’intérêts potentiels avec d’anciens fonctionnaires recevant une pension en vertu de la Loi sur la pension de la fonction publique (LPFP)
• les conflits d’intérêts potentiels avec les titulaires de permis

La surveillance et les conseils efficaces du CEC se limitaient à l’information fournie par les SGC conformément au mandat du CEC.

Résumé du critère de vérification 1.2

La vérification a permis de constater que les processus et les pratiques en place comprenaient un CEC et un cadre de gestion des risques contractuels pour surveiller les principaux processus de passation de marchés. Toutefois, il y avait possibilité d’améliorer l’environnement de contrôle en s’assurant que les activités de surveillance étaient adéquates, conformément aux exigences de l’article 5.1.1 de la Politique sur les marchés du SCT, en évaluant le besoin d’un outil logiciel pour appuyer les besoins en matière de gestion, de surveillance et d’établissement de rapports relatifs à la passation de marchés et l’approvisionnement, et en améliorant le cadre de gestion des risques contractuels, la surveillance par le CEC, le processus d’examen par les pairs et le processus de transmission à des échelons supérieurs des marchés.

Recommandation 2

Il est recommandé que le directeur général de la Direction des finances et de l’administration prenne les mesures qui s’imposent pour :

1. évaluer les avantages d’outils automatisés qui faciliteront la gestion, la surveillance et la production de rapports sur les besoins en matière de passation de marchés et d’approvisionnement
2. évaluer le cadre de gestion des risques contractuels de la CCSN afin de s’assurer qu’il est conforme aux changements apportés aux politiques de passation de marchés et que les risques sont reflétés dans les processus de passation de marchés, les contrôles et l’orientation à l’intention des agents des SGC, des responsables de projets et des autres responsables de l’approvisionnement. L’évaluation devrait inclure les risques liés aux états financiers vérifiés dans le cadre de gestion des risques contractuels et indiquer si le CEC s’acquitte de son mandat qui consiste à examiner les évaluations, les rapports de vérification, les constatations et les recommandations liées à la passation de marchés et à l’approvisionnement, conformément au cadre de gestion des risques contractuels de la CCSN
3. examiner, élaborer au besoin et documenter de l’orientation et des procédures pour le processus d’examen par les pairs afin d’atténuer les risques conformément au cadre de gestion des risques contractuels
4. réviser, officialiser et communiquer à la haute direction un processus visant à identifier, à transmettre et à signaler à la haute direction les différends contractuels potentiels et les cas de non-conformité, et demander conseil au CEC.

Réponse de la direction et plan d’action

Accepté

Afin d’améliorer davantage l’environnement de surveillance des contrats de la CCSN, le directeur général de la Direction des finances et de l’administration :

1. effectuera une analyse coûts-avantages d’une application logicielle dans la phase 2 du projet SAP
2. évaluera le cadre de gestion des risques contractuels afin de s’assurer que l’orientation, les processus et les contrôles de gestion des risques sont appropriés, cohérents, intégrés et alignés sur les politiques de passation de marchés
3. examinera, élaborera au besoin et documentera les procédures d’examen par les pairs
4. révisera et officialisera le processus inclus dans le cadre de gestion des risques contractuels existant afin d’identifier, de transmettre à un échelon supérieur et de signaler les différends contractuels potentiels et les cas de non-conformité, en plus de communiquer le processus à la haute direction.

Date d’achèvement prévue : Février 2019

Secteur d’intérêt 2 – Conformité

Les processus opérationnels et les contrôles en matière de passation de marchés et d’approvisionnement fournissent une assurance raisonnable de la conformité à la Politique sur les marchés de la CCSN, à la Politique sur les marchés du SCT et au Règlement sur les contrats du gouvernement du SCT.

La CCSN avait de l’orientation à l’intention des agents et des clients des SGC pour évaluer et documenter les risques associés à la passation de marchés, y compris, mais sans s’y limiter :

• le processus d’appel d’offres et d’évaluation des soumissions
• le processus à fournisseur unique
• les modifications
• le fractionnement des marchés
• les relations employeur-employé
• les conflits d’intérêts
• les anciens fonctionnaires touchant une pension conformément à la Loi sur la pension de la fonction publique
• les exigences en matière de sécurité

Critère de vérification 2.1 – Attribution de contrats : Le processus d’attribution des contrats concurrentiels et des contrats non concurrentiels assure la conformité.

Critère de vérification 2.1.1 – Processus d’appel d’offres : Les contrats concurrentiels sont attribués en fonction des exigences de la politique de la CCSN en matière d’appels d’offres concurrentiels, y compris les évaluations indépendantes appropriées.

La vérification a permis de constater que la CCSN disposait d’orientation et d’outils documentés à l’intention des agents des SGC, des responsables de projets et des évaluateurs de soumissions, qui fournissaient des détails clairs et précis sur le processus d’appel d’offres, y compris les évaluations. L’orientation et les outils établissent des attentes claires pour protéger l’intégrité du processus d’appel d’offres, qui a commencé par l’élaboration, par la CCSN, d’une stratégie d’approvisionnement et comprenait l’élaboration d’exigences en matière d’approvisionnement et de critères de sélection des fournisseurs, la publication d’un document d’appel d’offres, la collecte et l’évaluation des soumissions, la sélection d’un soumissionnaire retenu et l’attribution d’un contrat.

La séparation des responsabilités entre les SGC et l’autorité de financement, le chargé de projet et les évaluateurs de soumissions était appropriée et gérée efficacement. Les responsables de projets et les évaluateurs de soumissions avaient une perspective positive des SGC en tant que ressource précieuse en termes de processus et de connaissances. La séparation des responsabilités était évidente et conforme à la Politique sur les marchés et aux directives de la CCSN.

La vérification a permis de constater, au cours de l’examen des dossiers, que la communication entre le chargé de projet et les soumissionnaires pendant le processus d’évaluation des soumissions n’était pas suffisamment transparente, particulièrement en ce qui concerne les entrevues avec les ressources des soumissionnaires. Les entrevues avec les ressources des soumissionnaires n’étaient pas consignées dans les dossiers contractuels échantillonnés. D’après les discussions avec la direction, pour certains contrats, le chargé de projet de la CCSN a mené des entrevues auprès des ressources des soumissionnaires au cours du processus d’évaluation des soumissions afin de valider la soumission. Les entrevues de vérification ont révélé que les SGC ont fourni des conseils incohérents au chargé de projet sur la question de savoir s’il était permis d’interviewer les ressources des soumissionnaires pendant la période d’évaluation des soumissions. Les agents des SGC n’ont joué aucun rôle dans les entrevues avec les soumissionnaires, contrairement à l’orientation des SGC selon laquelle les communications avec les soumissionnaires auraient dû être dirigées par l’autorité contractante au cours du processus d’évaluation des soumissions.

Les SGC n’ont pas fourni d’orientation détaillée sur les rôles, les responsabilités, les attentes et la documentation requise pour les entrevues des ressources au cours du processus d’évaluation des soumissions.

L’orientation des SGC à l’intention des gestionnaires et du personnel de la CCSN exigeaient que les soumissions soient toujours évaluées de façon équitable et transparente, en se fondant uniquement sur la méthodologie d’évaluation énoncée dans les documents d’appel d’offres et connue des soumissionnaires dès le début. De plus, l’orientation prévoyait que les documents relatifs à l’évaluation des soumissions devaient être conservés et versés au dossier d’approvisionnement et que l’autorité contractante était chargée de veiller à ce que la confidentialité des soumissions soit préservée.

La Politique sur les marchés du SCT prévoit ce qui suit :

• 4.2.15 Les ministères doivent veiller à ce que des mécanismes de gestion adéquats soient en place afin de protéger l’intégrité du processus de soumission.
• 5.2.2 Les autorités contractantes doivent veiller à ce que les dossiers de marchés contiennent tous les documents requis.
• 12.3.1 Les dossiers des achats doivent être établis et structurés de manière à faciliter la surveillance au moyen d’une piste de vérification exhaustive qui renferme des détails au sujet des marchés liés aux décisions et aux communications pertinentes, y compris l’identification des fonctionnaires et des autorités approuvant les marchés.
  

L’absence de documentation sur les entrevues avec les ressources des soumissionnaires a accru le risque que le processus d’appel d’offres ne résiste pas à l’examen public concernant la communication équitable et transparente de toute l’information à tous les soumissionnaires, et le processus n’était pas conforme à la Politique sur les marchés du SCT ni aux directives de la CCSN en matière de passation de marchés.

Au total, 4 des 18 dossiers (22 %) échantillonnés n’avaient pas d’Attestation sur l’acceptation des procédures d’évaluation, les conflits d’intérêts et la confidentialité. La direction des SGC a affirmé que l’absence d’une attestation documentée n’était pas une indication de l’existence d’un conflit d’intérêts. L’absence d’une attestation de conflit d’intérêts documentée n’était pas conforme à la Politique sur les marchés du SCT ou aux directives de la CCSN en matière de passation de marchés, et la direction et les parties intéressées n’ont pas reçu l’assurance adéquate qu’il n’y avait pas de conflit d’intérêts.

Critère de vérification 2.1.2 – Mécanisme contractuel : Le mécanisme contractuel (processus concurrentiel, y compris les préavis d’adjudication de contrat [PAC], processus non concurrentiel et offres à commandes) utilisé est conforme aux exigences de la politique et à la législation (p. ex. le Code de valeurs et d’éthique, la Politique sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat, etc.), et chaque contrat comporte un énoncé des travaux adéquat qui est clair et dont les produits livrables sont clairement définis à l’appui des objectifs du contrat.

La vérification a permis de trouver sur le portail intranet des SGC une grande quantité d’information sur les contrats à la disposition des responsables du financement et des responsables de projets. Le portail comportait des liens vers de l’orientation et des outils sur la passation de marchés à l’intention des employés de la CCSN, et il était structuré de façon logique et facile à comprendre. Il y avait des conseils et des outils pour aider le chargé de projet à choisir un mécanisme de passation de marchés et soulignait l’importance d’élaborer un énoncé des travaux adéquat. Le portail contenait des liens vers des modèles et des exemples pour aider le chargé de projet à s’acquitter de ses responsabilités en matière de passation de marchés.

Principaux seuils de passation de marchés

Les procédures de vérification comprenaient l’analyse des données sur la passation de marchés dont les valeurs se situent autour des seuils clés de passation de marchés.

Une analyse des contrats de l’ordre de 10 000 $ à 50 000 $ a été effectuée, et la valeur de chaque contrat a été tracée. D’après les affirmations de la direction des SGC, on s’attendait à un plus grand nombre de contrats de faible valeur, avec une diminution du nombre de contrats à mesure que la valeur du contrat augmentait.

La vérification a permis d’observer une tendance qui n’était pas conforme à cette relation prévue, qui correspondait à la limite de 25 000 $ pour les marchés à fournisseur unique (voir l’annexe C). Une analyse plus poussée a révélé qu’il y avait 33 contrats d’une valeur comprise entre 24 800 $ et 25 200 $, dont 29 étaient évalués à entre 24 800 $ et 25 000 $. Le nombre prévu de contrats dans la fourchette de 24 800 $ à 25 200 $ était de quatre, selon l’hypothèse qu’il y aurait une répartition égale d’un plus grand nombre de contrats de faible valeur, avec une diminution du nombre de contrats à mesure que la valeur du contrat augmentait. L’orientation de la CCSN et la Politique sur les marchés du SCT exigeaient que tous les efforts soient faits pour éviter un financement et une planification préalable inadéquats, ce qui a donné lieu à des modifications. Elles énonçaient également que le fractionnement des contrats n’était pas permis.

Au cours des entrevues de vérification, la direction des SGC et celle de la DGSG ont indiqué qu’ils encourageaient les responsables de projets à recourir à la passation de marchés à fournisseur unique pour les achats de faible valeur et inversement, à recourir à un processus concurrentiel avec des options pour les achats à plus long terme liés aux ressources.

L’orientation de la CCSN indiquait que les marchés d’une valeur inférieure à 25 000 $ pouvaient passer outre le processus concurrentiel et être attribués à un fournisseur présélectionné; toutefois, les autorités contractantes devaient lancer des appels d’offres chaque fois qu’il était rentable de le faire, conformément à la Politique sur les marchés du SCT, et utiliser les mécanismes d’approvisionnement de Services publics et Approvisionnement Canada dans la mesure du possible. De plus, la justification d’un marché non concurrentiel de plus de 25 000 $, mais de moins de 100 000 $, devait clairement indiquer et appuyer l’une des trois exceptions mentionnées (c.-à-d. une urgence, une demande de soumissions n’était pas dans l’intérêt public, ou un seul fournisseur compétent existait), et les marchés de plus de 100 000 $ devaient être approuvés par le SCT ou être traités et attribués par l’entremise de Services publics et Approvisionnement Canada afin de pouvoir renoncer à un processus concurrentiel.

Le recours à la passation de marchés à fournisseur unique a accru le risque que le travail ne soit pas suffisamment financé ou planifié, ce qui aurait pu entraîner le fractionnement des contrats ou des modifications évitables, qui n’étaient pas conformes à l’orientation de la CCSN et à la Politique sur les marchés du SCT. Bien que l’utilisation de marchés à fournisseur unique soit permise, il existait un risque que ce type de marché ne résiste pas à l’examen du public, comme l’exige l’énoncé de la Politique sur les marchés du SCT qui indique que les marchés publics doivent être menés de manière à résister à l’examen du public sur le plan de la prudence et de la probité, à faciliter l’accès, à encourager la concurrence et à refléter l’équité dans la dépense des fonds publics.

Contrats de PAC

Dans les dossiers contractuels échantillonnés, il n’y avait aucune preuve que les SGC corroboraient le prix des soumissions ou des contrats. Dans l’échantillon, un fournisseur avait deux contrats qui étaient régis par le processus de passation de marchés des PAC, où il n’y avait aucune preuve que le coût des services avait été analysé par les SGC pour justifier le prix. Le fournisseur était un titulaire de permis de la CCSN, ce qui augmentait le risque de conflit d’intérêts. Les contrats étaient chacun d’un an plus deux années d’option (six ans) d’une valeur cumulative de 311 900 $ US pour quatre jours de service par année (environ 13 000 $ US par jour). Les dossiers contractuels ne contenaient pas de justification ou d’analyse documentée pour justifier le prix. La direction des SGC a allégué que le coût du service comprenait la valeur du permis de la CCSN pour le fournisseur. Les dossiers contractuels n’indiquaient pas que la valeur du permis de la CCSN était incluse dans la valeur du contrat. Les SGC n’ont pas adéquatement justifié le prix de ces contrats, et le chargé de projet n’a pas adéquatement divulgué le contenu de ces contrats dans l’énoncé des travaux, comme l’exige l’article 10 de la Politique sur les marchés du SCT.

Malgré les exceptions notées concernant le recours aux marchés à fournisseur unique et la justification des prix des marchés, la sélection et l’utilisation des mécanismes contractuels étaient conformes aux exigences de la politique et à la législation, et chaque marché comportait un énoncé des travaux adéquat qui était clair et dont les produits livrables étaient clairement définis à l’appui des objectifs du marché.

Critère de vérification 2.1.3 — Évaluation des contrats fondée sur les risques : La direction s’assure que les contrats individuels jugés à risque élevé sont identifiés de façon appropriée et transmis aux échelons supérieurs pour examen, conformément aux exigences de la politique de la CCSN, y compris les contrats qui ne sont pas visés par la Politique sur les marchés de la CCSN.

Au cours de l’examen des dossiers et des discussions, il est apparu évident que les agents de l’administration des contrats étaient au courant de certains achats à risque plus élevé et qu’ils les avaient soumis à l’attention des échelons supérieurs. La structure des SGC au sein de la DGSG a permis de traiter les risques au niveau des contrats en temps opportun. Toutefois, au cours de la période visée par la vérification, les SGC n’ont pas toujours transmis les achats à risque plus élevé à des échelons supérieurs. D’après 40 dossiers échantillonnés, certains problèmes d’approvisionnement n’ont pas été soumis à une telle démarche, par exemple :

• Sur les quatre marchés pouvant faire l’objet d’un fractionnement qui ont été identifiés dans l’échantillon, les SGC en ont cerné et transmis trois.
• Les SGC ont obtenu des conseils du Bureau de l’éthique de la CCSN au sujet des conflits d’intérêts sur une base ponctuelle; toutefois, aucun conseil n’a été demandé pour les contrats avec les titulaires de permis de la CCSN.
• Les SGC n’ont pas identifié de conflit d’intérêts potentiel avec un titulaire de permis qui avait deux contrats avec la CCSN où le prix n’a pas été analysé (observation à la section 2.1.2).

Les contrats n’étaient pas officiellement assortis d’un niveau de risque comme indiqué dans la documentation du processus des SGC, y compris l’orientation en matière de passation de marchés, le cadre de gestion des risques contractuels et le processus d’examen par les pairs. Il n’y avait pas de documentation indiquant quels contrats étaient jugés à risque plus élevé, les problèmes potentiels liés à la passation de marchés, la voie pour remonter la hiérarchie et la base sur laquelle les problèmes, s’il y a lieu, ont été réglés. L’absence d’une évaluation officielle des risques pourrait entraîner une surveillance et une atténuation inefficaces des achats à risque plus élevé, ce qui pourrait donner lieu à une non-conformité aux politiques.

Résumé du critère de vérification 2.1

La vérification a permis de constater que des processus et des contrôles documentés étaient en place pour attribuer des contrats concurrentiels et non concurrentiels, processus qui sont conçus pour assurer la conformité à la politique et à la réglementation. Toutefois, les contrôles qui fournissaient l’assurance de la conformité à l’orientation et aux politiques sur les entrevues pendant le processus d’appel d’offres, l’utilisation de marchés à fournisseur unique de moins de 25 000 $ comme mécanisme de passation de marchés et le processus de justification du prix du marché n’ont pas été conçus efficacement. Il n’y avait pas de documentation indiquant quels contrats étaient jugés à risque plus élevé, les problèmes potentiels de passation de marchés, la voie pour remonter la hiérarchie et la base sur laquelle les problèmes, s’il y a lieu, ont été réglés. Il y avait un risque que le processus d’adjudication des contrats concurrentiels et non concurrentiels n’assure pas la conformité à la Politique sur les marchés de la CCSN, ainsi qu’à la Politique sur les marchés et au Règlement sur les contrats du gouvernement du SCT.

Recommandation 3

Il est recommandé que le directeur général de la Direction des finances et de l’administration prenne les mesures qui s’imposent pour :

1. définir clairement les attentes des agents de l’administration des contrats, des responsables de projets et des autres responsables de l’approvisionnement en ce qui concerne le processus de réalisation et de documentation des entrevues avec les soumissionnaires avant l’attribution d’un contrat qui assure la conformité à la politique
2. évaluer l’efficacité des contrôles qui fournissent l’assurance que l’utilisation des contrats à fournisseur unique de moins de 25 000 $ comme mécanisme de passation de marchés est conforme à la politique et au Code de valeurs et d’éthique, est équitable et transparent et résisterait à l’examen du public
3. évaluer l’efficacité des contrôles qui assurent la justification du prix du contrat pour le service à fournir et qui n’entraînent pas de profits excessifs pour le fournisseur
4. demander aux SGC d’élaborer une méthodologie pour attribuer officiellement un niveau de risque à chaque contrat conformément au cadre de gestion des risques contractuels, de sorte qu’il y ait transparence dans la transmission aux échelons supérieurs et la résolution des contrats qui posent un risque relativement plus élevé

Réponse de la direction et plan d’action

Accepté

Pour s’assurer que les procédures de passation de marchés de la CCSN sont plus claires et exhaustives, le directeur général de la Direction des finances et de l’administration :

1. améliorera l’orientation de l’évaluation des soumissions pour les responsables de projets qui souhaitent mener des entrevues afin d’utiliser une approche uniforme qui comprend la documentation et assure la conformité à la politique
2. évaluera l’utilisation des contrats à fournisseur unique de moins de 25 000 $ comme mécanisme de passation de marchés pour s’assurer qu’ils sont conformes à la politique. Le Règlement sur les contrats du gouvernement exempte les ministères de l’obligation de lancer des appels d’offres lorsque la valeur du besoin est inférieure à 25 000 $. De plus, le CEC surveille régulièrement les marchés de moins de 25 000 $ pour s’assurer qu’il n’y a pas de fractionnement des contrats ou de modifications inappropriées. La vérification n’a pas révélé de préoccupations importantes liées au fractionnement des contrats ou à des modifications inappropriées
3. examinera et documentera le processus pour s’assurer que les montants facturés sont équitables (pas plus élevés que ce qui est normalement facturé aux autres clients)
4. examinera le cadre de gestion des risques contractuels pour s’assurer qu’il s’harmonise avec les politiques sur la passation de marchés

Critère de vérification 2.2 – Administration des contrats : Le processus et les contrôles garantissent que les contrats sont conformes à la politique et aux règlements gouvernementaux approuvés.

Critère de vérification 2.2.1 – Relation employeur-employé : Il existe des preuves de l’existence d’un processus d’identification des contrats avec des personnes nécessitant une approbation à l’échelon supérieur, conformément aux exigences de la politique, en raison du risque élevé d’une relation employeur-employé.

La vérification a permis de constater que la CCSN avait de l’orientation et des processus à l’intention des agents des SGC et des responsables de projets pour documenter les risques associés à la création d’une relation employeur-employé. Les relations employeur-employé ont été évaluées dans le cadre de gestion des risques contractuels. La direction des SGC et le CEC ont cerné et atténué les risques associés aux relations employeur-employé pour certains contrats.

Pour 23 des 25 dossiers (92 %) échantillonnés, une évaluation documentée de la relation employeur-employé n’a pas été incluse.

La Politique sur les marchés du SCT et l’orientation de la CCSN exigeaient une documentation qui facilitait la surveillance de la gestion par une piste de vérification contenant les décisions pertinentes en matière de passation de marchés.

Les agents des SGC ont évalué scrupuleusement le risque de relation employeur-employé pour chaque contrat, et une évaluation officielle n’a été documentée que dans les cas où un risque a été décelé.

Il y avait un risque que l’absence d’évaluation documentée des relations employeur-employé avec les entrepreneurs ne donne pas l’assurance que la CCSN se conforme à la politique.

Critère de vérification 2.2.2 – Passation de marchés avec d’anciens fonctionnaires : Il existe des preuves d’un processus d’identification des contrats avec d’anciens fonctionnaires et d’un examen indépendant des conflits d’intérêts mené par le Bureau de la vérification et de l’éthique, conformément à la Politique sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat de la CCSN.

La vérification a permis de constater que la CCSN disposait d’une orientation et d’un processus permettant aux responsables de projets de identifier et de documenter les risques associés à la passation de marchés avec d’anciens fonctionnaires touchant une pension en vertu de la LPFP. Ces anciens fonctionnaires étaient tenus de déclarer tout conflit d’intérêts. Les SGC n’ont été informés d’aucun conflit d’intérêts en ce qui a trait aux contrats avec d’anciens fonctionnaires recevant une pension en vertu de la

LPFP au cours de la période visée par la vérification.

Les processus d’approvisionnement n’ont pas permis d’atténuer efficacement les risques associés aux conflits d’intérêts potentiels lorsqu’on passe un marché avec un ancien fonctionnaire qui touche une pension en vertu de la LPFP. Pendant la période de vérification, les SGC ont demandé l’avis de l’agent de l’éthique de la CCSN en ce qui concerne 16 contrats.

• Dans 4 des 16 dossiers (25 %) échantillonnés, les SGC sont allés de l’avant avec le contrat :
  • sans justifier la décision d’attribuer un contrat et, dans deux des quatre dossiers, cela comprenait des renseignements qui n’avaient pas été mis à l’avance à la disposition de l’agent de l’éthique de la CCSN
  • pour deux des quatre dossiers, on prévoyait un délai limité pour que l’agent de l’éthique donne des conseils et, dans certains cas, l’avis a été sollicité après l’attribution du contrat
• Les SGC n’ont été informés d’aucun conflit d’intérêts en ce qui a trait aux contrats avec d’anciens fonctionnaires recevant une pension en vertu de la LPFP au cours de la période visée par la vérification.
• Il n’y avait pas de documentation indiquant si le chargé de projet était au courant du conflit d’intérêts perçu ou s’il avait pris une décision éclairée d’aller de l’avant avec le contrat.

L’article 16.8.1 de la Politique sur les marchés du SCT stipule ce qui suit : « Comme il est indiqué à l’article 4.2, Exigences connexes, les marchés de services passés avec d’anciens fonctionnaires (voir la définition de « ancien fonctionnaire » donnée à l’appendice A) qui ont reçu un paiement forfaitaire ou qui touchent une pension du gouvernement doivent résister à l’examen scrupuleux du public et constituer une dépense équitable des fonds publics. Les autorités contractantes devraient faire preuve d’un grand discernement lorsqu’elles passent un marché avec d’anciens fonctionnaires qui ont reçu un paiement forfaitaire ou qui touchent une pension du gouvernement.

Ces marchés devraient faire l’objet d’une vérification courante et suivre les méthodes d’approbation énoncées dans les directives sur les marchés et dans la politique ministérielle. » L’orientation de la CCSN souligne également la nécessité d’un examen plus approfondi, en faisant référence à des sections spécifiques de la Politique sur les marchés du SCT.

La CCSN n’avait pas de processus pour définir et gérer les attentes et les échéanciers liés à l’évaluation et à la résolution des conflits d’intérêts potentiels associés aux contrats avec d’anciens fonctionnaires touchant une pension en vertu de la LPFP.
Il y avait un risque que l’évaluation des conflits d’intérêts en matière de passation de marchés ne résiste pas à l’examen public pour ce qui est de l’équité dans les processus d’approvisionnement.

En ce qui concerne les critères de vérification 2.2.3 Modifications aux contrats, 2.2.4 Contrats non concurrentiels et 2.2.5 Fractionnement des contrats, la vérification a permis de constater que la CCSN disposait d’orientation et d’outils à l’intention des agents des SGC et des responsables de projets pour documenter la justification des marchés et des modifications ainsi que de l’orientation qui énonce clairement les conséquences négatives possibles du fractionnement des contrats. La vérification a permis de constater que les travaux relatifs aux modifications ont commencé après l’approbation de la modification conformément aux exigences de la politique, d’après les dossiers contractuels échantillonnés.

Critère de vérification 2.2.3 – Modifications aux contrats : Il existe des preuves que les modifications sont pleinement justifiées et consignées dans le dossier contractuel, conformément aux exigences de la politique.

Au cours de l’examen des dossiers, la vérification a permis de trouver une justification documentée des modifications apportées par le chargé de projet; toutefois, la vérification a permis d’observer des cas où la justification des modifications ne tenait pas compte des raisons sous-jacentes d’un changement de la portée, de la valeur ou de la prolongation du contrat. Un échantillon de 25 dossiers contractuels a été sélectionné pour tenir compte des procédures de vérification propres aux modifications, dont cinq (20 %) ne traitaient pas de la raison sous-jacente d’un changement. De ces cinq dossiers, un a été identifié et corrigé par les SGC au cours de la période visée par la vérification. Un échantillon de 40 dossiers contractuels a été sélectionné pour tenir compte des procédures de vérification propres aux marchés jugés à risque élevé, dont deux (5 %) comportaient une planification inadéquate de la part du chargé de projet afin de minimiser les modifications.

Bien que la justification documentée de certaines modifications fût déficiente, la vérification a permis de relever un nombre limité de cas où cela se produisait. Il y avait une assurance raisonnable que les contrôles liés à la justification des modifications étaient efficaces. La direction de la vérification a discuté de ces questions avec la direction des SGC et a suggéré qu’elle envisage d’évaluer l’efficacité des contrôles qui fournissent à la direction l’assurance que la justification documentée des modifications est entièrement conforme à la Politique sur les marchés du SCT et à l’orientation de la CCSN.

Critère de vérification 2.2.4 – Contrats non concurrentiels : Il existe des preuves de justification documentée, conformément aux exigences de la politique, afin d’assurer un contrôle raisonnable sur l’adjudication de contrats non concurrentiels.

La vérification a porté sur 45 dossiers contractuels afin d’évaluer les procédures de vérification propres aux contrats non concurrentiels et à toute modification connexe. Il était axé sur les contrats autour des seuils de passation de marchés (seuil de 25 000 $ pour les contrats à fournisseur unique, seuil de 10 000 $ pour le pouvoir de signature des modifications et seuil de 89 600 $ en vertu de la Loi sur le libre-échange nord-américain) et sur les fournisseurs ayant conclu plusieurs contrats pendant la période visée par la vérification. La vérification a permis de constater que la justification dans 6 des 45 dossiers (13 %) de l’échantillon ne tenait peut-être pas compte de la nécessité du contrat, de l’utilisation d’un mécanisme à fournisseur unique ou de la nécessité d’apporter des modifications à l’avenir. Les SGC ont relevé une justification déficiente pour trois de ces contrats et deux d’entre elles ont été efficacement corrigées; pour l’un de ces trois contrats, le chargé de projet a par la suite attribué un contrat à fournisseur unique, contrairement aux directives documentées des SGC, pour une valeur proche de la limite du contrat à fournisseur unique (24 905 $).

Même si la justification documentée du contrat était déficiente dans certains dossiers, la vérification a permis de constater que cela se produisait dans un nombre limité de cas. Il y avait une assurance raisonnable que les contrôles relatifs à la justification des contrats étaient efficaces. La direction de la vérification a discuté de ces questions avec la direction des SGC et a suggéré qu’elle envisage d’évaluer l’efficacité des contrôles qui fournissent à la direction l’assurance que la justification documentée des contrats est entièrement conforme à la Politique sur les marchés du SCT et à l’orientation de la CCSN.

Critère de vérification 2.2.5 – Fractionnement des contrats : Il existe des preuves d’un processus visant à s’assurer que la direction suit les lignes directrices de la CCSN concernant le fractionnement des contrats pour chaque contrat non concurrentiel et chaque modification.

Il y avait une possibilité de fractionnement des contrats dans 4 des 45 dossiers (9 %) échantillonnés, dont trois ont été identifiés et corrigés par les SGC, comme l’indique le critère de vérification 2.2.4.

La Politique sur les marchés du SCT exige que tous les efforts soient faits pour éviter une planification préalable inadéquate, car cela entraîne des changements ultérieurs à la conception, aux paramètres et aux quantités engagées. L’orientation de la CCSN indique que les modifications contractuelles devraient démontrer qu’elles n’étaient pas dues à un manque de financement ou de planification de projet, mais plutôt à des facteurs imprévus ou non anticipés, et que les modifications contractuelles auraient dû être apportées à titre exceptionnel. La Politique sur les marchés du SCT et l’orientation de la CCSN interdisent strictement de fractionner des contrats ou d’apporter des modifications aux contrats afin de contourner l’approbation appropriée de la direction.

Bien qu’il y ait un risque que les modifications puissent avoir pour effet de contourner certains contrôles, comme les contrats à fournisseur unique, le fractionnement des contrats ou la délégation de pouvoirs, ou soient le résultat d’un financement inadéquat ou d’une mauvaise planification de projet au moment de l’élaboration des exigences contractuelles, la vérification a relevé un nombre limité de cas où cela se produisait. Il y avait une assurance raisonnable que les contrôles liés à l’approbation des contrats et des modifications étaient efficaces. La direction de la vérification a discuté de ces questions avec la direction des SGC et a suggéré qu’elle envisage d’évaluer l’efficacité des contrôles qui fournissent à la direction l’assurance que les contrats et la justification des contrats et des modifications sont entièrement conformes à la Politique sur les marchés du SCT et à l’orientation de la CCSN et résistent à l’examen public, y compris à la transmission aux échelons supérieurs des contrats et des modifications qui posent un risque de non-conformité.

Critère de vérification 2.2.6 – Conflit d’intérêts et non-divulgation : Il existe des preuves d’un processus comprenant de l’orientation, des outils et des contrôles pour assurer un contrôle raisonnable sur les conflits d’intérêts et la non-divulgation.

La vérification a permis de constater que les SGC surveillaient les conflits d’intérêts potentiels avec les fournisseurs. L’orientation des SGC décrit clairement les rôles et responsabilités pour déceler, éviter et atténuer les conflits d’intérêts dans la passation de marchés.
Les soumissionnaires et les fournisseurs étaient tenus de déclarer tout conflit d’intérêts. Il n’y a pas eu de cas où un fournisseur avait identifié un conflit d’intérêts; toutefois, la vérification a permis de constater qu’il y avait un risque que les conflits d’intérêts contractuels ne soient pas atténués de façon adéquate. D’après les dossiers échantillonnés, la vérification a permis de constater qu’il n’y avait aucune preuve indiquant que les SGC transmettaient constamment les contrats comportant des problèmes potentiels de conflit d’intérêts aux niveaux appropriés de la haute direction.

Titulaires de permis

Les SGC n’avaient pas de processus pour identifier les titulaires de permis afin d’évaluer les conflits d’intérêts potentiels en matière de passation de marchés. Les négociations et les contrats avec les titulaires de permis représentaient un risque inhérent de conflit d’intérêts plus élevé pour lequel il aurait dû y avoir des consultations avec le Bureau de la vérification et de l’éthique de la CCSN, les Services juridiques ou d’autres parties intéressées de la CCSN.
Les soumissions et les contrats avec les titulaires de permis pendant la période de la portée de la vérification n’ont pas été aiguillés vers l’agent d’éthique de la CCSN pour obtenir des conseils, comme indiqué dans l’orientation des SGC.

Il y avait un risque que les contrats avec les titulaires de permis ne résistent pas à l’examen public en matière d’équité et d’indépendance. L’analyse de l’incidence sur le titulaire de permis et le processus de délivrance de permis de tout conflit d’intérêts réel ou potentiel n’était pas évidente.

Bureau de l’éthique

Comme il est mentionné à la section 2.2.2, la CCSN n’avait pas de processus pour définir et gérer les attentes et les échéanciers liés à l’évaluation et à la résolution des conflits d’intérêts potentiels associés aux contrats avec d’anciens fonctionnaires qui reçoivent une pension en vertu de la LPFP. Le processus de consultation avec le Bureau de l’éthique de la CCSN n’a pas été documenté pour s’assurer que l’information adéquate soit fournie à l’agent de l’éthique afin qu’il puisse offrir des conseils éclairés en temps opportun. Il y avait un risque que la CCSN ait des conclusions incohérentes concernant les conflits d’intérêts à l’appui des décisions en matière de passation de marchés.

Rôle du chargé de projet

Il n’était pas évident, d’après les dossiers échantillonnés, si le chargé de projet était au courant des conflits potentiels afin de prendre une décision éclairée concernant l’attribution du contrat. Comme indiqué à la section 2.1.1, les attestations de conflit d’intérêts de l’évaluateur manquaient dans 4 des 18 dossiers (22 %) échantillonnés. Aucune des attestations de conflit d’intérêts manquantes dans les dossiers contractuels échantillonnés ne se rapportait à des contrats avec des titulaires de permis. Au cours des entrevues de vérification, la compréhension de la responsabilisation en matière de conflits d’intérêts des SGC et des chargés de projet n’était pas uniforme.

Il y avait un risque que les décisions de la CCSN en matière de passation de marchés concernant les conflits d’intérêts ne soient pas suffisamment éclairées.

Bons de commande

La vérification comprenait l’examen de 14 dossiers contractuels avec des contrats de service établis au moyen de bons de commande. Les bons de commande n’incluaient pas la prise en compte des conflits d’intérêts concernant les relations entre la CCSN et la ressource ou l’entrepreneur qui auraient pu nuire à l’objectivité. Les clauses contractuelles des bons de commande ne mentionnaient pas les exigences en matière de conflits d’intérêts et les dossiers contractuels ne contenaient aucune preuve que les conflits d’intérêts avaient été pris en considération.

La Politique sur les marchés du SCT établit les exigences relatives à la prise en compte des conflits d’intérêts et ne prévoit pas d’exceptions en fonction de l’instrument de passation de marchés. L’utilisation de bons de commande n’a pas exempté la CCSN d’envisager et de documenter une évaluation des conflits d’intérêts.

Critère de vérification 2.2.7 – Exigences en matière de sécurité : Il existe des preuves d’un processus comprenant de l’orientation, des outils et des contrôles pour assurer un contrôle raisonnable des exigences en matière de sécurité des contrats.

La vérification a permis de constater que les SGC avaient de l’orientation et des processus à l’intention des agents des SGC et des chargés de projet concernant les exigences en matière de sécurité. La Sécurité interne de la CCSN avait un rôle à jouer dans la validation de la sécurité des contrats. La vérification a examiné un échantillon de 30 dossiers et de ce nombre, 2 dossiers (6 %) n’avaient pas la documentation de sécurité requise. Au cours de l’examen des dossiers et des entrevues, il est apparu évident que l’habilitation de sécurité était priorisée au niveau des contrats individuels. Il y avait une assurance raisonnable que les agents des SGC veillaient à ce que l’habilitation de sécurité soit en place avant l’attribution des contrats. Les documents manquants étaient considérés comme étant de nature administrative et présentant un risque intrinsèquement faible.

Résumé du critère de vérification 2.2

La vérification a permis de constater que des processus et des contrôles d’administration des marchés étaient en place pour assurer la conformité aux politiques et aux règlements. La CCSN avait de l’orientation et des processus à l’intention des agents de l’administration des contrats, des responsables de projets et d’autres responsables de l’approvisionnement. Toutefois, il y avait des possibilités d’améliorer la documentation concernant les relations employeur-employé, de clarifier les processus de gestion et de documentation des conflits d’intérêts en matière de passation de marchés et d’aborder les conflits d’intérêts potentiels dans des relations particulières, y compris les contrats avec des titulaires de permis et d’anciens fonctionnaires qui reçoivent une pension en vertu de la LPFP.

Recommandation 4

Il est recommandé que le directeur général de la Direction des finances et de l’administration prenne les mesures qui s’imposent pour :

1. veiller à ce qu’une évaluation documentée des relations employeur-employé avec les entrepreneurs soit préparée et conservée avec les dossiers contractuels
2. identifier et régler les conflits d’intérêts potentiels :
   1. en officialisant et en communiquant un processus qui comprend les rôles et responsabilités, les attentes et les échéanciers pour les principales parties intéressées, y compris les chargés de projet et le Bureau de l’éthique de la CCSN, afin d’obtenir des conseils opportuns et éclairés
   2. en documentant officiellement l’évaluation des conflits d’intérêts, y compris une voie de recours hiérarchique dans les cas où il existe des conflits d’intérêts potentiels non réglés
   3. en veillant à ce que la déclaration des conflits d’intérêts par les soumissionnaires, les entrepreneurs, les responsables de projets et les évaluateurs de soumissions soit préparée et conservée avec les dossiers contractuels

Réponse de la direction et plan d’action

Accepté

1. Le directeur général de la Direction des finances et de l’administration évaluera et documentera les mesures fondées sur le risque afin de s’assurer que le risque d’une relation employeur-employé est adéquatement atténué. La CCSN a choisi d’atténuer le risque d’une relation employeur-employé en offrant de la formation aux responsables de projets et en publiant de l’orientation dans les manuels d’approvisionnement et sur son site Web d’approvisionnement. En plus de ces mesures proactives, la CCSN surveillera également le développement d’une relation employeur-employé pendant la phase d’exécution du contrat. Sur une base annuelle, un rapport sur les contrats susceptibles de déboucher sur l’établissement d’une relation employeur-employé sera examiné par le CEC et des recommandations seront formulées afin d’atténuer adéquatement les risques.
2. Le directeur général de la Direction des finances et de l’administration réduira encore davantage le faible risque de conflits d’intérêts potentiels :
   1. en officialisant et en communiquant les rôles et responsabilités, les attentes et les échéanciers concernant les conflits d’intérêts
   2. en documentant la voie de recours hiérarchique pour les conflits d’intérêts potentiels non réglés
   3. en renforçant la nécessité de remplir et de tenir à jour les déclarations de conflits d’intérêts des responsables de projets et des évaluateurs pour les dossiers contractuels
      

Date d’achèvement prévue : Février 2019

Secteur d’intérêt 3 – Autorité contractante

Il existe un contrôle adéquat sur l’exercice des pouvoirs de signer des documents financiers (articles 32, 33 et 34 de la LGFP) et de la délégation des pouvoirs de signer des documents financiers.

Critère de vérification 3.1 – Délégation des pouvoirs financiers : Les délégations de pouvoir en vertu des articles 32, 33 et 34 de la LGFP sont dûment documentées et exercées en temps opportun pour toutes les opérations financières.

La vérification a permis de constater que la CCSN avait de l’orientation documentée concernant la délégation des pouvoirs financiers, y compris l’engagement des fonds, le pouvoir de dépenser et l’attestation des produits livrables du contrat.

Section des contrôles internes et des politiques

La Section des contrôles internes et des politiques de la CCSN a été chargée d’évaluer le cadre de gestion des contrôles internes de la CCSN. L’accent était mis sur les contrôles internes en matière de rapports financiers et ne visait pas à traiter de tous les contrôles de gestion (c.-à-d. les contrôles de passation de marchés qui atténuent les risques à un niveau inférieur ou opérationnel).En décembre 2015, la Section des contrôles internes et des politiques a fait rapport au Comité de gestion sur l’efficacité de la conception et l’efficacité opérationnelle des contrôles, ce qui a permis d’identifier quatre lacunes, dont l’une était liée à l’approbation des pouvoirs de dépenser en vertu de l’article 33 de la LGFP. La Section des contrôles internes et des politiques a validé la mise en oeuvre des plans d’action de la direction pour combler les lacunes et en a fait rapport au Comité de gestion.

La CCSN a évalué l’efficacité de la conception et l’efficacité opérationnelle des contrôles clés en matière de rapports financiers liés au cycle d’affaires de l’achat jusqu’au paiement, et a fait rapport à ce sujet.

Critère de vérification 3.1.1 – Contrôle des engagements : Fournir l’assurance que le gestionnaire du centre de responsabilités a autorisé les dépenses et que les SGC ont assuré l’engagement opportun et approprié des fonds.

Les SGC avaient de l’orientation et des processus concernant l’engagement de fonds. L’engagement de fonds était raisonnablement assuré, sur la base d’une évaluation des travaux effectués par la Section des contrôles internes et des politiques.

Options des contrats

Dans 6 des 85 dossiers (7 %) échantillonnés, l’approbation de la modification de contrat prolongeant le contrat initial dépassait le pouvoir délégué de la personne pour la valeur cumulative du contrat en dollars. Le manque de clarté dans l’application de la délégation des pouvoirs de signer des documents financiers était aggravé par le fait que la modification exerçait simultanément ou ajustait autrement une option de prolongation du contrat initial.

Les SGC ont fourni de l’orientation écrite sur les modifications aux contrats, qui supposaient que les modifications administratives présentaient moins de risques que les modifications financières. Alors que l’orientation écrite n’abordait pas les options, la direction des SGC considérait les options comme des modifications administratives.

La vérification a permis d’évaluer davantage les six dossiers susmentionnés, qui comprenaient des documents supplémentaires atténuant les risques associés aux approbations qui dépassaient les pouvoirs délégués. Dans les six dossiers, l’approbation en vertu de l’article 32 de la LGFP était fondée sur la délégation des pouvoirs de signer des documents financiers au moment de la signature initiale du contrat, pour la valeur cumulative du contrat, y compris les options. De plus, il était évident que la personne qui a donné l’approbation (pour laquelle cette personne n’avait pas de pouvoir délégué) a participé de façon continue tout au long de la période contractuelle pour chaque dossier contractuel échantillonné. Il y avait un faible risque que le chargé du projet ne soit pas responsable du processus de passation de marchés, malgré l’application technique de la délégation des pouvoirs de signer des documents financiers.

Critère de vérification 3.1.2 – Autorisation des dépenses : Les Finances veillent au respect des modalités de paiement contractuelles (article 33 de la LGFP).

Comme indiqué à la section 2.3.1.1, la Section des contrôles internes et des politiques a fait rapport sur l’efficacité de la conception et l’efficacité opérationnelle des contrôles sur les pouvoirs de dépenser liés à l’article 33 de la LGFP. Les modalités de paiement contractuelles étaient raisonnablement assurées, d’après une évaluation du travail effectué par la Section des contrôles internes et des politiques.

Critère de vérification 3.1.3 – Attestation des produits livrables du contrat : La documentation fournie par les fournisseurs appuie les modalités du contrat, et les produits livrables sont attestés par les gestionnaires de projet de la CCSN et conservés dans les dossiers (article 34 de la LGFP).

Comme il est indiqué à la section 2.3.1.1, la Section des contrôles internes et des politiques a fait état de l’efficacité de la conception et de l’efficacité opérationnelle de l’attestation des produits livrables des contrats en ce qui a trait à l’article 34 de la LGFP. L’attestation des produits livrables des contrats était raisonnablement assurée, d’après une évaluation du travail effectué par la Section des contrôles internes et des politiques.

Résumé du critère de vérification 3.1

La vérification a permis de constater que la délégation de l’engagement de fonds en vertu de l’article 32 de la LGFP, de l’autorisation de dépenser en vertu de l’article 33 et de l’attestation en vertu de l’article 34 des produits livrables des contrats était adéquatement documentée et exercée en temps opportun. On a eu l’occasion de clarifier l’approbation des options contractuelles. La direction d la vérification a porté cette question à l’attention de la direction des SGC aux fins d’examen.

Conclusion d’ensemble

Vérification interne des marchés et de l’approvisionnement 2017 Bureau de la vérification et de l’éthique août 2018

La vérification a permis de constater que la CCSN a mis en place des processus et des contrôles de passation de marchés conçus pour assurer la conformité aux politiques, aux lignes directrices, aux directives et aux procédures approuvées en matière de passation de marchés et d’approvisionnement, ainsi qu’aux lois, aux lignes directrices et aux directives connexes.

La vérification a permis d’identifier des possibilités d’amélioration dans les domaines de la gouvernance, particulièrement en ce qui a trait aux processus de gestion et de surveillance des marchés, ainsi que des améliorations dans les processus d’attribution et d’administration des marchés. Cela comprenait notamment d’améliorer l’environnement de contrôle en documentant les contrôles existants et en assurant leur application uniforme, d’évaluer les avantages d’une application logicielle propre à la passation de marchés et à l’approvisionnement, de clarifier et d’améliorer la conception de certains de ses processus existants en ce qui concerne le choix d’un mécanisme de passation de marchés, la gestion des risques et la transmission des marchés à risque élevé à un échelon supérieur et les fournisseurs qui présentent un conflit d’intérêts potentiel.

Les constatations de la vérification ont été communiquées à l’équipe de direction de la Direction des finances et de l’administration et, si on y donne suite, elles aideront à fournir une assurance raisonnable que les activités d’approvisionnement et de passation de marchés sont en place et fonctionnent comme prévu pour assurer la conformité aux politiques, aux lignes directrices, aux directives, aux activités et aux procédures en matière de passation de marchés et d’approvisionnement, ainsi qu’à toute autre loi, ligne directrice ou directive connexe. De plus amples renseignements figurent à l’annexe E.

L’équipe de vérification tient à remercier la direction et le personnel de leur soutien durant la réalisation de la présente vérification.

Annexe A : Secteurs d’intérêt et critères de vérification

Les secteurs d’intérêt et les critères de vérification suivants ont été élaborés afin d’aborder les risques identifiés lors de l’évaluation des risques de vérification et de la fraude.

• 1. Gouvernance – La surveillance de la passation de marchés et de l’approvisionnement fournit une assurance raisonnable du fonctionnement et du contrôle de la fonction de passation de marchés et d’approvisionnement.
  • 1.1 Gestion des contrats : La gestion de la fonction de passation de marchés et d’approvisionnement est conçue pour atténuer les risques liés à la passation de marchés.
    • 1.1.1 Renouvellement de la politique : La Politique sur les marchés de la CCSN est conforme à la Politique sur les marchés et au Règlement sur les contrats du gouvernement du SCT.
    • 1.1.2 Planification contractuelle : Examiner les efforts de planification des SGC avec la direction et la mesure dans laquelle un processus géré atténue les risques liés à la passation de marchés et à l’approvisionnement.
    • 1.1.3 Documentation du dossier contractuel : La direction prend les mesures appropriées pour s’assurer que tous les documents contractuels sont adéquats, conformément aux exigences de la
      politique.
    • 1.1.4 Formation sur les contrats : La direction s’assure que la formation de chaque chargé de projet est adéquate.
  • 1.2 Surveillance : La Division de la comptabilité, des rapports financiers et des contrats et le CEC ont mis en place des processus adéquats pour surveiller les principaux processus de passation de marchés.
    • 1.2.1 Équité dans la sélection des fournisseurs (contrats prescrits, favoritisme, répétition) : Les contrats attribués au fil du temps sont surveillés afin d’assurer l’équité du processus d’évaluation et d’atténuer le risque de contrats répétitifs avec le même fournisseur; le processus d’évaluation est réévalué périodiquement, au besoin.
    • 1.2.2 Normes de service : Le rendement est évalué par rapport aux normes, il y a un processus de suivi des contrats individuels et les normes sont réévaluées périodiquement.
    • 1.2.3 Différends contractuels et non-conformité : Il existe des preuves qu’un processus documenté est à la disposition du chargé de projet ou du fournisseur pour transférer à l’échelon supérieur, signaler et résoudre les différends contractuels et les cas de non-conformité interne et externe.
• Conformité – Les processus opérationnels et les contrôles en matière de passation de marchés et d’approvisionnement fournissent une assurance raisonnable de conformité à la Politique sur les marchés de la CCSN, à la Politique sur les marchés et au Règlement sur les contrats du gouvernement du SCT
  • 2.1 Attribution de contrats : Le processus d’attribution des contrats concurrentiels et des contrats non concurrentiels assure la conformité.
    • 2.1.1 Processus d’appel d’offres : Les contrats concurrentiels sont attribués en fonction des exigences de la politique de la CCSN en matière d’appels d’offres concurrentiels, y compris les évaluations indépendantes appropriées. 2.1.2 Mécanisme contractuel : Le mécanisme contractuel (processus concurrentiel, y compris les PAC, processus non concurrentiel et offres à commandes) utilisé est conforme aux exigences de la politique et à la législation (p. ex. le Code de valeurs et d’éthique, la Politique sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat, etc.), et chaque contrat comporte un énoncé des travaux adéquat qui est clair et dont les produits livrables sont clairement définis à l’appui des objectifs du contrat.
    • 2.1.3 Évaluation des contrats fondée sur les risques : La direction s’assure que les contrats individuels jugés à risque élevé sont identifiés de façon appropriée et transmis aux échelons supérieurs pour examen, conformément aux exigences de la politique de la CCSN, y compris les contrats qui ne sont pas visés par la Politique sur les marchés de la CCSN.
    • 2.2 Administration des contrats : Le processus et les contrôles garantissent que les contrats sont conformes à la politique et aux règlements gouvernementaux approuvés.
    • 2.2.1 Relations employeur-employé : Il existe des preuves de l’existence d’un processus d’identification des contrats avec des personnes nécessitant une approbation à un échelon supérieur, conformément aux exigences de la politique, en raison du risque élevé d’une relation employeur-employé.
    • 2.2.2 Passation de marchés avec d’anciens fonctionnaires : Il existe des preuves d’un processus d’identification des contrats avec d’anciens fonctionnaires et d’un examen indépendant des conflits d’intérêts mené par le Bureau de la vérification et de l’éthique, conformément à la Politique sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat de la CCSN. 2.2.3 Modifications aux contrats : Il existe des preuves que les modifications sont pleinement justifiées et consignées dans le dossier contractuel, conformément aux exigences de la politique.
    • 2.2.4 Contrats non concurrentiels : Il existe des preuves de justification documentée, conformément aux exigences de la politique, afin d’assurer un contrôle raisonnable sur l’adjudication de contrats non concurrentiels.
    • 2.2.5 Fractionnement des contrats : Il existe des preuves d’un processus visant à s’assurer que la direction suit les lignes directrices sur les contrats de la CCSN concernant le fractionnement des contrats pour chaque contrat non concurrentiel et chaque
      modification.
    • 2.2.6 Conflit d’intérêts et non-divulgation : Il existe des preuves d’un processus comprenant de l’orientation, des outils et des contrôles pour assurer un contrôle raisonnable sur les conflits d’intérêts et la non- divulgation.
    • 2.2.7 Exigences en matière de sécurité : Il existe des preuves d’un processus comprenant de l’orientation, des outils et des contrôles pour assurer un contrôle raisonnable des exigences en matière de sécurité des contrats.
• 3. Autorité contractante – Il existe un contrôle adéquat sur l’exercice des pouvoirs de signer des documents financiers (articles 32, 33 et 34 de la LGFP) et la délégation des pouvoirs de signer des documents financiers.
  • 3.1 Délégation des pouvoirs financiers : Les délégations de pouvoir en vertu des articles 32, 33 et 34 de la LGFP sont dûment documentées et exercées en temps opportun pour toutes les opérations financières.
    • 3.1.1 Contrôle des engagements : Fournir l’assurance que le gestionnaire du centre de responsabilités a autorisé les dépenses et que les SGC ont assuré l’engagement opportun et approprié des fonds.
    • 3.1.2 Autorisation des dépenses : Les Finances veillent au respect des modalités de paiement contractuelles (article 33 de la LGFP).
    • 3.1.3 Attestation des produits livrables du contrat : La documentation fournie par les fournisseurs appuie les modalités du contrat, et les produits livrables sont attestés par les gestionnaires de projet de la CCSN et conservés dans les dossiers (article 34 de la LGFP).

Les critères de la vérification ont été élaborés en fonction d’une évaluation des risques inhérents associés avec cette vérification et tirés des Critères d vérification liés au Cadre de responsabilisation de gestion du Bureau du contrôleur général.

Annexe B : Échantillons de dossiers contractuels

Le tableau suivant présente la relation entre le nombre de documents contractuels et le nombre de documents échantillonnés pour l’examen des dossiers.

Numéro d’échantillon	Nombre de documents	Nombre de documents échantillonnés
1 – Général	1 728	30
2 – Appel d’offres	415	25
3 – Non-concurrentiel – Seuils	886	45
4 – Non-concurrentiel – De faible valeur	882	10
5 – Modifications	620	25
6 – Relations employeur-employé	1 368	25
7 – Conflit d’intérêts	39	44
8 – Évaluation des contrats axés sur les risques	227	40
Total	1 728	244

Dans l’échantillon no 7, 39 organisations figuraient sur la liste des clients de la CCSN (y compris, mais sans s’y limiter, tous les titulaires de permis) avec lesquels la CCSN a passé des contrats (représentant les fournisseurs) au cours de la période de la portée de la vérification. Au total, 44 dossiers contractuels ont été sélectionnés, y compris un dossier contractuel pour chacune des 39 organisations identifiées, plus cinq dossiers contractuels pour un fournisseur dont le nombre de contrats avec la CCSN était beaucoup plus élevé.

Au total, 244 documents ont été échantillonnés à partir de 166 dossiers contractuels.

Annexe C : Graphique des valeurs des contrats

Les observations de la vérification sont présentées dans le graphique suivant, qui illustre tous les contrats de la période visée par la vérification dont la valeur varie de 17 500 $ à 32 500 $.

Annexe D : Liste des personnes interviewées

Organisation/rôle	Personne interviewée et titre de l’organisation
Direction générale des services de gestion	M. Stéphane Cyr, vice-président de la Direction générale des services de gestion et dirigeant principal des finances
Direction des finances et de l’administration	Daniel Schnob, directeur général, Direction des finances et de l’administration
	Pierre Souligny, directeur, Division de la comptabilité, des rapports financiers et des contrats
	Cara Cosgrove, chef, Section des contrôles internes et des politiques
	Kristann Rose, analyste principale des politiques, Section des contrôles internes et des politiques
	Lise Fiallos, chef, Comptabilité interne, rapports et services financiers
Services de gestion des contrats	Alex Cassol, chef, Services de gestion des contrats
	Dan Simard, agent principal de l’administration des contrats, Services de gestion des contrats
	Nathalie Périard, agente des achats, Services de gestion des contrats
Comité d’examen des contrats	Kathleen Heppell-Masys, présidente du Comité d’examen des contrats, directrice générale, Direction de la sécurité et des garanties
	Pascale Bourassa, ancienne membre du Comité d’examen des contrats, directrice, Division de l’évaluation des programmes de formation
	Clea Mittag, membre, Comité d’examen des contrats, directrice, Division des services d’application
Chargés de projet	Peter Button, chargé de projet, agent du programme de recherche, Division de la recherche en réglementation et de l’évaluation
	Joanne Faucher, chargée de projet, directrice, Division du bureau de gestion de projet
	Richard Dubois, chargé de projet, directeur, Division de la sécurité et des services de la TI
	Michelle Sigouin, chargée de projet, agente d’administration, Relations avec la clientèle et services administratifs
Évaluateurs de soumissions	Lili Hajiesmaili, évaluatrice de soumissions, chef d’équipe, Projets de GI-TI, Division du Bureau de gestion des projets
	Megan Ledgerwood, évaluatrice des soumissions, programmeuse- analyste principale, Développement et soutien des applications, Division des services d’application
Secrétariat	Nouhad Hammad, conseillère en éthique, Bureau de la vérification et de l’éthique

Annexe E. : Recommandations de la vérification et plans d’action de la direction

Le tableau suivant présente les recommandations formulées dans la section Observations et recommandations de la vérification (c.-à-d. la section 2 du présent rapport) et les PAD connexes fournis par les SGC.

Recommandations	Réponse de la direction et plan d’action	Date d’achèvement prévue
1. Il est recommandé que le directeur général de la Direction des finances et de l’administration prenne les mesures appropriées pour s’assurer que des contrôles sont conçus pour atténuer les risques contractuels en examinant et en documentant les contrôles officiels au niveau opérationnel, y compris les attentes quant à la façon dont les contrôles doivent être effectués et la façon dont les preuves des contrôles doivent être documentées et appliquées de façon uniforme. Les contrôles devraient être conçus de manière à assurer la conformité à la politique et à l’orientation en matière de passation de marchés, en mettant l’accent sur les secteurs de passation de marchés que la direction considère comme présentant un risque plus élevé.	L’environnement de contrôle de la passation de marchés et de l’approvisionnement de la CCSN est multidimensionnel et atténue les risques grâce à une série de contrôles officiels et officieux complémentaires pour assurer la conformité aux politiques appropriées. La direction a également pris des mesures allant au-delà des exigences de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor afin d’améliorer les contrôles de l’approvisionnement. La nature complémentaire des contrôles atténue les risques globaux et fournit un niveau élevé d’assurance que la CCSN se conforme aux principes de la Loi sur la gestion des finances publiques, de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor et de la Politique sur les marchés de la CCSN. Accepté. Pour s’assurer que les contrôles de la CCSN en matière de passation de marchés sont efficaces, le directeur général de la Direction des finances et de l’administration examinera la politique, l’orientation et les contrôles opérationnels en matière de passation de marchés afin de clarifier et d’officialiser les attentes en matière de documentation et d’exécution, en mettant l’accent sur les secteurs de passation de marchés que la direction juge à risque plus élevé.	Février 2019
2. Il est recommandé que le directeur général de la Direction des finances et de l’administration prenne les mesures qui s’imposent pour : évaluer les avantages d’outils automatisés qui faciliteront la gestion, la surveillance et la production de rapports sur les besoins en matière de passation de marchés et d’approvisionnement évaluer le cadre de gestion des risques contractuels de la CCSN afin de s’assurer qu’il est conforme aux changements apportés aux politiques de passation de marchés et que les risques sont reflétés dans les processus de passation de marchés, les contrôles et l’orientation à l’intention des agents des SGC, des responsables de projets et des autres responsables de l’approvisionnement. L’évaluation devrait inclure les risques liés aux états financiers vérifiés dans le cadre de gestion des risques contractuels et indiquer si le CEC s’acquitte de son mandat qui consiste à examiner les évaluations, les rapports de vérification, les constatations et les recommandations liées à la passation de marchés et à l’approvisionnement, conformément au cadre de gestion des risques contractuels de la CCSN examiner, élaborer au besoin et documenter de l’orientation et des procédures pour le processus d’examen par les pairs afin d’atténuer les risques conformément au cadre de gestion des risques contractuels réviser, officialiser et communiquer à la haute direction un processus visant à identifier, à transférer et à signaler à la haute direction les différends contractuels potentiels et les cas de non-conformité, et demander conseil au CEC	La direction a précédemment pris des mesures allant au-delà des exigences de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor afin d’améliorer la nature des contrôles de l’approvisionnement. Par exemple, les SGC ont élaboré et introduit des normes de service qui ont été approuvées par le Comité de gestion. La CCSN a également mis sur pied un Comité d’examen des contrats (CEC) pour servir de fonction de remise en question après l’adjudication des contrats. Le CEC se réunit tous les trimestres et examine les rapports sur les contrats attribués pour s’assurer que les activités de passation de marchés sont conformes à la politique. En plus du CEC, la CCSN a établi un processus d’examen par les pairs pour surveiller les contrats avant leur adjudication. Un cadre de gestion des risques contractuels est appliqué; il décrit les principaux risques contractuels, propose des mesures d’atténuation des risques et identifie un processus de recours hiérarchique à suivre lorsque le risque ne peut être complètement atténué. La CCSN a également élaboré des manuels et de la formation sur l’approvisionnement afin de fournir des conseils et des avis aux agents de l’administration des contrats et aux chargés de projet au sujet de pratiques contractuelles particulières (p. ex. confidentialité des renseignements, protection des renseignements, etc.) pour minimiser les risques. Les processus ci-dessus se complètent les uns les autres. Le cadre de gestion des risques définit un processus de recours hiérarchique pour certains risques et le CEC agit à titre de comité d’examen après l’adjudication des contrats. Le CEC examine les achats de plus de 10 000 $, quel que soit le niveau de risque. Les évaluations des rapports financiers sont examinées par la Section des contrôles internes et des politiques et leurs constatations sont présentées au Comité ministériel de vérification. Bien que les processus existants surveillent les activités de passation de marchés afin d’atténuer les risques et d’assurer la conformité aux politiques, il est possible d’évaluer comment les processus individuels peuvent mieux travailler ensemble pour améliorer le cadre de surveillance des marchés. Accepté. Afin d’améliorer davantage l’environnement de surveillance des contrats de la CCSN, le directeur général de la Direction des finances et de l’administration : effectuera une analyse coûts-avantages d’une application logicielle dans la phase 2 du projet SAP évaluera le cadre de gestion des risques contractuels afin de s’assurer que l’orientation, les processus et les contrôles de gestion des risques sont appropriés, cohérents, intégrés et alignés sur les politiques de passation de marchés examinera, élaborera au besoin et documentera les procédures d’examen par les pairs révisera et officialisera le processus inclus dans le cadre de gestion des risques contractuels existant afin d’identifier, de transmettre à un échelon supérieur et de signaler les différends contractuels potentiels et les cas de non-conformité, en plus de communiquer le processus à la haute direction	Février 2019
3. Il est recommandé que le directeur général de la Direction des finances et de l’administration prenne les mesures qui s’imposent pour : définir clairement les attentes des agents de l’administration des contrats, des responsables de projets et des autres responsables de l’approvisionnement en ce qui concerne le processus de réalisation et de documentation des entrevues avec les soumissionnaires avant l’attribution d’un contrat qui assure la conformité à la politique évaluer l’efficacité des contrôles qui fournissent l’assurance que l’utilisation des contrats à fournisseur unique de moins de 25 000 $ comme mécanisme de passation de marchés est conforme à la politique, au Code de valeurs et d’éthique, est équitable et transparent et résisterait à l’examen du public évaluer l’efficacité des contrôles qui assurent la justification du prix du contrat pour le service à fournir et qui n’entraînent pas de profits excessifs pour le fournisseur demander aux SGC d’élaborer une méthodologie pour attribuer officiellement un niveau de risque à chaque contrat conformément au cadre de gestion des risques contractuels, de sorte qu’il y ait transparence dans la transmission aux échelons supérieurs et la résolution des contrats qui posent un risque relativement plus élevé	La direction a pris des mesures pour s’assurer que les processus et les contrôles de passation de marchés fournissent l’assurance de la conformité à la Politique sur les marchés de la CCSN, à la Politique sur les marchés et au Règlement sur les contrats du gouvernement du Secrétariat du Conseil du Trésor. Dans l’ensemble, la CCSN présente une approche équilibrée de l’utilisation des processus, des contrôles et des outils pour assurer la conformité aux politiques et aux autres documents d’orientation. De plus, elle s’appuie sur le jugement, les connaissances et l’expertise de ses agents de l’administration des contrats ainsi que sur la fiabilité et les valeurs de ses chargés de projet. Lorsque ces constatations sont combinées à la complexité limitée de l’environnement contractuel de la CCSN, il existe un niveau élevé d’assurance que la CCSN minimise le risque de passation de marchés et se conforme aux principes du SCT et aux politiques de la CCSN en matière de passation de marchés. Accepté. Pour s’assurer que les procédures de passation de marchés de la CCSN sont plus claires et exhaustives, le directeur général de la Direction des finances et de l’administration : améliorera l’orientation de l’évaluation des soumissions pour les responsables de projets qui souhaitent mener des entrevues afin d’utiliser une approche uniforme qui comprend la documentation et assure la conformité à la politique évaluera l’utilisation des contrats à fournisseur unique de moins de 25 000 $ comme mécanisme de passation de marchés pour s’assurer qu’ils sont conformes à la politique. Le Règlement sur les contrats du gouvernement exempte les ministères de l’obligation de lancer des appels d’offres lorsque la valeur du besoin est inférieure à 25 000 $. De plus, le CEC surveille régulièrement les contrats de moins de 25 000 $ pour s’assurer qu’il n’y a pas de fractionnement des contrats ou de modifications inappropriées. La vérification n’a pas révélé de préoccupations importantes liées au fractionnement des contrats ou à des modifications inappropriées examinera et documentera le processus pour s’assurer que les montants facturés sont équitables (pas plus élevés que ce qui est normalement facturé aux autres clients). examinera le cadre de gestion des risques contractuels pour s’assurer qu’il s’harmonise avec les politiques sur la passation de marchés	Février 2019
4. Il est recommandé que le directeur général de la Direction des finances et de l’administration prenne les mesures qui s’imposent pour : veiller à ce qu’une évaluation documentée des relations employeur-employé avec les entrepreneurs soit préparée et conservée avec les dossiers contractuels identifier et régler les conflits d’intérêts potentiels : en officialisant et en communiquant un processus qui comprend les rôles et responsabilités, les attentes et les échéanciers pour les principales parties intéressées, y compris les chargés de projet et le Bureau de l’éthique de la CCSN, afin d’obtenir des conseils opportuns et éclairés. en documentant officiellement l’évaluation des conflits d’intérêts, y compris une voie de recours hiérarchique dans les cas où il existe des conflits d’intérêts potentiels non réglés en veillant à ce que la déclaration de conflits d’intérêts par les soumissionnaires, les entrepreneurs, les responsables de projets et les évaluateurs de soumissions soit préparée et conservée avec les dossiers contractuels	Accepté. Le directeur général de la Direction des finances et de l’administration évaluera et documentera les mesures fondées sur le risque afin de s’assurer que le risque d’une relation employeur-employé est adéquatement atténué. La CCSN a choisi d’atténuer le risque d’une relation employeur-employé en offrant de la formation aux responsables de projets et en publiant de l’orientation dans les manuels d’approvisionnement et sur son site Web d’approvisionnement. En plus de ces mesures proactives, la CCSN surveillera également le développement d’une relation employeur-employé pendant la phase d’exécution du contrat. Sur une base annuelle, un rapport sur les contrats susceptibles de déboucher sur l’établissement d’une relation employeur-employé sera examiné par le CEC et des recommandations seront formulées afin d’atténuer adéquatement les risques. Le directeur général de la Direction des finances et de l’administration réduira encore davantage le faible risque de conflits d’intérêts potentiels : en officialisant et en communiquant les rôles et responsabilités, les attentes et les échéanciers concernant les conflits d’intérêts en documentant la voie de recours hiérarchique pour les conflits d’intérêts potentiels non réglés en renforçant la nécessité de remplir et de tenir à jour les déclarations de conflits d’intérêts des responsables de projets et des évaluateurs pour les dossiers contractuels	Février 2019

Annexe F : Acronymes

Le tableau suivant présente les acronymes utilisés dans le présent document.

CCSN	Commission canadienne de sûreté nucléaire
CEC	Comité d’examen des contrats
CMV	Comité ministériel de vérification
DGSG	Direction générale des services de gestion
FEC	Formulaire d’examen des contrats
LGFP	Loi sur la gestion des finances publiques
LPFP	Loi sur la pension de la fonction publique
PAC	Préavis d’adjudication de contrat
PVFR	Plan de vérification fondé sur les risques
SCT	Secrétariat du Conseil du Trésor
SGC	Services de gestion des contrats
SPAC	Services publics et Approvisionnement Canada

Annexe G : Calendrier et membres de l’équipe de vérification

Voici l’échéancier de la planification de la vérification, de l’examen et de la production du rapport.

Jalons de la vérification	Dates d’achèvement
Phase de planification – rapport sur la planification de la vérification et programme de la vérification	Le 28 novembre 2016
Phase d’examen	Le 8 mai 2017
Présentation des conclusions et des recommandations à la direction du programme	Les 15 et 16 juin 2017
Rapport préliminaire destiné à la direction du programme	Le 16 août 2017
Présentation au Comité ministériel de vérification	Le 19 mars 2018

L’équipe de vérification est composée des membres suivants du Bureau de la vérification et de l’éthique.

Membre de l’équipe	Personne-ressource
Joe Anton, dirigeant principal de la vérification	613-947-8220
Rolf Krantz, chef de l’équipe de vérification	613-995-3379
Daniel Murphy, vérificateur interne principal	613-943-5366
Ron Chuchryk, vérificateur interne principal (phase d’examen)	613-995-8264
David Holder, vérificateur interne principal (phase de planification)	613-943-0264