Vérification de la gestion du Bureau régional de l'Ouest (Calgary) - Bureau de la vérification et de l'éthique - juillet 2018

Résumé

Contexte

La présente vérification fait partie du Plan de vérification fondé sur les risques de la CCSN pour 2017‑2018 à 2019‑2020 et a été menée à la demande du président afin d’examiner les opérations régionales.

Le Bureau régional de l’Ouest (BRO) de la CCSN se trouve à Calgary et compte dix employés : huit sont chargés des activités de conformité sous la direction de la Division de l’inspection des activités autorisées et deux sont responsables des activités d’autorisation, relevant de la Division des permis de substances nucléaires et d’appareils à rayonnement. Ces deux organisations font partie de la Direction de la réglementation des substances nucléaires, à la Direction générale de la réglementation des opérations.

Objectif, portée et stratégie de la vérification

L’objectif de la vérification était d’évaluer l’efficacité du cadre de contrôle de gestion en ce qui a trait à la gouvernance, à la gestion des risques et aux contrôles internes pour la gestion du BRO.

La vérification portait essentiellement sur les processus et les pratiques de gestion et de surveillance, tant pour les fonctions d’autorisation que de conformité. La vérification visait également la planification et le contrôle du travail de réglementation, la sûreté et la sécurité du personnel et de l’information, et la gestion des divers types de ressources, et comprenait une évaluation de la façon dont le BRO est soutenu par l’administration centrale de la CCSN à Ottawa. 

Le travail de terrain a été réalisé entre août et novembre 2017 et comprenait un examen de la documentation, des entrevues avec le personnel et la direction, une visite des bureaux de Calgary et une étude des dossiers.

L’évaluation des risques a permis de cerner les secteurs d’intérêt suivants à examiner durant la vérification :

• établissement, compréhension et mise en application des rôles, des responsabilités et des liens de reddition de comptes
• efficacité des structures de gouvernance interne
• gestion des ressources
• caractère adéquat de la formation, des outils, des systèmes, des politiques et des procédures
• gestion des risques
• gestion du rendement

Résumé des observations

Gouvernance, rôles et responsabilités

La vérification a révélé que la structure de gouvernance du BRO facilite l’établissement d’une orientation, la prise de décisions et les communications internes. Les rôles, responsabilités et liens de reddition de comptes du personnel du BRO ont été définis et documentés; cependant, les processus pourraient être renforcés en ce qui concerne le rôle du coordonnateur régional du BRO et des employés du BRO lors du signalement d’incidents. En effet, plus de précisions seraient requises à cet égard.

Gestion des ressources

La CCSN a établi des pratiques de gestion qui garantissent au BRO des ressources adéquates pour atteindre ses objectifs opérationnels relatifs à la conformité. Cependant, les pratiques de gestion des ressources relatives à la conformité pourraient être améliorées, notamment en formulant des attentes quant au rendement et en mesurant la charge de travail s’ajoutant aux tâches associées aux inspections hautement prioritaires.

Formation, outils et procédures

Le personnel du BRO est bien formé et a accès aux outils, systèmes et mécanismes de soutien interne requis pour s’acquitter de ses tâches. Les procédures relatives au travail de conformité sont clairement documentées et mises en application de façon uniforme, à quelques exceptions près, notamment en ce qui a trait à la tenue des réunions de clôture avec le titulaire de permis et la confirmation des constatations d’inspection par ce dernier. Les directives liées aux procédures entourant les activités d’autorisation n’ont pas été clairement définies en raison des changements qui sont constamment apportés aux processus d’autorisation.

Gestion des risques

Les processus de gestion des risques du BRO ne sont pas officialisés. La CCSN a pris les mesures nécessaires pour cerner et évaluer les risques liés à la sécurité du BRO et a mis en place des stratégies d’atténuation liées à ces risques. En outre, les vérificateurs ont constaté que la CCSN applique des pratiques de gestion des risques appropriées pour ce qui est de la gestion des actifs et de la sécurité du BRO.

Gestion du rendement

La vérification a révélé que les activités d’autorisation sont soutenues par des pratiques de surveillance et de mesure du rendement appropriées. Pour ce qui est des activités de conformité, les vérificateurs ont constaté que les attentes en matière de rendement sont généralement établies de façon à permettre la mesure et la surveillance des principaux éléments des activités de conformité. Cependant, les observations tirées des pratiques actuelles de mesure du rendement pourraient être plus précises. Cela comprend la mesure de la complexité des activités d’inspection sous‑jacentes, les ressources réelles employées pour réaliser les inspections, l’établissement de cibles et la mesure du rendement pour les activités qui vont au-delà des inspections hautement prioritaires.

Conclusion

La vérification a révélé qu’il existe bien des contrôles de gestion pour soutenir les pratiques actuelles du BRO. Les structures de gouvernance, les systèmes organisationnels, les processus et les pratiques de gestion des risques permettent d’atteindre les objectifs opérationnels. Cependant, les vérificateurs ont observé que les processus pourraient être renforcés en précisant les rôles et les responsabilités du coordonnateur régional du BRO et du personnel du BRO en ce qui a trait au signalement des incidents, à l’amélioration de la documentation du processus d’autorisation et à l’application uniforme des procédures sur la conformité. En outre, il faudrait envisager une méthode plus exhaustive pour établir la charge de travail des inspecteurs et le système connexe de mesure du rendement. La mise en œuvre de nouveaux contrôles qui tiennent compte de ces observations permettra de renforcer les processus de gestion et de surveillance du BRO.

Le Bureau de la vérification et de l’éthique tient à remercier la direction et le personnel pour leur appui tout au long de ce travail de vérification.

La vérification visée par le présent rapport a été menée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, comme en font foi les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité du Bureau de la vérification et de l’éthique.

Introduction

Contexte

La Commission canadienne de sûreté nucléaire (CCSN) compte des bureaux de site et des bureaux régionaux partout au Canada. Plus particulièrement, la CCSN a trois bureaux régionaux : le Bureau régional du Sud de l’Ontario à Mississauga, le Bureau régional de l’Est à Laval et le Bureau régional de l’Ouest (BRO) à Calgary. Ces bureaux relèvent de la Division de l’inspection des activités autorisées (DIAA), qui elle­même relève de la Direction de la réglementation des substances nucléaires, à la Direction générale de la réglementation des opérations.

L’effectif actuel du BRO comprend :

• huit employés qui mènent les activités de conformité visant les substances nucléaires, les appareils à rayonnement, l’équipement de catégorie II contenant des substances nucléaires et le transport, en appui au processus d’autorisation
• deux spécialistes de l’autorisation qui sont chargés d’évaluer les demandes de permis de substances nucléaires et d’appareils à rayonnement et de délivrer les permis

Le BRO est le seul bureau régional de la CCSN où l’on trouve des responsables de la délivrance de permis. Tous les autres employés chargés des permis sont regroupés à Ottawa.

Les deux groupes d’employés du BRO ont chacun leur propre structure hiérarchique. Le personnel chargé de la conformité relève du directeur de la DIAA, alors que le personnel chargé des permis relève du directeur de la Division des permis de substances nucléaires et d’appareils à rayonnement (DPSNAR). Les deux groupes sont situés à Ottawa.

Autorité

Le président de la CCSN a demandé au Bureau de la vérification et de l’éthique (BVE) de la CCSN de planifier et de mener des vérifications de la gestion des bureaux régionaux au cours des prochaines années, car ces derniers n’ont jamais fait l’objet de vérifications. La présente vérification fait partie du Plan de vérification fondé sur les risques de la CCSN pour 2017‑2018 à 2019‑2020.

Objectif, portée et stratégie de la vérification

L’objectif de la vérification était d’évaluer l’efficacité du cadre de contrôle de gestion en ce qui a trait à la gouvernance, à la gestion des risques et aux contrôles internes pour la gestion du BRO.

La vérification portait essentiellement sur les processus et les pratiques de gestion et de surveillance, tant pour les fonctions d’autorisation que de conformité. La vérification visait également la planification et le contrôle du travail de réglementation, la sûreté et la sécurité du personnel et de l’information, et la gestion des divers types de ressources, et comprenait une évaluation de la façon dont le BRO est soutenu par l’administration centrale de la CCSN à Ottawa.

Elle n’incluait pas la passation de marchés et les contrôles de gestion connexes en raison du risque inhérent faible de ces activités, mesuré lors de la phase de planification de la présente vérification.

Le travail de terrain a été réalisé entre août et novembre 2017 et comprenait :  

• des entrevues avec le personnel clé participant à la gestion, au soutien organisationnel et aux activités quotidiennes du BRO
• une visite des lieux
• l'examen et l’évaluation de la documentation et des outils de gestion des processus pertinents qui ont trait aux activités d’autorisation et de conformité du BRO
• une analyse détaillée de modèles de transactions liées aux activités de conformité, à la gestion des actifs et aux dépenses de voyage et d’accueil du BRO

Critères de la vérification

La vérification mettait l’accent sur les six secteurs d’intérêt suivants, décrits en détail à l’annexe A :

• établissement, compréhension et mise en application des rôles, des responsabilités et des liens de reddition de comptes
• efficacité des structures de gouvernance interne
• gestion des ressources
• caractère adéquat de la formation, des outils, des systèmes, des politiques et des procédures
• gestion des risques
• gestion du rendement

Énoncé de conformité

La stratégie de vérification a été menée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada et a été appuyée par le programme d’assurance et d’amélioration de la qualité du Bureau de la vérification et de l’éthique.

Observations et recommandations

Secteur d’intérêt 1 – Établissement, compréhension et mise en application des rôles, des responsabilités et des liens de reddition de comptes

Ce secteur d’intérêt vise à déterminer la mesure dans laquelle la CCSN a établi des rôles, des responsabilités et des liens de reddition de comptes clairs pour le personnel du BRO, et la mesure dans laquelle ces rôles, responsabilités et liens de reddition de comptes sont compris et mis en application.

1.1 Les rôles, responsabilités et liens de reddition de comptes du personnel du BRO sont bien définis, documentés et compris.

1.2 Les rôles, responsabilités et liens de reddition de comptes du personnel du BRO sont mis en application de façon uniforme.

Les vérificateurs ont examiné la mesure dans laquelle les rôles, les responsabilités et les liens de reddition de comptes du personnel du BRO sont clairement définis, documentés, compris et mis en application. L’application des rôles a également été évaluée au secteur d’intérêt 4.2.

Au moment de la vérification, les membres du personnel du BRO comprenaient :

• autorisation : deux spécialistes des permis (REG-6^{Footnote 1})
• conformité : un coordonnateur régional (REG-7), deux inspecteurs (REG-6) et un adjoint administratif (REG-3)

En outre, le BRO compte deux postes vacants dans le groupe de la conformité aux niveaux inspecteur REG-5 et inspecteur stagiaire REG-4.

Les membres de l’équipe de vérification ont examiné la documentation et mené des entrevues avec le personnel et les membres de la direction, et ont constaté que les rôles, responsabilités et liens de reddition de comptes du personnel du BRO sont définis, adéquatement transcrits dans les descriptions de travail et compris par le personnel; ils ont cependant fait les observations suivantes :

• Les rôles et responsabilités de supervision du coordonnateur régional ne sont pas documentés ou définis de façon uniforme entre la description de travail du titulaire du poste et le document sur les Règles et normes administratives de la Division de l’inspection des activités autorisées (DIAA), qui contient d’autres détails sur les responsabilités du coordonnateur régional. Par exemple, la description de travail du titulaire du poste indique que le coordonnateur régional est responsable d’administrer toutes les fonctions de soutien (p. ex. heures de travail, heures supplémentaires, congés et formation); cependant, les Règles et normes administratives de la DIAA précisent que ces responsabilités sont partagées entre le coordonnateur et le directeur de la DIAA. En pratique, les vérificateurs ont constaté que le coordonnateur régional a un rôle de supervision limité, contrairement à ce qui figure dans sa description de travail.   
• La responsabilité de mener des enquêtes sur les incidents et accidents impliquant des substances nucléaires, des appareils à rayonnement et de l’équipement réglementé de catégorie II est décrite dans les descriptions de travail du coordonnateur régional, de l’inspecteur et du spécialiste des permis. Les spécialistes des permis sont chargés de « réagir aux incidents, de mener une enquête et d’effectuer un suivi ». Les inspecteurs sont responsables de « préciser la façon d’intervenir en cas d’urgence, d’incident et d’accident, d’assurer un suivi à cet égard et de mener les enquêtes sur des incidents/accidents impliquant des cas de non‑conformité graves liés aux substances nucléaires, ou de participer à ces enquêtes ». En outre, les employés du BRO interrogés ont indiqué qu’ils ne savent pas très bien qui doit se charger du signalement d’un incident. Même si généralement les incidents doivent être signalés au spécialiste des permis, les employés du BRO ont indiqué que les inspecteurs doivent parfois s’acquitter de certaines tâches liées au signalement des incidents.

Conclusion

Les rôles, responsabilités et liens de reddition de comptes du personnel du BRO ont été définis et documentés; cependant, la direction doit remédier aux lacunes observées en ce qui a trait à la compréhension et à l’uniformité de la documentation sur le rôle du coordonnateur régional et les rôles des employés du BRO concernant le signalement des incidents. En effet, les employés pourraient mal comprendre leur rôle particulier ou être incapables de répondre aux attentes quant à leur rendement. 

Recommandation n^o1 :

On recommande que le directeur général de la Direction de la réglementation des substances nucléaires prenne les mesures appropriées pour examiner et mettre à jour la documentation en conséquence afin de mieux refléter les attentes spécifiques à l’égard du coordonnateur régional et les rôles des différents membres du BRO en ce qui a trait au signalement des incidents.

Secteur d’intérêt 2 – Efficacité des structures de gouvernance interne

Ce secteur d’intérêt vise à déterminer la mesure dans laquelle les structures de gouvernance et de surveillance permettent de s’assurer que l’établissement d’une orientation, la prise de décisions opérationnelles et le soutien des communications internes entre la direction et le personnel du BRO sont clairs. 

2.1 Il existe une structure de gouvernance bien définie et appliquée au BRO qui facilite l’établissement d’une orientation, la prise de décisions et les communications internes.

Les employés du BRO relèvent de deux directeurs distincts. Les quatre membres du personnel chargé de la conformité relèvent du directeur de la DIAA, alors que les deux responsables des permis relèvent du directeur de la Division des permis de substances nucléaires et d’appareils à rayonnement (DPSNAR). 

L’équipe de vérification a constaté que les responsabilités en matière de gouvernance (p. ex. établissement de l’orientation et prise de décisions opérationnelles) incombent principalement au directeur de la DIAA (pour le personnel chargé de la conformité) et au directeur de la DPSNAR (pour les responsables des permis) en ce qui a trait aux fonctions opérationnelles du BRO, comme l’affectation du travail, l’embauche de personnel et la gestion des budgets. Les directeurs de la DIAA et de la DPSNAR relèvent du même directeur général (Direction de la réglementation des substances nucléaires).

Pour le personnel chargé de la conformité, certaines décisions de nature administrative ont été déléguées au coordonnateur régional (p. ex. approbation des heures supplémentaires du personnel jusqu’à 7,5 heures par semaine); cependant, il est clairement indiqué dans les descriptions de travail des directeurs de la DIAA et de la DPSNAR que les responsables des permis et les employés chargés de la conformité relèvent directement des directeurs. 

Les communications internes entre les directeurs de la DIAA et de la DPSNAR comprennent diverses réunions hebdomadaires et mensuelles de la direction et de la division où l’on discute des priorités et enjeux, des réunions non hiérarchiques avec le vice‑président de la direction générale, ainsi que les communications spéciales (p. ex. courriels) entre le personnel du BRO et leurs directeurs respectifs.

Les entrevues avec les employés du BRO ont révélé qu’ils sont satisfaits des structures actuelles et des niveaux de communication entre la direction et le personnel du BRO.

Conclusion

Il existe une structure de gouvernance au sein du BRO qui favorise l’établissement d’une orientation, la prise de décisions et des communications internes.

Secteur d’intérêt 3 – Gestion des ressources

Ce secteur d’intérêt vise à déterminer la mesure dans laquelle les besoins en ressources de soutien et opérationnelles du BRO sont définis et sont comblés pour lui permettre d’atteindre ses objectifs.

3.1 Il existe des mécanismes appropriés pour veiller à ce que des ressources adéquates soient disponibles pour que le BRO puisse atteindre ses objectifs opérationnels en matière de conformité.

Les vérificateurs ont évalué la mesure dans laquelle les pratiques de gestion des ressources du BRO soutiennent l’atteinte de ses objectifs en matière de conformité.

Ils ont constaté que le plan de dotation en ce qui concerne la conformité au BRO comprend huit postes : un coordonnateur régional REG­7, quatre inspecteurs REG­6, un inspecteur REG­5, un inspecteur stagiaire REG­4 et un adjoint administratif REG­3. Cette structure organisationnelle est semblable au complément d’effectif prévu et à l’éventail de niveaux que l’on retrouve dans d’autres bureaux régionaux de la DIAA.

Actuellement, les employés du BRO affectés à la conformité comprennent un coordonnateur régional REG­7 et deux inspecteurs REG­6, ce qui signifie que le BRO est en situation de sous‑effectif par rapport aux niveaux prévus. En outre, le fait que l’on compte moins d’inspecteurs de niveaux supérieurs (REG­5 et REG­4) limite la capacité de la DIAA à planifier la relève grâce à la formation et au perfectionnement des ressources moins expérimentées. 

La direction de la DIAA reconnaît le problème et s’efforce de le résoudre. Aucune planification officielle de la relève n’a encore été établie pour composer avec les difficultés particulières (p. ex. rémunération de la CCSN par rapport à celle offerte dans le secteur privé) liées à l’embauche d’employés chargés de la conformité au BRO.

En ce qui a trait à la planification des ressources, les vérificateurs ont constaté que le directeur de la DIAA dirige un exercice annuel de planification fondé sur les risques et reposant sur une méthode établie afin de dresser la liste des inspections à mener au cours de l’année (inspections de priorité 1) et une liste secondaire des inspections jugées moins prioritaires (inspections de priorité 2).

Pour 2017‑2018, chaque inspecteur de la DIAA a pour cible de réaliser 65 inspections de priorité 1. La direction de la DIAA précise que les cibles sont fondées sur les volumes moyens d’inspections réalisées lors des années précédentes. Les inspections de priorité 2 ne sont pas officiellement assignées aux inspecteurs, mais on s’attend à ce qu’ils procèdent à ces inspections lorsqu’ils en ont le temps.

La cible de 65 inspections de priorité 1 représente la capacité annuelle prévue d’un inspecteur et sert de fondement aux évaluations du rendement des inspecteurs par la direction de la DIAA. Même si cette mesure donne une indication générale des capacités du personnel affecté aux inspections, les vérificateurs ont constaté des écarts en ce qui a trait à l’établissement et la mesure des capacités par la direction de la DIAA, notamment : 

• Les motifs étayant la cible de 65 inspections de priorité 1 par inspecteur, par année, ne sont pas officiellement documentés.
• La cible des 65 inspections de priorité 1 ne tient pas compte de la complexité des inspections ou d’autres facteurs (p. ex. durée des déplacements) qui pourraient avoir une incidence sur la charge de travail de l’inspecteur.
• Il n’y a pas d’attentes officielles, de cibles ou d’estimation des ressources requises pour les inspections de priorité 2 ou pour les inspections imprévues que doivent réaliser les inspecteurs lorsqu’ils en ont le temps.
• Même si le coordonnateur régional doit mener des inspections, aucune attente ni cible en matière de rendement n’a été fixée pour cet employé du BRO.
• Le niveau de granularité des inspections (soit le volume d’inspections par type d’inspection) ne fait pas l’objet d’un suivi par inspecteur, et il en va de même pour les autres tâches exigées des inspecteurs; par conséquent, il est plus difficile pour la direction de mesurer et de contrôler les capacités réelles et prévues.

Conclusion

La CCSN s’est dotée de pratiques de gestion qui garantissent au BRO des ressources adéquates pour atteindre ses objectifs opérationnels en matière de conformité. Cependant, la direction doit s’attacher à prendre en note et à améliorer les principaux aspects des pratiques de gestion des ressources du BRO, comme ceux décrits ci‑dessus (p. ex. attentes en matière de rendement, estimation des besoins pour les inspections de priorité 2 et suivi du volume d’inspections par type d’inspection). Les pratiques actuelles de gestion des ressources pourraient mener à des écarts importants entre les capacités et les besoins.

Recommendation n^o2

On recommande que le directeur général de la Direction de la réglementation des substances nucléaires prenne des mesures appropriées pour élaborer et communiquer une méthode plus exhaustive permettant d’établir les attentes quant à la charge de travail des inspecteurs du BRO, l’estimation de leurs capacités et le rendement des inspecteurs par rapport à ces attentes. Par exemple, pour établir les attentes et les capacités des inspecteurs, on devrait tenir compte du temps de déplacement requis pour certaines inspections et du temps à consacrer aux inspections jugées moins prioritaires que celles de priorité 1.

3.2 La direction a bien expliqué les raisons justifiant le maintien de ressources affectées aux permis à Calgary.

Les deux spécialistes des permis du BRO représentent une situation unique. Tous les autres spécialistes des permis de la DPSNAR sont à l’administration centrale de la CCSN. Les vérificateurs ont examiné la mesure dans laquelle les raisons justifiant cette situation sont officiellement expliquées.

L’équipe de vérification a constaté que même si ces motifs n’ont pas été officiellement documentés, la direction explique que cette façon de faire, qui remonte à la création d’un poste de spécialiste des permis au BRO en 2004, permet de répondre aux besoins des titulaires de permis des régions de l’Ouest œuvrant dans le domaine de la gammagraphie industrielle. Les employés chargés des permis ne sont pas affectés à une substance nucléaire ou à un type d’utilisation du rayonnement particulier, mais ils doivent tout de même connaître un vaste éventail de types d’utilisation. La direction et les employés du BRO ont expliqué qu’en raison de la différence des fuseaux horaires entre Ottawa et les régions de l’Ouest, les spécialistes des permis établis localement permettent à la CCSN d’offrir un soutien aux titulaires de permis en-dehors des heures de travail normales dans le fuseau horaire de l’Heure normale de l’Est. En outre, cette approche permet aux inspecteurs du BRO de collaborer avec des ressources locales pour régler des problèmes ou répondre à des questions en matière d’autorisation.

Conclusion

Même si la direction de la DPSNAR n’a pas officiellement documenté les motifs justifiant le maintien de ressources affectées aux permis au BRO, les avantages de cet arrangement unique ont été pris en compte dans le maintien des deux spécialistes des permis à Calgary.

3.3 La CCSN administre et contrôle adéquatement les dépenses liées aux déplacements et à l’accueil.

Les vérificateurs ont examiné un échantillon de demandes de remboursement pour frais de déplacement afin d’évaluer les pratiques associées à la gestion de ces dépenses au BRO. Les employés du BRO se rendent à l’occasion dans d’autres bureaux de la CCSN pour y suivre une formation et les inspecteurs doivent régulièrement mener des inspections sur les sites des titulaires de permis. Les entrevues avec les inspecteurs ont révélé qu’ils passent généralement une à deux semaines par mois sur la route.

L’équipe de vérification a constaté qu’il existe une politique et des directives de la CCSN sur les voyages et l’accueil et qu’elles sont accessibles aux employés du BRO sur le site intranet de la CCSN. En outre, les vérificateurs ont observé lors de l’examen d’un échantillon de formulaires et de demandes de remboursement des frais de déplacement présentés par des employés du BRO que tous les rapports ont été approuvés par la personne appropriée et que les demandes de remboursement correspondaient aux périodes et lieux des inspections menées par l’inspecteur qui a présenté la demande.  

Conclusion

La CCSN administre et contrôle adéquatement les dépenses liées aux déplacements.

Secteur d’intérêt 4 – Caractère adéquat de la formation, des outils, des systèmes, des politiques et des procédures

Ce secteur d’intérêt vise à déterminer la mesure dans laquelle les employés du BRO bénéficient d’une formation exhaustive, et de directives et de documentation en matière de procédures de travail.

4.1 WRO staff are appropriately trained and have access to the tools and systems required to discharge their duties.

Les vérificateurs ont examiné les pratiques en place pour s’assurer que les employés du BRO ont accès à une formation appropriée, mais également pour déterminer s’ils sont soutenus par d’autres services de la CCSN (p. ex. ressources humaines et technologies de l’information) afin de pouvoir s’acquitter de leurs tâches.

Formation du personnel

L’équipe de vérification a constaté que les employés du BRO, comme tous les autres employés de la CCSN, sont tenus de suivre une série définie de cours de formation générale de la CCSN (p. ex. santé et sécurité au travail). Cette formation obligatoire de la CCSN est offerte en classe, en ligne dans BORIS ou sur GCcampus.

En plus de la formation générique de la CCSN, les inspecteurs de la DIAA et les spécialistes des permis de la DPSNAR doivent suivre une formation propre à leur emploi. Les inspecteurs de la DIAA sont tenus de suivre un programme de certification officiel propre aux exigences associées au poste d’inspecteur. En outre, la Division de la sécurité nucléaire offre une formation périodique aux inspecteurs du BRO sur la sensibilisation aux mesures de sécurité entourant les sources radioactives à risque élevé.

Les spécialistes des permis suivent un programme de formation moins officiel qui comprend l’étude des procédures pertinentes et une formation en cours d’emploi en compagnie de spécialistes des permis chevronnés.

L’adjoint administratif du BRO n’a pas suivi de programme de formation officiel, mais a reçu de la formation sur certains aspects de son travail (p. ex. formation sur les cartes d’achat). Il n’a pas suivi de formation sur d’autres aspects du travail, comme les approvisionnements et la gestion de la flotte de véhicules.

À l’exception des difficultés soulignées en ce qui a trait à la formation virtuelle (p. ex. cours offerts par vidéoconférence) et aux différences de fuseaux horaires entre Calgary et Ottawa, les employés du BRO sont généralement satisfaits du niveau de formation offert en appui à leurs responsabilités respectives. 

Soutien organisationnel

L’équipe de vérification a constaté que le soutien en ressources humaines est essentiellement fourni aux directeurs de la DIAA et de la DPSNAR, puisqu’ils sont les principaux responsables des opérations du BRO en matière de ressources humaines, comme la dotation et le perfectionnement du personnel.

Du point de vue des technologies de l’information (TI), l’équipe de vérification a trouvé que les employés du BRO ont un accès approprié aux outils et systèmes de la CCSN. Les services de soutien en TI sont actuellement fournis au BRO par l’administration centrale de la CCSN. Il n’existe pas de fonction de TI locale.

Les employés du BRO ont cependant évoqué un problème concernant la disponibilité des services de soutien aux TI. Le service de dépannage de la CCSN est ouvert de 7 h 30 à 16 h 30, heure normale de l’Est, ce qui signifie que les employés du BRO ne bénéficient de ce service que jusqu’à 14 h 30, heure normale des Rocheuses. Pour remédier à ce problème, le directeur de la TI a informé le BVE en octobre 2017 que le groupe de la TI a prolongé le soutien téléphonique après 14 h 30, heure normale des Rocheuses.

En outre, les employés du BRO ont relevé des problèmes quant au caractère opportun des services de soutien des TI pour remédier à des problèmes techniques locaux (p. ex. problèmes avec les vidéoconférences et la connectivité et mauvais fonctionnement de LOUIS), ce qui a forcément une incidence sur leur travail.

Le groupe de la TI a répondu qu’il envoie des listes de vérification mensuelles par courriel aux représentants désignés des sites et régions afin que ces derniers lui transmettent leurs besoins en matière de TI. On s’attend à ce que les sites et régions communiquent avec le technicien en TI pour tout problème pouvant être réglé par ce dernier. Le groupe de la TI procède à au moins deux visites par année dans chaque site et région. Un technicien de la TI se rend sur place pour effectuer plusieurs vérifications de maintenance et d’inventaire, et pour régler certains problèmes particuliers. Pour la suite des choses, le groupe de la TI continuera de relever les besoins exprimés et de répondre aux demandes de soutien en TI du BRO, tel que décrit ci-dessus.  

Conclusion

Les employés du BRO sont bien formés et ont accès aux outils, aux systèmes et au soutien requis pour s’acquitter de leurs tâches. Certaines préoccupations ont été soulevées concernant le caractère opportun des services de soutien des TI; cependant, la Direction générale des services de gestion a instauré des processus pour en atténuer les conséquences sur les activités du BRO.

4.2 Les politiques et procédures encadrant le travail d’autorisation et de conformité sont claires et appliquées de façon uniforme.

Les vérificateurs ont examiné la mesure dans laquelle les employés chargés de l’autorisation et de la conformité sont guidés par des procédures opérationnelles clairement définies dans l’exécution de leurs tâches principales.

Politiques et procédures de conformité

Les vérificateurs ont constaté que la DIAA a établi une série exhaustive de procédures qui définissent les rôles et les responsabilités, et guident la réalisation des activités d’inspection.

Pour évaluer l’application de ces procédures, l’équipe de vérification a sélectionné un échantillon de 13 rapports d’inspection réalisés en 2016‑2017. Les inspections ont été examinées et comparées aux principales attentes découlant de la documentation sur les procédures de la DIAA. À partir de cette analyse, les vérificateurs ont confirmé que les procédures d’inspection de la DIAA sont bien appliquées, à quelques exceptions près :

• Les inspections prévues ne sont pas saisies dans LOUIS (malgré ce qui est indiqué dans la documentation). Elles sont plutôt indiquées sur une feuille de calcul qui sert de base aux inspections annuelles assignées à chaque inspecteur.
• L’examen des principales mesures de contrôle portait sur les preuves établissant que l’inspecteur a fourni au titulaire de permis un rapport préliminaire à la fin de l’inspection, que l’inspecteur a mené une réunion de clôture avec le titulaire de permis afin passer ses observations en revue et que l’inspecteur a obtenu la confirmation du titulaire de permis que ce dernier avait bien reçu cette information. La documentation tirée des dossiers d’inspection de l’échantillon n’a pas toujours été tenue à jour en ce qui a trait à ces mesures de contrôle. Neuf inspections sur treize ne contenaient aucune preuve établissant que le titulaire de permis avait reçu un résumé des observations à la fin de l’inspection. Onze inspections sur treize ne contenaient aucune confirmation du titulaire de permis selon laquelle il avait bien reçu ces observations.

Politiques et procédures d’autorisation

L’équipe de vérification a demandé aux employés chargés des permis du BRO un résumé des documents encadrant la réalisation des activités d’autorisation. À partir de cet examen, l’équipe de vérification a déterminé que ces documents fournissaient des instructions aux titulaires de permis sur les documents à fournir pour diverses transactions d’autorisation (p. ex. nouveaux permis, renouvellements et modifications de permis), mais qu’ils ne contenaient pas de directives destinées aux employés chargés des permis de la CCSN sur les processus à suivre pour examiner et approuver ces diverses transactions.

La direction de la DPSNAR a confirmé qu’en raison d’une récente évaluation des processus et des changements à y apporter (p. ex. la mise en œuvre d’une approche de gestion de cas), la Division n’a pas encore documenté ses processus. Elle reconnaît que ce travail sera prioritaire dès que ces changements auront été clairement formulés.

Même si l’absence de procédures claires est une lacune que reconnaît la DPSNAR, il existe des mesures visant à compenser cette absence pour assurer la qualité des activités d’autorisation; cela comprend l’approbation de toutes les décisions d’autorisation par le directeur de la DPSNAR et des réunions hebdomadaires du personnel présidées par le directeur (incluant les employés du BRO chargés des permis), où l’on discute de l’état d’avancement des demandes de permis à l’étude.

Conclusion

Les directives concernant le travail de conformité sont clairement établies. À partir d’un échantillon d’inspections examiné, on constate que ces procédures sont appliquées de façon uniforme, à quelques exceptions près, essentiellement liées à la tenue des réunions de clôture avec les titulaires de permis et à l’obtention d’un avis confirmant qu’ils ont bien reçu les observations de l’inspection.

Les directives concernant les activités d’autorisation n’ont pas encore été documentées en raison des changements qui sont constamment apportés aux processus d’autorisation. Malgré le fait que l’on prenne des mesures de compensation (p. ex. le directeur approuve toutes les décisions d’autorisation), les employés, et surtout les nouvelles recrues, pourraient ne pas disposer des directives nécessaires pour bien s’acquitter de leurs rôles et responsabilités.

Recommandation n^o 3 :

On recommande que le directeur général de la Direction de la réglementation des substances nucléaires prenne les mesures appropriées pour veiller à ce que les exigences du processus d’inspection de conformité soient respectées en ce qui a trait aux réunions de clôture avec les titulaires de permis et à l’obtention d’une confirmation des titulaires de permis indiquant qu’ils ont bien reçu ces observations; et veiller à ce les procédures d’autorisation soient documentées et communiquées au personnel.

Secteur d’intérêt 5 – Gestion des risques

Ce secteur d’intérêt vise à déterminer la mesure dans laquelle la CCSN cerne, évalue et atténue adéquatement les risques associés aux activités du BRO.

5.1 La CCSN cerne et évalue les risques relatifs à la sécurité du BRO et élabore des stratégies d’atténuation qui tiennent compte de ces risques.

Les vérificateurs ont examiné les processus de gestion des risques du BRO propres à la sécurité de ses installations, du personnel et de l’information.

Ils ont constaté que même s’il n’existe pas de processus officiellement documenté sur la gestion des risques pour la sécurité du BRO, la CCSN a pris des mesures pour cerner et évaluer ces risques et a élaboré des stratégies d’atténuation qui en tiennent compte.

Les mesures prises comprenaient la réalisation d’une évaluation des menaces et des risques en 2013, qui couvrait tous les aspects de la sécurité physique et des activités du BRO. Trois secteurs présentaient un risque résiduel élevé et des mesures d’atténuation ont été établies pour chaque risque. Les gestes posés par la direction à cet égard ont été documentés.

Le BRO fait partie du plan de continuité des activités de la CCSN dans le contexte d’un événement requérant l’activation d’un tel plan ou d’une urgence survenant dans un bureau régional de la CCSN.

En outre, la gestion et l’atténuation des risques touchant le personnel du BRO et la sécurité de l’information sont bien établies. Voici quelques exemples des mesures prises :

• Les risques pour le personnel attribuables aux déplacements fréquents sont atténués grâce à l’équipement de protection individuelle fourni aux inspecteurs, comme des téléphones satellites et des dispositifs de repérage SPOT.
• Les risques pour le personnel attribuables à la conduite sur des routes mal entretenues sont atténués par la prestation d’un cours de conduite défensive, un cours qui est obligatoire et suivi par tous les inspecteurs de site régionaux. 
• Les risques pour la sécurité de l’information sont atténués par le recours à des clés IronKey sécurisées pour transporter des renseignements numérisés, à des tablettes protégées par mot de passe et à des sacs sécurisés pour le transport du matériel et des documents.

Conclusion

Même si les processus de gestion des risques pour le BRO ne sont pas officiellement documentés, la CCSN a pris des mesures appropriées pour cerner et évaluer les risques liés à la sécurité du BRO et a instauré des stratégies d’atténuation qui tiennent compte de ces risques.

5.2 La CCSN cerne, évalue et atténue les risques du BRO liés à la gestion des actifs.

Les vérificateurs ont examiné et testé les processus de gestion des risques propres à la sécurité des actifs conservés par le BRO.

Les actifs du BRO sont essentiellement composés d’appareils de TI, comme des ordinateurs portables, d’accessoires de laboratoire, comme des équipements de test, et d’une flotte de véhicules utilisés par les inspecteurs pour se rendre sur les sites des titulaires de permis.

Les appareils de TI sont utilisés par le personnel du BRO, mais administrés par la Direction de la gestion et de la technologie de l’information (DGTI). La DGTI effectue une visite des sites deux à quatre fois par année, visites lors desquelles tous les appareils de TI sont vérifiés. En outre, la DGTI tient à jour un répertoire de tous les appareils de TI fournis au BRO.

Les accessoires de laboratoire sont utilisés par le personnel du BRO et entretenus par un inspecteur désigné. Leur utilisation est contrôlée au moyen d’une procédure de signature et par la mise à jour et la vérification périodique d’une base de données sur l’équipement de laboratoire.

La flotte comprend cinq véhicules qui, lorsqu’ils ne sont pas en usage, sont garés dans le stationnement souterrain de l’immeuble du BRO. Ces véhicules sont utilisés par les inspecteurs et gérés par les services administratifs de la CCSN. La gestion locale de la flotte est assurée par l’adjoint administratif du BRO qui procède à une vérification mensuelle de l’état des véhicules et tient à jour les dossiers connexes.

L’équipe de vérification a mené l’examen d’un échantillon d’actifs de chaque catégorie et n’a observé aucun problème majeur concernant la gestion des actifs.

Conclusion

La CCSN applique des pratiques de gestion des risques appropriées en ce qui a trait à la gestion des actifs du BRO.

Secteur d’intérêt 6 – Gestion du rendement

Ce secteur d’intérêt vise à déterminer la mesure dans laquelle les attentes du BRO en matière de rendement sont établies, mesurées et contrôlées.

6.1 Les attentes en matière de rendement sont clairement établies et étayées par des pratiques de contrôle et de mesure du rendement.

Les vérificateurs ont examiné la façon dont les attentes du BRO en matière de rendement sont établies, mesurées et contrôlées.

En ce qui concerne les employés du BRO chargés de la conformité, les inspecteurs sont évalués chaque trimestre en fonction du rendement obtenu par rapport à un nombre précis d’inspections de priorité 1. Tel que mentionné dans le secteur d’intérêt 3.1, pour 2017‑2018, chaque inspecteur doit réaliser 65 inspections de priorité 1. Le rendement par rapport à cette cible est rapporté et fait l’objet d’un suivi sur une base trimestrielle. Même si cette mesure fournit une indication générale et générique du rendement d’un inspecteur, elle ne mesure pas d’autres éléments importants de la charge de travail d’un inspecteur, comme le temps réellement nécessaire pour réaliser une inspection de priorité 1 par rapport au temps prévu, le volume réel ou prévu d’inspections de priorité 2 ou le volume réel ou prévu d’inspections non planifiées réalisées par chaque inspecteur. 

En outre, le niveau de rendement général actuellement ciblé (soit 65 inspections de priorité 1 par inspecteur) ne permet pas d’établir une distinction entre le niveau de complexité des inspections sous‑jacentes (p. ex. par type d’utilisation du titulaire de permis), et ne reflète pas le temps de déplacement requis inhérent au travail d’inspection.

En ce qui a trait au personnel du BRO chargé des permis, la mesure du rendement repose essentiellement sur les échéanciers connus associés aux transactions d’autorisation (p. ex. dates de renouvellement). La principale méthode pour mesurer le rendement d’un spécialiste des permis consiste à réaliser un examen hebdomadaire avec les employés sur l’état d’avancement de chaque activité d’autorisation (p. ex. permis sur le point d’être renouvelés) assignée aux spécialistes des permis.

En plus des mesures du rendement détaillées, le rendement relatif aux activités d’autorisation et de conformité du BRO est consigné dans divers rapports mensuels, trimestriels et annuels (p. ex. le Rapport de surveillance réglementaire sur l’utilisation des substances nucléaires au Canada) associés à la nature et au volume des activités de conformité et d’autorisation menées à l’échelle de la CCSN.

Conclusion

La vérification a permis de constater que :

• les attentes en matière de rendement pour les activités d’autorisation sont établies et étayées par des pratiques de mesure et de contrôle du rendement
• les activités de conformité servent à mesurer et à contrôler les principaux éléments de ces activités; cependant, il serait possible d’améliorer les observations tirées de ces mesures du rendement en procédant aux analyses suivantes :
  • mesurer le niveau de complexité des activités d’inspection sous-jacentes (p. ex. par type d’utilisation, temps de déplacement) et mesurer les ressources réelles consacrées aux inspections
  • établir des cibles et les comparer aux activités d’inspection de priorité 2 et imprévues

Recommendation

Les recommandations liées à ces observations sont abordées à la recommandation 2 du secteur d’intérêt n^o 3.

Conclusion générale

La vérification a révélé que des contrôles de gestion ont bien été mis en place pour soutenir les pratiques actuelles du BRO. Les structures de gouvernance, les systèmes organisationnels, les processus et les pratiques de gestion des risques permettent d’atteindre les objectifs opérationnels. Cependant, les vérificateurs ont observé que les processus pourraient être renforcés en précisant les rôles et les responsabilités du coordonnateur régional du BRO et du personnel du BRO en ce qui a trait au signalement des incidents, à l’amélioration de la documentation du processus d’autorisation et à l’application uniforme des procédures sur la conformité. En outre, il faudrait envisager une méthode plus exhaustive pour établir la charge de travail des inspecteurs et le système connexe de mesure du rendement. La mise en œuvre de nouveaux contrôles qui tiennent compte de ces observations permettra de renforcer les processus de gestion et de surveillance du BRO.

Le Bureau de la vérification et de l’éthique tient à remercier la direction et le personnel pour son appui tout au long de ce travail de vérification.

Annexe A – Critères de vérification détaillés

Les critères utilisés dans la vérification de gestion du BRO ont été élaborés afin de traiter les risques les plus importants cernés lors de la vérification préliminaire du BVE et sont fondés sur des critères généralement acceptés.

Lors de notre évaluation des risques et de l’établissement de ces critères, nous avons pris en compte la probabilité d’erreurs importantes, de fraude, de non-conformité et d’autres risques potentiels auxquels la CCSN pourrait être exposée.

En raison de la nature double du BRO, les critères de vérification ont été appliqués au groupe de l’autorisation, au groupe de la conformité et au BRO dans son ensemble.

Critères de la vérification	Entité vérifiée
Secteur d’intérêt 1 – Établissement, compréhension et mise en application des rôles, des responsabilités et des liens de reddition de comptes
1.1 Les rôles, responsabilités et liens de reddition du personnel du BRO sont bien définis, documentés et compris.	Conformité et autorisation
1.2 Les rôles, responsabilités et liens de reddition de comptes du personnel du BRO sont mis en application de façon uniforme.	Conformité et autorisation
Secteur d’intérêt 2 – Efficacité des structures de gouvernance interne
2.1 Il existe une structure de gouvernance bien définie et appliquée au BRO qui facilite l’établissement d’une orientation, la prise de décisions et les communications internes.	Conformité et autorisation
Secteur d’intérêt 3 – Gestion des ressources
3.1 Il existe des mécanismes appropriés pour veiller à ce que des ressources adéquates soient disponibles pour que le BRO puisse atteindre ses objectifs opérationnels en matière de conformité.	Conformité et autorisation
3.2 La direction a bien expliqué les raisons justifiant le maintien de ressources affectées aux permis à Calgary.	Autorisation
3.3 La CCSN administre et contrôle adéquatement les dépenses liées aux déplacements et à l’accueil.	Conformité et autorisation
Secteur d’intérêt 4 – Caractère adéquat de la formation, des outils, des systèmes, des politiques et des procédures
4.1 Les employés du BRO bénéficient d’une formation adéquate et ont accès aux outils et systèmes dont ils ont besoin pour s’acquitter de leurs tâches.	Conformité et autorisation
4.2 Les politiques et procédures encadrant le travail d’autorisation et de conformité sont claires et appliquées de façon uniforme.	Conformité et autorisation
Secteur d’intérêt 5 – Gestion des risques
5.1 La CCSN cerne et évalue les risques relatifs à la sécurité du BRO et élabore des stratégies d’atténuation qui tiennent compte de ces risques.	Conformité et autorisation
5.2 La CCSN cerne, évalue et atténue les risques du BRO liés à la gestion des actifs.	Conformité et autorisation
Secteur d’intérêt 6 – Gestion du rendement
6.1 Les attentes en matière de rendement sont clairement établies et étayées par des pratiques de contrôle et de mesure du rendement.	Conformité et autorisation

Annexe B – Liste des recommandations et plans d’action de la direction

Responsable (bureau de première responsabilité)	Réponse et plan d’action de la direction	Échéanciers
Recommandation 1 On recommande que le directeur général de la Direction de la réglementation des substances nucléaires (DRSN) prenne les mesures appropriées pour examiner et mettre à jour la documentation en conséquence afin de mieux refléter les attentes spécifiques à l’égard du coordonnateur régional et les rôles des différents membres du BRO en ce qui a trait au signalement des incidents.
Directeur général de la Direction de la réglementation des substances nucléaires	D’accord. Au fur et à mesure que le programme s’est développé, les rôles et responsabilités des coordonnateurs régionaux ont évolué. La description de travail a été établie en 2010 et les Règles et normes administratives C-5003.00-F, en 2013. Pour donner suite à cette recommandation, la DRSN : examinera la description de travail et les règles administratives pour s’assurer qu’elles reflètent fidèlement les tâches que l’on attend actuellement des coordonnateurs régionaux Au cours des dernières années, la DRSN a entrepris un examen exhaustif de la gestion des événements et a mis en place plusieurs procédures visant à mieux noter la façon dont les événements sont traités et évalués, et dont on y donne suite, ce qui répond en grande partie à cette observation. Pour donner suite à cette recommandation, la DRSN : mettra à jour les procédures qui régissent les interventions de la DRSN relatives aux rapports d’événements afin de préciser les rôles	Achèvement prévu d’ici septembre 2018 Terminé en décembre 2017. 2.1 Document publié C‑7001.03-F, Répondre aux événements déclarés à la DRSN 2.2 Document publié C‑5040.00, Déterminer à quel moment la DIAA doit intervenir lors d’un événement (anglais seulement)
Recommandation 2 On recommande que le directeur général de la Direction de la réglementation des substances nucléaires prenne des mesures appropriées pour élaborer et communiquer une méthode plus exhaustive permettant d’établir les attentes quant à la charge de travail des inspecteurs du BRO, l’estimation de leurs capacités et le rendement des inspecteurs par rapport à ces attentes. Par exemple, pour établir les attentes et les capacités des inspecteurs, on devrait tenir compte du temps de déplacement requis pour certaines inspections et du temps à consacrer aux inspections jugées moins prioritaires que celles de priorité 1.
Directeur général de la Direction de la réglementation des substances nucléaires	D’accord. Les inspections de la DRSN sont menées conformément au programme de réglementation tenant compte du risque, programme qui établit la fréquence des inspections en fonction du risque. La planification annuelle a été améliorée afin de tenir compte de facteurs tels que l’historique de conformité et la complexité du programme. Pour donner suite à cette recommandation, la DRSN : mènera une analyse des capacités d’inspection des inspecteurs et réévaluera les capacités globales du programme de conformité examinera et finalisera le plan d’inspection de base examinera la documentation du programme de réglementation tenant compte du risque de 2013, et la mettra à jour au besoin	Achèvement prévu d’ici mars 2018 Terminé en décembre 2017 Achèvement prévu d’ici décembre 2019
Recommandation 3 On recommande que le directeur général de la Direction de la réglementation des substances nucléaires prenne les mesures appropriées pour : veiller à ce que les exigences du processus des inspections de conformité soient respectées en ce qui a trait aux réunions de clôture avec les titulaires de permis et à l’obtention d’une confirmation des titulaires de permis indiquant qu’ils ont bien reçu ces observations veiller à ce que les procédures d’autorisation soient documentées et communiquées au personnel
Directeur général de la Direction de la réglementation des substances nucléaires	D’accord. Le recours à la trousse d’inspection mobile par les inspecteurs sur le terrain empêche de consigner les signatures des titulaires de permis dans LOUIS de façon uniforme. Le personnel administratif fera un suivi à cet égard dans le cadre des activités de suivi des données déjà effectuées par rapport aux inspections. La DRSN : veillera à ce que les exigences du processus des inspections de conformité soient respectées   Même si les activités d’autorisation sont clairement documentées et étayées par un solide programme de formation et par un encadrement qui permettent d’éviter certaines des faiblesses dégagées dans le rapport de vérification, le personnel chargé des permis reconnaît que l’on devrait transcrire plus officiellement les étapes du traitement des transactions d’autorisation.   La DRSN : b)  veillera à ce que les procédures soient documentées et communiquées au personnel.	a)  Achèvement prévu d’ici le 15 mars 2018. b)  Terminé le 16 janvier 2018. Documenté et communiqué au personnel dans le e-Doc 5458002.