Vérification interne de la CCSN des dépenses d'accueil (rapport de 2007) - Mise à jour en date d'août 2009

Nous sommes d'accord avec la présente recommandation et nous renforcerons les contrôles internes afin de réagir aux conclusions de la vérification.

Pour ce faire, nous :

1. Mettrons en œuvre des mécanismes de surveillance et de reddition de compte en matière de non conformité à la Directive, notamment :

(a) automatisation des processus;

(b) établissement et diffusion de rapports de divulgation des incidents de non conformité;

2. Examineront et mettrons à jour la Directive sur l'accueil et les processus administratifs actuels de la CCSN, notamment :

(a) cadre de divulgation de la non conformité

(b) modification des indemnités, conformément à la politique du SCT.

Les frais d'accueil de la CCSN font l'objet d'un examen rigoureux.  

1. Le contrôle, de la dépense à la reddition de compte, fait l'objet de multiples activités de vérification qui assurent raisonnablement la haute direction que la gouvernance, la planification, le traitement et la reddition de compte des frais d'accueil de la CCSN, est géré de façon efficace, efficiente et économique. Par conséquent :

(a) La matrice de délégation des pouvoirs financiers de la CCSN limite le niveau d'autorité pour de tels frais.

(b) L'approbation préalable de tout frais d'accueil est requise - incluant tous les participants - interne/externe, lieu, repas, coûts totaux.

(c) Toutes les demandes de remboursement de frais d'accueil sont vérifiées.

(d) Les écarts requièrent une approbation (ultérieure) des gestionnaires/directeurs délégués.

(e) Toute la haute direction divulgue ses frais d'accueil sur le Web - conformément à la directive de divulgation proactive.

2. Examen et mise à jour de la Directive sur l'accueil et les processus administratifs actuels de la CCSN, notamment :

(a) cadre de divulgation de la non‑conformité

(b) modification des indemnités, conformément à la politique du SCT.

STATUS -  Terminé

Bien que tout le personnel de la CCSN ait facilement accès à l'information  sur BORIS, nous acceptons de prendre les mesures suivantes en vue d'améliorer la sensibilisation des employés :

- Mettre au point et documenter des processus exhaustifs de traitement des rôles, responsabilités et attentes relatifs à la gestion continue de l'accueil. 

- Améliorer les formulaires actuels d'accueil pour clarifier les attentes et les droits stratégiques. (L'Autorisation préalable des frais d'accueil a été modifiée récemment pour en accroître la clarté, les modifications ont été affichées sur Boris au début octobre 2006. D'autres précisions ont été proposées et seront affichées sur Boris avant la fin de l'année civile.)

- Mettre au point et donner des séances d'information pour les gestionnaires et les professionnels de l'administration. De plus, nous afficherons ces informations sur BORIS afin qu'elles demeurent à la disposition de tout le personnel de la CCSN.

Le forum des gestionnaires d'avril 2009 a permis d'aborder et de communiquer le rôle et les responsabilités du gestionnaire de l'administration de l'accueil.

La Directive sur l'accueil de la CCSN a été modifiée, incluant le formulaire d'autorisation préalable, un nouveau processus d'approbation du président et du ministre, une liste de vérification pour faciliter la planification de l'autorisation préalable et de la demande de remboursement des frais d'accueil.

Des séances d'information sur l'accueil pour les gestionnaires et les professionnels de l'administration ont été données durant la première semaine de juin 2009, et la formation est rafraîchie trimestriellement.

Une formation sur l'accueil est également prévue en décembre 2009 dans le cadre du Programme des notions fondamentales de gestion.

La Division des stratégies, des programmes et de l'apprentissage mettra au point le programme d'apprentissage des PA, incluant l'accueil, au cours du présent exercice.

STATUS - Terminé