Cadre de référence pour les activités de mobilisation et de collaboration entre la Commission canadienne de sûreté nucléaire et la Canadian Association of Nuclear Host Communities

1. Introduction

1.1. Le présent document établit un cadre de référence pour les activités de mobilisation et de collaboration à venir entre la Canadian Association of Nuclear Host Communities (CANHC) et la Commission canadienne de sûreté nucléaire (CCSN) [ci-après, « les parties »].

1.2. En tant qu’organisme de réglementation nucléaire indépendant du Canada, la CCSN communique au public de l’information objective sur les plans scientifique, technique et réglementaire, et elle peut aider la CANHC à renforcer ses capacités et ses connaissances à l’égard des questions nucléaires.

1.3. La CANHC est une association sans but lucratif qui soutient les administrations locales en agissant comme ressource auprès de toutes les collectivités qui accueillent ou accueilleront des installations nucléaires, ou qui démontrent un intérêt à ce sujet. La CANHS tient également compte de l’intérêt supérieur de ces collectivités par le maintien d’une relation proactive continue avec l’organisme canadien de réglementation nucléaire.

2. But et objectif

2.1. Faciliter l’échange d’information entre la CCSN et la CANHC, examiner les questions d’intérêt ou les sujets de préoccupation pour les deux parties concernant le développement, la production et l’utilisation de l’énergie et des substances nucléaires, et en tenir compte.

2.2. Soutenir les activités et les programmes de la CANHC visant à mieux comprendre les valeurs et les préoccupations de ses collectivités hôtes existantes ou émergentes relativement au développement, à la production et à l’utilisation de l’énergie et des substances nucléaires.

2.3. Soutenir les objectifs organisationnels de la CCSN visant à renforcer la confiance et les relations avec les parties intéressées dans l’ensemble du secteur nucléaire, et aider la CCSN à améliorer ses efforts en matière d’activités de mobilisation et de relations externes.

2.4. Soutenir l’objectif organisationnel de la CANHC visant à accroître ses capacités et ses connaissances à l’égard des questions nucléaires pour améliorer les ressources mises à la disposition de ses membres.

3. Composition

3.1. Le personnel participant de la CCSN inclura le coprésident, des membres de la direction chargée des relations avec les parties intéressées et du personnel de soutien. La participation d’autres experts en la matière de la CCSN aux réunions dépendra des points de l’ordre du jour convenus par les deux parties pour chaque réunion.

3.2. Les membres participants de la CANHC incluront des représentants des collectivités hôtes. Les représentants officiellement désignés de la CANHC peuvent inclure des élus et du personnel des administrations locales, selon ce qui est jugé approprié par les membres de la CANHC.

3.3. Les représentants de collectivités qui ne sont pas membres de la CANHC, mais qui ont un intérêt manifeste pour les questions nucléaires et la possibilité d’accueillir éventuellement des installations nucléaires, peuvent assister aux réunions en tant qu’observateurs si aucune des parties ne s’y oppose. Aucune des parties ne s’opposera de manière déraisonnable à ce qu’une collectivité hôte potentielle assiste aux réunions à des fins d’observation. L’avis concernant la présence d’observateurs doit être transmis à tous les participants à la réunion au moins deux (2) semaines avant la tenue de la réunion.

4. Réunions semestrielles et plans de travail annuels

4.1. Les réunions semestrielles seront menées et coprésidées par un représentant de la CCSN au niveau de la direction ou de la direction générale et par un représentant désigné par la CANHC. Si l’un des coprésidents n’est pas en mesure d’assister à une réunion, il désignera un autre membre de son organisation pour y assister à sa place et en informera les autres participants.

4.2. Le personnel de la CCSN s’occupera de fournir les services de secrétariat.

4.3. Les sujets à aborder pendant les réunions seront déterminés conjointement par les membres de la CANHC et le personnel de la CCSN avant leur tenue. 

4.4. Pour des raisons d’équité en ce qui concerne les déplacements (géographie) et pour réduire à la fois l’utilisation des fonds des contribuables et l’empreinte carbone, certaines réunions peuvent se tenir à distance par l’intermédiaire de services de vidéoconférence généralement accessibles pour lesquels la CCSN détient un compte ou une licence et auxquels les représentants de la CANHC peuvent facilement accéder (p. ex., Zoom, Microsoft Teams). Toutefois, au moins une (1) réunion par an peut avoir lieu en personne dans les bureaux de la CCSN au 280, rue Slater, Ottawa (Ontario), si les membres de la CANHC sont d’accord. Toutes les réunions permettront une participation virtuelle.

4.5. La CCSN et la CANHC élaboreront conjointement des plans de travail annuels qui serviront de base à la collaboration, au soutien des capacités et aux ressources communautaires potentielles concernant les questions nucléaires.

4.6. La CCSN et la CANHC désigneront le personnel ou les points de contact qui codirigeront les objectifs et les résultats attendus des plans de travail annuels élaborés conjointement. Le personnel désigné participera aux réunions opérationnelles nécessaires en appui aux résultats.

4.7. La CANHC et la CCSN créeront un processus pour l’atteinte et la gestion des résultats attendus du plan de travail élaboré conjointement concernant les deux parties.

5. Soutien financier à la CANHC

5.1. Le cas échéant, les deux parties conviendront d’un commun accord d’une aide compensatoire pour les réunions, sous forme de remboursement aux participants des frais de déplacement et d’hébergement admissibles, pour lesquels des reçus seront exigés.

5.2. La CCSN peut collaborer avec la CANHC pour examiner d’éventuelles possibilités de financement par l’intermédiaire du Fonds de soutien aux capacités des parties intéressées et des Autochtones de la CCSN afin d’appuyer le renforcement des capacités au sein de la CANHC. Cela pourrait inclure une ressource de coordination de la CANHC et/ou des ressources en appui à l’élaboration et à la mise en œuvre d’un plan de travail annuel lié aux buts et aux objectifs du présent cadre de référence.

6. Examen et modification

6.1. Le présent cadre de référence sera revu chaque année par les représentants de la CCSN et de la CANHC afin de déterminer si des modifications sont nécessaires ou appropriées.

6.2. Le présent cadre de référence peut être modifié avec le consentement écrit des parties.

Signé le 20 octobre 2023 par :

Adrian Foster
Maire de Clarington et président de la Canadian Association of Nuclear Host Communities

et

Clare Cattryse
Directrice de la Division des relations avec les Autochtones et les parties intéressées
Commission canadienne de sûreté nucléaire