Lignes directrices à l'intention des participants externes aux séances virtuelles de la CCSN

Principe directeur des séances virtuelles : « La patience est une vertu lors de la tenue de séances virtuelles ».^{Footnote 1}

Les présentes pratiques exemplaires et lignes directrices (collectivement appelées « Lignes directrices ») à l’intention des participants externes aux séances virtuelles de la CCSN ont été adaptées du document Best Practices for Remote Hearings^{Footnote 2} en réponse à la pandémie de COVID 19 et à la nécessité de poursuivre les activités de la Commission, y compris ses réunions et ses audiences.

Les Lignes directrices sont fondées sur l’attente selon laquelle la Commission poursuivra ses activités courantes, tout en tenant compte des ajustements et des accommodements nécessaires à la tenue de ses séances en mode virtuel. Ces Lignes directrices visent à faciliter la réalisation de ces objectifs, tout en assurant le traitement équitable de tous les participants^{Footnote 3} et en tenant compte de tout problème d’accessibilité que ces derniers pourraient éprouver. Les Lignes directrices ont été élaborées en réponse à la pandémie de COVID 19, mais leur applicabilité n’est pas forcément limitée à une telle situation.

Seuls les participants inscrits^{Footnote 4} pourront accéder à la plateforme virtuelle pour participer à la séance .^{Footnote 5} Les participants ne doivent pas transmettre à d’autres personnes leur convocation à la séance sur la plateforme virtuelle, car les personnes non inscrites ne seront pas autorisées à participer. Les participants externes peuvent communiquer avec le Greffe de la CCSN si des convocations doivent être envoyées à d’autres personnes. Les membres du public peuvent observer la séance par l’entremise de la webdiffusion, comme d’habitude. Comme c’est la pratique pour toutes les séances publiques de la CCSN, les participants ne doivent pas discuter de renseignements classifiés, exclusifs ou protégés pendant la séance.

Comme c’est la pratique pour toutes les séances publiques de la CCSN, les participants ne doivent pas discuter de renseignements classifiés, exclusifs ou protégés pendant la séance.

L’annexe A renferme des ressources supplémentaires pour les participants avant et pendant la séance.

1. Principe directeur des séances virtuelles : « La patience est une vertu lors de la tenue de séances virtuelles ».

1.1. Les séances virtuelles de la Commission demeurent des séances officielles. Si possible, et compte tenu de la pandémie actuelle, l’étiquette d’une séance officielle de la Commission devrait être maintenue. Les participants doivent se comporter comme ils le feraient lors d’une séance en personne.

1.2. Les participants devraient être prêts à participer à la séance selon l’horaire prévu et s’efforcer de se connecter à la séance au moins 15 à 20 minutes avant l’heure de début prévue afin de s’assurer qu’aucun problème technique ne pourrait causer de retard.

1.3. S’il y a lieu, les participants devraient s’assurer que leur nom est affiché de la manière suivante sur la plateforme virtuelle :

• Prénom, nom de famille (sigle anglais de l’organisation / sigle français de l’organisation) Par exemple : Jeanne Unetelle (CNSC/CCSN)

1.4. Il convient de réduire au minimum les bruits de fond ou de les éviter entièrement si possible. L’idéal est d’utiliser un casque d’écoute et un microphone pour réduire les bruits de fond et assurer la clarté du son.

• Les participants devraient se souvenir de mettre leur micro en sourdine lorsqu’ils n’interviennent pas pendant une séance. Ils ne devraient désactiver la sourdine de leur micro que lorsque la Commission les invite à prendre la parole.
• Les notifications sur d’autres appareils devraient être mises en sourdine pendant toute la séance.

1.5. Les participants devraient se comporter comme s’ils se trouvaient physiquement dans la salle d’audience. Ils devraient se présenter avant de prendre la parole, afin que la transcription soit complète et fidèle.

• Un participant qui souhaite prendre la parole au cours de la séance (p. ex. pour compléter une réponse ou soumettre des renseignements supplémentaires) devrait utiliser la fonction « lever la main » de Zoom. La présidente de la séance déterminera alors si elle reconnaît le demandeur et, le cas échéant, si et quand cette personne sera autorisée à intervenir.

2. Lignes directrices en matière de technologie

2.1. Lignes directrices générales en matière de technologie

• 2.1.1. La CCSN est consciente que la technologie ne coopère pas toujours lors des séances virtuelles. Les participants sont encouragés à préparer et à tester leurs ordinateur, écran, microphone, caméra ou téléphone bien avant la séance. Ils doivent notamment s’assurer que tous les appareils sont chargés ou branchés, et en bon état de marche.
• 2.1.2. Les participants qui auraient besoin d’instructions à propos de l’utilisation de la plateforme virtuelle peuvent communiquer avec le Greffe de la CCSN. L’annexe A renferme aussi des renseignements supplémentaires sur la plateforme virtuelle.
• 2.1.3. Un participant qui perd la connexion ou éprouve des difficultés techniques au cours d’une séance est prié de communiquer avec le Greffe de la CCSN.
• 2.1.4. Il faut s’assurer avant la séance que tout logiciel, comme celui de la plateforme virtuelle, est à jour.

2.2. Connexion Internet

• 2.2.1. Les participants devraient tester leur connexion Internet avant la séance.
• 2.2.2. Les participants devraient éviter d’utiliser un réseau Wi-Fi public, car les vitesses de connexion sont lentes et la sécurité, inconnue.
• 2.2.3. Si la connexion Internet est lente là où ils se trouvent, les participants devraient envisager d’utiliser uniquement l’option audio de la plateforme virtuelle ou d’utiliser un téléphone comme connexion audio à la séance et un ordinateur pour la diffusion vidéo seulement.
• Les services d’interprétation ne sont pas disponibles pour les personnes qui participent par téléphone.

2.3. Utilisation d’équipement technologique

2.3.1. Les appareils utilisés pour participer à la séance virtuelle doivent être placés sur une surface stable. Il faut éviter tout mouvement des appareils au cours de la séance.

2.3.2. Il convient de réduire au minimum le bruit de fond au cours de la séance. Les participants peuvent le faire en utilisant un casque d’écoute muni d’un microphone.

2.3.3. Les participants qui comptent présenter des diapositives pendant la séance devraient se familiariser bien avant la séance avec le contrôle à distance des diapositives sur la plateforme virtuelle. Les mesures à prendre à cette fin peuvent comprendre :

• demander le contrôle à distance de la présentation / des diapositives (le présentateur doit demander le contrôle à l’hôte de la plateforme virtuelle, soit le personnel de la TI et de l’audiovisuel de la CCSN)
• utiliser la souris pour faire défiler les diapositives de la présentation ou utiliser les flèches du clavier à cette fin

2.4. Parer aux éventualités

2.4.1. En cas de problèmes avec la plateforme virtuelle ou la connexion Internet pendant la séance, tous les participants devraient s’assurer qu’ils peuvent se connecter par téléphone.

• Les participants qui éprouvent des problèmes de connexion (p. ex. connexion faible, coupures intermittentes) devraient envisager de fermer leur caméra et de participer uniquement par voie audio.

2.4.2. En cas d’indisponibilité de la plateforme virtuelle au cours de la séance, celle ci se poursuivra par téléconférence.

3. Microphones

• Idéalement, les participants devraient utiliser un microphone cardioïde directionnel qui capte la voix tout en atténuant le son ambiant, avec une gamme de fréquences d’au moins 125 Hz – 15 000 Hz. Plusieurs options sont disponibles.
• Les participants qui auraient des inquiétudes à propos de leur qualité sonore peuvent communiquer avec le Greffe de la CCSN pour organiser un test de qualité sonore ou obtenir des recommandations de microphones.

Annexe A – Ressources supplémentaires pour les participants

1. Aide pour ZoomMC

• Des problèmes avec Zoom^MC? Consultez :
• le blogue Zoom^MC :
• les tutoriels vidéo de Zoom^MC :
• la formation en direct sur Zoom^MC (anglais seulement) :
• les webinaires et événements de Zoom^MC (anglais seulement) :