Audit de suivi de la mission du Service d'examen intégré de la réglementation (SEIR) de 2019

Sommaire

Le présent audit, réalisé à la suite de la mission du Service d’examen intégré de la réglementation (SEIR) menée en 2019, visait à fournir une assurance raisonnable que :

• les mesures prises par la Commission canadienne de sûreté nucléaire (CCSN) sont adéquatement validées
• les mesures en cours font l’objet d’un suivi afin de garantir leur mise en œuvre réussie
• la gouvernance actuelle favorise cette mise en œuvre réussie

L’audit visait aussi à fournir des conclusions et des recommandations juste à temps pour permettre à la CCSN de se préparer à la mission de suivi du SEIR qui aura lieu en juin 2024.

Pourquoi est-ce important?

La mission du SEIR est un service d’examen par les pairs conçu et géré par l’Agence internationale de l’énergie atomique (AIEA) visant à renforcer et à améliorer l’infrastructure de réglementation d’un pays en matière de sûreté nucléaire, de radioprotection, de gestion des déchets radioactifs, de sûreté des transports et de préparation et d’intervention en cas d’urgence. Le SEIR examine les questions techniques et stratégiques de nature réglementaire en fonction des normes de sûreté de l’AIEA et, le cas échéant, des bonnes pratiques, en s’appuyant sur la vaste expérience internationale et l’expertise des membres de l’équipe chargée de l’examen réglementaire.

En septembre 2019, la CCSN a accueilli une mission du SEIR visant à examiner le cadre de réglementation du Canada. Le rapport qui en est résulté contient 4 recommandations et 16 suggestions. Les mesures de gestion prises sont décrites dans la Réponse du Canada, qui a été publiée en février 2020 (pour de plus amples renseignements, voir l’annexe B). Le SEIR compte mener une mission de suivi en juin 2024 afin d’effectuer un examen approfondi permettant de déterminer si la CCSN a respecté les engagements qu’elle a pris dans la Réponse du Canada. En vue de cette mission de suivi, la CCSN accueillera la réunion préparatoire de suivi du SEIR à l’automne/hiver 2023 et rédigera des documents de référence préalables pour l’équipe du SEIR d’ici mars 2024. Un calendrier des mesures de suivi est présenté à l’annexe E.

Les exercices internationaux d’évaluation par les pairs donnent à la CCSN l’occasion de démontrer son efficacité en matière de réglementation afin de gagner la confiance du public canadien et de la communauté internationale. Il est important que la CCSN obtienne de bons résultats lors de ces exercices si elle souhaite atteindre son objectif d’être un organisme de réglementation fiable. Le présent audit vise à compléter les efforts déployés par l’ensemble de la CCSN pour se préparer à la mission de suivi de juin 2024 et à appuyer les futures missions du SEIR accueillies par la CCSN, ainsi que d’autres missions d’examen par les pairs de l’AIEA.

Principales conclusions

L’audit visait à déterminer si les mesures prises par la CCSN ont été mises en œuvre ou sont en voie de l’être avant la mission de suivi du SEIR prévue pour juin 2024. Il visait également à déterminer si la structure de gouvernance assurait une surveillance efficace et favorisait une mise en œuvre réussie de ces mesures.

Le contrôle par sondage a démontré que les travaux entrepris par la CCSN pour donner suite au rapport du SEIR de 2019 étaient achevés ou en voie de l’être, qu’ils étaient conformes aux engagements pris dans la Réponse du Canada et qu’ils étaient étayés par des preuves documentaires. L’audit a permis de formuler des recommandations afin d’étayer les travaux déjà entrepris par le Secrétariat chargé des opérations et d’améliorer les procédures internes à cette étape importante du projet.

Dans le cadre de l’examen de la gestion et de la supervision du projet, l’audit a permis de constater que divers facteurs ont eu une incidence sur la gouvernance des activités de suivi du SEIR, comme l’évolution des priorités en raison de la COVID-19, la restructuration de l’organisation et le roulement du personnel au sein du Secrétariat chargé des opérations. En outre, les engagements du SEIR ont été initialement supervisés par le Comité directeur du Plan harmonisé (CDPH), et les responsabilités ont été attribuées aux directeurs généraux (DG). La surveillance assurée par cette structure de gouvernance formelle a cessé à la dissolution du CDPH en 2021. Depuis, la supervision des engagements du SEIR n’a pas été clairement définie. L’occasion est idéale pour formaliser la gouvernance, notamment en confirmant la responsabilité à l’échelon des DG, afin de garantir la clarté des rôles en ce qui concerne la surveillance des activités de suivi du SEIR.

À l’échelon des projets, le Secrétariat chargé des opérations voit à faire le suivi des mesures prises par le SEIR, à en assurer la surveillance et à rendre compte de leur état d’avancement. Au cours des derniers mois, l’équipe a fait d’importants progrès en collaborant avec les principales parties intéressées, en définissant les responsabilités et en assurant le suivi et la documentation des progrès faits dans la mise en œuvre des mesures du SEIR. Pour étayer les travaux actuellement menés par le Secrétariat chargé des opérations, l’audit a recommandé l’amélioration de la gestion de projets ou l’ajout d’éléments de gestion de projets visant les communications, la gestion de l’information et la documentation, le ressourcement et la production de rapports, afin de mieux préparer la CCSN à la mission de suivi du SEIR et aux futures missions d’examen par les pairs.

L’audit comprend 6 recommandations portant sur les éléments à améliorer (voir l’annexe C). Ces recommandations ont été transmises au Secrétariat chargé des opérations à intervalles réguliers tout au long du déroulement de l’audit, soit entre janvier et mai 2023. L’équipe d’audit a transmis les recommandations et les éléments probants à l’avance afin de permettre à la direction d’effectuer les corrections nécessaires en temps opportun et de mettre en œuvre des mesures avant les prochaines échéances du SEIR.

La direction est d’accord avec les recommandations, et ses réponses témoignent de son engagement à prendre les mesures qui s’imposent. Puisque le présent audit a fourni une assurance au fil de l’avancement des travaux, il convient de noter que la prise en compte des recommandations formulées se poursuit.

Bien que l’audit ait uniquement porté sur la mission de 2019 du SEIR, il a permis de cerner les possibilités de transmettre les leçons apprises de cette mission à l’ensemble de la CCSN en vue des futures initiatives horizontales à grande échelle et des missions d’examen par les pairs. Ces leçons pourraient être utiles à la gouvernance et à la gestion de projets dans le cadre d’initiatives organisationnelles horizontales de grande envergure. Au moment où la CCSN entame une période de grands changements organisationnels, il est impératif qu’elle renforce sa gestion de projets et assure sa capacité à s’adapter aux circonstances changeantes. Elle devrait continuer à parfaire ses compétences en gestion de projets afin d’améliorer l’efficacité et l’efficience de la mise en œuvre de projets de transformation ou d’autres projets horizontaux à grande échelle.

1. Contexte

L’Agence internationale de l’énergie atomique (AIEA), le centre de coopération mondial dans le domaine du nucléaire, vise à promouvoir des technologies nucléaires sûres, sécuritaires et pacifiques. Le Service d’examen intégré de la réglementation (SEIR), offert par l’AIEA à ses pays membres, aide les pays qui en bénéficient à renforcer et à améliorer l’efficacité de leur infrastructure de réglementation en matière de sûreté nucléaire, de radioprotection ainsi que de sûreté des déchets radioactifs et du transport. Le SEIR offre un processus d’examen par des pairs des questions techniques et stratégiques concernant la réglementation, et il adopte une approche intégrée pour examiner les aspects communs du cadre national, juridique et gouvernemental et de l’infrastructure de réglementation en matière de sûreté de tout pays^{Note de bas de page i}.

En septembre 2019, la CCSN a accueilli une mission du SEIR au Canada.

Selon le programme du SEIR, la phase I consistait à demander à la CCSN de faire une auto-évaluation avant la tenue de la mission. Soumise en juillet 2019, cette auto-évaluation a permis de cerner 19 mesures à prendre.

La phase II consistait à mener la mission d’examen par les pairs même, qui a eu lieu en septembre 2019. Les résultats de cette mission ont été publiés dans le Rapport de la mission du SEIR au Canada (en anglais seulement) en février 2020. Ce rapport comporte 6 bonnes pratiques, 4 recommandations et 16 suggestions.

Une réponse complète à chaque bonne pratique, recommandation et suggestion a été présentée dans la Réponse du Canada au rapport de la mission du SEIR 2019 (Réponse du Canada), rendue publique en février 2020. Les résultats de la mission du SEIR (y compris le plan d’action) ont été présentés à la CCSN en juin 2020. Celle-ci s’est également engagée à fournir régulièrement aux comités de gouvernance des rapports d’étape sur les progrès accomplis.

La phase III est la mission de suivi, qui a pour but d’examiner l’état d’avancement des engagements pris dans la Réponse du Canada. Le SEIR compte effectuer cette mission en juin 2024. En guise de préparation, la CCSN accueillera la réunion préparatoire au suivi du SEIR à l’automne/hiver 2023. Les documents de référence préalables doivent être achevés et soumis à l’équipe du SEIR d’ici le début de mars 2024. L’annexe E présente plus en détail le déroulement de la phase III.

En 2022, dans le cadre d’une étude sur la gouvernance des déchets nucléaires au Canada, le Comité permanent de l’environnement et du développement durable de la Chambre des communes a recommandé à la CCSN de « mettre en œuvre les recommandations formulées dans la vérification de l’Agence internationale de l’énergie atomique effectuée en 2019 ». La mission de suivi a également pour but d’aider la CCSN à démontrer cette mise en œuvre.

À la CCSN, la collaboration avec le SEIR est actuellement coordonnée par le Secrétariat chargé des opérations, qui relève de la Direction générale de la réglementation des opérations. Au moment de l’audit, le Secrétariat chargé des opérations disposait d’un ETP (le coordonnateur de projet) dédié à la gestion du projet et à la coordination des activités de suivi du SEIR au nom de la CCSN.

2. Autorité

Le premier vice-président a demandé que le présent audit de suivi soit mené avant la mission de suivi du SEIR. Le Plan d’audit et d’évaluation fondé sur les risques pour les exercices 2022-2023 et 2023-2024 a donc été modifié afin d’y inclure cette mission, puis approuvé par la présidente le 14 octobre 2022.

3. Objectif, portée et méthode

L’audit visait à fournir une assurance raisonnable que les mesures prises par la CCSN dans le cadre de la mission du SEIR de 2019 sont adéquatement validées, que les mesures en cours font l’objet d’un suivi afin de garantir leur mise en œuvre réussie, et que la gouvernance actuelle soutient cette mise en œuvre réussie. L’audit devait déterminer si la structure de gouvernance en place était suffisante pour garantir que toutes les mesures soient mises en œuvre de manière efficace, efficiente et appropriée avant la mission de suivi du SEIR. Les champs d’enquête et les critères de l’audit sont présentés en détail à l’annexe A.

L’audit couvrait la période allant de février 2020 à avril 2023, et sa portée comprenait les activités menées pour mettre en œuvre des suggestions et recommandations du rapport du SEIR de 2019. Les mesures considérées comme mises en œuvre et les mesures en cours s’inscrivaient dans la portée de l’audit. Les mesures cernées par le personnel de la CCSN dans l’auto-évaluation effectuée avant la mission de 2019 échappaient à la portée du présent audit. On estime qu’elles présentent peu de risque, car elles ne feront pas partie de l’évaluation de la mission de suivi de 2024.

Tout au long de l’audit, l’équipe d’audit a fourni à l’équipe de projet et à la direction une mise à jour périodique des constatations faites, qui sont regroupées dans le présent rapport.

La méthode d’audit comprend les activités suivantes :

• examen de la documentation
• sondage des mesures à partir d’un échantillon non probabiliste classé par ordre de priorité en fonction de critères de sélection fondés sur le risque et du jugement de l’auditeur : l’échantillon comprenait en tout 4 recommandations du SEIR et 7 suggestions (voir l’annexe B pour de plus amples renseignements sur la méthode employée)
• entrevues avec le personnel et les parties intéressées du projet
• examen des pratiques de gouvernance, de surveillance et de gestion de projets liées à la mise en œuvre des mesures

4. Énoncé de conformité

Le présent audit interne a été mené conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne, ainsi qu’aux exigences de la Politique sur l’audit interne et de la Directive sur l’audit interne du Conseil du Trésor qui établissent les procédures obligatoires à suivre pour mener un audit interne au sein du gouvernement du Canada.

5. Remerciements

L’équipe d’audit tient à remercier la direction et le personnel pour leur soutien.

6. Constatations et observation

6.1 Examen et validation des procédures

L’équipe d’audit a sélectionné un échantillon de mesures proposées par le SEIR en se fondant sur le risque et son propre jugement afin de vérifier si ces mesures ont été mises en œuvre conformément au rapport du SEIR et aux plans d’action de la direction. L’échantillon comprenait 4 recommandations et 7 suggestions tirées du rapport du SEIR.

L’équipe d’audit s’attendait à ce que les mesures sélectionnées soient conformes aux engagements pris par la CCSN dans ses plans d’action décrits dans la Réponse du Canada. Pour les mesures jugées « achevées », l’équipe d’audit s’attendait à trouver des documents justificatifs et une approbation de la direction indiquant que les mesures respectaient les engagements pris. Pour les mesures jugées « en cours », l’équipe d’audit s’attendait à trouver un plan clair, accompagné de documents justificatifs, pour mettre en œuvre la mesure avant la publication du DRA, qui doit être remis à l’équipe du SEIR au début de mars 2024.

Le sondage a démontré que les travaux entrepris par la CCSN pour donner suite au rapport du SEIR de 2019 étaient terminés ou en voie de l’être, qu’ils étaient conformes aux engagements pris dans la Réponse du Canada et qu’ils étaient étayés par des preuves documentaires. Dans le cas des mesures achevées, l’approbation de la direction a été fournie, attestant de l’examen effectué par cette dernière.

En s’entretenant avec les responsables des mesures, l’équipe d’audit a relevé certaines pratiques exemplaires en matière de documentation et de présentation des travaux menés dans le cadre des engagements pris auprès du SEIR.

Ces pratiques ont été adoptées par des directions ayant suivi leur propre méthode pour faire leur travail. Toutefois, l’équipe d’audit estime qu’il pourrait être utile de faire connaître ces méthodes à d’autres directions dans le cadre de la préparation à la mission de suivi du SEIR.

Le Secrétariat chargé des opérations pourrait ainsi :

• communiquer les pratiques exemplaires en matière de présentation du travail entre les directions concernées, dans le cadre de la préparation des équipes à la mission de suivi du SEIR
• consigner les pratiques exemplaires en matière de documentation des travaux de suivi pour les futures missions du SEIR et les missions d’examen par les pairs de l’AIEA

6.2 Gouvernance

La gouvernance renvoie aux structures, systèmes et pratiques dont se dote une entité pour établir son orientation stratégique. Elle permet notamment, sans s’y limiter, d’attribuer les pouvoirs décisionnels; de superviser la mise en œuvre de ses politiques, plans, programmes et projets; d’assurer le suivi et l’atténuation de ses principaux risques; ainsi que de produire des rapports en temps opportun pour favoriser l’amélioration continue et la prise de mesures correctives.

Rôles, responsabilités et structure hiérarchique

L’audit devait permettre de constater que les rôles, les responsabilités et la structure hiérarchique concernant les mesures promises dans la Réponse du Canada étaient clairement définis et communiqués, et qu’ils faisaient l’objet d’une étroite coordination aux divers échelons du projet afin de garantir un processus de suivi efficace et efficient. Les auditeurs s’attendaient aussi à trouver des éléments probants attestant qu’une structure de gouvernance avait été mise en place pour superviser la mise en œuvre des mesures prévues dans les délais impartis.

Structure de gouvernance

L’audit a permis de constater que plusieurs facteurs ont affecté la gouvernance et la gestion des mesures de suivi du SEIR, notamment les suivants :

• Le suivi de la mission du SEIR a officiellement commencé par la publication, en février 2020, de la Réponse du Canada. Au début de la pandémie de COVID-19 en 2020, le personnel des opérations de la CCSN s’est détourné des mesures du SEIR pour se concentrer sur les défis urgents posés par la pandémie.
• Les mesures de gestion du SEIR et l’initiative devaient être supervisées par le Comité directeur du Plan harmonisé (CDPH). Le CDPH a été dissous en 2021 sans plan de surveillance clair concernant les initiatives de suivi du SEIR.
• Au cours du suivi, le personnel du Secrétariat chargé des opérations a changé fréquemment, tant à l’échelon de la direction que du programme. Par exemple, le poste de coordonnateur de projet a été occupé par 4 personnes différentes depuis février 2020.

L’audit a révélé qu’une structure de gouvernance n’était pas activement en place au début du mois de février 2023, bien qu’on ait fait une mise à jour périodique auprès du premier vice-président (PVP) et une présentation au Comité de la planification intégrée et de la gestion des ressources (CPIGR) en octobre 2022. En avril 2023, le Secrétariat chargé des opérations envisageait diverses options pour assurer une surveillance formelle et une orientation stratégique par la CCSN pour le suivi de la mission du SEIR.

Coordination interne et mobilisation des parties intéressées

Le suivi de la mission du SEIR est une initiative transversale qui vise des directions de 4 directions générales de la CCSN et qui nécessite un effort coordonné dans l’ensemble de l’organisation. L’audit a permis de constater que, au cours de la période d’audit, la participation des principales parties intéressées au suivi des mesures du SEIR, dont les responsables des mesures, les gestionnaires de projet et la direction, était incohérente et ponctuelle, ce qui a entraîné une rupture de la coordination interne entre les divers échelons du projet.

Les entretiens avec les coordonnateurs de projet du SEIR, anciens et actuels, ont permis de constater un sentiment de frustration lié à l’impossibilité d’obtenir des renseignements sur les résultats, mises à jour et travaux assurés par le personnel des directions visées en raison de priorités concurrentes. Par exemple, lorsqu’il a demandé aux responsables une mise à jour de l’état d’avancement des mesures en février 2023, le coordonnateur de projet n’a reçu aucune mise à jour à l’égard de 3 mesures, tandis que les mises à jour visant 6 mesures n’ont pas été reçues dans les délais impartis et que de nombreuses mises à jour n’étaient pas assez détaillées. Seules 3 des 16 mesures ont été jugées achevées par le coordonnateur de projet. On estime que les DG et l’équipe de direction pourraient éventuellement apporter leur aide dans ce domaine en soulignant l’importance de la mise en œuvre complète des mesures, et que les directeurs qui supervisent la gestion de projets pourraient améliorer le soutien apporté aux coordonnateurs de projet en leur fournissant de l’orientation, des communications et des mises à jour cohérentes sur leur correspondance avec les DG visés et le PVP.

Du côté des responsables des mesures, les entretiens ont montré que les directives sur ce qui était nécessaire pour achever les mesures n’étaient pas toujours claires et cohérentes et que les attentes changeaient au fil du roulement du personnel au sein de l’équipe de gestion de projet du SEIR. La collaboration entre le Secrétariat chargé des opérations et les directions visées était ponctuelle et irrégulière. Il en résulte parfois un manque de clarté quant à l’état d’avancement des mesures et aux attentes à l’égard des personnes qui en sont responsables.

Le Secrétariat chargé des opérations a récemment adopté certaines bonnes pratiques pour aborder la gestion des activités de suivi en vue de la mission de suivi. Ainsi, en octobre 2022, lors d’une présentation au CPIGR sur l’avancement des mesures du SEIR, il a indiqué que 9 des 17 mesures avaient été mises en œuvre. Une note d’accompagnement a été fournie au PVP, indiquant une mise à jour de l’état d’avancement des mesures et les prochaines étapes du projet.

En janvier 2023, le Secrétariat chargé des opérations a mobilisé les DG et spécialistes visés et a élaboré un dossier d’information sur les prochaines étapes, ainsi que les rôles et responsabilités en vue de la mission de suivi du SEIR. À l’avenir, il envisage de mobiliser les personnes-ressources des directions tous les mois par la mise en place d’une équipe technique, et de mobiliser les DG périodiquement dans le cadre d’un comité directeur propre au projet. En outre, il procède à l’élaboration d’une orientation pour favoriser une documentation cohérente de toutes les mesures.

L’audit a permis de cerner des possibilités de renforcer la gestion des activités de suivi du SEIR afin de répondre aux préoccupations susmentionnées et de compléter les efforts en cours du Secrétariat chargé des opérations. Au cours de la mission du SEIR de 2019, on a conçu un plan de communication prévoyant un modèle stratégique pour mobiliser les parties intéressées internes et externes, lequel peut favoriser une mobilisation plus efficace au sein de l’organisation. En outre, la Directive sur la gestion de projets et programmes du Conseil du Trésor (CT) souligne l’importance d’un leadership actif et d’une communication auprès des parties intéressées^{Note de bas de page ii}. L’utilisation de modèles de courriels normalisés pour assurer le suivi des questions en suspens et d’une procédure de transmission aux paliers supérieurs peut s’avérer efficace pour faciliter le processus.

En formalisant le suivi des mises à jour et des résultats attendus ainsi que l’adoption des pratiques exemplaires du CT, on contribuerait à soutenir l’équipe et à assurer une cohérence afin d’améliorer la mémoire institutionnelle.

Échéances et responsabilités

L’audit devait permettre de constater que des mécanismes de surveillance étaient en place pour s’assurer que les mesures étaient en bonne voie d’être achevées dans leur intégralité et dans les délais impartis.

Comme indiqué précédemment dans le présent rapport, l’échantillon d’audit a montré que, sur le plan opérationnel, les mesures en cours étaient en bonne voie d’achèvement avant la publication des DRA en mars 2024. En outre, le Secrétariat chargé des opérations a fait un certain travail pour assurer la prise en charge des mesures en collaborant avec les DG et les spécialistes visés. Toutefois, l’audit a aussi permis de constater que, à l’échelon de la gouvernance, il existe des lacunes sur le plan de la responsabilité lorsqu’il s’agit de veiller au bon déroulement de la mise en œuvre des mesures.

Tout au long du projet, le respect des délais s’est fait de façon informelle. Bien que la Réponse du Canada de février 2020 précisait des échéances, bon nombre d’entre elles ont été révisées dans l’outil de suivi interne du Secrétariat chargé des opérations après le début de la pandémie de COVID-19. Nous avons entendu dire que l’équipe de gestion du projet considérait les dates limites des résultats attendus dans le cadre du suivi interne comme superflues, l’accent étant mis sur l’achèvement du projet avant la mission de suivi. Ainsi, aucune disposition formelle n’a été mise en place pour faire respecter ou réviser les échéances liées aux mesures. L’audit a permis de constater que le calendrier interne d’achèvement de 9 mesures sur 16 a été repoussé, à un moment ou à un autre, voire à plusieurs reprises pour 6 d’entre elles. En outre, le calendrier interne d’achèvement de 6 des 7 mesures encore en cours au moment de l’audit avait déjà été repoussé au moins 1 fois. La date d’achèvement prévue pour les mesures en cours n’est toujours pas claire. Le contrôle par sondage a révélé des incohérences dans la date prévue d’obtention des résultats attendus entre les diverses plateformes de suivi interne. Pour obtenir de plus amples renseignements sur ces plateformes, voir la section du rapport consacrée à la gestion de l’information.

Tout au long de la période qui a suivi la mission, il n’y a eu aucun mécanisme de rapport régulier permettant de vérifier constamment les délais et de faire respecter l’obligation de rendre des comptes. Après la publication de la Réponse du Canada en février 2020, l’équipe de gestion du projet a fait rapport de l’état d’avancement des mesures du SEIR au CDPH 2 fois l’an et au Comité de gestion des opérations (CGO) tous les trimestres. Le CDPH a été dissout depuis, et la présentation de rapports au CGO a cessé depuis mars 2021.

Risque et incidence

Tout au long de la période d’audit, l’absence de structure de gouvernance formelle et le manque de cohérence entre les différents échelons du projet ont entraîné un manque d’assurance quant à l’état d’avancement des mesures du SEIR et un manque de responsabilité dans la mise en œuvre de ces mesures. Les échéances et les résultats attendus de la mission de suivi du SEIR approchant à grands pas, il est important de mettre en place une structure de gouvernance efficace afin de donner une orientation stratégique et d’assurer la reddition de comptes. Une coordination interne efficace est importante pour s’assurer que les mesures sont achevées en temps voulu et présentées au comité du SEIR de manière cohérente. La mise en œuvre réussie des mesures et la présentation du travail accompli sont essentielles pour que la CCSN obtienne des résultats positifs lors de la mission de suivi du SEIR.

Recommandation 1

Il est recommandé au Secrétariat chargé des opérations de revoir et de formaliser la structure de gouvernance afin de s’assurer que les besoins en matière de gestion de projets sont satisfaits.

Date d’achèvement proposée : septembre 2023

Recommandation 2

Il est recommandé au Secrétariat chargé des opérations d’élaborer et de mettre en œuvre une stratégie de communication s’appuyant sur la documentation de la mission du SEIR de 2019 et les normes du SCT afin d’améliorer la coordination interne, de resserrer le soutien de la direction et de renforcer la participation des parties intéressées.

Date d’achèvement proposée : septembre 2023

Recommandation 3

Des mesures devraient être prises pour renforcer la responsabilité en matière de respect et de modification des délais. En particulier, la production de rapports réguliers devrait être rétablie.

Date d’achèvement proposée : septembre 2023

Ressourcement de la gestion de projets

L’audit a permis de constater les efforts considérables déployés par le Secrétariat chargé des opérations au cours des derniers mois pour préparer la CCSN à la mission de suivi du SEIR. Bien que ces efforts aient contribué à renforcer l’état de préparation de la CCSN en vue du suivi, l’audit a révélé que les connaissances institutionnelles relatives à la gestion des activités de suivi du SEIR étaient détenues par seulement 2 personnes, soit le coordonnateur de projet du SEIR et le directeur du Secrétariat chargé des opérations, ce qui risque d’entraîner la perte de données essentielles si ces personnes quittent l’organisation. La réorganisation ministérielle et les changements apportés à la structure des DG ont également eu une incidence sur les activités de suivi du SEIR. Depuis avril 2022, le Secrétariat chargé des opérations ne relève plus d’une DG, mais directement du PVP.

Sur le plan de la gestion du projet, il est possible de s’assurer que le coordonnateur de projet du SEIR bénéficie d’un soutien adéquat pour en assurer la réussite. La création d’un second poste pour soutenir le coordonnateur dans son rôle permettrait d’apporter un appui supplémentaire et une redondance en cas de roulement ou de changement de personnel au sein du Secrétariat chargé des opérations. Il convient de noter qu’il est d’usage, dans le cadre des missions du SEIR, d’assurer la liaison avec la mission du SEIR au nom de l’organisme de réglementation. L’audit a permis de constater que ce rôle n’était actuellement assumé par personne, bien que le Secrétariat chargé des opérations ait dit avoir l’intention de nommer quelqu’un à ce poste. Le fait de pourvoir ce poste pourrait aider à soutenir le coordonnateur de projet et créer une redondance du point de vue de la gestion de projets.

Énoncé de risque et d’incidence

Une gestion adéquate des ressources et des connaissances est importante pour garantir l’atteinte efficace et efficiente des objectifs du projet et favoriser la continuité des activités en cas de roulement du personnel. L’absence d’une bonne gestion des ressources et des connaissances risque également de causer des retards dans l’avancement du projet à certaines étapes clés et à des moments où des résultats sont attendus.

Recommandation 4

Il est recommandé au Secrétariat chargé des opérations de mobiliser plus de membres du personnel dans le projet de suivi de la mission du SEIR afin de créer une redondance, d’atténuer le roulement du personnel et d’enrichir la mémoire institutionnelle du projet. Plus précisément, le Secrétariat chargé des opérations devrait veiller à ce qu’une personne soit désignée pour soutenir le coordonnateur de projet du SEIR en fournissant une orientation stratégique et en prenant des décisions en temps opportun.

Date d’achèvement proposée : juin 2023

6.3 Gestion de projets

La gestion de projets est l’acte de planifier, d’organiser et de gérer un projet afin d’atteindre un objectif ou d’obtenir un résultat prédéfini. Cela nécessite une planification stratégique, une estimation des ressources nécessaires et l’établissement d’une durée limitée pour mener le projet à bien^{Note de bas de page iii}. La mise en place de procédures pour mettre en œuvre les mesures et favoriser de bonnes pratiques de gestion de l’information est un moyen pour la mission de suivi du SEIR d’adopter les pratiques exemplaires de gestion de projets. De bonnes pratiques de gestion de projets doivent être mises en place pour réduire les risques, rester sur la bonne voie, atteindre une plus grande productivité, permettre une communication cohérente et, en fin de compte, rehausser l’efficience et l’efficacité globales.

Incertitude à l’égard de l’achèvement des mesures

Les lignes directrices de l’AIEA ont tendance à être générales afin de permettre aux pays de prendre des mesures en fonction de leur situation particulière. Il faut donc faire preuve de bon jugement pour donner suite aux recommandations et suggestions du SEIR.

Le projet bénéficierait grandement de la mise en place d’une procédure claire pour l’achèvement des mesures. De nombreux membres du personnel de la CCSN qui ont participé à de précédentes missions du SEIR en tant que pairs examinateurs pourraient être des ressources précieuses pour élaborer une orientation sur la façon d’achever les mesures.

Risque et incidence

La mise en place de processus décisionnels, comme des paramètres clairs sur l’achèvement des mesures, est essentielle pour assurer le déroulement efficient et efficace de la mission de suivi du SEIR. Si cette question n’est pas abordée, les mesures risquent d’être achevées à tort sans documentation suffisante ou de rester inutilement en cours en raison d’un manque de clarté sur la façon de les achever. Il peut en résulter des retards supplémentaires dans l’avancement des travaux et la reprise de certaines tâches par le personnel.

Recommandation 5

Le Secrétariat chargé des opérations devrait formaliser les paramètres servant à achever les mesures du SEIR. Pour ce faire, il devrait s’appuyer sur le personnel de la CCSN qui a déjà participé à des missions du SEIR en tant que pairs examinateurs.

Date d’achèvement proposée : septembre 2023

Gestion de l’information

L’audit devait permettre de constater que des procédures, outils et ressources étaient en place pour soutenir les pratiques de gestion de l’information, comme une documentation et un suivi cohérent de l’état d’avancement des mesures et une documentation efficace des décisions clés afin d’assurer la coordination interne et la mémoire institutionnelle.

Gestion de l’information pour les mesures du SEIR

L’audit a permis d’observer des pratiques incohérentes en matière de gestion de l’information, ce qui a entravé l’avancement du projet et posé un risque pour la continuité des activités. Une fois la mission du SEIR terminée, la gestion des connaissances et de l’information ne s’est pas faite de façon continue dans le cadre d’un processus formel. Au fil du roulement du personnel et des directeurs au sein du Secrétariat chargé des opérations, de nouveaux processus de suivi ont été établis pour répondre aux préférences de l’équipe en place et combler les lacunes en matière d’information sans que les processus de suivi antérieurs soient abandonnés. Les mécanismes permettant d’assurer le suivi des mesures proposées par le SEIR et la consignation des renseignements clés ont été disséminés sur diverses plateformes, dont les suivantes :

• Fiche de suivi du Secrétariat chargé des opérations : Elle est destinée à l’usage interne du coordonnateur de projet du SEIR.
• Banque d’information réglementaire (BIR) : Il s’agit d’un outil en ligne qui contient des données sur les mesures prises en réponse aux activités d’autorisation et de conformité. La BIR dispose d’une piste d’audit qui indique l’état d’avancement de la mesure, le travail mené et la documentation qui s’y rattache.
• Processus des possibilités d’amélioration (PA) : Il s’agit du système actuel. Il a été choisi parce qu’il est connu du personnel des opérations et qu’il dispose d’un modèle de plan d’action qui aide le Secrétariat chargé des opérations à faire le point sur l’avancement de la mise en œuvre des mesures.
• Plans d’action : Ils sont remplis par les directions visées pour rendre compte de l’état d’avancement des mesures et servent à faciliter le suivi des PA.

L’audit a permis de vérifier la cohérence entre ces 4 plateformes pour 10 mesures (recommandations/suggestions du SEIR) et a révélé ce qui suit :

• La partie responsable (direction, personne-ressource) assurait un suivi à jour et cohérent sur ces plateformes pour toutes les mesures contrôlées.
• Une documentation pertinente et à jour a été systématiquement versée ou mentionnée sur ces plateformes pour 7 des 10 mesures contrôlées. Les renvois aux documents justificatifs pour les 3 exceptions étaient soit erronés, soit inexistants.
• L’état d’avancement de la mesure (en cours ou achevée) était cohérent et à jour pour 5 des 10 mesures contrôlées. Dans la BIR, toutes les mesures du SEIR jugées achevées ont été réactivées le 16 mai 2022 aux fins de vérification, mais n’ont jamais été closes par la suite.
• Les échéanciers et les dates prévues d’achèvement des mesures étaient incohérents pour toutes les mesures contrôlées.

L’audit a permis de constater que, lors de la publication de la Réponse du Canada en février 2020, le Secrétariat chargé des opérations avait choisi la BIR comme outil initial de suivi des mesures jusqu’à leur achèvement. Cependant, les secteurs de la CCSN ne connaissaient pas tous la BIR et ne l’utilisaient pas de la même manière, ce qui a entraîné une saisie de données incohérente. La documentation et les données contenues dans de nombreux fichiers de la BIR étaient insuffisantes pour vérifier l’état d’avancement de la mesure. En outre, l’état d’avancement des mesures figurant dans la BIR n’était pas toujours à jour et ne reflétait pas correctement la quantité de travail effectuée. Ces facteurs combinés ont rendu le suivi de la BIR peu fiable et ont posé d’importants problèmes pour déterminer l’état d’avancement réel des mesures lorsque le personnel assurant la gestion de projets a été remplacé au sein du Secrétariat chargé des opérations. Dans la BIR, les dossiers concernant les mesures du SEIR sont restés actifs jusqu’en avril 2023. Bien que le Secrétariat chargé des opérations ait travaillé à actualiser la BIR, il subsiste des problèmes de qualité des données et donc un risque pour la continuité des activités en cas de roulement de l’équipe de gestion du projet.

Comme l’équipe d’audit l’a constaté, le Secrétariat chargé des opérations a entrepris des travaux en janvier 2023 pour uniformiser les renseignements contenus dans ces diverses plateformes de suivi et faire du processus des PA la seule source permettant de surveiller la mise en œuvre des suggestions et recommandations du SEIR. Il a également apporté des améliorations à sa façon de mettre à jour les documents de suivi. Par exemple, il a clarifié les renseignements relatifs à la partie responsable (direction, personne-ressource) des recommandations et suggestions du SEIR, ajouté des liens vers des plateformes de références croisées et la documentation pertinente, ainsi qu’intégré un élément de classement des risques.

Il demeure possible d’améliorer la qualité des données dans ces documents de suivi et de renforcer les pratiques de gestion de l’information en adoptant les pratiques exemplaires pertinentes du Conseil du Trésor et en y versant les documents de mission antérieurs du SEIR^{Note de bas de page iv}. En outre, il conviendrait d’évaluer s’il est possible d’utiliser un seul mécanisme de suivi pour le reste du projet et d’abandonner les autres. La méthode de suivi devrait être clairement communiquée aux parties intéressées, en offrant une formation et un soutien, au besoin, sur l’utilisation de l’outil convenu.

Risque et incidence

La diversité des mécanismes de suivi et la dispersion des renseignements clés constituent un risque permanent pour la continuité des activités, car les outils de gestion de l’information ne contiennent pas tous les mêmes données. Le maintien de documents et de mécanismes de suivi cohérents et à jour est essentiel pour assurer une surveillance, une reddition de comptes et un processus décisionnel efficaces. Tout manque de cohérence pourrait nuire à l’achèvement des travaux ou nécessiter plus d’efforts, surtout en cas de roulement soudain du personnel et de la perte de connaissances institutionnelles. Pour assurer la continuité des activités, il est important que ces plateformes de suivi restent cohérentes et à jour, ou qu’elles soient abandonnées si elles ne présentent plus d’intérêt pour le Secrétariat chargé des opérations.

Recommandation 6

Il est recommandé au Secrétariat chargé des opérations de formaliser les pratiques de gestion de l’information pour assurer la continuité des dossiers.

Date d’achèvement proposée : décembre 2023

Leçons apprises et applicabilité à l’échelle de la CCSN

Bien que l’audit ait uniquement porté sur la mission de 2019 du SEIR, il a permis de cerner les possibilités de transmettre les leçons apprises de cette mission à l’ensemble de la CCSN en vue des futures initiatives horizontales à grande échelle et des missions d’examen par les pairs. Ces leçons pourraient être utiles à la gouvernance et à la gestion de projets dans le cadre d’initiatives organisationnelles horizontales de grande envergure. La CCSN entame une période de grands changements organisationnels, et il est impératif qu’elle renforce sa gestion de projets et assure sa capacité d’adaptation aux circonstances changeantes.

Les initiatives horizontales à grande échelle nécessitent un investissement important et une coordination des ressources de la part de la CCSN. Si celle-ci ne tire pas de leçons de ces expériences, ses autres projets horizontaux à grande échelle risquent d’être confrontés à des problèmes de transfert de connaissances et de gestion de l’information similaires, de même que d’entraîner une utilisation inefficace de ses ressources. La CCSN devrait continuer à parfaire ses compétences en gestion de projets afin d’améliorer son efficience et son efficacité lors de la mise en œuvre de projets de transformation ou d’autres projets horizontaux à grande échelle.

7. Conclusion générale

L’audit visait à fournir une assurance raisonnable que les mesures prises par la CCSN à la suite de la mission du SEIR menée en 2019 sont adéquatement validées, que les mesures en cours font l’objet d’un suivi afin de garantir leur mise en œuvre réussie et que la gouvernance actuelle favorise cette mise en œuvre réussie. L’audit visait également à fournir des conclusions et des recommandations juste à temps pour permettre à la CCSN de se préparer à la mission de suivi du SEIR en juin 2024.

L’audit a permis de conclure que les mesures achevées étaient conformes aux engagements pris et qu’elles étaient étayées par des documents attestant de leur achèvement et de l’approbation de la direction. En outre, les mesures en cours étaient en bonne voie d’être achevées avant la publication des DRA qui doivent être fournis à l’équipe du SEIR en mars 2024. Cette situation s’explique par les efforts diligents des responsables des mesures et les récents progrès de l’équipe du Secrétariat chargé des opérations pour mobiliser les responsables des mesures et les DG concernés.

L’audit visait à déterminer si la structure de gouvernance en place était suffisante pour garantir que les mesures soient mises en œuvre de manière efficace, efficiente et appropriée avant la mission de suivi du SEIR. Bien que l’audit ait révélé que les travaux étaient en bonne voie d’achèvement, le prochain défi pour la CCSN consistera à faire état de ces travaux à l’équipe du SEIR, ce qui comporte toujours des risques pour la CCSN. Une gestion de projets et une gouvernance efficace sont essentielles à ce stade du projet. L’audit a permis de formuler des recommandations visant à achever les travaux déjà menés par le Secrétariat chargé des opérations.

En vue des futures missions du SEIR et des missions d’examen par les pairs, l’audit a mis en évidence des possibilités d’améliorer le processus de gestion des activités découlant de la réponse de la direction. Les activités ultérieures à la mission n’ont pas fait l’objet d’une attention suffisamment soutenue pour assurer la gestion des connaissances, la cohérence de la documentation, la gouvernance et la reddition de comptes. Bien que la pandémie de COVID-19, le roulement des effectifs et la restructuration ministérielle aient pu exacerber ces problèmes, des efforts considérables ont été déployés, et cette inefficacité s’est traduite par un détournement des ressources.

À la suite de cette mission, la CCSN peut tirer des leçons de l’expérience et y donner suite pour améliorer les processus afin de les rendre plus efficaces et d’atténuer les risques liés à un ensemble de circonstances en constante évolution, tant au sein de la CCSN qu’à l’extérieur de celle-ci.

ANNEXE A : Critères d’audit

1 : Examen et validation des procédures

1. Un échantillon de mesures considérées comme achevées aux fins de la Réponse du Canada ont été sélectionnées et validées pour s’assurer qu’elles ont été mises en œuvre et qu’elles sont conformes aux engagements pris.
   1. Les mesures prises par la CCSN sont conformes aux engagements pris dans la Réponse du Canada.
   2. L’achèvement des mesures est clairement établi, et les mesures achevées sont étayées par des données/preuves d’achèvement suffisantes et pertinentes.

2 : Gouvernance et gestion de projets

1. Les rôles, les responsabilités et la structure hiérarchique à l’égard des mesures prises dans le cadre de la Réponse du Canada sont clairement définis et communiqués.
   1. Les rôles et les responsabilités sont clairement définis, documentés, communiqués et compris.
   2. La structure hiérarchique a été clairement définie, documentée, communiquée et comprise.
2. La structure de gouvernance en place permet de surveiller la mise en œuvre des mesures.
   1. Des mécanismes de surveillance sont en place pour assurer un compte rendu régulier de la mise en œuvre des mesures et un processus décisionnel éclairé.
   2. Des mécanismes de surveillance sont en place pour s’assurer que les mesures en cours sont en voie d’être mises en œuvre dans leur intégralité et dans les délais impartis.
3. Des processus, outils et ressources sont en place pour soutenir la gestion de projets.
   1. La documentation relative à l’état d’avancement des mesures est cohérente et à jour.
   2. Les décisions clés et les renseignements pertinents qui émanent des organes de gouvernance sont efficacement documentés et communiqués pour assurer la coordination interne et la mémoire institutionnelle.
   3. Des ressources adéquates (nombre d’employés, responsables de mesures appropriés) sont affectées à la mise en œuvre complète et rapide des mesures.
   4. Il existe un processus permettant d’évaluer et de documenter périodiquement si les suggestions, recommandations et mesures restent pertinentes dans le contexte, malgré les circonstances nouvelles et changeantes.

ANNEXE B : Méthode d’échantillonnage

Dans le cadre de la méthode d’audit, l’équipe d’audit a contrôlé un échantillon de mesures de suivi visant à donner suite aux recommandations et suggestions contenues dans le rapport du SEIR. L’échantillon a fourni des éléments probants permettant de tirer des conclusions concernant les sous-critères d’audit suivants :

• 1.1.1 Les critères d’achèvement sont conformes aux engagements pris dans la Réponse du Canada.
• 1.1.2 L’achèvement des mesures est clairement établi, et les mesures achevées sont étayées par des données/preuves d’achèvement suffisantes et pertinentes.
• 2.2.2 Des mécanismes de surveillance sont en place pour s’assurer que les mesures en cours sont en voie d’être mises en œuvre dans leur intégralité et dans les délais.
• 2.3.1 La documentation relative à l’état d’avancement des mesures est cohérente et à jour.
• 2.3.3 Des ressources adéquates (nombre d’employés, responsables de mesures appropriés) sont affectées à la mise en œuvre complète et rapide des mesures.

Pour mener le présent audit, on a choisi de constituer un échantillon discrétionnaire. Cette méthode a permis à l’équipe d’audit d’adapter l’échantillon aux besoins de l’audit. L’équipe a cherché à constituer un échantillon représentatif de la population et a donné la priorité aux mesures qui présentent un risque plus élevé pour la CCSN. Puisque les mesures étaient hétérogènes dans leur constitution et leur profil de risque et que la population était petite, un échantillon discrétionnaire était plus approprié qu’un échantillon aléatoire pour les besoins du projet.

Au moment de constituer un échantillon représentatif de la population, l’équipe d’audit a inclus des mesures tirées de chacun des modules pour lesquels le rapport du SEIR a formulé des recommandations ou des suggestions et pour lesquels la CCSN est l’entité responsable d’y donner suite. L’échantillon comprenait également des mesures relevant des 7 directions visées au sein de la CCSN. Cet échantillon a permis à l’équipe d’audit d’assurer la couverture des divers domaines examinés par l’équipe du SEIR et de voir comment les mesures étaient gérées dans l’ensemble de la CCSN. Bien que nous nous soyons efforcés de créer un échantillon représentatif, certaines directions et certains modules ont été inclus plus souvent que d’autres en raison de considérations liées au risque.

ANNEXE C : Plan d’action de la direction

Rec. no	Recommandation de l’audit	Date de communi-cation à l’équipe de projet	Cote de risque*	Bureau de première responsa-bilité	Plan d’action de la direction	Date d’achève-ment prévue
1	Il est recommandé au Secrétariat chargé des opérations de revoir et de formaliser la structure de gouvernance afin de s’assurer que les besoins en matière de gestion de projets sont satisfaits.	Février 2023	Modéré	Secrétariat chargé des opérations	Le Secrétariat chargé des opérations a commencé à évaluer les options et à consulter les parties intéressées en mars 2023. Il s’agissait notamment d’évaluer la mise en place d’un comité directeur et d’en définir le mandat. Les rôles et responsabilités définitifs seront décrits et approuvés dans le plan de projet en cours d’élaboration.	Sept. 2023
2	Il est recommandé que le Secrétariat chargé des opérations élabore et mette en œuvre une stratégie de communication s’appuyant sur la documentation de la mission du SEIR de 2019 et les normes du SCT afin d’améliorer la coordination interne, de resserrer le soutien de la direction et de renforcer la participation des parties intéressées.	Mars 2023	Modéré	Secrétariat chargé des opérations	Le Secrétariat chargé des opérations a mobilisé la Direction des communications stratégiques (DCS) en avril 2023. Un engagement a été obtenu pour l’élaboration d’un plan de communication en collaboration avec la DCS. Ce plan de communication s’inspirera de celui de la mission du SEIR de 2019. La DCS a affecté un conseiller en communication au projet.	Sept. 2023
3	Des mesures devraient être prises pour renforcer la responsabilité en matière de respect et de modification des délais. En particulier, la production de rapports réguliers devrait être rétablie.	Mars 2023	Modéré	Secrétariat chargé des opérations	Le Secrétariat chargé des opérations mettra en place un comité directeur dédié à la supervision du projet et à la reddition de comptes officielle au CGO tout au long du projet. Le personnel du Secrétariat chargé des opérations a déjà pris des mesures en janvier 2023 pour réunir une équipe technique composée de représentants de chaque direction concernée. Le plan de communication apportera une aide dans ce domaine.	Juin 2023
4	Il est recommandé au Secrétariat chargé des opérations de mobiliser plus de membres du personnel dans le projet de suivi de la mission du SEIR afin de créer une redondance, d’atténuer le roulement du personnel et d’enrichir la mémoire institutionnelle du projet. Plus précisément, le Secrétariat chargé des opérations devrait veiller à ce qu’une personne soit désignée pour soutenir le coordonnateur de projet du SEIR en fournissant une orientation stratégique et en prenant des décisions en temps opportun.	Mars 2023	Modéré	Secrétariat chargé des opérations	Le Secrétariat chargé des opérations a mobilisé la DRH pour recruter un chef de projet en vue de la mission de suivi du SEIR.	Août 2023
5	Le Secrétariat chargé des opérations devrait formaliser les paramètres servant à achever les mesures du SEIR. Pour ce faire, il devrait s’appuyer sur le personnel de la CCSN qui a déjà participé à des missions du SEIR en tant que pairs examinateurs.	Mars 2023	Modéré	Secrétariat chargé des opérations	Le Secrétariat chargé des opérations, en collaboration avec les DG responsables, formalisera l’orientation relative aux mesures du SEIR en consultation avec le personnel de la CCSN qui a déjà participé à des missions du SEIR en tant que pairs examinateurs.	Sept. 2023
6	Il est recommandé au Secrétariat chargé des opérations de formaliser ses pratiques de gestion de l’information afin d’assurer la continuité des activités.	Mars 2023	Modéré	Secrétariat chargé des opérations	Le Secrétariat chargé des opérations a progressé dans l’harmonisation des divers outils utilisés et aura recours à une seule méthode pendant l’exécution du projet. Tout document lié à ce projet sera archivé de la même manière que les documents de la mission du SEIR de 2019. Des processus de gestion de l’information cohérents seront établis, communiqués et validés conformément au plan du projet.	Déc. 2023

* Les recommandations de l’audit sont classées en fonction du risque comme suit :

Élevé	Aucun contrôle n’est en place ou les contrôles sont inadéquats.
Élevé	La conformité aux lois et aux règlements est inadéquate.
Élevé	On a relevé des problèmes importants qui pourraient avoir des répercussions sur l’atteinte des objectifs opérationnels et les programmes.
Modéré	Des contrôles sont en place, mais ils ne sont pas suffisamment respectés.
Modéré	La conformité aux politiques et aux procédures établies des organismes centraux et des ministères est inadéquate.
Modéré	On a relevé des problèmes qui pourraient nuire à l’efficacité et à l’efficience des activités.
Low	Des contrôles sont en place, mais le niveau de conformité varie.
Low	La conformité avec les politiques et les procédures établies des organismes centraux et des ministères varie.
Low	Les problèmes relevés sont de moindre importance, mais des occasions d’améliorer les activités ont été relevées.

ANNEXE D : Suggestions et recommandations du SEIR

Mesure cernée par le SEIR	Recommandation/suggestion	Engagement
Recommandation 1	Le gouvernement devrait améliorer la politique actuelle et établir la stratégie connexe pour donner effet aux principes énoncés dans la Politique-cadre en matière de déchets radioactifs du Canada.	Ressources naturelles Canada examinera sa politique actuelle concernant les déchets radioactifs et considérera comment elle pourrait être améliorée pour donner suite aux principes énoncés dans la Politique-cadre en matière de déchets radioactifs, y compris l’établissement d’une stratégie connexe.
Recommandation 2 Suggestion 9	R2 : La CCSN devrait établir ou approuver les contraintes de dose pour toutes les installations de catégorie I. S9 : La CCSN devrait envisager de mettre en œuvre de manière cohérente le concept de contraintes de dose pour toutes les installations et de normaliser la pratique réglementaire pour les limites de rejet dérivées.	La CCSN a déjà constaté une application incohérente des contraintes de dose pour les limites de rejet dérivées visant les installations de catégorie I. Ce problème est traité dans le projet de REGDOC‑2.9.2, Contrôle des rejets dans l’environnement, qui traitera du rôle des contraintes de dose dans l’optimisation et le soutien du processus d’autorisation des rejets.
Recommandation 3	La CCSN devrait s’assurer que les exigences en matière de radioprotection sont conformes aux Prescriptions générales de sûreté (GSR), Partie 3.	La CCSN achève actuellement une révision du Règlement sur la radioprotection et prévoit que ces modifications à la réglementation seront apportées au début de 2020. Cette mise à jour représente plus de 6 ans de travail et de consultation des parties intéressées. Le Règlement révisé sera mieux harmonisé aux Prescriptions générales de sûreté (GSR), Partie 3, de l’AIEA, tout en tenant compte du cadre global de la CCSN en matière de sûreté et des besoins de la population canadienne. Dans le cadre de son cycle régulier d’examen des instruments de réglementation, la CCSN continuera d’examiner les normes et les recommandations internationales pertinentes afin de déterminer les améliorations qui renforceraient la sûreté.
Recommandation 4	La CCSN devrait réviser son orientation concernant les demandes d’homologation de la conception de colis afin de l’aligner sur la norme SSR-6 de l’AIEA.	La CCSN continuera à travailler avec ses homologues de la Nuclear Regulatory Commission et du Department of Transportation des États‑Unis pour réviser le RD-364, Guide d’approbation des colis de transport du type B(U) et des colis transportant des matières fissiles Canada—États-Unis.
Suggestion 1	Le gouvernement devrait envisager de traiter explicitement du Principe 4 (Justification) des Fondements de sûreté SF-1 dans son cadre juridique.	Aucun
Suggestion 2	Le gouvernement devrait envisager d’attribuer expressément, dans son cadre juridique, la responsabilité première de la sûreté à la personne ou à l’organisation chargée d’une installation ou d’une activité.	Aucun
Suggestion 3	Le gouvernement devrait envisager de renforcer le cadre juridique afin de stipuler explicitement que le respect des règlements et des exigences établis ou adoptés par l’organisme de réglementation ne dégage pas la personne ou l’organisation chargée d’une installation ou d’une activité de sa responsabilité première en matière de sûreté.	Aucun
Suggestion 4	La CCSN devrait envisager de continuer à se concentrer sur son plan de gestion des ressources humaines afin de s’assurer qu’elle continue à avoir accès à du personnel qualifié et compétent en nombre suffisant pour réglementer les installations et les activités actuelles ainsi que les technologies nouvelles et émergentes en fonction de la nature des installations.	La CCSN continuera de s’assurer que son prochain plan de gestion des ressources humaines définisse clairement les exigences de l’organisation relatives aux compétences de base et en développement, ainsi que l’effectif requis pour exécuter son mandat. Ce plan comprendra des stratégies et des mesures définies pour obtenir l’accès aux compétences nécessaires, ainsi que des mesures de rendement claires pour le suivi des progrès.
Suggestion 5	La CCSN devrait envisager de regrouper tous les éléments de sa politique de sûreté dans un seul document.	La CCSN regroupera tous les éléments liés à la politique de sûreté dans un seul document officiel.
Suggestion 6	La CCSN devrait envisager de réviser ses exigences actuelles et prévues dans le domaine du déclassement afin de les harmoniser avec les orientations de l’AIEA selon lesquelles l’enfouissement n’est pas considéré comme une stratégie acceptable pour le déclassement prévu des centrales nucléaires actuelles et des futures installations nucléaires.	La CCSN précisera explicitement, dans un libellé additionnel, que le déclassement in situ ne doit pas être considéré comme une stratégie acceptable pour le déclassement planifié des centrales nucléaires existantes et des futures installations nucléaires autres que les mines d’uranium.
Suggestion 7	La CCSN devrait envisager d’établir une procédure pour garantir la mise en œuvre systématique de la justification dans l’autorisation de toutes les pratiques faisant intervenir des sources de rayonnement.	Bien que la CCSN ne modifiera pas la manière dont elle examine les demandes d’autorisation, elle apportera des mises à jour administratives à ses procédures internes, afin de documenter la façon dont elle applique systématiquement le principe de justification dans les décisions d’autorisation pour toutes les pratiques faisant intervenir des sources de rayonnement.
Suggestion 8	La CCSN devrait envisager d’inclure la notification seule comme option pour le contrôle réglementaire des substances nucléaires et des appareils à rayonnement selon une approche graduelle.	La CCSN examinera cette question et déterminera s’il y a lieu de passer à un système de notification pour certaines applications à très faible risque qui pourraient ne pas nécessiter le même niveau d’examen que les applications à risque plus élevé, à condition qu’elles respectent les normes appropriées.
Suggestion 9	La CCSN devrait envisager de mettre en œuvre de manière cohérente le concept de contraintes de dose pour toutes les installations et de normaliser la pratique réglementaire pour les limites de rejet dérivées.	La CCSN a déjà constaté une application incohérente des contraintes de dose pour les limites de rejet dérivées visant les installations de catégorie I. Ce problème est traité dans le projet de REGDOC‑2.9.2, Contrôle des rejets dans l’environnement, qui traitera du rôle des contraintes de dose dans l’optimisation et le soutien du processus d’autorisation des rejets.
Suggestion 10	Santé Canada devrait envisager d’entreprendre une étude sur les niveaux de radionucléides dans les matériaux de construction ou les débits de dose gamma à l’intérieur provenant des matériaux de construction afin de déterminer s’ils contribuent de manière importante à l’exposition du public.	Santé Canada consolidera et mettra à jour l’évaluation des risques en collaboration avec les autorités compétentes, le cas échéant. Les résultats seront utilisés pour déterminer si des mesures supplémentaires sont nécessaires.
Suggestion 11	La CCSN devrait envisager d’officialiser la pratique des échanges d’inspecteurs entre les emplacements des titulaires de permis pour l’assistance aux inspections afin que soient optimisées l’expérience d’exploitation et les leçons tirées de l’assistance apportée à d’autres membres du personnel de la CCSN pour effectuer des inspections à différents emplacements de titulaires de permis.	La CCSN examinera et officialisera ses pratiques actuelles en matière d’échanges d’inspecteurs entre les emplacements des titulaires de permis d’ici septembre 2021, afin d’optimiser la diffusion de l’expérience d’exploitation et des leçons apprises.
Suggestion 12	La CCSN devrait envisager d’officialiser dans son processus tous les éléments utilisés pour garantir un examen complet et régulier de l’objectivité et de l’indépendance des inspecteurs sur place.	La CCSN examinera ses pratiques actuelles d’ici septembre 2021 et officialisera les éléments du processus qui permettent aux inspecteurs d’être objectifs et indépendants.
Suggestion 13	La CCSN devrait envisager de procéder à des inspections inopinées des installations de fabrication, de raffinage et de conversion du combustible d’uranium.	La CCSN codifiera davantage la façon dont les inspections inopinées continueront d’être envisagées dans le cadre du programme du cycle du combustible nucléaire et des réacteurs de recherche.
Suggestion 14	La CCSN devrait envisager de mettre en œuvre une analyse systématique des écarts entre les exigences de l’AIEA et le cadre de réglementation et de mettre à jour le cadre de réglementation au besoin.	Lorsque la CCSN élabore ou révise ses instruments de réglementation, elle tient compte des normes de sûreté applicables de l’AIEA dans son cadre de réglementation, mais cette pratique n’est pas toujours documentée systématiquement. Afin d’assurer une documentation cohérente de cette pratique, le document du système de gestion de la CCSN intitulé Effectuer l’analyse de la politique de réglementation et ses gabarits connexes ont été mis à jour en décembre 2019. Le document rend maintenant obligatoire la réalisation d’une analyse systématique des écarts par rapport aux normes de sûreté de l’AIEA.
Suggestion 15	La CCSN devrait tenir compte des exigences des Prescriptions de sûreté particulières (SSR-4) et des orientations pertinentes de l’AIEA lorsqu’elle définit les exigences et les critères de sûreté pour les installations du cycle du combustible.	Le personnel de la CCSN mettra à jour les MRET actuelles afin qu’elles contiennent des renseignements et des références vers les prescriptions SSR-4 et d’autres documents d’orientation de l’AIEA visant les installations du cycle du combustible.
Suggestion 16	La CCSN devrait envisager d’établir ou d’adopter des orientations alignées sur le document TS-G-1.4 de l’AIEA.	Au cours de la prochaine révision du REGDOC-2.14.1, Information intégrée par renvoi dans le Règlement sur l’emballage et le transport des substances nucléaires (2015) du Canada, la CCSN ajoutera une référence explicite à tous les guides de sûreté pertinents de l’AIEA.

ANNEXE E : Calendrier des étapes importantes

Calendrier de la mission du SEIR

Septembre 2018	Mission du SEIR demandée par la CCSN
Décembre 2018	Réunion préparatoire entre les représentants du GC et de l’AIEA
Juillet 2019	Auto-évaluation du Canada remise à l’AIEA : 19 mesures cernées par la CCSN
Septembre 2019	Déroulement de la mission du SEIR
Novembre 2019	Clôture et leçons apprises publiées par la CCSN
Février 2020	Rapport du SEIR et Réponse du Canada publiés

Calendrier de la mission de suivi du SEIR

Juin 2020	Plan d’action présenté à la Commission
Mars 2021	Dernière mise à jour trimestrielle sur la mission du SEIR de 2019 au CGO
Juillet 2021	Présentation par le Secrétariat chargé des opérations du dernier tableau de bord du SEIR au CDPH avant sa dissolution
Octobre 2022	Rapport du Secrétariat chargé des opérations au CPIGR sur l’avancement des mesures issues de la mission du SEIR de 2019
Janvier 2023	Mobilisation par le Secrétariat chargé des opérations des DG et spécialistes prenant part aux activités de suivi du SEIR et élaboration d’un document d’info sur les prochaines étapes et les rôles et responsabilités en vue de la mission de suivi du SEIR
Septembre 2023	Lancement officiel par le Secrétariat chargé des opérations des préparatifs en vue de la mission de suivi du SEIR
Décembre 2023	CCSN
Mars 2024	Élaboration et présentation des DRA définitifs à l’AIEA avant la première semaine de mars
Juin 2024	Tenue de la mission de suivi du SEIR

ANNEXE F : Acronymes

AIEA

Agence internationale de l’énergie atomique

BIR

Banque d’information réglementaire

CCSN

Commission canadienne de sûreté nucléaire

CDPH

Comité directeur du Plan harmonisé

CGO

Comité de gestion des opérations

CPIGR

Comité de la planification intégrée et de la gestion des ressources

CT

Conseil du Trésor

DG

Directeur général

DRA

Document de référence amélioré

ETP

Employé à temps plein

GSR

Prescriptions générales de sûreté

PVP

Premier vice-président

RNCan

Ressources naturelles Canada

SCT

Secrétariat du Conseil du Trésor

SEIR

Service d’examen intégré de la réglementation

SSR

Prescriptions de sûreté particulières

La section 4.3.2.10 de la Politique sur les services et le numérique indique que les décisions et les processus décisionnels devraient être consignés afin de justifier et d’appuyer la continuité des activités organisationnelles, de permettre la reconstitution de l’évolution des politiques et des programmes, d’appuyer l’état de préparation aux litiges et de permettre la réalisation d’évaluations, d’audits et d’examens indépendants.